Übersicht über die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint 2013
GILT FÜR:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
Zielgruppe: IT-Spezialisten
Durch die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint Server können mehrere Benutzer jederzeit an einem Dokument arbeiten, ohne die Änderungen des jeweils anderen zu beeinträchtigen. Durch die gemeinsame Dokumenterstellung werden Hindernisse für die serverbasierte Dokumentzusammenarbeit beseitigt. Dieses Feature hilft Organisationen dabei, unbeabsichtigte Mehrere Versionen von Dokumenten zu vermeiden, indem die Notwendigkeit reduziert wird, Anlagen gemeinsam zu nutzen. Dieses Feature erfordert keine zusätzliche Servereinrichtung und ist der Standardzustand für in SharePoint Server gespeicherte Dokumente. Sie können die gemeinsame Dokumenterstellung mithilfe der gleichen Tools und Technologien verwalten, die bereits für die Verwaltung von SharePoint verwendet werden.
Office stellt eine Funktion zur gemeinsamen Dokumenterstellung für Word, PowerPoint, OneNote und Visio bereit. Wenn Sie SharePoint Server für die Verwendung von Office Web-Apps Server konfiguriert haben, können Benutzer auch Dokumente in Word, PowerPoint, Excel und OneNote Web-Apps gemeinsam erstellen.
Wichtig
Dieser Artikel richtet sich an IT-Experten, die SharePoint Server verwalten. Suchen Sie Hilfe bei der gemeinsamen Dokumenterstellung? Eine Einführung finden Sie unter Dateizusammenarbeit für SharePoint in Microsoft 365. Möglicherweise suchen Sie nach Dokumentzusammenarbeit und gemeinsame Dokumenterstellung, die Ihnen helfen, die gemeinsame Dokumenterstellung und Versionsverwaltung zu verstehen und zu verwenden, und gilt für SharePoint in Microsoft 365.
Funktionen für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint Server
Bei der herkömmlichen Zusammenarbeit werden Dokumente über E-Mail-Anhänge freigegeben. Die Verfolgung von Versionen und Bearbeitungen durch mehrere Autoren ist für die Benutzer schwierig und zeitraubend. E-Mail-Systeme müssen mehrere Kopien eines Dokuments speichern, und erhöhter Netzwerkverkehr ist die Folge der wiederholten Versendung von Dokumenten.
Das Speichern von Dokumenten für die Zusammenarbeit in SharePoint verringert diese Probleme, indem sie konsistenten Zugriff auf aktuelle Versionen von Dokumenten bereitstellen, Benutzern das Nachverfolgen früherer Versionen und die Zentralisierung der Verwaltung ermöglichen. Das Speichern eines einzelnen Dokuments anstelle vieler Anlagen reduziert auch den Netzwerk- und Speicheraufwand.
Aber diese Lösung war nicht perfekt. Wenn ein Autor ein Dokument geöffnet hat, können andere Autoren daran nicht arbeiten. Das Vergessen, ein Dokument zu schließen oder einzuchecken, kann andere Benutzer auf unbestimmte Zeit sperren. Dies kann hilfe der IT-Abteilung erfordern.
Die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint Server behebt diese Probleme, indem es mehreren Benutzern ermöglicht wird, jederzeit an einem Dokument zu arbeiten, ohne die Änderungen des jeweils anderen zu beeinträchtigen. Dieser Ansatz optimiert viele gängige Szenarien für die Dokumentzusammenarbeit. Beispiel:
Mindestens zwei Autoren arbeiten an unterschiedlichen Teilen eines Verbunddokuments. Während ein Autor an Teil A des Dokuments arbeitet, kann ein anderer Autor an Teil B arbeiten, ohne die Arbeit des anderen zu unterbrechen.
Mehrere Autoren arbeiten an einer Verbundbildschirmpräsentation. Jeder Autor fügt der Präsentation Folien hinzu und bearbeitet sie, anstatt an separaten Präsentationen zu arbeiten und sie später zusammenzuführen.
Ein Dokument wird an mehrere Experten und Projektbeteiligte gesendet, und jede von ihnen enthält einige Bearbeitungen oder Ergänzungen. Die Bearbeitungen von Benutzern gehen nicht verloren, da sie alle an einem zentralen, servergespeicherten Dokument arbeiten.
Grundlegendes zur Endbenutzererfahrung der gemeinsamen Dokumenterstellung in SharePoint Server
Die gemeinsame Dokumenterstellung ist aus Sicht des Endbenutzers einfach zu verwenden. Wenn ein Benutzer an einem Dokument in Word, PowerPoint, OneNote, Visio oder einem der Office Web-Apps arbeiten möchte, öffnet er es wie gewohnt über SharePoint Server. Wenn ein anderer Benutzer das Dokument bereits geöffnet hat, können beide Benutzer das Dokument gleichzeitig bearbeiten. Eine Ausnahme besteht darin, dass Benutzer in Excel Web App nur dann gemeinsam erstellen können, wenn jeder die Excel Web App für den Zugriff auf die Arbeitsmappe verwendet. Wenn jemand Excel (die Clientanwendung) für den Zugriff auf die Arbeitsmappe verwendet, wird die gemeinsame Dokumenterstellung in Excel Web App für diese Arbeitsmappe deaktiviert, während sie in der Clientanwendung geöffnet ist.
Wenn ein Benutzer ein Word-, PowerPoint- oder Word-Dokument speichert, werden andere aktuelle Benutzer benachrichtigt, dass es neue Änderungen gibt. Diese Benutzer können ihre Ansichten sofort aktualisieren, um die Änderungen anzuzeigen, oder ihre Arbeit fortsetzen und später aktualisieren, um die neuesten Änderungen anzuzeigen. PowerPoint-Web-App und Excel Web App werden automatisch gespeichert, damit Benutzer alle Änderungen automatisch anzeigen können. Die Autoren sehen sich die Arbeit des anderen an, und jeder weiß, wer an dem Dokument arbeitet. SharePoint Server-Versionsverwaltungs- und Nachverfolgungstools schützen das Dokument, sodass Autoren unerwünschte Änderungen zurücksetzen können. Wenn Skype for Business verfügbar ist, sehen Benutzer den Onlinestatus der Mitautoren und starten Chatunterhaltungen, ohne das Dokument zu verlassen.
In OneNote und OneNote-Web-App ermöglichen freigegebene Notizbücher Benutzern das nahtlose Freigeben von Notizen. Wenn ein Benutzer eine Seite des Notizbuchs bearbeitet, werden diese Änderungen automatisch mit anderen Benutzern dieses Notizbuchs synchronisiert, sodass jeder über einen vollständigen Satz von Notizen verfügt. Änderungen, die von mehreren Benutzern auf derselben Seite vorgenommen werden, werden automatisch für die Zusammenarbeit nahezu in Echtzeit angezeigt. Mit der Versionsverwaltung und anderen freigegebenen Features in OneNote können Benutzer Änderungen zurücksetzen, anzeigen, welche Änderungen neu sind, und bestimmen, wer eine bestimmte Bearbeitung vorgenommen hat.
Die Excel-Clientanwendung unterstützt keine gemeinsame Dokumenterstellung von Arbeitsmappen in SharePoint Server. Die Excel-Clientanwendung verwendet das Feature Freigegebene Arbeitsmappe, um nicht in Echtzeit erstellte Arbeitsmappen zu unterstützen, die lokal oder in UNC-Pfaden (Network) gespeichert sind. Die gemeinsame Arbeitsmappenerstellung in SharePoint wird durch Verwendung von Excel Web App unterstützt.
Wichtige Planungsüberlegungen für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint Server
Die Funktionen für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint sind einfach einzurichten und erfordern einen minimalen Verwaltungsaufwand. Beim Einrichten und Verwalten der gemeinsamen Dokumenterstellung müssen jedoch mehrere Punkte berücksichtigt werden:
Berechtigungen : Jeder Benutzer, der ein Dokument bearbeiten möchte, benötigt Bearbeitungsberechtigungen für die Dokumentbibliothek, in der dieses Dokument gespeichert ist. Die einfachste Möglichkeit, dies zu gewährleisten, besteht darin, allen Benutzern zugriff auf die SharePoint-Website zu gewähren, auf der Dokumente gespeichert sind. In Fällen, in denen nur eine Teilmenge der Benutzer über die Berechtigung zum gemeinsamen Erstellen von Dokumenten in einer bestimmten Bibliothek verfügen soll, können SharePoint-Berechtigungen zum Verwalten des Zugriffs verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Websiteberechtigungen in SharePoint Server.
Versionsverwaltung : Die SharePoint Server-Versionsverwaltung verfolgt Änderungen an Dokumenten während der Bearbeitung nach und speichert sogar frühere Versionen zur Referenz. Diese Funktion ist standardmäßig in SharePoint Server deaktiviert. SharePoint Server unterstützt zwei der Arten der Versionsverwaltung: Haupt- und Nebenversionen. Die Nebenversionsverwaltung sollte für Dokumentbibliotheken, die für die gemeinsame Dokumenterstellung in OneNote verwendet werden, deaktiviert bleiben, da sie die Synchronisierung und Versionsverwaltung von OneNote beeinträchtigen kann. Diese Einschränkung gilt nur für die Verwaltung von Nebenversionen. Hauptversionen können zusammen mit OneNote verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in Wie funktioniert die Versionsverwaltung in einer Liste oder Bibliothek?.
Anzahl der Versionen : Die Anzahl der beibehaltenen Dokumentversionen wirkt sich auf die Speicheranforderungen auf dem Server aus. Optimieren Sie diese Zahl in den Dokumentbibliothekseinstellungen, um die Anzahl der Versionen zu begrenzen. Häufig aktualisierte OneNote-Notizbücher können dazu führen, dass viele Versionen auf dem Server gespeichert werden. Um unnötigen Speicherplatz zu vermeiden, legen Sie die maximale Anzahl von Versionen auf eine angemessene Anzahl von Dokumentbibliotheken fest, die zum Speichern von OneNote-Notizbüchern verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek
Versionierungszeitraum : Der Versionsverwaltungszeitraum bestimmt, wie oft SharePoint Server eine Version eines Word- oder PowerPoint-Dokuments erstellt, das gemeinsam erstellt wird. Wenn Sie diesen Zeitraum auf einen niedrigen Wert festlegen, werden Versionen häufiger erfasst, um eine detailliertere Versionsnachverfolgung zu erzielen, aber möglicherweise ist mehr Serverspeicher erforderlich. Der Versionsverwaltungszeitraum wirkt sich nicht auf OneNote-Notizbücher aus. Passen Sie diesen Wert mit der
coAuthoringVersionPeriod-Eigenschaft auf dem Server an. Weitere Informationen zum Anpassen dieser Einstellung finden Sie unter Konfigurieren der Versionsverwaltungsperiode für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint 2013.Auschecken - Wenn ein Benutzer ein Dokument für eine Bearbeitung auscheckt, ist es durch diesen Benutzer gesperrt. Dieses Feature verhindert die gemeinsame Dokumenterstellung. Aktivieren Sie das Feature Auschecken erforderlich nicht in Dokumentbibliotheken, in denen die gemeinsame Dokumenterstellung verwendet wird. Auschecken erforderlich ist in SharePoint Server standardmäßig nicht aktiviert. Benutzer sollten Dokumente nicht manuell auschecken, wenn die gemeinsame Dokumenterstellung verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie in Einrichten einer Websitebibliothek für das Anfordern des Auscheckens von Dateien.
Planungsüberlegungen für die gemeinsame Dokumenterstellung in OneNote-Notizbüchern
Anders als Word und PowerPoint speichert OneNote Versionsinformationen in der Datei selbst. Aus diesem Grund müssen Administratoren diese Empfehlungen beachten, wenn Sie OneNote-Notizbücher in einer SharePoint Server-Dokumentbibliothek speichern:
Aktivieren Sie die Nebenversionsverwaltung nicht. Standardmäßig ist die Nebenversionsverwaltung in SharePoint Server deaktiviert.
Die Hauptversionsverwaltung ist in SharePoint Server standardmäßig aktiviert. Legen Sie eine angemessene maximale Anzahl von zu speichernden Versionen fest.
Überlegungen zur Leistung und Skalierbarkeit bei der gemeinsamen Dokumenterstellung in SharePoint Server
SharePoint Server- und Office-Anwendungen minimieren die Auswirkungen auf Leistung und Skalierbarkeit, die mit der gemeinsamen Dokumenterstellung in Ihrer Umgebung verbunden sind. Office-Clients senden oder laden keine Informationen zur gemeinsamen Dokumenterstellung vom Server herunter, bis mehrere Autoren die Bearbeitung vornehmen. Wenn ein einziger Benutzer ein Dokument bearbeitet, gleicht die Leistungseinbuße der früherer Versionen von SharePoint.
Um die Auswirkungen auf den Server zu verringern, synchronisieren Office-Clients Aktionen zur gemeinsamen Dokumenterstellung seltener, wenn der Server stark ausgelastt ist oder Wenn Benutzer das Dokument nicht aktiv bearbeiten. Dieser Zeitpunkt der Synchronisierung trägt dazu bei, die Auswirkungen auf die Gesamtleistung zu reduzieren.