Planung der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung (SharePoint Server 2010)

Artikel
01/22/2017

Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Dieser Artikel enthält Informationen, mit deren Hilfe IT-Spezialisten das auf Metadaten basierende Weiterleiten und Speichern von Inhalt mithilfe des Features 'Inhaltsorganisation' in Microsoft SharePoint Server 2010 planen können. Weitere allgemeine Informationen zur auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung von Inhalt finden Sie unter Übersicht über die auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung (SharePoint Server 2010).

Inhalt dieses Artikels

Planen der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung
Bestimmen der Art der Übermittlung von Inhalt
Planen von Einstellungen der Inhaltsorganisation
Planen von Regeln für die Inhaltsorganisation
Planen der Eigenschaften des Zielspeicherorts

Planen der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung

Benutzer stehen in zahlreichen Organisationen vor der Herausforderung, den geeigneten Speicherort für ein von ihnen erstelltes Dokument zu bestimmen. Eine noch größere Herausforderung besteht jedoch darin, zusätzliche Eigenschaften oder Aktionen anzuwenden, die für das Dokument durchgeführt werden sollten, z. B. weitere Metadatentags, Berechtigungen, Richtlinien und Workflows.

In SharePoint Server 2010 wird das Feature 'Inhaltsorganisation' eingeführt. Sobald das Feature 'Inhaltsorganisation' für eine Website aktiviert ist, kann die Inhaltsorganisation zum Sortieren von Inhalt und zum anschließenden Senden des Inhalts an verschiedene Container (Websites, Bibliotheken und Ordner) auf der Grundlage von Metadaten verwendet werden. Für diese Container, oder Zielspeicherorte, können Einstellungen speziell für diesen Speicherort vorhanden sein, mit denen zusätzliche Eigenschaften definiert werden, die von dem darin enthaltenen Inhalt geerbt werden. Beispiele sind zusätzliche Metadaten, Berechtigungen, Richtlinien und Workflows.

Mithilfe einer Inhaltsorganisation können auch nur ein oder zwei Dokumente oder Dokumentsammlungen auf eine Website hochgeladen werden. Durch die Einstellungen und Regeln der Inhaltsorganisation wird dann angegeben, dass die Regeln auf diese Inhaltselemente angewendet werden und dass sie dann an den entsprechenden Zielspeicherort gesendet werden. Jede Website kann eine einzelne Instanz einer Inhaltsorganisation verwenden, sodass Sie ein Netzwerk zum Weiterleiten und Speichern von Inhalt für mehrere Websites erstellen können.

Das Taggen von Inhalt mit Metadaten und die Verwendung der Inhaltsorganisation kann das Weiterleiten und Speichern von Dokumenten in einer Organisation zwar erleichtern, es ist aber trotzdem sehr wichtig, dass Sie sehr sorgfältig planen, wie die Anforderungen in der Organisation mit dieser Vorgehensweise am besten erfüllt werden können. Durch eine gute Planung und Implementierung können Sie sicher sein, dass die SharePoint-Infrastruktur von der Verwaltungslösung optimal genutzt wird, während die System- und Benutzerleistung maximiert wird.

Dieser Artikel enthält Links zum Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation und zum Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln, die im Microsoft Download Center verfügbar sind. Verwenden Sie die Arbeitsblätter zusammen mit diesem Artikel, wenn Sie die Konfiguration der Einstellungen und Regeln planen, die auf den mithilfe der Inhaltsorganisation verwalteten Inhalt angewendet werden.

Arbeitsblätter herunterladen

Bestimmen der Art der Übermittlung von Inhalt

Ein wichtiger Aspekt beim Entwickeln einer Lösung zur Weiterleitung und Speicherung von Inhalt besteht darin, wie Benutzer Inhalte übermitteln, die mithilfe einer Inhaltsorganisation organisiert werden sollen. Nachdem ein Websiteadministrator das Feature 'Inhaltsorganisation' für eine Website aktiviert und Einstellungen und Regeln konfiguriert hat, können Benutzer Dokumente hochladen und automatisch weiterleiten und an den richtigen Speicherort senden lassen, indem sie eine der folgenden Methoden verwenden:

Hochladen von Inhalten in eine Abgabebibliothek. Eine Abgabebibliothek wird auf jeder Website erstellt, auf der das Feature 'Inhaltsorganisation' aktiviert wurde.
Verwenden der Option Speichern unter in Word-, Excel- und PowerPoint-Clientanwendungen.
Manuelles Verwenden von Senden an auf anderen SharePoint-Websites oder als Teil eines Workflows oder als Teil des Lebenszyklus oder Ablaufs eines Dokuments.
Verwenden des Webdienstobjektmodells.
Verwenden einer E-Mail-Dropzone. Mit Exchange können Inhaltselemente per E-Mail an die Website gesendet werden.

Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation, wie Inhalte auf die Seite hochgeladen und an diese übermittelt werden.

Planen von Abgabebibliotheken

Planen von Einstellungen der Inhaltsorganisation

Für Websiteadministratoren ist es sehr wichtig, dass sie sorgfältig planen, welche Auswirkungen die Einstellungen der Inhaltsorganisation für ihre Website auf die gesamte Lösung der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung besitzen. Es müssen auch verschiedene Konfigurationen getestet werden, bevor die Lösung live auf einer Website implementiert wird. Die in diesem Abschnitt bereitgestellten Informationen sollen Sie dabei unterstützen, zu bestimmen und aufzuzeichnen, wie die Einstellungen der Inhaltsorganisation auf der Website ein effektiver Teil der Lösung der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung sein können.

Das Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation wurde bereitgestellt, um Sie beim Planen der Einstellungen für eine Website zu unterstützen. Füllen Sie ein separates Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation für jede Website aus, auf der das Feature 'Inhaltsorganisation' aktiviert ist.

Weiterleiten von Inhalten

Mit der Einstellung Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten können Sie angeben, ob Benutzer an die Abgabebibliothek weitergeleitet werden. Falls diese Einstellung aktiviert ist (Standardeinstellung), werden alle hochgeladenen Elemente automatisch an ihren durch die Regeln angegebenen Zielspeicherort gesendet. Oder sie werden in der Abgabebibliothek abgelegt, wenn keine Regel zutrifft. Ist die Option nicht aktiviert, können Benutzer die Regeln und die Abgabebibliothek umgehen und Dokumente in eine andere Bibliothek oder einen anderen Ordner hochladen.

Eine Abgabebibliothek wird auf jeder Website erstellt, auf der das Feature 'Inhaltsorganisation' aktiviert ist. Das Standardverhalten sieht vor, dass bei Übermittlung von Inhalten die Regeln auf das Dokument angewendet werden und es dann an seinen Zielspeicherort gesendet wird. Falls keine Regeln angewendet werden, wird das Element in der Abgabebibliothek abgelegt, und es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die Regel-Manager gesendet. Regel-Manager können dann zusätzliche Metadaten auf diese Elemente anwenden, damit eine Regel zutrifft und das Dokument an seinen Zielspeicherort gesendet werden kann. Von der Abgabebibliothek wird ein Zeitgeberauftrag verwendet, der den Zeitpunkt der Verarbeitung der Elemente in der Bibliothek angibt. Falls ein Regel-Manager zusätzliche Metadaten auf ein Element in der Abgabebibliothek anwendet, wird bei der nächsten Ausführung des Zeitgeberauftrags die Regel angewendet und das Element an seinen Zielspeicherort gesendet.

Wird ein Dokument hochgeladen, wird das Fenster mit den Dokumenteigenschaften für die Abgabebibliothek angezeigt. Dann können Metadateneigenschaften ausgewählt und der Übermittlungsvorgang abgeschlossen werden. Nach der Übermittlung werden die Inhaltsorganisationsregeln angewendet, um das Dokument an seinen Zielspeicherort zu senden. Dem Benutzer wird eine URL für das Element angezeigt. Die URL enthält einen vom Feature 'Dokument-ID' erstellten Permalink, sodass die bereitgestellte URL immer auf das Element zeigen wird, auch wenn es erneut verschoben wird. Falls keine Regeln angewendet werden, wird das Element anschließend in der Abgabebibliothek abgelegt, und Regel-Manager können per E-Mail benachrichtigt werden.

Eine gut entworfene auf Metadaten basierende Lösung für Weiterleitung und Speicherung verwendet Inhaltsorganisationsregeln, um jedes Dokument, das an die Abgabebibliothek übermittelt wird, an seinen vorgesehenen Zielspeicherort zu senden. Die Abgabebibliothek sollte dann nur die übermittelten Elemente enthalten, auf die keine Regel zutrifft. Dadurch, dass Dokumente in der Bibliothek verbleiben, können Regel-Manager die Dokumente identifizieren, auf die keine Regel zutrifft, und anschließend eine Regel erstellen oder zusätzliche Metadatentags anfordern, die dann angewendet werden.

Wenn Benutzer an eine Abgabebibliothek weitergeleitet werden, müssen diese Benutzer den Zweck dieser bestimmten Abgabebibliothek kennen. Die Elemente, die diesen Benutzern im Eigenschaftenfenster angezeigt werden, geben die Inhaltstypen wider, die im Websitekatalog definiert sind. Sie entsprechen nicht unbedingt den Inhaltstypen in der Bibliothek, die sie gerade verwenden.

Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation, ob Benutzer an die Abgabebibliothek weitergeleitet werden.

Sendevorgang an eine andere Website

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Regeln erstellt werden, mit denen auf die aktuelle Website hochgeladene Elemente an eine andere Website gesendet werden, auf der das Feature 'Inhaltsorganisation' ebenfalls aktiviert ist. Wenn eine neue Regel erstellt wird, wird auf der Seite der Regelkonfiguration eine Dropdownliste mit allen Zielspeicherorten angezeigt, an die Elemente gesendet werden können. Wenn Sie ein neues Ziel hinzufügen möchten, das noch nicht in der Liste enthalten ist, müssen Sie die Informationen zur Websitekonfiguration mithilfe der Seite Senden-an-Verbindungen konfigurieren in der Zentraladministration hinzufügen.

Die Liste der Dokument- und Datenarchive wird für jede Webanwendung einzeln verwaltet. Wenn z. B. eine Website an Port 80 vorhanden ist und Sie eine neue Zieldokumentbibliothek in einer Webanwendung an Port 81 hinzufügen möchten, können Sie die URL des Webdiensts für wichtige Dateien der Bibliothek der Liste der Senden-an-Verbindungen für die Webanwendung an Port 80 hinzufügen. Die Webdienst-URL wird in das Bearbeitungsfeld für die URL zum Router eingegeben, sie besitzt das Format http://myserver/mysubsite/_vti_bin/OfficialFile.asmx. Es können nur Websites hinzugefügt werden, für die das Feature 'Inhaltsorganisation' aktiviert ist.

Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation, ob Sie zulassen möchten, dass in Regeln eine andere Website als Zielspeicherort angegeben werden kann.

Ordnerpartitionierung

In SharePoint Server 2010 ist die Anzahl der Elemente, die ein Ordner enthalten kann, nicht begrenzt. Es gibt jedoch ein praktisches Limit für die Anzahl der Elemente, die beim Anzeigen der Inhalte eines Ordners in einer Listenansicht angezeigt werden können. Dieser Wert wird als Schwellenwert für die Listenansicht bezeichnet und ist standardmäßig auf 5000 Elemente festgelegt. Mithilfe einer Inhaltsorganisation können Sie angeben, was beim Überschreiten des für die Elemente in einem Ordner angegebenen Maximums geschehen soll, sodass der Ordner effektiv zu groß wird, um in Standardlistenansichten verwendet zu werden.

Wenn Sie die Einstellung Ordnerpartitionierung in Einstellungen der Inhaltsorganisation verwenden, können Sie angeben, dass Unterordner erstellt werden sollen, wenn der Zielspeicherort zu groß wird. Standardmäßig wird mit dieser Einstellung angegeben, dass neue Ordner erstellt werden, wenn der Zielspeicherort mehr als 2500 Elemente enthält. Jeder Unterordner erbt die Eigenschaften des Zielspeicherorts, von dem er abgeleitet wurde. Wenn also ein Ordner mit dem Namen Lebensläufe vorhanden ist, der bestimmte Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten der darin enthaltenen Elemente erfordert, erben die aus dem Ordner Lebensläufe erstellten Unterordner dieselben Berechtigungsanforderungen.

Sie müssen stets die gesamte Ordnerstruktur der Website oder Bibliothek beachten. Der Hauptzweck von Ordnern besteht darin, den Inhalt so zu organisieren, dass die erwartete Funktionalität der Website oder Bibliothek ermöglicht ist. Die Einstellung Ordnerpartitionierung sollte sorgfältig als Teil der gesamten Ordnerstruktur bzw. auch nach der Einrichtung einer Ordnerstruktur berücksichtigt werden.

Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation, ob Unterordner erstellt werden sollen, wenn die zulässige Anzahl von Elementen am Zielspeicherort überschritten wird. Legen Sie auch das Format für die Ordnernamen dieser Unterordner fest, das bei der Erstellung mithilfe der Ordnerpartitionierung verwendet werden soll.

Doppelte Übermittlungen

In jeder großen Organisation besteht immer die Möglichkeit, dass mehrere Dokumente mit demselben Namen und denselben Metadaten an eine Website übermittelt werden. Standardmäßig wird von der Inhaltsorganisation die SharePoint-Versionsverwaltung verwendet, um Elemente mit demselben Namen zu unterscheiden, falls die Versionsverwaltung in der Dokumentbibliothek aktiviert ist. In Einstellungen der Inhaltsorganisation stehen Ihnen zwei Optionen für doppelte Übermittlungen zur Verfügung. Als erstes, und dies entspricht der Standardeinstellung, wird die SharePoint-Versionsverwaltung verwendet. Zur Verwendung der SharePoint-Versionsverwaltung muss diese für die Dokumentbibliothek aktiviert sein. Weitere Informationen zum Planen der Versionsverwaltung finden Sie unter Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens (SharePoint Server 2010). Die zweite Option besteht darin, anzugeben, dass die Inhaltsorganisation eindeutige Zeichen an das Ende des doppelten Dateinamens anfügt. Falls die Versionsverwaltung für die Zielbibliothek nicht aktiviert ist, fügt die Inhaltsorganisation eindeutige Zeichen an die doppelten Übermittlungen an, unabhängig von der ausgewählten Einstellung. Beachten Sie, dass das Element durch die an den Dateinamen angefügten eindeutigen Zeichen nicht auf eine bestimmte Art und Weise identifiziert wird. Dies könnte dazu führen, dass die Benutzer das gewünschte Dokument nicht richtig identifizieren, wenn zu viele Dokumente mit demselben Namen übermittelt wurden und die dem Namen angefügten eindeutigen Zeichen keine sinnvolle Form der Identifikation bieten.

Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation, ob die SharePoint-Versionsverwaltung (Standard) verwendet werden soll oder ob eindeutige Zeichen an das Ende von doppelten Dateinamen angefügt werden sollen.

Kontext beibehalten

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird für Dokumente, die die ursprünglichen Überwachungsprotokolle und Eigenschaften enthalten, der Kontext beibehalten und mit den Dokumenten gespeichert. Dies kann wichtig sein, wenn Sie alle Verlaufsinformationen zum Dokument beibehalten möchten, beispielsweise wenn ein Dokument an eine Datenarchiv-Website gesendet wird. Wird der Kontext beibehalten, können Benutzer über die Seite Eigenschaften anzeigen eines Elements auf Konformitätsdetails klicken.

Hinweis

Das Beibehalten des Kontexts hat Auswirkungen auf den Speicher. Überwachungsdaten können rasch angesammelt werden und viel Speicherplatz in einer Inhaltsdatenbank einnehmen, besonders dann, wenn die Ansichtsüberwachung aktiviert ist. Weitere Informationen zur Auswirkung von Überwachungsdaten auf die Speicherkapazität finden Sie im Abschnitt zur Speicherung und zur SQL-Kapazitätsplanung und -konfiguration.

Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation, ob das ursprüngliche Überwachungsprotokoll und die Eigenschaften für Dokumente an diese Website übermittelt werden sollen.

Regel-Manager

Sie können Benutzer angeben, die Regeln erstellen und bearbeiten können. Regel-Manager müssen die Berechtigungen zum Verwalten der Website besitzen, damit sie Regeln erstellen und bearbeiten können. Regel-Managern müssen die Metadaten-Ausdruckssätze und Bedingungen bekannt sein, damit sie Regeln erstellen können, mit deren Hilfe die Lösung der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung möglichst effektiv implementiert wird. Zudem ist es wichtig, dass Regel-Manager die umfassenderen Implikationen der erstellten Regeln bestimmen. Es ist beispielsweise sehr wichtig, dass alle Regel-Manager in der Organisation die richtige Aktion für den Fall bestimmen, dass ein Ordner zu groß wird.

In den meisten Fällen erfüllt die Person, die die Regel erstellt, auch die Aufgabe des Regel-Managers. Unter einigen Umständen, wenn Sie beispielsweise eine ganze Gruppe neuer Regeln erstellen, möchten Sie vielleicht andere Regel-Manager angeben, die sicherstellen müssen, dass die Regel die ursprünglich erwarteten Ziele erfüllt. Wenn Sie angeben, dass Regel-Manager per E-Mail benachrichtigt werden, sobald Übermittlungen keiner Regel entsprechen, oder wenn Inhalte in der Abgabebibliothek verblieben sind, können Sie mehrere Regel-Manager angeben, falls der ursprüngliche Regel-Manager nicht verfügbar ist. Regel-Manager besitzen die Berechtigungen zum Bearbeiten aller Elemente in der Abgabebibliothek, um fehlende oder falsche Metadaten bei Bedarf für ein Dokument einzugeben bzw. zu verbessern, damit das Element einer Regel entspricht.

Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation die Benutzer oder Gruppen, die als Regel-Manager für die Website agieren.

Planen von Regeln für die Inhaltsorganisation

Regeln für die Inhaltsorganisation bilden den Kern der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung von Inhalten. Durch die Bedingungen in den Regeln wird bestimmt, ob die Regel auf ein Element angewendet werden soll, und wenn alle Bedingungen in der Regel zutreffen, wird vom Zielspeicherort angegeben, wohin das Element gesendet wird.

Beim Erstellen von Regeln müssen einige wichtige Aspekte beachtet werden. So können am besten allgemeine Regeln erstellt werden: das Erstellen und Senden an einen eindeutigen Ordner für jeden eindeutigen Wert einer bestimmten Metadatenspalte. Erstellen Sie Regeln für alle möglichen Übermittlungen. Erstellen Sie hierzu nur eine einfache Regel, die für einen bestimmten Inhaltstyp gilt. Oder erstellen Sie viele Regeln, die auf zahlreiche komplexe Arten Daten senden. Falls die Abgabebibliothek zahlreiche Elemente enthält, auf die keine der Regeln zutrifft, müssen Sie für diese Elemente feststellen, warum keine Regel angewendet wird. Dies kann auftreten, wenn Regeln nicht die Metadateneigenschaften widerspiegeln, die den Benutzern beim Tagging eines Dokuments zur Verfügung stehen.

Die in diesem Abschnitt bereitgestellten Informationen sollen Sie beim Planen von Regeln unterstützen, die ein effektiver Teil der Lösung der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung sein sollen. Das Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln soll als Unterstützung beim Planen von Regeln dienen. Füllen Sie ein separates Arbeitsblatt für jede neue Regel aus, die Sie erstellen möchten.

Bestimmen des Regelnamens

Der Regelname wird in den Berichten zum Inhalt und Dateienplan der Website verwendet. Legen Sie eine Benennungskonvention für Regeln fest, damit bestimmte Regeln in den Berichten und in der Liste der Regeln für die Inhaltsorganisation leichter identifiziert werden können. Wenn möglich, sollte der Regelname das Ziel der Regel beschreiben, die von der Regel organisierten Dokumenttypen angeben und/oder eine Unterscheidung bei den Bedingungen der Regel bereitstellen.

Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln den Regelnamen.

Bestimmen des Status und der Priorität einer Regel

Beim Erstellen einer Regel können Sie angeben, ob die Regel aktiv oder inaktiv ist. Ist eine Regel aktiv, können Sie eine Priorität von 1, die höchste Priorität, bis 9, die niedrigste Priorität, angeben. Falls mehrere Regeln die Bedingungen erfüllen, wird die Regel mit der höchsten Priorität zuerst angewendet.

Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln die Regelpriorität.

Bestimmen des Inhaltstyps

Eine Regel muss mindestens eine Metadateneigenschaft definieren: den Inhaltstyp. Über den Inhaltstyp können Sie dann weitere Eigenschaften auswählen, die in den Bedingungen für die Regel verwendet werden. Falls ein Inhaltstyp über einen alternativen Namen oder Alias auf einer anderen Website verfügt, können Sie die Angaben dort vornehmen. Es sind die Inhaltstypgruppen verfügbar, die sich zurzeit in der Websitesammlung oder auf der aktuellen Website befinden. Wenn ein Dokument mit einer Regel nach dem Inhaltstypalias übereinstimmt, wird das Dokument nach dem Inhaltstyp der Regel organisiert, und nicht nach dem Inhaltstypalias. Es stehen nur die Typen der ausgewählten Inhaltstypgruppe zur Verfügung.

Sie können eine Regel erstellen, die auf Dokumente mit einem unbekannten Inhaltstyp angewendet werden, indem Sie Dieser Inhaltstyp besitzt Alternativnamen in anderen Websites auswählen und dann * in Alternativnamen hinzufügen eingeben.

Verfügbare Inhaltstypgruppen und -typen (Standard)

Business Intelligence	Inhaltsorganisation	Digitales Objekt	Dokument	Dokumentenmappe	Seitenlayout	Veröffentlichung	Sonderformat
Bericht	Übermittlung per E-Mail	Audio	Standardseite	Dokumentenmappe	Artikelseite	Seite	Unbekannter Dokumenttyp
Webpartseite mit Statusliste		Grafik	Dokument		Umleitungsseite	Seitenlayout
		Rich-Media-Objekt	Spalten für Dublin Core Metadata		Willkommensseite	Veröffentlichungsgestaltungsvorlage
		Video	Formular
			Verknüpfung zu einem Dokument
			Listenansicht-Formatvorlage
			Gestaltungsvorlage
			Bild
			Webpartseite
			Wikiseite

Sie können auch eine Regel erstellen, die auf einen benutzerdefinierten Inhaltstyp angewendet wird, der von einem Standardinhaltstyp (in der Tabelle oben) als übergeordnetem Inhaltstyp abgeleitet wurde.

Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln die Inhaltstypgruppe, den Typ und den alternativen Namen auf anderen Websites.

Planen der Bedingungen

Regeln werden nach eigenschaftsbasierten Bedingungen angewendet. Sie können bis zu 6 Bedingungen für eine einzelne Regel definieren. Alle Bedingungen müssen für die Regel zutreffen, damit sie angewendet und das Element an seinen Zielspeicherort gesendet wird. Es können die Eigenschaften in einer Bedingung verwendet werden, die dem Inhaltstyp zugeordnet sind. Da mindestens ein Inhaltstyp angegeben werden muss, ist auch mindestens eine Bedingung vorhanden. Wenn Sie einen Inhaltstyp angeben, jedoch keine zusätzlichen eigenschaftsbasierten Bedingungen definieren, werden alle Elemente von der Regel nur nach dem Inhaltstyp organisiert.

Wenn eine Bedingung definiert wird, trifft diese Bedingung zu, wenn ein Wert das Produkt einer Eigenschaft und eines Operators ergibt. Platzhalter können nicht als Wert für eine Bedingung angegeben werden. Falls ein Wert nicht mit der Bedingung übereinstimmt, wird die Regel nicht angewendet, und das Element verbleibt in der Abgabebibliothek.

Arbeitsblattaktion: Mithilfe der Seite für die Inhaltsorganisationsregel können Sie die Eigenschaften bestimmen, die für den ausgewählten Inhaltstyp verfügbar sind. Erfassen Sie dann im Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln die Bedingungen für die Regel.

Planen des Zielspeicherorts

Jede Regel muss einen Zielspeicherort angeben, an den die Elemente, die der Regel entsprechen, gesendet werden. Bei einem Zielspeicherort kann es sich um eine andere Website, Bibliothek oder einen anderen Ordner handeln. Eine Regel kann auch angeben, dass für jeden eindeutigen Wert einer bestimmten Eigenschaft ein neuer Ordner am Zielspeicherort erstellt wird. Wird eine andere Bibliothek angegeben, muss diese Bibliothek den Inhaltstyp einschließen, der in der Regel angegeben ist.

Sie können ein Format für die Namen neuer Ordner angeben. Standardmäßig wird für einen neuen Ordner das Namensformat %1 - %2 verwendet, wobei %1 durch den Namen der Eigenschaft und %2 durch den Wert der Eigenschaft ersetzt wird. Wenn Sie beispielsweise die Berichtsstatus-Eigenschaft verwendet haben und ein neues Element empfangen wurde, für das der Berichtsstatus-Wert auf Abgeschlossen festgelegt ist, würde ein Ordner mit dem Namen Berichtsstatus - Abgeschlossen erstellt. Falls zahlreiche eindeutige Eigenschaften vorhanden sind und viele neue Ordner erstellt werden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie ein Format für die Ordnernamen angeben, das für die Benutzer in der Organisation sinnvoll ist.

Wenn Sie sich dazu entschließen, für jede eindeutige Eigenschaft einen neuen Ordner zu erstellen, müssen Sie bedenken, wie viele Elemente jeden neuen Ordner füllen können. Verwenden Sie die Option zum Erstellen von Ordnern für eine eindeutige Eigenschaft, wenn diese Gruppierung von Elementen sinnvoll ist. Das Erstellen eines neuen Ordners für jede eindeutige Eigenschaft kann, wenn Hunderte oder sogar Tausende eindeutige Eigenschaften auftreten können, zu einer verwirrenden und unnötig hohen Anzahl von Ordnern führen, in denen dann in den Standardlistenansichten nur mit Schwierigkeiten navigiert werden kann.

Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln den Zielspeicherort und ob automatisch für jeden eindeutigen Wert einer Eigenschaft ein neuer Ordner erstellt wird. Erfassen Sie zudem das Format für den Namen des neuen Ordners.

Planen der Eigenschaften des Zielspeicherorts

Wenn ein Inhaltselement an seinen Zielspeicherort gesendet wird, können neue Eigenschaften und Einstellungen angewendet werden, die für alle Elemente an diesem Speicherort gelten. So können beispielsweise alle Elemente in einer Bibliothek Personalwesen über eingeschränkte Anzeigeberechtigungen verfügen. Wenn Sie angeben, dass neue Unterordner am Zielspeicherort erstellt werden, erben diese Ordner die Eigenschaften des übergeordneten Speicherorts. Weitere Eigenschaften und Einstellungen können auf Websiteebene, in Websiteeinstellungen, und auf Bibliotheksebene, in Bibliothekseinstellungen, angegeben werden.

Zusätzliche Eigenschaften

Berechtigungen Durch das auf Metadaten basierende Weiterleiten von Inhalten an einen Zielspeicherort können Sie einen Zielspeicherort mit eindeutigen Berechtigungen angeben, wobei die Metadaten effektiv zum Anwenden von Berechtigungen verwendet werden.
Versionsverwaltung Durch das auf Metadaten basierende Weiterleiten von Inhalten an einen Zielspeicherort kann an diesem Zielspeicherort ein bestimmter Dokumentversionsverlauf angegeben werden (Versionsverwaltung).
Metadaten Durch das auf Metadaten basierende Weiterleiten von Inhalten an einen Zielspeicherort können an diesem Zielspeicherort weitere Metadaten und Enterprise-Schlüsselwörter angewendet werden.
Aufbewahrungs- und Inhaltstyprichtlinien Durch das auf Metadaten basierende Weiterleiten von Inhalten an einen Zielspeicherort können Inhalte an diesem Zielspeicherort einer Aufbewahrungsrichtlinie unterliegen, sodass die Inhalte auf jeden Fall gespeichert werden.
Workflows Durch das auf Metadaten basierende Weiterleiten von Inhalten an einen Zielspeicherort können Inhalte an diesem Zielspeicherort Workflows unterliegen.

Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln zusätzliche Eigenschaften, die auf den Zielspeicherort angewendet werden.