Planen des Imports verwalteter Metadaten (SharePoint Server 2010)

Artikel
01/22/2017

Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Wenn die Organisation bereits über eine Unternehmenstaxonomie oder andere Hierarchiedaten verfügt, die Sie als verwaltete Metadaten in Microsoft SharePoint Server 2010 verwenden möchten, ziehen Sie in Betracht, die Daten zu importieren, anstatt sie erneut einzugeben. Beispiele für Hierarchiedaten, die Sie importieren können, sind Listen mit Produktnamen, Listen mit gültigen Kostenstellen und die Hierarchie der Sparten, Abteilungen und Gruppen innerhalb der Organisation.

Auch wenn in der Organisation keine zu importierenden Daten vorhanden sind, sollten Sie in Betracht ziehen, die Taxonomie außerhalb des Laufzeitspeicher-Verwaltungstools zu erstellen und dann die Taxonomie zu importieren. Das Laufzeitspeicher-Verwaltungstool stellt eine praktische, einfache Möglichkeit dar, Ausdruckssätze zu erstellen und Ausdrücke zu verwalten. Wenn Sie es jedoch verwenden, um zahlreiche Ausdruckssätze zu erstellen, kann der Vorgang mehr Zeit beanspruchen als das Importieren der Ausdruckssätze. Das Laufzeitspeicher-Verwaltungstool ist praktisch für die tagtägliche Verwaltung von Ausdruckssätzen nach deren Erstellung.

Inhalt dieses Artikels:

Informationen zum Planen des Imports verwalteter Metadaten
Suchen vorhandener Daten
Organisieren der Daten in verwalteten Metadaten
Bereinigen der Daten
Formatieren der zu importierenden Daten
Importieren der verwalteten Metadaten
Zusammenführen von Ausdrücken und Hinzufügen zusätzlicher Bezeichnungen

Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie die im Artikel Verwaltete Metadaten (Übersicht) beschriebenen Konzepte verstehen.

Informationen zum Planen des Imports verwalteter Metadaten

Zum Importieren verwalteter Metadaten gehören die folgenden Aufgaben:

Suchen Sie die vorhandenen Daten.
Organisieren Sie die Daten in verwalteten SharePoint Server-Metadaten.
Bereinigen Sie die vorhandenen Daten.
Formatieren Sie die vorhandenen Daten in zu importierenden Dateien.
Importieren Sie die verwalteten Metadaten.
Führen Sie Ausdrücke zusammen, und fügen Sie Synonyme und Übersetzungen hinzu.

In diesem Artikel wird das Suchen der vorhandenen Daten und das Bereinigen der Daten behandelt. Die anderen Aufgaben (Organisieren, Formatieren, Importieren und Zusammenführen) werden in diesem Artikel nicht behandelt, da sie unabhängig davon, ob Sie neue verwaltete Metadaten erstellen oder vorhandene Daten importieren, gleich sind.

Suchen vorhandener Daten

Unabhängig davon, ob die Organisation über eine formelle Taxonomie verfügt, sind wahrscheinlich Daten in der Organisation vorhanden, die als verwaltete Metadaten in SharePoint Server verwendet werden können. Wenn Sie irgendwo einen Satz gültiger Werte für etwas finden, handelt es sich dabei um potenzielle verwaltete Metadaten. Natürlich sollten Sie nur die Daten als verwaltete Metadaten importieren, die für das Geschäft oder für die zu implementierenden Szenarien relevant sind.

Suchen Sie Informationen aus den folgenden Quellen, und stellen Sie diese zusammen:

Verweislisten. In welchen Listen sehen Personen nach, wenn sie Informationen für die tägliche Arbeit benötigen? Dazu können an ein schwarzes Brett geheftete Abteilungslisten gehören, Arbeitsblätter mit den Projektnummern aller aktiven Projekte oder interne Websites mit dem Produktkatalog eines Unternehmens.
Formulare. Untersuchen Sie die in der Organisation verwendeten Formulare. Wenn das Formular ein Feld enthält, für das nur bestimmte Werte gültig sind, können Sie die Informationen in diesem Feld durch verwaltete Metadaten darstellen. Beispielsweise kann ein Spesenabrechnungsformular ein Feld für die Kostenstelle enthalten. Das Feld für die Kostenstelle wird vermutlich anhand einer Liste mit gültigen Kostenstellen überprüft. "Kostenstelle" ist daher möglicherweise ein Kandidat für einen SharePoint Server-Ausdruckssatz.
Taxonomien. Viele große Unternehmen haben bereits eine Unternehmenstaxonomie erstellt. Bestimmte öffentliche Entitäten, beispielsweise öffentliche Schulen, sind möglicherweise Teil eines größeren Systems, für das eine Taxonomie entwickelt wurde. Manche Branchengruppen haben Taxonomien für den Austausch von Informationen entwickelt. Vorhandene Taxonomien sind eine hervorragende Quelle für verwaltete Metadaten.
Vorhandene SharePoint Server-Auswahlfelder. Wenn in der Organisation bereits eine SharePoint Server-Lösung implementiert ist, untersuchen Sie die SharePoint Server-Lösung auf Websitespalten des Typs Auswahl. Wenn ein Benutzer einen Wert für eine Auswahlwebsitespalte eingibt, muss er aus einer Liste mit gültigen Werten auswählen. Diese Liste mit gültigen Werten kann ein Ausdruckssatz in SharePoint Server 2010 sein.
Bekannte Hierarchien: Die Personen in der Organisation sind wahrscheinlich mit einer Reihe allgemeiner Hierarchien vertraut, beispielsweise der Ordnerstruktur einer Dateifreigabe oder der Navigationsstruktur des Intranetportals. Diese Hierarchien dienen möglicherweise als Leitfaden beim Organisieren der Hierarchie der verwalteten Metadaten.

Organisieren der Daten in verwalteten Metadaten

Der Vorgang beim Organisieren verwalteter Metadaten ist unabhängig davon, ob Sie mit vorhandenen Daten anfangen oder die Daten erstellen, gleich. Weitere Informationen zum Organisieren verwalteter Metadaten finden Sie unter Planen von Ausdrücken und Ausdruckssätzen (SharePoint Server 2010).

Bereinigen der Daten

Wenn Sie vorhandene Daten identifiziert haben und bestimmt haben, wie die verwalteten Metadaten organisiert werden sollen, müssen Sie vermutlich die gesammelten Daten überprüfen und optimieren. Löschen Sie jedoch zuerst alle Daten, die Sie nicht als verwaltete Metadaten verwenden möchten.

Führen Sie für jeden Ausdruckssatz im Plan für verwaltete Metadaten, für den bereits Daten vorhanden sind, die folgenden Aktionen aus:

Führen Sie Listen zusammen. Wenn Sie Daten aus mehreren Quellen gesammelt haben, die alle Ausdrücke für den Ausdruckssatz beitragen sollen, erstellen Sie eine einzige Liste der kombinierten Ausdrücke. Beispielsweise haben Sie möglicherweise eine Liste mit Produktnamen von der Marketingabteilung und eine zweite Liste mit Produktnamen von der Fertigungssparte gesammelt. Kombinieren Sie diese in einem Ausdruckssatz.
Entfernen Sie Duplikate. Wenn eine Liste mit Ausdrücken mehrfach den gleichen Ausdruck enthält, entfernen Sie die Duplikate. Idealerweise ist die Liste der Produktnamen von der Marketingabteilung identisch mit der Liste von der Fertigungssparte, sodass alle Ausdrücke doppelt vorhanden sind.
Identifizieren Sie Synonyme. Wenn verschiedene Organisationen Ausdrücke zur Liste beigetragen haben, wurden wahrscheinlich gelegentlich verschiedene Wörter für das gleiche Konzept verwendet. In manchen Fällen müssen Sie die unterschiedlichen Wörter (Ausdrücke) weiterhin zulassen, obwohl sie das gleiche Konzept darstellen. Behalten Sie in diesem Fall alle Wortformen des Ausdrucks in der Liste bei. Identifizieren Sie die gebräuchlichste Wortform des Konzepts, und fügen Sie einen Hinweis hinzu, aus dem hervorgeht, dass dies der primäre Ausdruck für das Konzept ist. Fügen Sie allen anderen Wortformen einen Hinweis hinzu, aus dem hervorgeht, dass diese mit dem primären Ausdruck zusammengeführt werden sollen.
Korrigieren Sie Rechtschreibfehler und andere Fehler. Wenn die Liste mehrere Wortformen für das gleiche Konzept enthält und Sie nicht beide Wortformen beibehalten müssen, wählen Sie eine Wortform aus, und entfernen Sie die anderen aus der Liste. Beispielsweise kann die Liste einer Organisation aus mehreren Wörtern bestehende Produktnamen mit Bindestrichen enthalten, während in der anderen Liste die Wörter durch Leerzeichen getrennt sind. Möglicherweise wird in der Liste einer Organisation das Wort "Version" ausgeschrieben, während es von einer anderen Organisation mit "Vers." abgekürzt wird. Wählen Sie eine Wortform aus, und entfernen Sie die anderen.

Formatieren der zu importierenden Daten

Weitere Informationen zum Format der Importdatei finden Sie unter Format der Eingabedatei für verwaltete Metadaten (SharePoint Server 2010)

Importieren der verwalteten Metadaten

Anweisungen zum Importieren von verwalteten Metadaten finden Sie unter Office.com (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=207785&clcid=0x407). Informationen zu einem von einem Mitglied der SharePoint-Community entwickelten Tool zum Importieren von Ausdruckssätzen finden Sie im Blog von Wictor Wilén (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190541&clcid=0x407).

Zusammenführen von Ausdrücken und Hinzufügen zusätzlicher Bezeichnungen

Wenn Sie verwaltete Metadaten importieren, können Sie nur Ausdrücke und Ausdruckssätze hinzufügen. Zum Zusammenführen von Ausdrücken müssen Sie das Laufzeitspeicher-Verwaltungstool verwenden. Wenn der Ausdrucksplan Hinweise enthält, aus denen hervorgeht, dass manche Ausdrücke mit anderen zusammengeführt werden sollen, führen Sie die Ausdrücke nach dem Importieren zusammen. Anweisungen zum Importieren von verwalteten Metadaten, Zusammenführen von Ausdrücken und Definieren von Synonymen finden Sie unter Office.com.

Sie können Synonyme oder Übersetzungen von Ausdrücken nicht unter Verwendung einer verwalteten Metadaten-Importdatei darstellen. Verwenden Sie zur Erstellung von Synonymen oder Übersetzungen entweder das Terminologiespeicher-Verwaltungstool, oder schreiben Sie ein benutzerdefiniertes Programm, um die Synonyme oder Übersetzungen zu importieren und hinzuzufügen.