Genehmigungsworkflow: Ein Szenario (SharePoint Foundation 2010)

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Gilt für: SharePoint Foundation 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2011-03-10

Das am häufigsten verwendete Beispiel für einen interaktiven Workflow stellt in den meisten Organisationen eine Art der Genehmigung dar: Eine Gruppe von Personen muss Dokumente genehmigen oder zurückweisen und vielleicht Kommentare zum Erläutern ihrer Entscheidung hinzufügen. In diesem Artikel wird gezeigt, wie ein Workflow vom Typ Genehmigung aussehen kann, der in SharePoint Designer 2010 oder Workflow-Designer in Visual Studio 2010 erstellt wird und dann mithilfe von SharePoint Foundation 2010 gehostet wird. Bevor Sie dieses Beispiel lesen, ist es sinnvoll, die Rollen zu definieren, die verschiedene Personen spielen.

  • Workflowautor: Der Entwickler oder Information Worker, der eine Workflowvorlage erstellt.

  • SharePoint Foundation 2010-Administrator: Die Person, die eine Workflowvorlage installiert und diese einer Dokumentbibliothek oder einer Liste zuordnet.

  • Workflowinitiator: Die Person, die einen ausgeführten Workflow startet, wodurch ausgehend von einer bestimmten Workflowzuordnung eine Workflowinstanz erstellt wird.

  • Workflowteilnehmer: Die Personen, die mit einer Workflowinstanz interagieren, um den von dieser Workflowinstanz unterstützten Geschäftsprozess zu beenden.

Wie im folgenden Abschnitt beschrieben übernehmen die Personen in diesen einzelnen Rollen beim Erstellen, Installieren, Starten und Verwenden eines Workflows bestimmte Aufgaben.

Erstellen eines Workflows

Von Microsoft werden zwei Optionen zum Erstellen von Workflows in SharePoint Foundation 2010 bereitgestellt. Entwickler verwenden Visual Studio 2010 und den Workflow-Designer, während Information Worker den regelbasierten Ansatz von SharePoint Designer 2010 verwenden. In beiden Fällen wird eine Workflowvorlage erstellt, die auf einem Server mit SharePoint Foundation 2010 bereitgestellt werden muss. In diesem Szenario wird angenommen, dass bereits eine Workflowvorlage erstellt wurde.

Zuordnen eines Workflows

Bevor Sie einen Workflow verwenden können, müssen Sie eine Workflowvorlage auf einem Server mit SharePoint Foundation 2010 installieren. Anschließend muss der Workflow einer bestimmten Dokumentbibliothek, Liste, einem Inhaltstyp oder (bei einem Website-Workflow) einer Website zugeordnet werden. Dann können Sie den Workflow über eine beliebiges Dokument oder Element in dieser Bibliothek oder Liste starten. Workflows können zwar nicht explizit von Inhaltstypen gestartet werden, ein Workflow, der einem Inhaltstyp zugeordnet ist, kann jedoch von einem Dokument oder Listenelement aus gestartet werden, an das dieser Inhaltstyp angefügt wurde. Da Workflows gleichermaßen in Elementen und Dokumenten verwendet werden können, kann eine Workflowvorlage in der Regel an eine Liste, Bibliothek oder an einen Inhaltstyp angefügt werden. Es kann auch eine Vorlage erstellt werden, die nur mit einer bestimmten Liste oder Bibliothek verbunden werden kann.

Sowohl die Installation als auch die Zuordnung werden für Workflows, die mit SharePoint Designer 2010 bereitgestellt werden, automatisch ausgeführt. Wenn Sie jedoch Visual Studio zum Bereitstellen von Workflows verwenden, muss die Workflowvorlage explizit von einem Serveradministrator installiert werden. Darüber hinaus muss ein Benutzer die Vorlage einer Bibliothek, einer Liste, einem Inhaltstyp oder einer Website zuordnen. Der Benutzer, der diese Zuordnung erstellt, weist der Zuordnung auch einen eindeutigen Namen zu, mit dessen Hilfe Benutzer auf diese verweisen können. Optional kann der Workflowautor angeben, dass die Person, die die Zuordnung erstellt, Optionen für das Workflowverhalten festlegen kann, z. B. eine Standardliste der Benutzer, die immer an diesem Prozess teilnehmen können. Eine Vorlage kann mehreren Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen zugeordnet werden, und jede Zuordnung kann bei Bedarf angepasst werden. Nach dem Erstellen der Zuordnung und dem Festlegen von verfügbaren Optionen kann ein Workflowinitiator eine Workflowinstanz aus dieser Zuordnung erstellen, wie im folgenden Abschnitt erläutert wird.

Zuordnen eines Workflows zu einer Website

Website-Workflows werden der Website selbst zugeordnet. Es ist nicht notwendig, ein Element zu starten, damit der Workflow ausgeführt wird.

Sie können Website-Workflows für Prozesse verwenden, für die kein Listenelementkontext vorhanden ist. Sie können z. B. einen Workflow zum Anfordern von Berechtigungen für eine Website erstellen, einen Workflow zum Anfordern und Bereitstellen einer neuen Website oder einen Workflow, der einen Kontext verwendet, der außerhalb der SharePoint-Website gespeichert ist, ohne dass hierfür ein entsprechendes SharePoint-Listenelement erstellt werden muss, von dem der Workflow gestartet wird.

Website-Workflows können einer Website durch deren Einstellungen zugeordnet und auf der Website selbst gestartet werden. Es ist in SharePoint Designer 2010 auch möglich, Website-Workflows direkt auf einer Website bereitzustellen.

Website-Workflows können auf die gleiche, weiter oben in diesem Artikel beschriebene Weise verwendet werden wie Listenelemente, jedoch können Website-Workflows nicht aus einem Dokument oder Element in einer Bibliothek oder Liste gestartet werden.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hinzufügen einer Workflowzuordnung (SharePoint Foundation 2010).

Starten eines Workflows

In SharePoint Foundation 2010 werden drei Optionen zum Starten einer Workflowinstanz bereitgestellt. Bei allen drei Optionen wird der Workflow immer von Anfang an ausgeführt. (Falls eine Workflowinstanz, die von einer bestimmten Zuordnung erstellt wurde, bereits in einem bestimmten Dokument oder Listenelement ausgeführt wird, kann keine weitere Instanz des Workflows in demselben Dokument oder Element gestartet werden.) Es folgen die zum Starten eines Workflows verfügbaren Optionen:

  • Ein SharePoint Foundation 2010-Benutzer kann einen Workflow manuell starten.

  • Sie können einen Workflow so konfigurieren, dass er automatisch ausgeführt wird, wenn ein Benutzer ein Dokument oder Element erstellt.

  • Sie können einen Workflow so konfigurieren, dass er automatisch ausgeführt wird, wenn ein Benutzer ein Dokument oder Element ändert.

Ein Microsoft Word-Benutzer kann z. B. ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek einer Website hochladen. Dadurch wird eine Instanz des Workflows gestartet, der dieser Bibliothek zugeordnet ist.

In diesem Szenario wird die erste der drei Optionen verwendet: das manuelle Starten eines Genehmigungsworkflows für ein Dokument. Zum Starten einer Workflowinstanz von einem Dokument in einer Dokumentbibliothek führt ein SharePoint Foundation 2010-Benutzer die folgenden Aktionen aus:

  1. Der Benutzer zeigt auf das Dokument und wählt im Dropdownmenü die Option Workflows aus.

  2. Der Benutzer wählt den Workflow zum Starten aus.

    In diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass ein Workflow erstellt wurde, mit dem das Dokument zur Genehmigung weitergeleitet wird.

Beim Starten eines Workflows (das heißt beim Erstellen einer Workflowinstanz) kann auch ein Bildschirm angezeigt werden, auf dem ein Benutzer relevante Informationen angeben kann. Bei einem Workflow, mit dem ein Dokument zur Genehmigung weitergeleitet wird, können diese Informationen die Namen aller Personen umfassen, die das Dokument genehmigen müssen, eine Angabe zum Zeitpunkt der Fälligkeit der einzelnen Genehmigungen und eine Liste mit Personen, die benachrichtigt werden sollen. Wenn diese Informationen bereitgestellt wurden, klickt der Benutzer auf Start. Die Ausführung des Workflows beginnt, und die einzelnen Teilnehmer werden in der Reihenfolge der Eingabe ihrer Namen auf diesem Bildschirm aufgefordert, das Dokument zu überprüfen.

Beim Starten eines Workflows kann optional auch eine E-Mail-Nachricht an die Person gesendet werden, die ihn gestartet hat. Gleichermaßen kann der Autor eines Workflows per E-Mail informiert werden, wenn der Workflow beendet ist. Der Workflow kann auch so konfiguriert werden, dass die Teilnehmer des Workflows (in diesem Beispiel die Personen, die das Dokument genehmigen) per E-Mail benachrichtigt werden, dass sie im Rahmen des Workflows eine Aktion ausführen müssen.

Interagieren mit einem Workflow

Mit dem Konzept der Aufgaben wird die Interaktion zwischen einer Person und einem gerade ausgeführten Workflow gestaltet. Eine Aufgabe ist eine Arbeitseinheit, die einer Person zugeordnet ist. Beispielsweise wird jeder Person in der Genehmigungsliste dieses Workflows eine Aufgabe zugewiesen, in der sie zum Genehmigen des Dokuments aufgefordert wird. In SharePoint Foundation 2010 kann für jede Website eine Aufgabenliste vorhanden sein, und von einem ausgeführten Workflow können dieser Liste Aufgaben hinzugefügt werden, in denen die Person oder Personen angegeben werden, die jeder Aufgabe zugewiesen werden. Jeder Benutzer dieser Website kann die auf ihn wartenden Aufgaben anzeigen, indem er über einen Webbrowser auf seine Aufgabenliste zugreift. Optional können Sie auch eine benutzerdefinierte Aufgabenliste nur für ihre Workflowaufgaben besitzen.

Für einen SharePoint Foundation 2010-Benutzer ist die Liste der wartenden Aufgaben lediglich eine weitere Liste. In diesem Beispiel wechselt der Benutzer zur SharePoint-Teamwebsite und wählt die Option zum Anzeigen der Liste der ihm zugewiesenen Aufgaben aus. Zum Arbeiten an einer Aufgabe klickt der Benutzer in diesem Beispiel auf den Aufgabennamen.

Da die Interaktion zwischen einem Workflow und den Teilnehmern variieren kann, wird durch den Workflow der Bildschirm definiert, der dem Benutzer angezeigt wird. In diesem Beispiel enthält der Workflow Optionen zum Genehmigen oder Ablehnen des Dokuments und ein Textfeld, in das die Teilnehmer Kommentare eingeben können.

Über weitere verfügbare Optionen können Benutzer die Aufgabe einer anderen Person zuweisen oder eine Änderung anfordern. Hier kann der Benutzer einen Kommentar eingeben und dann auf Genehmigen klicken. Durch den Workflow wird dann in der Aufgabenliste der nächsten Person in der Liste der genehmigenden Personen eine Aufgabe erstellt. Wenn alle Teilnehmer geantwortet haben, wird der Workflow beendet.

SharePoint Foundation 2010-Workflows bieten weitere Optionen, wie beispielsweise die folgenden:

  • Der Initiator eines Workflows kann den Status des Workflows überprüfen.

    Beispielsweise kann im hier beschriebenen Szenario der Initiator den Fortschritt des Genehmigungsprozesses überprüfen.

  • Ein Workflow kann während seiner Ausführung geändert werden.

    Der Autor des Workflows bestimmt die ggf. zulässigen Änderungen. Ein Genehmigungsworkflow kann z. B. das Hinzufügen einer neuen genehmigenden Person während der Bearbeitung des Workflows zulassen. Die Möglichkeit, laufende Workflows zu ändern, ist wichtig, da dies der tatsächlichen Arbeitsweise entspricht. Da spontane Änderungen an Geschäftsprozessen in jedem Unternehmen zum normalen Alltag gehören, wurden SharePoint Foundation 2010-Workflows so konzipiert, dass dies für Benutzer möglich ist.

Zusammenfassung des Prozesses

Wenn eine Workflowvorlage auf einer Website installiert und einer Dokumentbibliothek, einer Liste, einer Website oder einem Inhaltstyp zugeordnet ist, kann ein Websitebenutzer eine Instanz eines Workflows starten.

  1. Der Prozess beginnt, wenn der Workflowinitiator ein Dokument auswählt und eine Instanz eines Workflows startet.

  2. Der Initiator erstellt über diese Zuordnung eine Workflowinstanz.

  3. Der Benutzer passt diese neue Instanz an und startet die Instanz.

  4. Durch die ausgeführte Workflowinstanz wird der Liste eines Teilnehmers eine Aufgabe hinzugefügt.

    In dem in diesem Szenario verwendeten Genehmigungsworkflow werden diese Aufgaben sequenziell zugewiesen. Allerdings können Sie Aufgaben vielen Teilnehmern gleichzeitig zuweisen, sodass Aufgaben parallel ausgeführt werden können.

  5. Teilnehmer des Workflows können von den Aufgaben erfahren, die ihnen vom Workflow zugewiesen wurden, indem sie ihre Aufgabenlisten überprüfen.

  6. Die einzelnen Teilnehmer interagieren dann mit der ausgeführten Workflowinstanz, um die zugewiesenen Aufgaben auszuführen.

    Im hier beschriebenen Beispiel muss im Rahmen der Interaktion ein Dokument genehmigt werden, möglich sind jedoch beliebige vom Workflowautor gewünschte Aufgaben.

Es sei erwähnt, dass das Dokument, für das ein Workflow ausgeführt wird, nicht von Person zu Person gesendet wird. Stattdessen verbleibt es auf der Website, und für jeden Workflowteilnehmer wird eine Verknüpfung mit diesem Dokument bereitgestellt. Das Dokument oder das Element, mit dem das Dokument verknüpft ist, muss nicht tatsächlich vom Workflow verwendet werden. Außerdem sollte betont werden, dass durch SharePoint Foundation 2010 selbst definiert wird, was dem Initiator des Workflows und den Workflowteilnehmern in den Schritten 1, 2 und 5 angezeigt wird. Der Workflowautor definiert und erstellt jedoch die ASPX-Webseiten, die in Schritt 3 und 6 verwendet werden. Dadurch kann der Autor steuern, wie die Benutzer den Workflow anpassen und mit diesem interagieren.