Grundlegende Planungsszenarien für Business Intelligence-Planungslösungen und -szenarien

Artikel
01/22/2017

Gilt für: SharePoint Server 2010 Enterprise

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2011-01-28

Microsoft Office 2010 beinhaltet einige interessante grundlegende Planungs- und Dateneingabehilfen für Organisationen. In den Szenarien für die Planung und Dateneingabe wird die Erfassung von Daten behandelt, die in Softwareanwendungen für einzelne Branchen (LOB) oder die Planung von Unternehmensressourcen (ERP) i. d. R. nicht verfügbar sind. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Daten:

Daten für zukünftige Zwecke (Pläne, Budgets und Prognosen) einer Organisation
Manuell erfasste und aufbereitete Ad-hoc-Daten

Microsoft Excel wird von Information Workern seit vielen Jahren für grundlegende Aufgaben ebenso wie für anspruchsvollere und komplexere Geschäftsszenarien umfassend eingesetzt.

Inhalt dieses Artikels:

Über Planungsszenarios
Vorteile der Business Intelligence-Plattform
Umfang der Lösung

Über Planungsszenarios

Grundlegende Planung und Dateneingabe

Produktmanager müssen Angaben zum Umfang der geplanten und prognostizierten Neueinstellungen machen.
Produktmanager müssen Angaben zu den geplanten und prognostizierten betrieblichen Aufwendungen (OPEX) machen.
Produktmarketingmanager müssen vergleichende Daten zu Marktanteilen, Umsatzvolumen, Preisgestaltung, Erträgen und Finanzdaten von Mitbewerber und Mitbewerberprodukten vorlegen.
Manager müssen Angaben zu Sollwerten für betriebliche KPIs (Key Performance Indicators) machen.

Weitergehende Planung und Dateneingabe

Ein Information Worker muss ein Geschäftsmodell konzipieren, mit dem Manager die Risiken von Änderungen an Annahmen des Unternehmens (z. B. bezüglich Umsatzvolumen oder Rohstoffkosten) im Hinblick auf die Rentabilität, den Cashflow und die finanzielle Stabilität "on-the-fly" einschätzen können.
Information Worker einer Organisation müssen neue Investitionsvorhaben unter Berücksichtigung entsprechender Budgets und Höchstgrenzen eingeben können, und diese müssen vom Management unter Berücksichtigung von Berechnungen anhand vergleichbarer Projektkriterien genehmigt werden können.
Die Verantwortlichen für die Beschaffung und die Leitung einer Organisation müssen die Lieferkette und die Produktionskapazitäten so beeinflussen können, dass sich diese an den globalen Daten für Vertrieb und Marketing ausrichten, um die Rentabilität zu maximieren.
Eine Organisation benötigt wöchentliche Umsatzprognosen der 2.000 Vertriebsmitarbeiter, die über den ganzen Globus verteilt sind, sowie entsprechende Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse für die Vertriebsleitung.
Komplexe Sicherheitsanforderungen für Hunderte und Tausende von Benutzern.
Übermittlung umfangreicher Datenbestände durch Information Workern bestehend aus Hunderten bis Hundertausenden von Datensätzen.

Andere Merkmale grundlegender und weitergehender Planung sowie Dateneingabe

In den vorangehenden Beispiele finden sich einige Merkmale, anhand derer grundlegende und weitergehende Planungs- und Dateneingabeszenarien unterschieden werden können. Dazu gehören u. a. Folgende:

Im Verhältnis zum Umfang der verwendeten Daten beinhalten die Szenarien relativ wenige betriebliche Berechnungen und Bestimmungen.
Die Aufgabe von Information Workern besteht in erster Linie darin, Daten einzugeben. Berechnungen mit den eingegebenen Daten werden i. d. R. von anderen Personen durchgeführt.
Information Worker geben numerische Daten ein und machen keine Angaben zu neuen Produkten, Produktdetails, Projektdetails oder Neueinstellungen.
Der Überprüfungs- und Genehmigungsaufwand für die von Information Workern eingegebenen Daten ist relativ gering.
Das Modell, das für diese Art der Dateneingabe erforderlich ist, ist ein einzelnes Modell (i. d. .R. ein einzelnes Arbeitsblatt in einer Excel-Kalkulationstabelle). Das Modell verfügt mit anderen Worten über eine eingeschränkte Dimensionalität von zwei bis fünf Dimensionen mit relativ wenigen Mitgliedern oder Elementen in der jeweiligen Dimension.

Diese Szenarien beinhalten zahlreiche Berechnungsregeln mit zunehmender Komplexität. Die Änderung eines einzelnen Dateneingabewerts kann eine Neuberechnung des gesamten Modells erforderlich machen. So kann eine Änderung im Wert eines Elements wie "Geplantes Umsatzvolumen" eine Neuberechnung der Umsatzerlöse, mengenabhängigen Rabatte, Umsatzkosten und Ausgabenposten erforderlich machen, die sich wiederum auf das Umsatzniveau, die Renditemargen, den Cashflow usw. auswirken können.
In weitergehenden Szenarien benötigen Information Worker häufig eine stärkere Interaktivität mit berechneten Regel und Ergebnissen, und die berechneten Ergebnisse müssen bereits im Rahmen der Dateneingabe angezeigt werden (Was-wäre-wenn-Szenario).
Bei zahlreichen Beteiligten und projektorientierter Planungsweise müssen Information Worker nicht nur die numerischen Daten eingeben sondern auch neue Personen und Projekte hinzufügen und Einzelheiten ändern können. Beispielsweise muss die Einstufung von beteiligten Personen angegeben werden können.
Weitergehende Planungs- und Dateneingabeszenarien wirken sich auf das Geschäfts- und Finanzergebnis einer Organisation aus, und es ist daher sehr wichtig, dass diese Szenarien auf der Datenebene eingehend vom Management der Organisation geprüft werden.
Die erforderliche Modellierung für weitergehende Planungsszenarien kann sehr komplex sein und u. a. Folgendes beinhalten:
- Mehrere Modelle (analog zu mehreren Arbeitsblättern in einer Excel-Arbeitsmappe mit verknüpften Excel-Arbeitsblättern)
- Mehrere Dimensionen (mehr als fünf oder mehr als zehn oder mehr) pro Modell zur Unterstützung des Planungsszenarios mit Dimensionen von Zehntausenden bis Hundertausenden Mitgliedern oder Elementen
- Unterschiedliche Details für Hierarchien wie die Planung zur Produkthierarchie auf Markenebene und Prognosen zur SKU

Vorteile der Business Intelligence-Plattform

Welches sind nun die Vorteile der Verwendung von Microsoft Office 2010 und SQL Server 2008 R2 in Planungs- und Dateneingabeszenarien?

Der große Vorteil von Office 2010 und SQL Server 2008 R2 ist das zentrale Datenmodell, in dem die eingegebenen Daten erfasst werden; dies gilt insbesondere für SQL Server 2008 Analysis Services in Verbindung mit relationalen SQL Server-Datenbanktabellen. Warum ist dies so wichtig?

In aller Regel sind auch bei den einfachsten Planungs- und Dateneingabeszenarien einer Organisation mehrere Personen an der Eingabe der Daten in einem Formular oder einer Vorlage (i. d. R. eine Excel-Kalkulationstabelle) beteiligt. Dies hat u. a. folgende Auswirkungen:

Information Worker müssen mehrere Arbeitsmappen erstellen und an andere Information Worker zur Datenerfassung weitergeben.
Möglicherweise werden in den einzelnen Arbeitsmappen Daten doppelt erfasst.
Änderungen und Aktualisierungen in einem verteilten Kalkulationstabellenmodell können problematisch und zeitaufwendig sein und zahlreiche manuelle Korrekturen erfordern.
Es gibt keine Sicherheit auf Datenebene in den Arbeitsmappen.
Die Daten werden jeweils in einer separaten Arbeitsmappe gespeichert; ein zentraler Datenspeicher ist nicht vorhanden.
Das Aggregieren von Daten aus zahlreichen verteilten Arbeitsmappen kann problematisch und zeitaufwendig und sowie zahlreiche manuelle Korrekturen erfordern.
Die Daten, die vom Prozess erfasst werden, können ohne manuellen Eingriff, beispielsweise Kopieren und Einfügen in andere Anwendungen, kaum wiederverwendet werden.
Durch die Implementierung von Geschäftsregeln sowie von betrieblichen Strukturen und -annahmen in den einzelnen Arbeitsmappen steigt die Gefahr mangelnder Datenqualität.

Worin bestehen nun also die Vorteile der Verwendung von SQL Server als zentrales Datenmodell?

SQL Server 2008 Analysis Services stellt, wie bereits dargelegt wurde, ein zentrales Datenmodell bereit, das im Vergleich zu verteilten Datenspeichern leichter (von erfahrenen Personen) verwaltet und aktualisiert werden kann.
Durch die Sicherheit auf Datenebene kann im Analysis Services-Datenmodell der Kreis von Benutzern eingeschränkt werden, die bestimmte Daten anzeigen können, und die Eingabe von Daten durch die Benutzer kann individuell konfiguriert werden.
Analysis Services ist das branchenführende OLAP-Modul, und durch Einschließen von Hierarchien in den Dimensionen werden die Daten automatisch aggregiert.
Analysis Services unterstützt eine Vielzahl an Tools und Datenverbindungen, sodass die eingegebenen und gespeicherten Daten einfach in anderen Anwendungen wiederverwendet werden können.
Die Verwendung von Excel 2010 und Analysis Services für die Dateneingabe und Berichterstellung umfasst u. a. folgende Vorteile:
- Information Worker verwenden eine vertraute Software (Excel) für die Dateneingabe mithilfe von PivotTables mit Rückschreibfunktionen.
- Information Worker können anhand eines einheitlichen und vordefinierten Datenmodells eigene Dateneingabeformulare erstellen. Das Erstellen von Pivot-Tabellen mit einem festgelegten Bereich für die Dateneingaben, z. B. ein Dateneingabebereich für bestimmte Zeiträume, wird in Excel 2010 standardmäßig nicht unterstützt und muss daher zunächst entsprechend konfiguriert werden.
- Information Worker können weiterhin alle Ad-hoc-Funktionen von Excel verwenden.

Mit SharePoint können die Dokumente für den Prozessworkflow überprüft und genehmigt werden.

Umfang der Lösung

Vor dem Hintergrund dieser Artikel wird eine Lösung für eine Reihe von Planungsszenarios eines fiktiven Unternehmens mit dem Namen AdventureWorks erstellt. Die Lösung wird als "AdventureWorks Planning" bezeichnet.

Alle Unternehmen, Organisationen, Produkte, Personen, Standorte und Ereignisse in diesem Beispiel sind fiktiver Natur. Ähnlichkeiten mit echten Unternehmen, Organisationen, Produkten, Personen, Standorten oder Ereignissen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt.

Mithilfe des Beispiels wird veranschaulicht, wie die Lösung auf Basis der Microsoft 2010-Plattform die folgenden Geschäftsanforderungen eines fiktiven Unternehmens erfüllen kann:

Planung, Budgetierung und Prognose mit paralleler Dateneingabe durch mindestens 10 Information Worker
Implementierung der Datensicherheit in Abhängigkeit vom Standort
Monatliche Prognosen, jährliche Budgetierung
Beginn des Geschäftsjahres jeweils im Januar
Die Dateneingabe für die Prognosen erfolgt auf Produkt-SKU-Ebene. (Daten können auch auf anderen Hierarchieebenen eingegeben werden, z. B. auf Produktmarkenebene, wenn die Hierarchie mithilfe der Datenmemberfunktion von SSAS als Clientcomputer definiert wurde. In der vorliegenden Lösung wird die Dateneingabe auf SKU-Ebene veranschaulicht.)
Dateneingabe an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Währungen
Zentrale Finanzübersicht für die Organisation in verschiedenen Währungen für alle Standorte (Währungsumrechnung)
Istwerte werden aus dem Quellsystem geladen, Prognosezeiträume reichen vom Ende eines Abrechnungszeitraums bis zum Ende eines Geschäftsjahres, und das Ende eines Abrechnungszeitraums wird monatlich geändert
Jährliche Anpassung der Vergütung der Mitarbeiter durch die Personalabteilung auf Basis der Gehaltsklasse
Anpassung der Mitarbeiterzahl durch Produktmanager anhand von Annahmen über Gehaltsklassen