Neue Features in Lync 2010

Neue Benutzeroberfläche

Zusätzlich zur neuen Benutzeroberfläche bietet Lync 2010 eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit und neue Funktionen, die die Kommunikation fördern und spontane Besprechungen und Unterhaltungen unter Kollegen vereinfachen.

• Die Kontaktliste wurde um zusätzliche Funktionen für Anpassung und Suche erweitert. (Ausführliche Informationen finden Sie unter "Erweiterungen in Bezug auf Kontakte" weiter unten in diesem Thema.)

• Die Unterhaltungsliste zeigt die aktuellen und zuletzt geführten Unterhaltungen an. Wenn mehrere Unterhaltungen gleichzeitig geführt werden, können Benutzer problemlos zwischen den Unterhaltungsfenstern wechseln, indem sie in der Liste auf eine Unterhaltung klicken. Lync ruft den Unterhaltungsverlauf aus Microsoft Exchange Server ab und zeigt ihn auf der Registerkarte "Unterhaltungen" an, damit Benutzer zuletzt geführten Unterhaltungen anzeigen und fortsetzen können.

• In der Liste der Aktivitätsfeeds können Benutzer Hinweise und Statusaktualisierungen für Personen in ihrer Kontaktliste anzeigen. Benutzer können jetzt auf einfache Weise Informationen zu Aktivitäten anderer Benutzer anzeigen, z. B. Bürowechsel, neue persönliche Fotos oder einen Verlauf der letzten Statushinweise, die veröffentlicht wurden. Kontakte können gegenseitig aktuelle Aktivitäten anzeigen, wenn sie als "Familie und Freunde", "Arbeitsgruppe", "Kollegen" oder "Externe Kontakte" zugewiesen wurden.

• Die Registerkarte "Telefon" enthält ein Wähltastenfeld zum Tätigen von Anrufen, eine Liste der Voicemailnachrichten und eine Schaltfläche "Überprüfen" zum Testen der Anrufqualität.

Der Bereich "Ich"

Im oberen Bereich der Lync-Benutzeroberfläche wird angegeben, wie Benutzer für ihre Kontakte angezeigt werden, und Benutzer können ihren Status und weitere Informationen problemlos aktualisieren.

• Über die neue Funktion für persönliche Fotos kann anderen Personen ein Benutzerfoto angezeigt werden, und der Benutzer kann Bilder anderer Benutzer in der Organisation anzeigen. Benutzer können festlegen, ob sie ihr eigenes Bild anzeigen möchten, und ob sie Bilder anderer Benutzer anzeigen möchten. Sofern aktiviert, können Benutzer ihr Bild vom Standardfoto, das in den Active Directory-Domänendiensten gespeichert ist, in ein benutzerdefiniertes Bild aus den Microsoft SharePoint-Diensten oder einer öffentlichen Website ändern.

• Lync erfasst Daten zur Benutzerverfügbarkeit und zeigt an, ob sich der Benutzer in einer Besprechung befindet, gegenwärtig telefoniert oder sich nicht am Arbeitsplatz befindet. Anhand von roten, gelben und grünen Anzeigen können Benutzer den Status ihrer Kontakte auf einen Blick ermitteln. Zudem ist der neue Status "Nicht bei der Arbeit" verfügbar.

• Dank neuer Standortfunktionen kann Lync den Standort eines Benutzers ermitteln, wenn sich dieser auf dem Weg zwischen Arbeit und zu Hause befindet. Auf diese Weise kann im Notfall über die E9-1-1-Dienste (E9-1-1 [erweitert]) der Standort des Benutzers schnell ermittelt werden. Benutzer können diese Funktion auch dazu nutzen, ihre Kontakte darüber zu informieren, dass sie zurzeit unterwegs sind oder sich in einem anderen Gebäude befinden.

Erweiterungen in Bezug auf Kontakte

Mit der neuen Kontaktliste und den neuen Visitenkarten wird die Suche nach Kontakten vereinfacht und der Überblick über die Kontakte verbessert.

• Lync bietet erweiterte Anpassungsmöglichkeiten für die Anzeige von Kontakten. Benutzer können Kontakte nach Gruppe, Verfügbarkeit oder nach privater Beziehung anzeigen – mit oder ohne Fotos –, und sie können Unterhaltungen und Besprechungen direkt über die Kontaktliste starten, indem sie auf den Kontakt zeigen. Darüber hinaus können die Kontaktinformationen auf einfache Weise bearbeitet werden.

• Die Gruppe "Häufige Kontakte" enthält die 10 Kontakte, mit denen ein Benutzer am häufigsten Unterhaltungen führt (dabei handelt es sich nicht unbedingt um die zuletzt geführten Unterhaltungen). Lync füllt die Gruppe automatisch mit den Teammitgliedern des Benutzers. Benutzer können bevorzugte oder wichtige Kontakte ganz oben in der Gruppe "Häufige Kontakte" fixieren.

• Die Suche nach Kontakten wurde dahingehend verbessert, dass Benutzer nun eine Suche nach Fertigkeiten durchführen können. Mit dieser Funktion können Benutzer basierend auf einer in SharePoint aufgeführten Eigenschaft (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Fertigkeiten, Fachgebiet) nach Benutzern innerhalb der Organisation suchen. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn der Unternehmensadministrator SharePoint bereitgestellt und sowohl Lync als auch die Microsoft SharePoint-Integration aktiviert hat.

• Auf den neuen erweiterten Visitenkarten werden umfassendere Daten angezeigt, die nun auch statische Informationen aus dem Unternehmensverzeichnis sowie angepasste Telefonnummern und Informationen zu Anwesenheit, Standort und Zeitzone umfassen. Zudem werden Kalenderinformationen (frei/gebucht) aus Exchange Server angezeigt. Auf der Registerkarte "Organisation" der Visitenkarte wird die Position des Kontakts innerhalb der Organisationsstruktur angezeigt, und Benutzer können in der Hierarchie navigieren.

• Wenn Ihre Organisation Microsoft Exchange Server 2010 bereitgestellt hat, wird ein einziger einheitlicher Kontaktspeicher für Lync, den Microsoft Outlook-Client für Messaging und Zusammenarbeit und andere Endpunkte verwendet, sodass eine Verwaltung mehrerer Kontaktlisten nicht länger notwendig ist. Darüber hinaus bietet diese Konfiguration ein konsistentes Benutzererlebnis für mehrere Programme.

Datenschutzfunktionen

Mit den neuen Datenschutzfunktionen können Benutzer genauer steuern, wer auf ihre Informationen zugreifen kann.

• Zugriffsebenen werden nun als private Beziehungen bezeichnet. Benutzer können ihren Kontakten unterschiedliche private Beziehungen zuweisen, z. B. "Familie" oder "Arbeitsgruppe", je nach Beziehung zu einem Benutzer. Benutzer können ferner vertrauenswürdige Domänen für Personen außerhalb der Organisation hinzufügen.

• Die erweiterte Datenschutzfunktion für Anwesenheitsinformationen ist eine neue Option. Mit der erweiterten Datenschutzfunktion für Anwesenheitsinformationen wird die Anwesenheit eines Benutzers nur für Kontakte in der Kontaktliste, nicht jedoch für andere Benutzer innerhalb der Organisation angezeigt.

Office- und Windows 7-Integration

Durch die verbesserte Interoperabilität von Lync mit Microsoft Office und dem Betriebssystem Windows 7 können Benutzer aus Office und Windows auf Lync-Funktionen zugreifen.

• Bei Ausführung von Microsoft Office 2010 mit Lync können die Benutzer eine Vielzahl der Funktionen in Lync auch in Office-Programmen ausführen. Lync-Funktionen, wie beispielsweise das Senden von Sofortnachrichten und das Freigeben von Dokumenten, sind in Microsoft Office 2010-Produkten verfügbar (u. a. in Outlook, Word, im Präsentationsgrafikprogramm Microsoft PowerPoint und im Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel). Darüber hinaus steht diese Funktionalität auch in den SharePoint-Diensten zur Verfügung.

• Lync-Kontakte werden in Outlook angezeigt. Benutzer können Sofortnachrichten- oder Telefonunterhaltungen aus Office-Anwendungen starten, ohne zu Lync wechseln zu müssen. Darüber hinaus können Benutzer eine Outlook-E-Mail-Nachricht nun direkt aus Lync senden.

• Die Lync-Funktionen sind in der Windows 7-Taskleiste verfügbar.

Programmfreigabe, Desktopfreigabe und Funktionen für die Zusammenarbeit

Die Funktionen für Freigabe und Zusammenarbeit in Lync wurden erweitert und umfassen nun nicht nur die Desktopfreigabe, sondern zusätzlich die Programmfreigabe, Whiteboard- und Anmerkungstools, eine Abstimmungsfunktion sowie die Freigabe von PowerPoint-Präsentationen.

• Benutzer können PowerPoint-Präsentationen während einer Onlineunterhaltung oder -besprechung hochladen, in diesen navigieren und Anmerkungen hinzufügen. Präsentationen werden an alle Besprechungsteilnehmer übermittelt und können auf den Computern dieser Benutzer gespeichert werden. Wenn die PowerPoint-Präsentation nicht freigegeben wird, können Benutzer deren Verfügbarkeit basierend auf der Teilnehmerrolle (Organisator, Referent, alle Teilnehmer) einschränken.

• Ein Whiteboard ist ein leerer Bildschirm, der im Rahmen einer Zusammenarbeit eingesetzt wird und auf dem Text, Zeichnungen, Formen und Bilder verwendet werden können. Anmerkungen auf Whiteboards sind für alle Teilnehmer sichtbar. Die Whiteboardfunktion verbessert die Zusammenarbeit, indem Besprechungsteilnehmer die Möglichkeit erhalten, Ideen zu diskutieren, ein Brainstorming durchzuführen, Notizen zu machen usw.

• Das Laserpointertool kann in PowerPoint-Präsentationen und Whiteboardsitzungen verwendet werden.

• Benutzer können Dateien für Besprechungsteilnehmer freigeben, indem sie sie als Anlage hochladen. Während einer Besprechung können Teilnehmer die Anlagen herunterladen. Benutzer können die Verfügbarkeit von Anlagen basierend auf den Rollen der Besprechungsteilnehmer (Organisator, Referent, alle Teilnehmer) einschränken.

• Mit der Abstimmungsfunktion wird die Zusammenarbeit verbessert, da Referenten umgehend die Vorlieben bzw. Meinung der Teilnehmer ermitteln können. Während einer Onlinebesprechung oder -unterhaltung können Referenten mit dieser Funktion anonyme Antworten der Teilnehmer sammeln. Die Ergebnisse werden allen Referenten angezeigt, und die Referenten können entscheiden, ob die Ergebnisse auch für die Teilnehmer sichtbar sein sollen.

Aufzeichnung und Wiedergabe

• Wenn der Administrator die Aufzeichnungsfunktion aktiviert, können Organisatoren und Referenten sämtliche Aspekte einer Lync-Sitzung aufzeichnen. Zu den erfassten Daten zählen Informationen zu den Teilnehmern einer Besprechung, Audio, Video und Inhalte von Sofortnachrichtenunterhaltungen, Programmfreigabesitzungen, PowerPoint-Präsentationen, Handzettel, Whiteboards usw.

• Aufzeichnungen werden auf dem Computer des Organisators oder Referenten gespeichert, können jedoch auch an einem Speicherort veröffentlicht werden, auf den andere Benutzer zugreifen können.

Verbessertes Beitrittserlebnis für Besprechungen

In Lync können Benutzer schneller einer Besprechung beitreten und Besprechungen einfacher planen.

• Das optimierte Onlinebesprechungs-Add-In für Microsoft Lync 2010 und die verbesserte Benutzeroberfläche für Besprechungen vereinfachen das Planen von Besprechungen in Outlook und den Vorgang zum Einladen von Benutzern vor oder während einer Besprechung.

• Anhand der Metriken zum Besprechungsbeitritt in Lync kann die Leistung dieses Vorgangs gemessen werden. Bei Verwendung von Lync sollte eine Beitrittszeit von weniger als zwei Sekunden erzielt werden.

• Es werden überall dort Einstiegspunkte für den Beitritt zu einer Besprechung angezeigt, wo Besprechungsinformationen zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können Benutzer die erforderlichen Informationen leichter auffinden und einer Besprechung beitreten, ohne das Programm zu wechseln.

• Besprechungs-URLs sind einfacher, leichter zu merken und leichter zu kommunizieren. Die Einladung wurde vereinfacht, indem nun eine kürzere https://-URL verwendet wird. Der Organisator kann die Sprache der Einladung von einer anderen Sprache in Englisch ändern und Onlinebesprechungen planen, wenn Lync nicht zur Verfügung steht.

• Es werden Authentifizierungsfehler verhindert, die durch eine versehentliche Konfiguration der Zugangssteuerung oder durch in letzter Minute durchgeführte Teilnehmeränderungen hervorgerufen werden. Anonyme Benutzer und Teilnehmer, bei deren Authentifizierung ein Fehler auftritt, werden in die Lobby umgeleitet. Referenten können die Teilnahme dieser Benutzer anschließend zulassen oder ablehnen.

• Mobiltelefonbenutzer können einer Audiokonferenz über die Einladung mit nur einem Klick beitreten.

Konferenzen mit eingehender und ausgehender PSTN-Verbindung

Das Beitrittserlebnis von Benutzern, die sich über Festnetzverbindungen (Public Switched Telephone Network, PSTN) in eine Konferenz einwählen, wurde durch eine Reihe von Erweiterungen verbessert.

• In Microsoft Lync Server 2010 muss der Benutzer beim Beitritt zu einer Konferenz nur noch auf einige wenige kurze Ansagen reagieren.

• Anrufer werden nicht mehr getrennt, wenn kein Benutzer verfügbar ist, der ihre Teilnahme akzeptieren kann. Stattdessen warten die Anrufer in der Lobby. In Lync Server 2010 können Organisatoren Anrufern, die in der Lobby warten, den Zugang verweigern.

• Anrufer haben über das Hilfemenü Zugriff auf DTMF-Befehle (Dual-Tone Multiple-Frequency, Tonwahlverfahren).

• Anrufer werden darüber benachrichtigt, wenn Gespräche aufgezeichnet werden.

• Einwahleinstellungen für Audiokonferenzen werden automatisch konfiguriert. Es ist nicht erforderlich, einen Audiokonferenzanbieter zu konfigurieren.

• Mit der optionalen Funktion für ausgehende Konferenzverbindungen können Benutzer über eine PSTN-Nummer am Audioteil einer Besprechung teilnehmen. Bei ausgehenden Telefonverbindungen ruft der A/V-Konferenzdienst von Lync Server den Benutzer an, und der Benutzer nimmt das Gespräch entgegen, um an der Besprechung teilzunehmen.

Videoerweiterungen

Das Videoerlebnis in Lync wird um verbesserte Videosteuerelemente und eine Vollbildfunktion erweitert, plus Unterstützung für Panorama-, Multipoint-, Abonnement- sowie VGA- und HD-Videos (High Definition) in Konferenzen.

Erweiterungen für Vorgesetzte/Stellvertreter

Zusätzlich zu den im Abschnitt "Anrufbehandlung: Erweiterungen für Stellvertreter und Reaktionsgruppen" aufgeführten Funktionen (weiter unten in diesem Thema) bietet Lync jetzt Unterstützung für Delegierungsfunktionen, sodass Stellvertreter nicht zwischen Lync und der Microsoft Lync 2010 Attendant-Konsole wechseln müssen. Lync bietet ab sofort die folgenden Funktionen: Benachrichtigung, wenn ein Benutzer als Stellvertretung für einen Benutzer hinzugefügt wurde, die Fähigkeit zum Tätigen von Anrufen im Namen des Vorgesetzten sowie die automatische Kontaktgruppe, die Personen enthält, für die der Benutzer als Stellvertretung fungiert. In Lync kann ein Stellvertreter mehrere Vorgesetzte unterstützen und Tools für die Zusammenarbeit (wie z. B. Programmfreigabe und Dateiübertragung) verwenden, die von Lync 2010 Attendant nicht unterstützt werden.

Parken und Fortsetzen von Anrufen

Administratoren können die Funktion zum Parken von Anrufen aktivieren, mit der Benutzer einen Anruf halten und anschließend entweder selbst annehmen oder andere Benutzer (z. B. über Instant Messaging) benachrichtigen können, damit diese den Anruf an ihren Telefonen oder an Telefonen in öffentlichen Bereichen entgegennehmen.

Prüfungen und Diagnose der Anrufqualität

Lync bietet Benachrichtigungen zur Verbesserung der Anrufqualität, wenn während eines Anrufs Geräte-, Netzwerk- oder Computerprobleme ermittelt werden.

• Die Qualität des Netzwerks wird in regelmäßigen Intervallen von einem Integritätsindikator überwacht. Ergibt die Überprüfung eine unzureichende Netzwerkqualität, wird eine Nachricht an den Benutzer gesendet. In dieser Nachricht wird dem Benutzer empfohlen, anhand eines Testanrufs zu überprüfen, ob die Qualität für den zu tätigenden Anruf ausreicht.

• Es werden etwa zwölf potenzielle Audioprobleme untersucht, darunter z. B. Echo, zu leises Sprechen und niedrige Bandbreite. Mögliche Fehlerquellen für Audioprobleme sind Netzwerk, Computer oder Geräte bzw. gleichzeitig auftretende Probleme.

• Über die Schaltfläche "Anrufqualität prüfen" können Benutzer einen Lync-Testanruf tätigen, um die Sprachqualität des Anrufs zu überprüfen. Bei diesem Anruf hört der Benutzer seine Stimme wie in einem tatsächlichen Anruf. Bei einem Testanruf wird der Benutzer vom Audiotestdienst aufgefordert, nach einem Signalton eine Sprachprobe mit vordefinierter Dauer (z. B. 10 Sekunden) aufzuzeichnen, die anschließend wiedergegeben wird. Anhand dieser Wiedergabe kann ermittelt werden, ob die Netzwerkqualität oder die Einstellungen des vom Benutzer verwendeten Geräts optimiert werden sollten.

• Wenn während eines Gesprächs ermittelt wird, dass ein verwendetes Gerät zu einer schlechten Audioqualität beiträgt (z. B. Echo oder Rauschen), werden der Benutzer und die weiteren Teilnehmer von Lync darüber informiert. Anhand der an andere Teilnehmer gesendeten Informationen können diese die Anrufqualität verbessern. Referenten können beispielsweise die Benutzerleitung stummschalten, wenn der Benutzer bei dem Gespräch lediglich zuhören muss.

Verbesserte Handhabung von Audiogeräten

Die verbesserte Handhabung von Audiogeräten ermöglicht eine einfachere Installation und Identifizierung mehrerer Audiogeräte. Benutzer können während einer Unterhaltung mit nur einem Klick das Gerät wechseln. Administratoren können Benutzern die Verwendung eines für Lync optimierten Geräts empfehlen und einen Link zur Website des Supportteams bereitstellen. Einstellungen zur Geräteoptimierung stehen im Dialogfeld "Lync – Optionen" zur Verfügung.

Unterstützung für Ortungs- und Notrufdienste (E9-1-1)

Bei aktivierten Notrufdiensten kann Lync Standortdaten an Notrufempfänger übermitteln, wenn der Benutzer eine Notrufnummer wählt (z. B. 9-1-1 in den USA).

• Bei diesen Standortinformationen, die an Notrufempfänger übermittelt werden, handelt es sich um den Standort, den der Administrator dem Benutzerstandort zugewiesen und in die Standortdatenbank eingegeben hat (beispielsweise Büronummer). Alternativ, wenn ein solcher Standort nicht verfügbar ist, wird der Standort übermittelt, den Sie manuell im Feld "Standort" eingegeben haben.

• Für den Administrator stehen zwei Richtlinien zur Auswahl: Aktivierung von E9-1-1 ohne zwingende Übermittlung der Standortdaten und Aktivierung der Notrufdienste unter der Voraussetzung, dass Benutzer einen Haftungsausschluss akzeptieren, wenn sie sich gegen die Übermittlung der Standortdaten entscheiden. Alle E9-1-1-bezogenen Benachrichtigungen können gemäß den rechtlichen Vorgaben der Organisation angepasst werden.

• Es gibt zwei Möglichkeiten zur Ermittlung des geografischen Standorts eines Benutzers: Der Benutzer kann einen Standort manuell eingeben, oder der Lync Server-Standortinformationsdienst stellt die Standortdaten für Lync bereit. Zusätzlich wird die Zeitzone des Benutzers aus Windows abgerufen.

Anrufbehandlung: Erweiterungen für Stellvertreter und Reaktionsgruppen

Lync bietet Verbesserungen im Hinblick auf Anrufdelegierung und Reaktionsgruppen.

• Lync Server bietet Unterstützung für verschiedene Delegierungsfunktionen, z. B. Teamschaltung (d. h. das Tätigen und Entgegennehmen von Anrufen im Namen eines Vorgesetzten), das direkte Kontaktieren eines Vorgesetzten zu jeder Zeit und die schnelle Weiterleitung von Anrufen an einen Vorgesetzten. Diese Funktionen ermöglichen einem Stellvertreter eine effizientere Anrufverwaltung.

• Die Anrufbehandlung durch Reaktionsgruppen wurde erweitert, sodass Reaktionsgruppenagents jetzt Anrufe anonym beantworten können, um eine Umgehung des Workflows für Anrufer zu verhindern, die eine Durchwahl wählen.

• Administratoren können die Synchronisierung von Stellvertretungen für den Microsoft Exchange-Kalender mit Lync Server einrichten. Bei Aktivierung werden Stellvertreter für den Exchange-Kalender, die über die erforderlichen Rechte und Berechtigungen verfügen (mindestens Berechtigung "Stufe 3"), automatisch als Stellvertreter des Benutzers in Lync hinzugefügt.

Verbessertes Telefonerlebnis

Die erweiterte Telefonfunktionalität von Lync bietet zusätzlich zu allen Funktionen einer herkömmlichen Nebenstellenanlage nützliche Funktionen zur Steigerung der Produktivität.

• Die Registerkarte "Telefon" enthält eine Liste der Voicemails und Anrufprotokolle, sowie ein auf dem Bildschirm angezeigtes Wähltastenfeld.

• Benutzer können rasch einen Testanruf tätigen, um die Audioqualität zu überprüfen.

• Über eine Funktion zum Erfassen von Protokollen können Benutzer Lync-Protokolle speichern, um Microsoft die Untersuchung von potenziellen Audio-, Video- oder Verbindungsproblemen zu ermöglichen. Die Protokolle müssen gemäß den Anweisungen des Unternehmensadministrators manuell hochgeladen werden. Der Unternehmensadministrator sendet die Protokolle anschließend zur Problembehandlung an Microsoft.

• Benutzer können ein persönliches Lieblingslied oder eine aufgezeichnete Ansage auswählen, das bzw. die wiedergegeben wird, wenn sich Anrufer in der Warteschleife befinden.