Erste Schritte: Portfoliomanager (Project Server 2010)

Zur Orientierung

Die Oberfläche von Project Web App besteht aus drei Hauptbereichen: der Schnellstartleiste, dem Menüband und dem Bereich zur Anzeige von Inhalten.

Die Schnellstartleiste führt die Hauptansichten und Seiten auf, auf die Sie Zugriff haben. Sie können auf diese Links klicken, um unterschiedliche Bereiche des Programms zu erreichen. Einige Seiten in Project Web App enthalten keine Schnellstartleiste. Ein Formular beispielsweise müssen Sie erst vollständig ausfüllen und speichern oder den Vorgang abbrechen, bevor Sie Zugriff auf die Schnellstartleiste erhalten.

Das Menüband ist eine Symbolleiste, mit der Sie Vorgänge an den Inhalten ausführen, die gerade im Anzeigebereich zu sehen sind. Dieses Menüband kann mehrere Registerkarten aufweisen, über die Sie zu verschiedenen Sätzen möglicher Aktionen wechseln können. Jede Registerkarte enthält Gruppen verwandter Schaltflächen zur Bearbeitung des Seiteninhalts.

Der Inhaltsanzeigebereich enthält Informationen über Ihre Portfolios, Projekte und Vorgänge. Dies ist das Hauptelement jeder Seite und der Bereich, in dem Sie Daten eingeben und einsehen.

Schritt 1: Zusammenarbeit mit dem Websiteadministrator

Wenn Ihre Organisation Project Web App gerade erst installiert hat und noch dabei ist, die Anwendung zu konfigurieren, besteht Ihre Rolle als Portfoliomanager darin, zusammen mit dem Websiteadministrator den Workflow des Projektlebenszyklus und das Layout der Seiten festzulegen, die zur Erfassung von Informationen über Projektvorschläge dienen.

• Projektlebenszyklus   Der Projektlebenszyklus wird in Project Web App durch einen Workflow dargestellt, den der Websiteadministrator der Organisation einrichtet. Dieser Workflow legt fest, wer welche Elemente an bestimmten Punkten im Lebenszyklus bestätigen muss. Workflows werden in Form von Phasen und Stufen erstellt.

  Ein Projektlebenszyklus kann z. B. die Phasen Erstellen, Auswählen, Planen und Verwalten umfassen. Innerhalb der Phase Erstellen kann es die Stufen Vorschlagsdetails erfassen, Vorschlag prüfen und Vorschlag ablehnen geben. Ein Vorschlag beginnt mit der Stufe Vorschlagdetails erfassen. Wenn die Person, die das Projekt vorschlägt, die Details einreicht, geht der Vorschlag zur Stufe Vorschlag prüfen über. Wenn die Beteiligten, die den Vorschlag prüfen, in dieser Stufe entscheiden, dass es wert ist, ihn weiter zu bewerten, gelangt er in die Phase Auswählen. Verwerfen die Beteiligten den Vorschlag, geht er in die Stufe Vorschlag ablehnen über, in der der Grund für die Ablehnung der Person mitgeteilt wird, die das Projekt vorgeschlagen hat.

  Wenn sich Ihre Organisation noch in einer frühen Phase der Einrichtung von Project Web App befindet, besteht ein hervorragender Ausgangspunkt darin, die Logik für den Projektlebenszyklus zu definieren. Überlegen Sie, welche Phasen und Stufen die Projektlebenszyklen in Ihrer Organisation bilden, und teilen Sie diese dem Websiteadministrator mit.

• Projektdetailseiten   Der Websiteadministrator ist die Person, die die Seiten zum Erfassen der Detailinformationen über Projektvorschläge erstellt. Dagegen ist der Portfoliomanager dafür verantwortlich, zu bestimmen, welche Informationen während der einzelnen Phasen und Stufen im Projektlebenszyklus erfasst werden müssen. Überlegen Sie, welche Informationen für die Entscheidungen in den einzelnen Phasen und Stufen im Lebenszyklus wichtig sind, und teilen Sie diese dem Websiteadministrator Ihrer Organisation mit.

Sobald der Websiteadministrator Project Web App so eingerichtet hat, dass diese Informationen widergespiegelt werden, können Sie zum nächsten Schritt übergehen, indem Sie als Portfoliomanager die betriebswirtschaftlichen Faktoren einrichten und priorisieren.

Schritt 2: Einrichten und Priorisieren von betriebswirtschaftlichen Faktoren

Investitionen in Projekte sollten auf der Grundlage erfolgen, wie gut sie zum Erreichen der Geschäftsziele einer Organisation beitragen. Portfoliomanager sind dafür verantwortlich, diese betriebswirtschaftlichen Faktoren in Project Web App zu erfassen und zusammen mit den jeweils Beteiligten einer Priorisierung zu unterziehen.

Zum Eingeben der betriebswirtschaftlichen Faktoren Ihrer Organisation in Project Web App klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Portfoliostrategie auf die Bibliothek betriebswirtschaftlicher Faktoren. Mithilfe der Tools auf der Registerkarte Faktor des Menübands können Sie neue betriebswirtschaftliche Faktoren erstellen.

Nachdem Sie in der Bibliothek alle betriebswirtschaftlichen Faktoren Ihrer Organisation eingegeben haben, besteht der nächste Schritt darin, sie zu priorisieren. Dadurch erreichen Sie eine realistischere Darstellung der strategischen Ziele Ihrer Organisation, was letzten Endes zu genaueren Bewertungen von Projektvorschlägen bei der Portfolioanalyse führen wird. Zum Priorisieren von betriebswirtschaftlichen Faktoren klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Portfoliostrategie auf Faktorpriorisierung.

Schritt 3: Analysieren von Projektvorschlägen

Während Projektvorschläge eingereicht werden, ist es Ihre Aufgabe als Portfoliomanager, sie für die Aufnahme in das Projektportfolio Ihrer Organisation zu analysieren. Das Ergebnis dieser Analyse bestimmt, ob der Vorschlag als neues Projekt angenommen oder abgelehnt wird.

Zum Analysieren der aktuell in Project Web App eingereichten Vorschläge klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Portfoliostrategie auf Portfolioanalysen. Mithilfe der Tools auf der Registerkarte Analysen des Menübands können Sie eine neue Analyse erstellen.