Planen von Dokumentenmappen (SharePoint Server 2010)

Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Dieser Artikel enthält eine Beschreibung von Dokumentenmappen sowie Anleitungen zum Integrieren von Dokumentenmappen in die Microsoft SharePoint Server 2010-Dokumentverwaltungslösung.

Inhalt dieses Artikels:

• Informationen zu Dokumentenmappen

• Verwalten von Dokumentenmappen

• Planen von Inhaltstypen für Dokumentenmappen

• Arbeitsblätter

Informationen zu Dokumentenmappen

Dokumentenmappen ist ein neues Feature in SharePoint Server 2010, mit dem eine Organisation einen einzigen Lieferumfang oder ein Arbeitsprodukt mit mehreren Dokumenten oder Dateien verwalten kann. Bei einer Dokumentenmappe handelt es sich um einen speziellen Ordner mit einer Kombination aus eindeutigen Dokumentenmappenattributen, den Attributen und dem Verhalten von Ordnern und Dokumenten. sowie mit einer Benutzeroberfläche, Metadaten und Objektmodellelementen, mit denen alle Aspekte des Arbeitsprodukts verwaltet werden können.

Teams und Benutzer in vielen Organisationen benötigen zur besseren Verwaltung eines Projekts oder Lieferumfangs einen Satz von Dokumenten oder ein Arbeitsprodukt. Beispielsweise muss ein Team aus der Rechtsabteilung möglicherweise verschiedene Dokumente, Fotos und Audiodateien im Zusammenhang mit einem bestimmten Fall sammeln, erstellen und verwalten. Ein Vertriebsteam muss Dokumente aus verschiedenen Quellen zusammenstellen, um eine Ausschreibung für einen potenziellen Kunden zu erstellen und zu verwalten. Dokumentenmappen bieten diesen Teams und Benutzern die Möglichkeit, diese Sätze von Dokumenten als eine einzige Sammlung, einen einzigen Lieferumfang oder ein einziges Arbeitsprodukt zu verwalten. Besitzer einer Dokumentenmappe können eine benutzerdefinierte Willkommensseite erstellen, auf der die enthaltenen Elemente sowie wichtige Informationen zum Arbeitsprodukt angezeigt werden können.

In SharePoint Server 2010 können Organisationen, die Dokumentenmappen konsistent erstellen und verwalten möchten, für jedes Arbeitsprodukt, das normalerweise erstellt wird, einen Inhaltstyp für Dokumentenmappen konfigurieren. Mit Inhaltstypen für Dokumentenmappen können dann genehmigte Inhaltstypen, Attribute, Standardelemente, Spalten, Workflows und Richtlinien definiert werden. Weitere angepasste Inhaltstypen für Dokumentenmappen können später anhand des übergeordneten Inhaltstyps erstellt werden und erben dann die Eigenschaften und Einstellungen des übergeordneten Inhaltstyps für Dokumentenmappen. Wenn ein Inhaltstyp einer Bibliothek hinzugefügt wurde, können Benutzer mit dem Befehl Neu eine Dokumentenmappe erstellen, die die Attribute des Inhaltstyps für Dokumentenmappen erbt. Ein Inhaltstyp für Dokumentenmappen enthält zusätzliche Einstellungen, mit denen Sie zulässige Inhaltstypen, Standardinhalte, freigegebene Spalten, Spalten von Willkommensseiten und eine Standardansicht der Willkommensseite angeben können.

Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010)

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Dokumentenmappen in SharePoint Server 2010 finden Sie unter Dokumentenmappen in der Hilfe zu SharePoint Server 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=186368&clcid=0x407).

Verwalten von Dokumentenmappen

Dokumentenmappen in SharePoint Server 2010 haben viele Attribute und Eigenschaften mit Ordnern gemeinsam. Es gibt jedoch wichtige Überlegungen, derer Sie sich beim Planen einer Dokumentenmappenlösung bewusst sein sollten.

• Es gibt kein Limit für die Anzahl der Dokumente, die in einer Dokumentenmappe enthalten sein können. Die Ladezeiten für die Anzeige werden möglicherweise durch den Schwellenwert für die Listenansicht begrenzt, der standardmäßig auf 5.000 Elemente festgelegt ist. Ordner sind in Dokumentenmappen nicht zulässig, und die Metadatennavigation kann in einer Dokumentenmappe nicht verwendet werden. Daher müssen Sie die Möglichkeit der Überschreitung der Schwellenwerte für die Listenansicht sowie Aspekte des Navigationsentwurfs berücksichtigen, wenn Sie bestimmen, wie viele Elemente eine Dokumentenmappe enthalten soll. Außerdem kann bei Verwendung des Features Senden an für eine Dokumentenmappe die Summe aller Dokumente in einer Dokumentenmappe nicht mehr als 50 MB betragen. Für eine Sammlung oder ein Arbeitsprodukt mit einer sehr großen Anzahl von Elementen ist möglicherweise eine Ordnerstruktur in einer Dokumentbibliothek die bessere Lösung.

• Es gibt kein Limit für die Anzahl der Dokumentenmappen, die in einer Dokumentbibliothek enthalten sein können. Die Anzahl der Dokumentenmappen, die in Listen angezeigt werden können, wird jedoch durch den Schwellenwert für die Listenansicht begrenzt.

• Wenn bei Verwendung freigegebener Metadaten mehr als 10 Elemente in einer Dokumentenmappe enthalten sind, werden alle 15 Minuten von einem Zeitgeberauftrag Metadatenupdates ausgeführt.

• Wenn Sie Routing von Dokumentenmappen verwenden, bleiben Dokumentenmappen, die an eine Inhaltsorganisation gesendet werden, in der Abgabebibliothek und werden vom Zeitgeberauftrag für die Verarbeitung der Inhaltsorganisation an den entsprechenden Speicherort verschoben. Dieser Zeitgeberauftrag wird standardmäßig täglich ausgeführt.

Damit Dokumentenmappen in einer Websitesammlung verwendet werden können, muss das Feature Dokumentenmappen aktiviert sein.

So aktivieren Sie das Feature Dokumentenmappen für eine Websitesammlung

1. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungs-Features.

2. Klicken Sie auf der Seite Features unter Dokumentenmappen auf Aktivieren.

Wenn das Feature Dokumentenmappen aktiviert ist, können Sie Inhaltstypen für Dokumentenmappen erstellen.

Planen von Inhaltstypen für Dokumentenmappen

Sie können Inhaltstypen für Dokumentenmappen für eine Lösung planen, indem Sie das Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung verwenden, das Sie mithilfe des Artikels Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung ausfüllen können. Anschließend können Sie im Arbeitsblatt für Inhaltstypen (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x407) Ihre Entscheidungen zu den einzelnen Inhaltstypen für Dokumentenmappen festhalten, die Sie in der Lösung verwenden werden.

So planen Sie Inhaltstypen für Dokumentenmappen mithilfe des Arbeitsblatts für Inhaltstypen

1. Geben Sie die Zeichenfolge Document Set (Dokumentenmappe) in das Feld Content Type (Inhaltstyp) des Arbeitsblatts für Inhaltstypen ein.

2. Geben Sie die Website-URL ein, unter der der neue Inhaltstyp für Dokumentenmappen definiert wird. Beachten Sie, dass Inhaltstypen auf der Website, auf der sie definiert werden, sowie auf allen dieser Website untergeordneten Websites verfügbar sind.

3. Bestimmen des übergeordneten Inhaltstyps Geben Sie den übergeordneten Inhaltstyp für Dokumentenmappen in das Feld Parent Content Type (Übergeordneter Inhaltstyp) des Arbeitsblatts für Inhaltstypen ein. Dabei handelt es sich um einen grundlegenden Inhaltstyp für Dokumentenmappen oder um einen bereits geplanten benutzerdefinierten Inhaltstyp für Dokumentenmappen.

4. Bestimmen der Einstellungen für Dokumentenmappen Bestimmen Sie die folgenden Einstellungen für Dokumentenmappen, und geben Sie diese dann im Arbeitsblatt für Inhaltstypen an:

   1. Bestimmen der zulässigen Inhaltstypen Geben Sie die Standardinhaltstypen an, die in diesem Inhaltstyp für Dokumentenmappen zulässig sind.

   2. Bestimmen der Standardinhalte Wenn der von Ihnen erstellte Inhaltstyp für Dokumentenmappen so konfiguriert wird, dass beim Erstellen einer neuen Instanz einer Dokumentenmappe automatisch Standardinhalte erstellt werden, können Sie der Dokumentenmappe manuell Dateien hinzufügen. Es können nur Dateien der für die Dokumentenmappe zulässigen Inhaltstypen hinzugefügt werden.

   3. Bestimmen der freigegebenen Spalten Geben Sie an, ob Spaltenwerte für die Dokumentenmappe automatisch mit allen in der Mappe enthaltenen Dokumenten synchronisiert werden sollen.

   4. Bestimmen der Spalten der Willkommensseite Geben Sie für jede Dokumentenmappe an, welche Spalten auf der Willkommensseite angezeigt werden sollen.

   5. Bestimmen der Ansicht der Willkommensseite Geben Sie die Ansicht an, in der der Inhalt der einzelnen Dokumentenmappen auf der Willkommensseite angezeigt werden soll.

5. Bestimmen der Spalten und und der Spaltenreihenfolge Führen Sie in der Tabelle Plan Columns (Spalten planen) im Arbeitsblatt für Inhaltstypen die folgenden Schritte aus:

   1. Geben Sie alle vom übergeordneten Inhaltstyp geerbten Spalten ein. Geben Sie für jeden Eintrag in die Spalte New? (Neu?) die Zeichenfolge No (Nein) ein.

   2. Geben Sie für jede weitere Spalte den Namen einer vordefinierten Spalte oder einer von Ihnen zu erstellenden Spalte ein. Geben Sie mit den Namen der weiteren Spalten den jeweiligen Typ ein, und geben Sie an, ob die Spalten neu sind.

6. Geben Sie in den Abschnitt Plan Template (Vorlage planen) des Arbeitsblatts die Zeichenfolge None (Keine) ein.

7. Bestimmen der Workflows Wenn ein für die Dokumentenmappe relevanter Workflow verfügbar ist, können Sie diesen optional dem Inhaltstyp zuordnen. Der Workflow kann dann für jedes Listenelement dieses Inhaltstyps initiiert werden. Eine ausführliche Erörterung der Workflowplanung finden Sie unter Planen von Workflows. Wenn Sie die Workflows überprüft und ermittelt haben, welche Workflows verfügbar sind, geben Sie alle Workflows, die dem Inhaltstyp zugeordnet werden sollen, in die Tabelle Plan Workflows (Planen von Workflows) im Arbeitsblatt für Inhaltstypen ein. Wenn der Workflow nicht vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird, geben Sie diese Information in die Spalte New? (Neu?) ein.

8. Bestimmen der Richtlinie Eine Richtlinie ist ein Satz von Regeln für einen Inhaltstyp und besteht aus Richtlinienfeatures, die die Details der einzelnen Regeln enthalten, beispielsweise ob Elemente des Inhaltstyps gedruckt werden können oder welche Aktionen für das Element überwacht werden sollen. Sie können eine Richtlinie auf alle benutzerdefinierten Inhaltstypen anwenden. Beachten Sie, dass eine Richtlinie nicht auf einen grundlegenden Inhaltstyp angewendet werden kann. Weitere Informationen zum Planen von Richtlinien finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010). Führen Sie nach dem Überprüfen der Richtlinien und dem Ermitteln der verfügbaren Richtlinienfeatures und -vorlagen im Abschnitt Plan a Policy (Planen einer Richtlinie) des Arbeitsblatts für Inhaltstypen die folgenden Schritte aus:

   1. Wenn der übergeordnete Inhaltstyp Richtlinieneinstellungen aufweist, gelten diese unverändert im neuen Inhaltstyp. Dadurch wird sichergestellt, dass Richtlinien nach der Festlegung in allen relevanten Inhaltstypen erzwungen werden. Wenn der aktuelle Inhaltstyp die Richtlinieneinstellungen vom übergeordneten Typ erbt, beantworten Sie im Abschnitt Plan a Policy (Planen einer Richtlinie) des Arbeitsblatts für Inhaltstypen die Frage Is the policy defined in the parent content type? (Ist die Richtlinie im übergeordneten Inhaltstyp definiert?) mit Yes (Ja).

   2. Wenn der aktuelle Inhaltstyp eine Richtlinie erbt, die auf dem übergeordneten Inhaltstyp basiert, geben Sie in das Feld Record the Policy Name (Richtlinienname aufzeichnen) im Abschnitt Plan a Policy (Planen einer Richtlinie) den Namen der Richtlinienvorlage ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp keine Richtlinie erbt und Sie eine Richtlinienvorlage anwenden möchten, geben Sie in das Feld Record the Policy Name (Richtlinienname aufzeichnen) im Abschnitt Plan a Policy (Planen einer Richtlinie) auch den Namen der Richtlinienvorlage ein.

   3. Wenn der aktuelle Inhaltstyp eines oder mehrere Richtlinienfeatures vom übergeordneten Inhaltstyp erbt, geben Sie die einzelnen Richtlinienfeatures in die Tabelle Feature im Abschnitt Plan a Policy (Planen einer Richtlinie) im Arbeitsblatt ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp hingegen keine Richtlinie erbt und Sie Richtlinienfeatures zuordnen möchten, geben Sie diese Richtlinienfeatures in die Tabelle Features ein. Beachten Sie, dass Sie einem Inhaltstyp nicht gleichzeitig einzelne Richtlinienfeatures und eine Richtlinie nach Namen zuordnen können.

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die in diesem Artikel behandelten Informationen festzuhalten:

• Arbeitsblatt für Inhaltstypen (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x407)

• Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x407)

See Also

Concepts

Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010)