Verwenden von Nachrichtenflussregeln zum Weiterleiten von E-Mails basierend auf einer Liste von Wörtern, Ausdrücken oder Mustern in Exchange Online

In Exchange Online Organisationen oder eigenständigen Exchange Online Protection (EOP)-Organisationen ohne Exchange Online Postfächer können Sie Nachrichtenflussregeln (auch als Transportregeln bezeichnet) verwenden, um Nachrichten zu suchen und darauf zu reagieren, die bestimmte Wörter enthalten. Diese Aktion kann Ihren Benutzern helfen, die E-Mail-Richtlinien Ihrer Organisation einzuhalten.

Für eine kurze Liste von Wörtern oder Ausdrücken können Sie das Exchange Admin Center (EAC) verwenden. Für eine längere Liste können Sie Exchange Online PowerShell oder eigenständige eOP PowerShell verwenden, um die Wörter aus einer Textdatei zu importieren.

Wenn Ihre Exchange Online Organisation Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) verwendet, finden Sie unter Verhinderung von Datenverlust weitere Optionen zum Identifizieren und Weiterleiten von E-Mails, die vertrauliche Informationen enthalten (DLP ist in eigenständigem EOP nicht verfügbar).

Beispiel 1: Verwenden einer kurzen Liste mit nicht zulässigen Wörtern

Wenn Ihre Liste mit Wörtern oder Ausdrücken kurz ist, können Sie im Exchange Admin Center eine Regel erstellen. Wenn Sie z. B. sicherstellen möchten, dass keine E-Mails mit Schimpfwörtern oder mit falscher Schreibweise Ihres Unternehmensnamens, mit internen Akronymen oder Produktnamen gesendet werden, können Sie eine Regel erstellen, mit der solche Nachrichten blockiert werden und eine Benachrichtigung an den Absender geschickt wird. Beachten Sie, dass die Groß-/Kleinschreibung bei Wörtern, Ausdrücken und Mustern nicht berücksichtigt wird.

In diesem Beispiel werden Nachrichten mit häufig vorkommenden Tippfehlern blockiert.

Beispiel 2: Verwenden einer langen Liste mit nicht zulässigen Wörtern

Wenn die Liste der Wörter, Sätze oder Muster lang ist, können Sie sie in einer Textdatei so platzieren, dass in einer Zeile nur ein Wort, Ausdruck oder Muster steht. Verwenden Sie Exchange Online PowerShell, um die Liste der Schlüsselwörter in eine Variable einzulesen, eine Nachrichtenflussregel zu erstellen und die Variable mit den Schlüsselwörtern der Regelbedingung für den Nachrichtenfluss zuzuweisen. Das folgende Skript verwendet beispielsweise eine Liste von Rechtschreibfehlern aus einer Datei namens C:\My Documents\misspelled_companyname.txt.

$Keywords=Get-Content "C:\My Documents\misspelled_companyname.txt"
New-TransportRule -Name "Block messages with unacceptable words" -SubjectOrBodyContainsWords $Keywords -SentToScope "NotInOrganization" -RejectMessageReasonText "Do not use internal acronyms, product names, or misspellings in external communications."

Verwenden von Ausdrücken und Mustern in der Textdatei

Die Textdatei kann reguläre Ausdrücke für Muster enthalten. Für diese Ausdrücke wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Allgemeine reguläre Ausdrücke umfassen Folgendes:

Diese Datei enthält beispielsweise die häufigsten falschen Schreibweisen von Microsoft.

[mn]sft
[mn]icrosft
[mn]icro soft
[mn].crosoft

Informationen zum Angeben von Mustern mithilfe von regulären Ausdrücken finden Sie unter Referenz zu regulären Ausdrücken.