Microsoft SharePoint 2010 Planung der Governance

Artikel
11/23/2015

Die Erstellung einer effektiven Governancestruktur erfordert Recherchen, Planung, die präzise Ausführung sowie die laufende Evaluierung und Pflege.

Steve Wright und Corey Erkes

Angepasst von "SharePoint Governance" (Apress, 2012)

Damit Ihre Organisation beschlossen hat, eine SharePoint-basierte Lösung bereitstellen. Du hast bei Hardware, Softwarelizenzen, Vernetzung und alle anderen technischen Details, die in der Bereitstellung von SharePoint gehen. An diesem Punkt gibt es ebenso viele technische Fragen, die Sie berücksichtigen sollten, aber sie sind wahrscheinlich nicht an der Spitze Ihres Verstandes. Vielleicht sie offensichtlich scheinen oder jemand anderes Anliegen sein erscheinen. Dazu zählen:

Wer ist der executive Sponsor für dieses Projekt; oder, mit anderen Worten, wer zahlt dafür?
Was wollen Sie erreichen?
Wie verwalten Sie das System, sobald es eingerichtet ist?
Wie machen Sie sicher, dass das System stellt die Dienste bereit, die das Geschäft braucht? Wie werden Sie in der Lage zu sagen, ob es nicht Wert zur Verfügung stellt?

All diese Fragen führen zu der Notwendigkeit für die Governance. Leider beantwortet diese nicht bis das System erhalten und jeder schneller laufen, und nicht, sie zu beantworten wird nicht Verzögerungen verhindern. Deshalb so viele Seiten ohne ein etabliertes Steuerungsplan bereitgestellt werden. Es ist auch, warum so viele scheitern. In gewisser Weise tragen relativ kostengünstig Startkosten und einfache Installation von SharePoint für dieses Problem. Kein Unternehmen würde sollten Sie implementieren ein Multimillionen-Dollar-Datacenter ohne eine klare Vorstellung davon, was es für verwendet werden würde und wie es verwaltet werden.

Im Idealfall sollte der executive Sponsor der Person initiiert das System regieren. Dies ist die Person, die die Finanzierung des Projekts hat die Behörde die Anforderungen steuern. Der Sponsor hat daher ein ureigenstes Interesse sehen, dass das System gut geführte und gibt Wert für das Unternehmen zurück.

Der IT-Manager ist oft mit dem Erstellen der SharePoint-Umgebung von jemand anderem im Geschäft beauftragt. In diesem Fall sollten sie sofort identifizieren die Führungskraft und führen sie in der Staatsführung bemühen. Ohne Beteiligung des Sponsors wird effektive Governance nicht möglich sein, weil es genügend Autorität fehlen wird.

Die nächste Aufgabe ist Schaffung des Standorts Vision. Diese Erklärung beschreibt, warum Sie die Website erstellen und welchen Wert Sie erwarten, dass es die Organisation zurückzukehren. Es gibt viele Hinweise für das Schreiben von guten Zielvorstellungen und viele Möglichkeiten, ihnen zu schreiben. Hier sind ein paar Vorschläge zu beachten:

Schreiben Sie die Anweisung, als ob das System bereits vorhanden ist und alle seine Ziele erreicht.
Die Anweisung sollte nicht länger als ein oder zwei Sätze.
Die Vision sollte allgemein genug zur Deckung des ganzen Zweck der System, aber spezifisch genug, um spätere Entscheidungen bezüglich der Umsetzung führen.
Die Anweisung sollte beschreiben das Portal Rolle innerhalb der Organisation und der Wert, den sie zur Verfügung stellen will.

Das Vision Statement wird für das Intranet, extranet oder Internet-Site unterscheiden. Es variiert abhängig von der Reichweite des Portals über Abteilungen, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen. Die Vision sollte die wichtigsten Merkmale widerspiegeln, die Wert für das Unternehmen bereitstellt ohne Wohnung auf der Hand. Ein Unternehmensziels beschreibt, was auf die Website strebt für das Unternehmen zu erreichen.

Zusätzlich zu der Vision-Anweisung kann dies rechtzeitig erstellen ein Leitbild sein. Das Mission Statement ähnelt das Vision Statement, dass es hilft, den Entscheidungsprozess zu führen. Der Unterschied ist, dass ein Leitbild beschreibt das System Was ist zu tun, während ein Unternehmensziels skizziert, was es sein wird. Es kann zu prüfen, das Mission Statement direkt nach dem Aufbau des Governance-Teams sein.

Nachdem Sie die Vision und die Mission definiert haben, müssen Sie den Bereich der Governance-Bemühungen zu verstehen. Dies geht hand in hand mit dem Bereich des Systems. Beispielsweise wenn die Website als Intranet für eine Abteilung innerhalb des Unternehmens dienen wird, konzentrieren die Staatsführung bemühen auf die Bedürfnisse dieser Abteilung. Rahmen können Sie sagen, was ist und nicht relevant für das Projekt, und Fokus auf das, was am wichtigsten ist.

Kommunizieren

Kommunikation zwischen dem Governance-Team und den Rest der Organisation ist wichtig. An diesem Punkt ist es eine gute Idee zu beginnen, öffnen die Linien der Kommunikation. Formale Kommunikation und Bildung Pläne werden später kommen, aber gerade das Wort raus jetzt:

Bitten Sie um freiwillige für die Governance-Team.
Fragen Sie nach vorgeschlagenen Inhalte und funktionalen Anforderungen.
Fragen Sie für allen Ideen, die das Portal der Staatsführung Anstrengung Wert hinzufügen könnte.

Governance-Leadership

Nun, dass Sie verstehen, was Sie versuchen zu erreichen und was Sie nicht sind, müssen Sie eine Gruppe der Staatsführung aufs führen zu montieren. Dies ist die Governance-Ausschuss. Lassen Sie sich nicht den Wort Ausschuss in die Quere kommen. Wenn Ihre Organisation Kultur Ausschüsse als schlechte Sachen anzeigt, nennen Sie es etwas anderes. Einige gemeinsamen Alternativen sind Lenkungsausschuss, Führungsteam, Kompetenzzentrum und so weiter. Was auch immer seinen Namen, dieser Gruppe werden der Richtlinien und Standards, die das System zu arbeiten.

Sollten Sie die Arten von Menschen, die das Governance-Team bilden sollten. Dazu gehören die Staats-und Regierungschefs es, Wirtschaft und Verwaltung. Insbesondere müssen Sie das System Beteiligten zu ermitteln. Dies sind die Personen und Abteilungen mit ein ureigenes Interesse daran sehen das Projekt erfolgreich zu sein. Berücksichtigen Sie bei der Suche nach dem System Beteiligten, diese Fragen:

Wer finanziert das System?
Wer ist verantwortlich für Erfolg oder Misserfolg des Systems?
Wer das System verwendet werden?
Wer beeinflusst werden wenn das System nicht geschäftlichen Anforderungen erfüllt?
Wer verbringt Zeit Umsetzung oder Wartung des Systems?
Wer ist verantwortlich für die Festlegung der Informationsarchitektur des Systems?
Wer liefert und verbrauchen den Inhalt auf dem System?

Es ist unwahrscheinlich, dass allen Beteiligten Zeit notwendig, um in der Staatsführung bemühen sich aktiv engagieren können. Stattdessen sollte jeder Bereich ein oder mehrere Vertreter ernennen. Diese Vertreter haben die Erfahrung und die Befugnis, verbindliche Entscheidungen für ihre jeweiligen Gruppen.

Diese Teammitglieder werden Mentoren für Benutzer und Befürworter für das System in ihren Teil der Organisation. Achten Sie darauf, dass in der Governance-Team aufgenommen werden, dass jemand in Zeit und Interesse der Aufwand verpflichtet ist.

Sie sollten auch belohnt und anerkannt für ihre Beiträge. Teilnahme an dieser Art von Aktivität kann zeitaufwendig wenn gut gemacht werden. Es ist wichtig, die diesmal ihre gesamte Arbeitslast und Karriereplan berücksichtigt werden. Fragen, wer für diese Art von Arbeit über verwandeln ihre normalen 40-Stunden-pro-Woche-Job zwangsläufig das eine niedrige Priorität in.

Die Ziele

Wie jedes Projekt benötigt SharePoint Portal-Governance eine klar definierte Ziele oder Ziele. Wie bei Zielvorstellungen, es viele Ideen, wie gibt man Ziele einstellt. Eine der am häufigsten verwendeten Methoden ist die Verwendung der s.m.a.r.t. Ansatz:

Bestimmte. Ziele sollten genau was erreicht werden soll angeben.
Messbar. Ziele sollten quantifizierbar und konkrete sein, so dass Sie Fortschritt, Erfolg und Misserfolg Objektiv beurteilen können.
Erreichbar. Ziele sollten nie so eingestellt werden, dass sie nicht vollständig erreicht werden können. Einstellung eines Ziels, das ist schwer zu erreichen ist gut. Ein Ziel, das außerhalb der Reichweite ist sinnlos.
Relevant sind. Ziele sollten immer tragen zur Verwirklichung der Mission und Vision des Projekts.
Zeit gebunden. Ziele sollten mit einem Ablaufdatum kommen. Ein offenes Ziel ist von geringem Nutzen, weil es hat nie wirklich erfüllt werden.

Beim Festlegen von Zielen für eine SharePoint Portal-Projekt versuchen Sie zu erinnern, warum Sie das Projekt Unternehmen sind. Die Ziele die Organisation näher verschoben werden, um die Verwirklichung der Vision gleichzeitig ein Maßstab zur Messung der Fortschritte.

Ziele für Portal Governance häufig ordnen Sie den Wert für das Unternehmen bereitgestellt. Hierzu zählen Dinge wie die Senkung der total Cost of Ownership oder TCO, für das System und zur Gründung von organisatorischen Standards und Richtlinien. Sie können diese Ziele durch die Definition und Implementierung von Services innerhalb des Portals für Business-Anwender.

Ein weiterer Aspekt bei der Festlegung der Staatsführung Ziele schafft ein Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Kontrolle. Eine gute Steuerung erfordert einen ausgewogenen Ansatz. Zu wenig Kontrolle kann dazu führen, dass ein Mangel an Fokus und eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen. Zu viel Kontrolle kann ankurbeln und bewirken, dass das System in Nichtgebrauch fallen. Eines der Ziele der Staatsführung Anstrengung sollte effektiv dieses Gleichgewicht.

Zuweisen von Rollen und Verantwortlichkeiten

Einer der Hauptzwecke des Regierens soll sicherstellen, dass alle Beteiligten versteht, was von ihnen erwartet wird. Dieser Prozess beginnt mit der Gründung der Rollen der einzelnen Person oder Abteilung und Zuweisen von Aufgaben zu diesen Rollen. Hier sind einige allgemeine Governance-Rollen und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten:

Führungskraft. Dieses Projekt "Meister" ist in der Regel verbunden mit dem Teil des Geschäftsbereichs Bereitstellung der Ressourcen für das Projekt.

Projekt-Manager. Diese Person fährt das Projekt nach vorne und ist oft verantwortlich für erleichtern Sitzungen, sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden und die Kommunikation mit der Organisation im Namen des Teams.

Unternehmer. Dies ist normalerweise ein Manager oder leitende Mitarbeiter aus den Geschäftsbereichen mit dem System. Unternehmer helfen schaffen Systemanforderungen und einen Kanal für Benutzer-Feedback.

Benutzer Mentor (Trainer). Der Mentor oder Coach engagiert sich, damit Benutzer aus dem System herauszuholen und formelle oder informelle Schulung durchführen kann, Schreiben von Blog-Posts, beantworten Fragen und tun andere Formen der Betreuung Bedarf.

Power-User. Diese Person beherrscht, mit neuen Inhalt Design und Implementierung in das Portal und Mai sein oder auch nicht technischen, abhängig von der Art des Inhalts helfen sie Autor.

IT-Manager. IT-Manager eine Richtung für Administratoren und Entwickler, die mit dem System verbunden.

Anwendungsentwickler. Anwendungsentwickler erstellen benutzerdefinierte Funktionen. Dies kann neue Webparts, Workflows, InfoPath-Formulare und so weiter enthalten. Entwickler führen hoch technische Anpassungen im Rahmen der Power-user.

Systemadministrator. System-Administratoren installieren und Aktualisieren der Server mit dem Portal verbunden.

Unterstützung Support-Ressourcen sind verfügbar, um Fragen zu beantworten und Probleme zu lösen, wenn sie vom Anwender gemeldet werden.

Informations-Architekt. Diese Person trägt der Unternehmer definieren die Metadaten, Workflows, Site-Strukturen und anderen Komponenten, die die Informationen-Organisation zu steuern.

Web-Designer. Diese Person hilft das Look And Feel der Website in Verbindung mit dem Architekten Informationen herzustellen, und hilft auch Entwickler und Hauptbenutzer, Website-Design zu implementieren.

Inhaber der Website. Jede SharePoint-Website verfügt über einen oder mehrere Eigentümer, die Steuerung des Zugriffs auf die Website.

Website-Designer. Die Website-Designer Steuerelemente Listen, Bibliotheken und andere Inhalte innerhalb der Website. Der Inhaber der Website und der Website-Designer sind oft dieselbe Person.

Website-Mitarbeiter. Beitragender Website fügt neue oder aktualisierte Inhalte auf der Website.

Verantwortung für die vorhergehenden Rollen definieren möglicherweise so einfach wie das Erstellen einer Liste und die Verantwortung für jede Rolle zuweisen. Während eine Rolle für eine Aufgabe verantwortlich sein kann, sind häufig auch andere Rollen beteiligt. Es gibt zahlreiche Variationen auf die Definitionen dieser Begriffe, aber die allgemeine Idee ist die gleiche.

Wie Ihre Bemühungen regieren beginnt, wird die Liste der Aufgaben ziemlich kurz sein. Wie Ihr System wächst und Probleme auftreten, kann die Liste erweitert werden, wie notwendig, um sicherzustellen, dass alle komfortabel mit den Rollen aller Beteiligten.

Steve Wright

Steve Wright ist senior Manager im Bereich Business Intelligence Management für Sogeti USA in Omaha, Neb. Jahren die letzte Tonne arbeitete Wright Air Traffic Control, Finanz-, Versicherungs- und eine Vielzahl anderer Typen von Systemen. Er wurde verfasst und technische Bewertungen für viele vorherigen Titel für Microsoft-Produkte, einschließlich Windows, SharePoint, SQL Server und BizTalk durchgeführt.

Corey Erkes ist ein Manager-Berater für Sogeti USA in Omaha, Neb. Erkes arbeitete mit einer Vielzahl von Unternehmen an verschiedenen Punkten in der Lebenszyklen ihrer SharePoint-Implementierungen. Er ist auch einer der Gründungsmitglieder der Gruppe Benutzer SharePoint Omaha.