Workflows (Übersicht) (SharePoint Foundation 2010)

Gilt für: SharePoint Foundation 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Mit dem Workflowfeature in Microsoft SharePoint Foundation 2010 können Lösungsarchitekten, Designer und Administratoren die Geschäftsprozesse optimieren. Grundsätzlich besteht ein Workflow aus zwei Teilen: den Formularen, die ein Workflow für die Interaktion mit seinen Benutzern verwendet, und der Logik, die das Verhalten des Workflows definiert. Um zu verstehen, wie Workflows erstellt werden, sind Kenntnisse beider Aspekte erforderlich.

Inhalt dieses Artikels:

• Übersicht über Workflows

• Vorteile der Verwendung von Workflows

• Vordefinierte Workflows

• Beispiel für ein Workflowszenario

• Workflowtypen: deklarativ und kompiliert

• Workflowvorlagen

• Workflowzuordnungen

Übersicht über Workflows

Mithilfe von Workflows in SharePoint Foundation 2010 können Unternehmen unnötige Interaktionen zwischen Personen bei der Ausführung von Geschäftsprozessen reduzieren. Beispielsweise führen Gruppen, die zu einer Entscheidung kommen müssen, normalerweise eine Reihe von Schritten aus. Dabei kann es sich um formelle Schritte, standardmäßige Arbeitsverfahren oder informelle Schritte im Sinne einer implizit verstandenen Arbeitsweise handeln. Zusammen stellen diese Schritte jedoch einen Geschäftsprozess dar. Der Umfang der Interaktionen zwischen Personen bei einem Geschäftsprozess kann die Geschwindigkeit und die Qualität von Entscheidungen beeinträchtigen. Mithilfe von Software, durch die dieser "menschliche Workflow" vereinfacht und verwaltet wird, können die Interaktionen zwischen den an einem Prozess beteiligten Gruppen automatisiert werden. Diese Automatisierung führt zu einer Beschleunigung der Interaktionen, einer Verbesserung ihrer allgemeinen Effektivität und oft einer Reduktion von Fehlern.

Sie können Geschäftsprozesse mithilfe von Flussdiagrammen wie z. B. den mithilfe von Microsoft Visio 2010 erstellten Flussdiagrammen modellieren und Geschäftsprozesse mithilfe von Workflowterminologie darstellen. Geschäftsprozesse wie beispielsweise die Dokumentgenehmigung können durch Zuordnen eines Workflows zu Daten in SharePoint Foundation 2010 automatisiert werden. Beispielsweise kann mithilfe eines Workflows ein Dokument zur Überprüfung weitergeleitet werden, ein Problem durch die verschiedenen Phasen der Lösung nachverfolgt werden oder ein Vertrag durch einen Genehmigungsprozess geleitet werden.

Ein Problem, vor dem viele IT-Abteilungen bei der Implementierung von Geschäftsprozessen stehen, die eine Beteiligung von Information Workern erfordern, ist die Diskrepanz zwischen diesen Prozessen und der tatsächlichen Arbeitsweise. Damit ein Geschäftsprozess effektiv sein kann, muss er in die an den Arbeitsplätzen jeden Tag verwendeten vertrauten Tools und Anwendungen integriert werden, sodass er Teil der täglichen Arbeitsabläufe von Information Workern wird. Am elektronischen Arbeitsplatz gehört dazu die Integration in E-Mails, Kalender, Aufgabenlisten und Websites für die Zusammenarbeit.

Vorteile der Verwendung von Workflows

Die Verwendung von Workflows hat in erster Linie den Vorteil, dass Geschäftsprozesse vereinfacht werden und die Zusammenarbeit verbessert wird.

Von Unternehmen verwendete Geschäftsprozesse unterliegen einer bestimmten Ablaufreihenfolge, in der Informationen und Dokumente weitergegeben werden. Diese Geschäftsprozesse erfordern die aktive Teilnahme von Information Workern, um Aufgaben abzuschließen, die zu Entscheidungen von Arbeitsgruppen oder Projektergebnissen beitragen. In SharePoint Foundation 2010 werden solche Geschäftsprozesse mithilfe von Workflows implementiert und verwaltet.

Nachfolgend finden Sie Beispiele für Geschäftsprozesse, die mit Workflows vereinfacht werden können:

• Vertragsgenehmigung: Leiten eines Vertragsentwurfs an die Mitglieder einer Organisation, die den Vertrag genehmigen oder ablehnen müssen.

• Spesenabrechnungen: Verwalten der Übermittlung einer Spesenabrechnung sowie der zugehörigen Belege, Überprüfen der Abrechnung, Genehmigen der Abrechnung und Erstatten der Auslagen des Antragstellers.

• Technischer Support: Abwickeln von technischen Supportvorgängen von der Anfrage eines Kunden über die Untersuchung durch einen Supportmitarbeiter und die Weiterleitung an Fachexperten bis hin zur Lösung und Dokumentation in einer Wissensdatenbank.

• Personalplanung:   Verwalten des Einstellungsprozesses für neue Mitarbeiter. Dazu gehören die Planung und Überwachung von Terminen für Vorstellungsgespräche, die Dokumentation des Gesprächsergebnisses sowie eine Weiterleitung an die entsprechenden Entscheidungsträger zur Erleichterung der Entscheidung darüber, ob eine Einstellung erfolgen soll.

Automatisieren von Geschäftsprozessen

Geschäfte sind abhängig von Geschäftsprozessen. Während diese Prozesse oft Software umfassen, hängen die wichtigsten Prozesse in vielen Organisationen von Personen ab. Mit Workflows können Interaktionen zwischen den an einem Prozess beteiligten Personen automatisiert werden, um die Funktion dieses Prozesses zu verbessern, seine Effizienz zu erhöhen und die Fehlerrate zu senken.

Viele Prozesse können von der automatisierten Unterstützung für Interaktionen zwischen Personen profitieren. Beispiele:

• Genehmigung: Ein allgemeiner Aspekt von auf den Menschen ausgerichteten Geschäftsprozessen ist die Notwendigkeit der Genehmigung durch mehrere Beteiligte. Was genehmigt wird, kann stark variieren und von einem Microsoft Word-Dokument mit dem Marketingplan für das nächste Jahr bis hin zu einer Spesenabrechnung für die Reise zu einer Konferenz reichen. In jedem Fall müssen bestimmte Personen die Angaben überprüfen, eventuell Kommentare hinzufügen und anschließend die Angaben genehmigen oder ablehnen.

• Koordinieren von Gruppenaufgaben: Bei vielen Prozessen müssen Personen auf organisierte Weise zusammenarbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um das Vorbereiten eines Angebots für eine Ausschreibung, das Übersetzen eines Dokuments in eine oder mehrere Sprachen oder eine andere Aufgabe handelt. Durch das Definieren der Schritte des Prozesses in einem automatisierten Workflow kann die Gruppe effizienter arbeiten, und der Prozess selbst ist vorhersehbarer.

• Problemverfolgung: Bei vielen Geschäftsprozessen wird eine Liste der ausstehenden Probleme generiert. Mithilfe eines automatisierten Workflows können Sie diese Liste verwalten, Probleme den entsprechenden Personen zur Behebung zuweisen sowie den Status der Problemlösung nachverfolgen.

Zur Unterstützung solcher automatisierten Geschäftsprozesse können von SharePoint Foundation 2010 Workflowanwendungen ausgeführt werden. Basierend auf Windows Workflow Foundation 3.5 interagieren diese Anwendungen mit Benutzer über einen Webbrowser. Weitere Informationen zu Windows Workflow Foundation 3.5 finden Sie unter Windows Workflow Foundation (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=127778&clcid=0x407).

Verbesserte Zusammenarbeit durch Workflows

Mithilfe von Workflows können Personen gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Projektaufgaben verwalten, indem sie Geschäftsprozesse für Dokumente und Elemente auf einer SharePoint-Website oder -Websitesammlung implementieren. Organisationen können mithilfe von Workflows eine konsistente Praxis für Geschäftsprozesse einhalten. Durch Workflows wird die Effizienz und Produktivität einer Organisation erhöht, indem die an den Geschäftsprozessen beteiligten Aufgaben und Schritte verwaltet werden. Mit Workflows wird die Entscheidungsfindung beschleunigt, indem sichergestellt wird, dass den richtigen Personen die richtigen Informationen dann zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden. Außerdem kann mit Workflows sichergestellt werden, dass einzelne Workflowaufgaben von den richtigen Personen und in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden. Auf diese Weise können sich die Personen, die diese Aufgaben ausführen, auf ihre Arbeit anstatt auf die Arbeitsprozesse konzentrieren.

Beispielsweise können Sie auf einer SharePoint Foundation 2010-Website einen Workflow für die Verwendung mit einer Dokumentbibliothek erstellen, um ein Dokument zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weiterzuleiten. Wenn der Autor den Workflow startet, werden Dokumentgenehmigungsaufgaben erstellt, die den Workflowteilnehmern zugewiesen werden. Anschließend werden E-Mail-Benachrichtigungen an die Teilnehmer gesendet.

Während der Workflow ausgeführt wird, können der Workflowbesitzer oder die Workflowteilnehmer auf der Seite Workflowstatus den Fortschritt überprüfen. Wenn die Workflowteilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben, wird der Workflow beendet, und der Workflowbesitzer wird automatisch benachrichtigt, dass der Workflow beendet ist.

Vordefinierte Workflows

Für in Microsoft SharePoint Foundation 2010 erstellte Websites und Websitesammlungen ist standardmäßig ein vordefinierter Workflow mit drei Status enthalten. Dies ist der einzige in SharePoint Foundation 2010 verfügbare vordefinierte Workflow. Dieser Workflow heißt Drei Status kann zum Verwalten von Geschäftsprozessen verwendet werden, bei denen Organisationen eine große Menge von Problemen oder Listenelementen dokumentieren und verfolgen müssen, z. B. Probleme im Kundensupport, Vertriebskontakte oder Aufgaben im Rahmen von Projekten.

Der Workflow Drei Status heißt so, da damit der Status eines Problems oder Elements über drei Status hinweg und über zwei Übergänge zwischen den Status verfolgt wird. Wenn ein Workflow Drei Status z. B. für ein Problem in einer Problemliste initiiert wird, wird in SharePoint Foundation 2010 eine Aufgabe für den zugewiesenen Benutzer erstellt. Wenn der Benutzer die Aufgabe ausführt, ändert der Workflow seinen Status vom Anfangszustand (Aktiv) in den zwischenzeitlichen Zustand (Gelöst), und es wird eine Aufgabe für den zugewiesenen Benutzer erstellt. Hat der Benutzer die Aufgabe abgeschlossen, ändert sich der zwischenzeitliche Zustand (Gelöst) des Workflows in den Endzustand (Geschlossen), und eine weitere Aufgabe wird für den Benutzer erstellt, dem der Workflow zu diesem Zeitpunkt zugewiesen ist. Wenn Sie den Workflow Drei Status einer Liste zuordnen, können Sie andere Statusbezeichnungen als Aktiv, Gelöst und Geschlossen angeben. Beachten Sie, dass dieser Workflow nicht für die Verwendung mit Bibliotheken unterstützt wird.

Sie können außerdem eine Kopie des vordefinierten Workflows erstellen, die Sie als Ausgangsbasis beim Erstellen eines benutzerdefinierten Workflows nutzen können.

Beispiel für ein Workflowszenario

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten bei Adventure Works, einem Franchise-Sportgeschäft, das weltweit Fahrräder verkauft. Das Unternehmen hat Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Länder besuchen, um neuen Franchisenehmern beim Eröffnen neuer Sportgeschäfte zu helfen.

In dem in diesem Abschnitt beschriebenen Szenario wird eine Spesenabrechnung abgesendet und muss genehmigt werden. Wenn sich die Spesenabrechnung auf weniger als 5.000,00 Euro beläuft, muss sie von einem Manager genehmigt, abgelehnt oder weitergeleitet werden. Wenn sich die Spesenabrechnung auf 5.000,00 Euro oder mehr beläuft, muss die Abrechnung von einem Manager überprüft und kommentiert werden. Wenn der Manager die Genehmigung empfiehlt, wird die Spesenabrechnung an einen stellvertretenden Vorsitzenden weitergeleitet, der die Abrechnung genehmigen oder ablehnen muss.

In diesem Szenario ist das Spesenabrechnungsformular ein ASPX-Formular, das dem Benutzer auf einer SharePoint-Webseite angezeigt wird. Bei dem Workflow handelt es sich um ein sequenzielles Workflowprojekt, das in Microsoft SharePoint Designer 2010 erstellt wurde und sowohl aus automatisierten Aufgaben als auch aus interaktiven Aufgaben besteht. Der Workflow wird in SharePoint Foundation 2010 ausgeführt.

1. Der Vertriebsmitarbeiter - der erste Workflowteilnehmer - navigiert zu einem Self-Service-Portal im Intranet und wählt das Formular Spesenabrechnung aus. Daraufhin wird eine Dateneingabeseite geöffnet. Der Vertriebsmitarbeiter füllt zuerst ein einfaches Spesenabrechnungsformular aus, das Einträge für den Namen der Person, den Zweck der Ausgabe, die Summe der Ausgaben und den Namen und die E-Mail-Adresse des direkten Vorgesetzten der Person enthält. Dann klickt der Vertriebsmitarbeiter auf Absenden, um das Formular abzusenden.

   Beim Absenden des Formulars werden die Daten zentral gespeichert, der Workflow wird initiiert, und die Überprüfungsaufgabe wird der genehmigenden Person zugewiesen (in diesem Fall dem Manager des Vertriebsmitarbeiters).

2. Über den Workflow wird der Manager des Vertriebsmitarbeiters benachrichtigt. Bei der Benachrichtigung handelt es sich um eine E-Mail-Nachricht, die Anweisungen zum Ausführen der Aufgabe und einen Link zu einer Website enthält. Auf der Website wird das Formular Spesenabrechnung angezeigt.

3. Der Manager, der zweite Workflowteilnehmer, navigiert zur Website und überprüft die Spesenabrechnung. Im Workflowaufgabenelement werden drei Aktionen bereitgestellt, die der Manager ausführen kann: Genehmigen, Ablehnen oder Weiterleiten.

   • Wenn sich die Spesenabrechnung auf weniger als 5.000,00 Euro beläuft, werden dem Manager Optionen zum Genehmigen oder Ablehnen der Spesenabrechnung angezeigt.

   • Wenn sich die Spesenabrechnung auf mehr als 5.000,00 Euro beläuft, werden dem Manager Optionen zum Weiterleiten der Spesenabrechnung an einen stellvertretenden Vorsitzenden des Unternehmens oder zum Ablehnen der Spesenabrechnung auf der Ebene des Managers angezeigt.

4. Der Manager führt die entsprechende Aktion zum Genehmigen, Ablehnen oder Weiterleiten der Spesenabrechnung aus, und der Workflow wird fortgesetzt:

   • Wenn die Spesen vom Manager genehmigt werden, wird bei Abschluss der Aufgabe eine Meldung an den Workflow gesendet, aus der hervorgeht, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Der Vertriebsmitarbeiter wird per E-Mail benachrichtigt, und dann werden die Spesendaten dem Branchenbuchhaltungssystem hinzugefügt.

   • Wenn die Spesen nicht vom Manager genehmigt werden, gibt er eine Erklärung für seine Entscheidung ein. Bei Abschluss der Aufgabe wird eine Meldung an den Workflow gesendet, aus der hervorgeht, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Dann wird der Vertriebsmitarbeiter per E-Mail benachrichtigt.

   • Wenn der Manager die Option zum Weiterleiten der Spesenabrechnung an einen stellvertretenden Vorsitzenden des Unternehmens auswählt, gibt der Manager einen entsprechenden Kommentar in das Formular ein und klickt dann auf Weiterleiten. Dann wird der stellvertretende Vorsitzende durch eine E-Mail benachrichtigt, die Anweisungen zum Ausführen der Aufgabe und einen Link zu einer Website enthält. Auf der Website wird das Formular Spesenabrechnung angezeigt.

5. Dem stellvertretenden Vorsitzenden - dem dritten Workflowteilnehmer - werden die Optionen zum Genehmigen oder Ablehnen der Spesenabrechnung angezeigt. Wenn der stellvertretende Vorsitzende die Aktion zum Genehmigen oder Ablehnen der Spesenabrechnung ausführt, wird der Workflow fortgesetzt.

   • Wenn der stellvertretende Vorsitzende die Spesen genehmigt, werden die Spesendaten dem Buchhaltungssystem hinzugefügt, der Vertriebsmitarbeiter und der Manager werden durch den Workflow per E-Mail benachrichtigt, und SharePoint wird benachrichtigt, dass die Aufgabe abgeschlossen ist.

   • Wenn der stellvertretende Vorsitzende die Spesen nicht genehmigt, gibt er eine Erklärung für die Entscheidung in das Formular ein. Der Vertriebsmitarbeiter und der Manager werden durch den Workflow per E-Mail benachrichtigt, und SharePoint wird benachrichtigt, dass die Aufgabe abgeschlossen ist.

Sie können sich vorstellen, dass es zahlreiche Erweiterungsmöglichkeiten für die Funktionalität dieses Workflows im Kontext dieses Szenarios gibt. Beispielsweise können Sie den Workflow so konfigurieren, dass die Spesenabrechnung bei Ablehnung durch den stellvertretenden Vorsitzenden an den Vertriebsmitarbeiter zurückgesendet wird. Der Manager kann die Ausgaben eingehender rechtfertigen und erneut zur Genehmigung an den stellvertretenden Vorsitzenden absenden, die Ablehnung an den Vertriebsmitarbeiter weiterleiten oder eine andere Aktion ausführen.

In diesem Beispiel für ein Spesenabrechnungsszenario sind die Geschäftsregeln immer gleich. Bei dieser Workflowlösung werden der Manager und der stellvertretende Vorsitzende als genehmigende Personen definiert, die Geschäftslogik für die Weiterleitung des Workflows wird definiert, und der Inhalt der Benachrichtigungen wird vordefiniert. In der Praxis gelten jedoch für viele Anwendungen komplexe Geschäftsregeln. Die Weiterleitung zur Genehmigung kann von vielen Geschäftsvariablen abhängen. Die Benachrichtigungen können abhängig von anderen Variablen ebenfalls geändert werden.

Stellen Sie sich z. B. in der gleichen Lösung für Spesenabrechnungen vor, Sie müssen die Spesenabrechnung abhängig vom Zweck oder der Summe der Ausgaben und vom Datum der Übermittlung an bis zu zehn Manager weiterleiten. Darüber hinaus kann der Inhalt der durch den Workflow gesendeten Benachrichtigungen abhängig vom Zweck der Ausgaben geringfügige Abweichungen aufweisen. Das heißt, dass mehrere Workflowlösungen mit unterschiedlichen Weiterleitungsebenen und Benachrichtigungen möglich sind.

Mit Microsoft SharePoint Foundation 2010 können Sie Workflowlösungen erstellen und implementieren, die die geschäftlichen Anforderungen einer Organisation erfüllen. Hierzu werden die Features von SharePoint Designer 2010 zur Workflowerstellung und -anpassung und Microsoft Visual Studio genutzt.

Workflowtypen: deklarativ und kompiliert

Ein wichtiger Unterschied bei Workflows besteht zwischen einem deklarativen Workflow, wie z. B. den mithilfe von Microsoft SharePoint Designer 2010 erstellten Workflows, und einem kompilierten Workflow, wie z. B. den mithilfe von Visual Studio 2010 erstellten Workflows. Ein deklarativer Workflow ist ein Workflow, der aus Bedingungen und Aktionen erstellt wird, die zu Regeln und Schritten zusammengestellt werden, und der ohne Schreiben von Code die Parameter für den Workflow festlegt.

Ein kompilierter Workflow kann wie deklarative Workflows auch aus Bedingungen und Aktionen erstellt werden, ohne dass der Workflowautor Code schreibt. Der Workflowautor kann aber dem Workflow auch benutzerdefinierten Code hinzufügen. Unabhängig davon, ob ein Workflowautor einem codebasierten Workflow benutzerdefinierten Code hinzufügt, ist der wichtigste Unterschied die Art und Weise, wie deklarative und kompilierte Workflows auf dem Server ausgeführt werden. Ein kompilierter Workflow wird auf einem Server mit SharePoint Foundation 2010 als vorkompilierte DLL-Datei gespeichert, während ein deklarativer Workflow auf einem Server mit SharePoint Foundation 2010 als XHTML-Datei (Extensible Objekt Markus Language) bereitgestellt wird und jedes Mal in der Inhaltsdatenbank kompiliert wird, wenn eine Instanz des Workflows gestartet wird.

Weitere Informationen über die von Microsoft unterstützten Tools zur Workflowerstellung finden Sie unter Auswählen eines Tools zum Erstellen von Workflow (SharePoint Foundation).

Workflowvorlagen

Beim Erstellen eines benutzerdefinierten Workflows mithilfe von SharePoint Designer 2010 können Sie einen Workflow erstellen, der nur zusammen mit einer bestimmten Liste, Bibliothek, Website oder einem bestimmten Inhaltstyp verwendet wird. Alternativ können Sie eine wiederverwendbare Workflowvorlage erstellen, die mehreren Listen, Bibliotheken, Inhaltstypen oder Websites zugeordnet werden kann.

Beim Erstellen eines Workflows können Sie diesen auch als global festlegen. Dies bedeutet, dass der Workflow nach der Aktivierung auf einer Website auch für alle Unterwebsites dieser Website aktiv ist. Es ist jedoch nicht möglich, mit SharePoint Designer 2010 einen globalen Workflow zu erstellen und anschließend als WSP-Datei zu speichern.

Workflowzuordnungen

In SharePoint Foundation 2010 wird die Workflow Foundation-Laufzeit genutzt. Auf einem Server können eine oder mehrere Workflowvorlagen installiert werden, die jeweils den Code für einen bestimmten Workflow enthalten. Anschließend kann eine Zuordnung zwischen einer bestimmten Vorlage und einer Dokumentbibliothek, einer Liste, einem Inhaltstyp oder einer Website erstellt werden. Diese Vorlage kann von der Workflow Foundation-Laufzeit, die von SharePoint Foundation 2010 gehostet wird, geladen und ausgeführt werden, um eine Workflowinstanz zu erstellen.

Workflows auf Basis von SharePoint Foundation 2010 verwenden wie alle anderen Workflow Foundation-Workflows die Workflow Foundation-Laufzeitdienste. Der standardmäßige Workflow Foundation-Persistenzdienst ermöglicht die Verknüpfung des Status eines permanenten Workflows mit dem Dokument oder Element. Außerdem werden lange ausgeführte Geschäftsprozesse ermöglicht, die sich über Tage, Monate oder Jahre erstrecken.

SharePoint-Workflows können Listen, Bibliotheken und Inhaltstypen zugeordnet werden. Mit Visual Studio 2010 erstellte wiederverwendbare Workflows können auch Websites zugeordnet werden. In der folgenden Tabelle werden die mindestens erforderlichen Berechtigungen zum Zuordnen eines Workflows beschrieben.

Weitere Informationen zu Workflowzuordnungen finden Sie unter Hinzufügen einer Workflowzuordnung (SharePoint Foundation 2010).