Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Foundation 2010)

Gilt für: SharePoint Foundation 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Dokumentbibliotheken in Ihrer Microsoft SharePoint Foundation-Dokumentverwaltungslösung geplant werden.

Inhalt dieses Artikels:

• Bestimmen des Bibliothektyps

• Planen des Datenflusses von Inhalten

• Planen der Verwaltung von Informationsrechten

Dokumentbibliotheken sind Sammlungen von Dateien in SharePoint Foundation 2010, die Sie gemeinsam mit anderen Websitebenutzern verwenden. Die meisten Dokumentverwaltungsfunktionen werden über Dokumentbibliotheken bereitgestellt. Im Rahmen der Planung der Dokumentverwaltung müssen Sie die Dokumentbibliotheken bestimmen, die den Anforderungen Ihrer Organisation am ehesten entsprechen. Wenn Sie Dokumentbibliotheken für mehrere Websites planen, müssen Sie möglicherweise den Datenfluss von Inhalten von einer Website zur anderen planen. Wenn Sie die Verwendung von Dokumentbibliotheken als Speicherort planen, können Sie die Dialogfelder Öffnen und Speichern von Microsoft Office Professional 2010 anpassen, um sicherzustellen, dass Dokumente am bevorzugten Speicherort gespeichert werden.

Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie sich mit dem im Artikel Übersicht über die Dokumentverwaltung (SharePoint Foundation 2010) beschriebenen Prozess der Dokumentverwaltung vertraut gemacht haben.

Bestimmen des Bibliothektyps

Wenn Sie ermitteln, welche Dokumentbibliotheken den Anforderungen Ihrer Organisation am besten entsprechen, können Sie auch feststellen, dass Sie mehrere Websites oder Websitesammlungen benötigen. Wenn Sie beispielsweise Inhalte für die Veröffentlichung bei externen Kunden erstellen, benötigen Sie möglicherweise eine Website, auf der die Inhalte erstellt und überprüft werden, und eine separate Website (eventuell in einer separaten SharePoint Foundation 2010-Installation), in der die Inhalte veröffentlicht werden.

Wenn Sie Dokumentbibliotheken für mehrere Websites planen, müssen Sie möglicherweise auch planen, wie der Datenfluss der Inhalte von einer Website zu einer anderen erfolgt – durch manuelle Vorgänge, Workflows oder benutzerdefinierte Lösungen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen des Datenflusses von Inhalten weiter unten in diesem Artikel.

In der folgenden Tabelle werden typische Verwendungsmöglichkeiten für Dokumentbibliotheken aufgelistet.

Im folgenden Beispiel wird veranschaulicht, wie Sie die Analyse verwenden können, die Sie in im Abschnitt Analysieren der Dokumentverwendung unter Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung (SharePoint Foundation 2010) ausgeführt haben, um die Dokumentbibliothekorganisation für Ihre Organisation besser planen zu können. In diesem Beispiel stellt Contoso Ltd. auf der Grundlage von Marktforschung Inhalte für Kunden bereit. Die Inhalte werden vorwiegend von Beratern erstellt, die remote arbeiten. Dies erfolgt in einem Zyklus, in dem folgende Vorgänge ausgeführt werden:

1. Ein Partner wertet Ideen zu Kundenbindungen und Ausschreibungen aus.

2. Nachdem ein Vertrag zustande gekommen ist, versammelt ein Projektmanager ein Beraterteam und erstellt eine kundenbindungsspezifische Arbeitswebsite, auf der die Ergebnisse der Recherche aufgezeichnet werden und das Projekt abgeschlossen wird.

3. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, werden die Dokumente für die Lieferung auf einer gesicherten Internetwebsite veröffentlicht, auf der die Kunden Zugriff auf die Dokumente haben.

4. Das Team schreibt auf der Grundlage des Projekts Dokumente mit bewährten Methoden und Fallstudien.

5. Wissensmanager erfassen, verwalten und archivieren die bewährten Methoden und andere Dokumente.

6. Lieferumfang, Verträge und andere Dokumente werden als Firmendatensätze beibehalten.

7. Mithilfe der von den Wissensmanagern verwalteten Inhalte werten die Partner Verkaufschancen aus und erstellen neue Vorschläge.

In der folgenden Tabelle wird eine Dokumentverwendungsanalyse für dieses Szenario veranschaulicht:

Aus dieser Dokumentverwendungsanalyse ergeben sich die folgenden Anforderungen:

• Projektleiter benötigen zum Speichern von Ideen zu Kundenbindungen, Anfragen zu Kundenbindungen und Vorschlagsentwürfen Bibliotheken auf Teamwebsites.

• Rechtsanwälte benötigen zum Speichern von Vertragsvorlagen und aktiven Verträgen Bibliotheken in einem Portalbereich oder auf einer zentralen Dokumentverwaltungswebsite.

• Projektleiter und Teilnehmer benötigen Bibliotheken auf Teamwebsites zum Erstellen von Rechercheergebnissen, Lieferumfang und Fallstudien.

• Kunden benötigen zum Anzeigen des endgültigen Lieferumfangs Bibliotheken auf einer Internetwebsite.

Planen des Datenflusses von Inhalten

Inhalte in einer Dokumentverwaltungslösung sind häufig bei der Navigation von einer Website zu einer anderen dynamisch, sodass sie jeweils den Anforderungen der Benutzer entsprechen. Wenn Sie Dokumentbibliotheken planen, planen Sie häufig auch den Datenfluss von Inhalten aus einer Bibliothek oder Website zu einer anderen. In SharePoint Foundation stehen folgende Möglichkeiten des (manuellen oder dynamischen) Verschiebens von Inhalten zur Verfügung:

• Sie können benutzerdefinierte Workflows erstellen, mit denen Inhalte von einer Website oder Bibliothek in eine andere kopiert oder verschoben werden. Mit einem Workflow wird ein Dokument durch einen Geschäftsprozess geführt. Dabei werden den Beteiligten Aufgaben zugewiesen, wenn ihre Rolle im Lebenszyklus des Dokuments aktiv wird. Ein Workflow kann dafür vorgesehen sein, ein Dokument von einer Website oder Bibliothek in eine andere zu verschieben. Informationen zum Planen von Workflows finden Sie unter Planen von Inhaltstypen (SharePoint Foundation 2010) und Planen von Workflows (SharePoint Foundation 2010)

• Autoren können ein Dokument in eine Bibliothek auf einer beliebigen Website kopieren, auf der sie über Autorberechtigungen verfügen. Die Beziehung zwischen dem Quell- und dem Zieldokument wird aufrechterhalten, sodass die Kopie nach Bedarf aktualisiert werden kann.

• Mithilfe von Webordnern oder Netzwerkressourcen kann ein Autor die Inhalte einer Dokumentbibliothek manuell aus einer Bibliothek oder Website in eine andere kopieren bzw. verschieben.

• Mit dem Befehl Kopieren kann ein Autor Dokumente auf die Dokumentcenterwebsite kopieren.

• Mithilfe eines benutzerdefinierten Workflows kann ein Autor Dokumente in Dokumentbibliotheken auf der Internetwebsite kopieren.

Planen der Verwaltung von Informationsrechten

Mithilfe der Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) können Inhaltsersteller ihre Dokumente steuern und schützen. Die Inhalte von Dokumenten mit verwalteten Rechten sind verschlüsselt und werden mit einer Veröffentlichungslizenz bereitgestellt, die Benutzern Beschränkungen auferlegt. Diese Beschränkungen sind vom Umfang der Benutzerberechtigungen abhängig. Die üblichen Beschränken bestehen in Schreibschutz, Kopierschutz für Text, Kopierschutz für das Dokument oder Verhinderung des Druckens. Clientanwendungen, die Dateitypen mit IRM-Unterstützung lesen, verwenden die Ausgabelizenz in einem Dokument mit verwalteten Rechten, um die Beschränkungen für Benutzer durchzusetzen, die auf das Dokument zugreifen.

Weitere Informationen zu IRM und seiner Implementierung durch Rights Management Services (RMS) finden Sie unter RMS – Häufig gestellte Fragen (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=230459&clcid=0x407).

Microsoft SharePoint Foundation 2010 unterstützt die Verwendung von IRM für Dokumente, die in Dokumentbibliotheken gespeichert sind. Wenn andere Dateitypen hinzugefügt werden sollen, muss der Administrator eine Schutzkomponente für diesen Dateityp hinzufügen. Dabei handelt es sich um ein Programm, dass die Verschlüsselung und Entschlüsselung von Dokumenten mit verwalteten Rechten für einen Dateityp steuert.

Mithilfe von IRM können Sie in SharePoint Foundation 2010 zentral steuern, welche Aktionen Benutzer für Dokumente beim Öffnen aus Bibliotheken in SharePoint Foundation 2010 ausführen können. Darin unterscheidet sich die Funktionsweise von IRM für Dokumente, die auf Clientcomputern gespeichert sind, wo der Besitzer eines Dokuments selbst auswählen kann, welche Rechte den einzelnen Benutzern des Dokuments zugewiesen werden. Verwenden Sie IRM für Dokumentbibliotheken, um sensible Inhalte zu kontrollieren, die auf dem Server gespeichert werden. Wenn Sie beispielsweise eine Dokumentbibliothek verfügbar machen, um anderen Teams in Ihrem Unternehmen zukünftige Produkte vorzustellen, könnten Sie IRM verwenden, um zu verhindern, dass die Teams die Inhalte für Zielgruppen außerhalb des Unternehmens veröffentlichen.

Wenn IRM für eine Dokumentbibliothek aktiviert wird und ein Dokument in einem Format mit IRM-Unterstützung vom Server in eine Clientanwendung heruntergeladen wird, verschlüsselt SharePoint Foundation 2010 das Dokument und fügt eine Ausgabelizenz hinzu. Wenn das Dokument wieder zurück auf den Server hochgeladen wird, entschlüsselt SharePoint Foundation 2010 die Datei und speichert sie in unverschlüsselter Form in der Bibliothek. Indem Dokumente nur verschlüsselt werden, wenn sie heruntergeladen und entschlüsselt werden, wenn sie hochgeladen werden, ermöglicht SharePoint Foundation 2010, dass Features wie Suchen oder Indizierung für Dateien in der durch IRM geschützten Dokumentbibliothek wie gewohnt ausgeführt werden können. Die beim Herunterladen eines Dokuments aus der Dokumentbibliothek auf dieses angewendeten IRM-Berechtigungen basieren auf den Berechtigungen für Inhalte jedes einzelnen Benutzers in den SharePoint Foundation 2010-Sicherheitseinstellungen. In der folgenden Tabelle wird dargestellt, wie SharePoint Foundation 2010-Berechtigungen zu IRM-Berechtigungen konvertiert werden.

See Also

Concepts

Planen von Inhaltstypen (SharePoint Foundation 2010)
Planen von Workflows (SharePoint Foundation 2010)
Konfigurieren der Verwaltung von Informationsrechten (SharePoint Foundation 2010)