Microsoft Project: Bessere Planung mit Microsoft Project
Bei der Planung und Ausführung Projektpläne, könnte mithilfe von Excel standardmäßig Ihren Fortschritt behindern. Es lohnt sich daher, sich mit Microsoft Project vertraut zu machen.
Eric Uyttewaal
IT-Projekte kommen Sie schnell und wütend. Sie können voraussichtlich mit wenig oder gar keine Ausbildung in Microsoft Project Zeitpläne zu erstellen. Wie Sie mit Microsoft Project zu erforschen beginnen, bald entdecken Sie diese Anwendung erfordert, dass Sie neue Projekt Management Begriffe lernen – und eine neue Anwendungsschnittstelle, die Sie übernimmt kennen diese Begriffe. Ist es wirklich Wert Ihre Zeit, dies zu tun?
Nach einer Weile werden Sie auch feststellen, dass Sie das disziplinierte Denken des Projektmanagements zu erwarten sind. Diese Disziplin erwartet, dass Sie den tatsächlichen Status des Projekts zu offenbaren. Es erwartet auch Sie vorherzusagen, wenn das Projekt abgeschlossen sein wird. Wollen Sie wirklich, dies zu tun? Welche Vorteile erhalten Sie von dieser neuen Welt des Projektmanagements zu erobern? Es stimmt, dass Lernen, Projektmanagement und Microsoft Project, auszahlen selbst wenn Microsoft Excel als Alternative zu verwenden.
7 Schritte zum Projekt Kompetenz
Hier sind sieben wichtigste Aufgaben, die Sie lernen, wirklichen Nutzen aus Microsoft Project als Tool Projektplanung müssen.
**1.**Unterscheiden Sie den ursprünglichen Zeitplan von den voraussichtlichen Zeitplan. Es gibt eigentlich zwei "Zeitpläne" die Sie in Microsoft Project halten: der ursprüngliche Zeitplan und den voraussichtlichen Zeitplan. Sie können den ursprünglichen Zeitplan in Microsoft Project als einen Satz von statischen Stichtage (und vielleicht später als die "Grundlinie Zeitplan") erfassen.
Der zweite Plan — den voraussichtlichen Zeitplan — ist ein dynamisches Modell des Projekts. Die Termine werden ständig neu berechnet und Ladenentwicklungsinitiativen beim Eingeben von Fortschrittsinformationen oder andere Änderungen vornehmen. Der voraussichtliche Zeitplan können Sie Abweichungen gegenüber dem ursprünglichen Zeitplan zu identifizieren. Da dies ein dynamisches Modell ist, hilft es auch Sie Wege finden, um Schlupf schnell zu reduzieren.
**2.**Schätzen der Vorgangsdauer. Schätzen ist schwierig. Manchmal hilft es, Annahmen, wie z. B. "Wir Ressourcen auf dieses Projekt des leitenden Qualifikationsniveau bekommen." Microsoft Project erwartet Sie, schätzen Sie die Dauer für jede Aufgabe.
**3.**Identifizieren Sie die Beziehungen zwischen Vorgängen ("Abhängigkeiten").Die meisten Aufgaben hängen von einem anderen abgeschlossen werden. Bericht drucken Aufgabe ist z. B. abhängig von der Erledigung der Aufgabe schreiben Bericht.
Microsoft Project erwartet Sie alle die Beziehungen zwischen Vorgängen erstellen das Prognosemodell zu identifizieren. Sie müssen diese Abhängigkeiten in der scheduling-Tool eingeben. Microsoft Project die Beziehungen zwischen den Aufgaben und deren Dauer bekannt ist, kann es berechnen und Neuberechnen der abhängige Vorgang Dates, die Ergebnisse in den voraussichtlichen Zeitplan fortgesetzt.
**4.**Vertrauen Sie Microsoft Project berechnet und prognostiziert die Datumsangaben in das Prognosemodell. Viele Benutzer sind eingeschüchtert, indem man ein Tool, das Daten zu berechnen, wenn sie sollen harte Fristen einzuhalten sind. Macht nichts: Wenn Sie den ursprünglichen Zeitplan von den voraussichtlichen Zeitplan unterscheiden, wird nicht die versprochenen Termine des ursprünglichen Zeitplans ändern. Sie würden bereits gespeichert haben jene Daten, die als eine Reihe von Termin Termine (oder geplante Termine), die ab dem Datum (neu-) Berechnungen gut geschützt sind. Wenn Sie die Beziehungen richtig eingerichtet haben, können Sie Microsoft Project zur Neuberechnung Daten vertrauen.
**5.**Überwachen Sie die wichtigsten Aufgaben ("kritische Vorgänge"), die Dauer des Projekts zu bestimmen. Sie brauchen nicht zu verfolgen alle Aufgaben in Ihrem Terminplan zu bringen, Ihr Projekt auf Zeit. Sie müssen nur Monitor sicher, dass Aufgaben, die das Projekt betreffen Endtermin. Diese sind die "kritische Vorgänge" technische Projektmanagement genannt. Microsoft Project wird diese kritische Vorgänge für Sie und Hand Sie auf einer Platte, die Ihr Projekt macht sie einfacher arbeiten markieren.
**6.**Ihre Prognosen Zeitplan regelmäßig zu aktualisieren. Der ursprüngliche Zeitplan muss statisch bleiben. Es muss nicht Aktuelles, es sei denn, Sie die vereinbarten Fristen Re-Negotiate. Sie muss den voraussichtlichen Zeitplan halten, sonst wird es aufhören, Prognose. Wenn Sie nicht Ihren Zeitplan aktualisieren, verlieren Sie das dynamische Modell.
Dieses dynamische Modell ist, was hilft Ihnen Schlupf zu berechnen und können Sie was-wäre-wenn-Szenarien für diese Abweichungen zu kompensieren versuchen. Mit den voraussichtlichen Zeitplan können Sie Interessengruppen zeigen, wie das Projekt in der Realität entfalten wird. Sie müssen diese auf dem neuesten Stand zu halten.
**7. Ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen, wenn Schlupf auftritt.**Wenn Sie mehr Ihrer Projekte auf Zeit kommen wollen, verpflichten Sie sich, mit den voraussichtlichen Zeitplan in Microsoft Project. Dies wird helfen, Sie identifizieren und Rutschen so früh wie möglich behandeln. Der voraussichtliche Zeitplan macht nur Probleme sichtbar. Es liegt an Ihnen zu handeln und den Lauf des Projekts.
Warum werden Projekt beherrschen?
Erwarten Sie ein großes viele Vorteile aus Microsoft Project über was etwas wie z. B. Excel für Sie tun kann. Hier ist eine Handvoll von ihnen:
**Sie können beweisen, dass Sie mit Arbeit überlastet sind.**Wenn Sie zu viele Aufgaben oder Projekte, die auf Sie geworfen hatten, können Sie Ihren voraussichtlichen Zeitplan zu den Entscheidungsträgern beweisen. Sobald Ihr Geschäftsfeld Führer, dass es eine Arbeitsauslastung Problem anzuerkennen, können Microsoft Project 2010 als Tool Sie um Ihre Arbeit wieder vernünftig zu machen. Das dynamische Modell hilft Ihnen, schnell was-wäre-wenn-Szenarien entwickeln.
**Sie können beweisen, dass Ihr Projekt unterbesetzt ist.**Es ist einfach zu beweisen für Entscheidungsträger, die etwas geschehen muss — mehr Personal bekommen, bekommen mehr Zeit oder weniger Qualität liefern.
**Sie können beweisen, dass Ihr Projekt unterfinanziert ist.**Wenn Sie Terminplan Prognose von Grund auf neu aufbauen, erhalten Sie einen Personal und Kosten Voranschlag für jede Aufgabe aus Ihrem Team. Wenn die Prognose für das Projekt das Budget überschreiten rechts weg die Fledermaus Ihnen zeigt, wissen Sie, dass Sie mehr Ressourcen benötigen. Das zusätzliche Detail bietet Ideen für wie Sie das Projekt gesund machen können.
**Sie werden in der Lage, Ihr Projekt besser zu prognostizieren und Last Minute Überraschungen zu verhindern.**Wenn Prognosemodellen erforderliche Fristen nicht erfüllen, nehmen Sie Korrekturmaßnahmen zu kritischen Projektaufgaben aus einer Zeit erforderlich, Kosten und Personal Perspektive zu beheben.
**Sie sparen Zeit als Projekt-Manager.**Microsoft Project ist effizienter als Excel für Ihren Terminplan auf dem neuesten Stand zu halten. In Excel müssen Sie ständig und manuell Daten entsprechend den aktuellen Status Ihres Projekts anpassen. Sie haben noch mehr Daten zu ändern, Sie Ihr Projekt genau vorherzusagen müssen. In der Tat in einem drei-Monats-Projekt könnte speichern, weniger als 56 Stunden der Planung bemühen, wenn Sie, Ihr Projekt in Microsoft Project planen.
Möchten Sie Ihren voraussichtlichen Zeitplan im Excel aktuell zu halten, müssen Sie überarbeiten den Start und Endtermin der 50 Aufgaben, im Durchschnitt für jede Überarbeitung des Zeitplans. Dieses nimmt Sie zwei Stunden jedes Mal – zwei Stunden Aufwand während der könnten Sie leicht Fehler machen. Infolgedessen, Menschen, die in der Regel in Excel planen lassen ihren Zeitplan nicht mehr aktuell, und dann verlieren sie ihre reporting-Tool als auch ihre Prognose-Modell.
**Sie werden effektiver Projektmanager.**Wenn Sie alle Beziehungen zwischen Vorgängen genau festgelegt haben, finden Sie viele parallele Pfade der Beziehungen in Ihrem Zeitplan. Nur eine dieser parallele Pfade bestimmt die Dauer des Projekts, den "kritischen Weg". Mit Begriffen wie kritische Pfad machen Sie effizienteren Projektmanager. Du wirst jederzeit wissen, welche Aufgaben Schlupf verursachen können und welche nicht.
Außerdem erhalten Sie besser zu schätzen. Weil Sie leicht Ihren Zeitplan in Microsoft Project auf dem Laufenden bleiben können, werden Sie zum Vergleichen die Schätzungen zu niedrig waren und welche zu hoch waren. Sie werden besser auf die schwierige Aufgabe der Schätzung und einen festeren Griff auf Ihre Zukunft.
Kurz gesagt, verbringen Sie weniger Zeit mit Microsoft Project, als Sie mit Excel werden. Sie werden auch Ihre Chance für den Projekterfolg erhöhen.
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Eric Uyttewaal ist eine PMP, MVP für Microsoft Project. Er ist Präsident der ProjectPro Corp., ein Unternehmen spezialisiert in Microsoft Project und Project Server, und der Autor des "Forecast Scheduling mit Microsoft Project 2010" (ProjectPro Corp., 2010). Wenn Sie möchten lesen mehr über Prognose Projekte mit Microsoft Project Bitte besuchen Sie projectprocorp.com/products.php.