Planen der eDiscovery (SharePoint Server 2010)
Gilt für: SharePoint Server 2010
Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30
Bei der eDiscovery (Electronic Discovery) werden für Ereignisse wie z. B. Rechtsstreitigkeiten, Überprüfungen oder Untersuchungen elektronische Informationen gesucht und erstellt. Wenn Sie Microsoft SharePoint Server 2010 zur Verwaltung elektronischer Informationen verwenden, sollten Sie eDiscovery beim Planen Ihrer SharePoint Server-Lösung berücksichtigen. Ihr Augenmerk sollte dabei Überwachungen, Ablaufrichtlinien und Suchvorgängen gelten. Planungsentscheidungen für diese Bereiche sollten Sie fällen, bevor Situationen eintreten, die die Verwendung von eDiscovery erforderlich machen.
Inhalt dieses Abschnitts:
Unterstützung von eDiscovery durch SharePoint Server 2010
Überwachung
Ablauf
Suche
Unterstützung von eDiscovery durch SharePoint Server 2010
eDiscovery in SharePoint Server besteht aus zwei Teilen: Der Suche nach relevanten Dokumenten sowie dem Einschränken der Verwendungsmöglichkeiten der identifizierten Dokumente durch die Benutzer.
Ein Haltebereich ist ein Dokumentsatz, der möglicherweise im Rahmen einer eDiscovery-Anforderung erstellt wird. In SharePoint Server aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Feature "Haltebereichstatus und eDiscovery" auf der Websiteebene. Dieses Feature ist in einer Datenarchiv-Website standardmäßig aktiviert und in allen anderen Websitetypen standardmäßig deaktiviert. Mit dem Feature "Haltebereichstatus und eDiscovery" können Sie Haltebereiche erstellen und verwalten, einem Haltebereich Elemente hinzufügen und mithilfe der Suche Inhalte ermitteln und diese in einen anderen Speicherort kopieren oder aber die Inhalte sperren, sodass sie nicht geändert oder gelöscht werden können.
Bei einer eDiscovery-Suche können Sie zwei Aktionen ausführen. Sie können alle abgerufenen Dokumente in eine Inhaltsorganisation kopieren, von der die Dokumente basierend auf deren Metadaten an den entsprechenden Speicherort weitergeleitet werden. Sie können die Dokumente aber auch im Speicherort belassen, jedoch sperren. Durch das Sperren eines Dokuments kann dieses nicht von Benutzern geändert oder gelöscht werden.
Zur Unterstützung von eDiscovery in SharePoint Server aktivieren Sie das Feature "Haltebereichstatus und eDiscovery" in jeder Websitesammlung, in der möglicherweise relevante Informationen vorhanden sind. Anschließend können Sie den Suchdienst zum Durchforsten der Websites konfigurieren, für die eDiscovery aktiviert ist.
In Situationen, in denen Ihre Organisation entsprechende Dokumente erstellen muss, kann ein eDiscovery-Vorgang initiiert werden. Ein Datensatzverwalter, ein Anwalt oder eine sonstige Person können die folgenden Aktionen ausführen, um die erforderlichen Dokumente zu erstellen.
Erstellen Sie einen Haltebereich für die relevanten Dokumente.
Initiieren Sie eine eDiscovery-Suche für relevante Dokumente.
Die eDiscovery-Suche wird zu einem durch den Zeitgeberauftrag Suchen und verarbeiten kontrollierten Zeitpunkt ausgeführt. Standardmäßig ist dies täglich um 22:30 Uhr. Die Suchergebnisse werden automatisch dem Haltebereich hinzugefügt.
Prüfen Sie die Elemente im Haltebereich, und erstellen Sie zusätzliche eDiscovery-Suchvorgänge.
Suchen Sie Dokumente manuell, und fügen Sie sie dem Haltebereich hinzu.
Führen Sie Berichte für den Haltebereich aus.
Haltebereichsberichte werden zu einem durch den Zeitgeberauftrag Verarbeitung und Berichterstellung zurückhalten kontrollierten Zeitpunkt ausgeführt. Standardmäßig ist dies täglich um 23:30 Uhr.
Prüfen Sie die Dokumente im Haltebereich, und entfernen Sie irrelevante Dokumente.
Identifizieren Sie spezifische Dokumente im Haltebereich, für die weitere Informationen erforderlich sind, und überprüfen Sie das Überwachungsprotokoll auf diese Dokumente hin.
Übermitteln Sie alle Dokumente, die dem Haltebereich zugeordnet sind.
Überwachung
Wenn Sie ein Dokument an eine Inhaltsorganisation senden, wird der Versionsverlauf des Dokuments gelöscht. Sie benötigen ein Überwachungsprotokoll, um einen Verlauf darüber, wer ein Dokument wann geändert hat, beizubehalten. Es wird empfohlen, die Überwachungsrichtlinie in allen Websitesammlungen zu aktivieren, die aktive Dokumentbibliotheken enthalten. Weitere Informationen zur Überwachungsrichtlinie finden Sie unter Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010).
Ablauf
Alle von einer Organisation gespeicherten Informationen können ermittelt werden. Außerdem belegen elektronische Dokumente Speicherplatz. Sie sollten eventuell eine Ablaufrichtlinie implementieren, um Dokumente automatisch zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Weitere Informationen zur Ablaufrichtlinie finden Sie unter Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010).
Suche
Wenn eine Organisation für einen Rechtsstreit Dokumente erstellen muss, muss dies oft schnell passieren, da andernfalls eine Strafe fällig wird. Stellen Sie sicher, dass die Suche ordnungsgemäß konfiguriert ist, bevor Sie eDiscovery zum ersten Mal verwenden müssen. Insbesondere sollten Sie darauf achten, dass für die Suche das Durchforsten aller Websites konfiguriert ist, in denen möglicherweise Inhalte ermittelt werden müssen.
Suchmodule sind in der Regel optimiert und geben nur ein paar besonders relevante Ergebnisse zurück. In eDiscovery sollen bei der Suche alle Ergebnisse zurückgegeben werden, die mit einer Abfrage übereinstimmen, und nicht nur ein paar wenige besonders relevante Ergebnisse. Die Suche in SharePoint Server 2010 wurde entsprechend den Anforderungen von eDiscovery verbessert.
Zum Schutz vor allgemeinen böswilligen Angriffen werden SharePoint Server 2010-Suchvorgänge nach einem bestimmten Zeitraum beendet. Falls die Ausführung einer eDiscovery-Suche lange dauert, sollten Sie folgende Möglichkeiten in Betracht ziehen:
Erstellen Sie eine Suche mit einem eingeschränkteren Suchbereich. Angenommen, Sie suchen nach Dokumenten für eine potenzielle Partnerschaft mit Contoso, Ltd. In diesem Fall können Sie nach Dokumenten suchen, die das Wort "Contoso" enthalten und innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs erstellt wurden, anstatt nur nach dem Wort "Contoso" zu suchen.
Führen Sie mehrere Suchvorgänge mit einem eingeschränkteren Suchbereich aus. Angenommen, Sie suchen nach Dokumenten im Zusammenhang mit der Einstellung eines neuen CEO bei Fabrikam, Inc. Anstatt eine einzige Suche nach "Fabrikam (CEO, "Anders Riis", Einstellung)" auszuführen, können Sie drei separate Suchvorgänge nach "Fabrikam CEO", "Fabrikam "Anders Riis"" und "Fabrikam Einstellung" ausführen.