Microsoft SharePoint 2010: Collaboration Station

Microsoft SharePoint ist konsistent für die Unterstützung der Zusammenarbeit entwickelt und konfiguriert worden. Sie müssen jedoch dafür sorgen, dass die Benutzer die Software richtig verwenden.

Brien M.Posey

Microsoft SharePoint 2010 eignet sich zur Erstellung einer Umgebung für die Zusammenarbeit.Trotzdem gibt es effektive Zusammenarbeit viel mehr als ein paar Teamwebsites erstellen und Benutzer lose drehen.

Es ist zwar richtig, dass Erstellen von Teamwebsites ist oft der erste Schritt bei der Förderung einer kollaborativen Umgebung, SharePoint bietet eine Reihe von unterschiedlichen Funktionen entwickelt, um Ihre Benutzer produktiver sein.Zu einem gewissen Grad ist es bis zu Ihnen, um sicherzustellen, dass sie wissen, wie diese Features verwenden.Kenntnisse über die Plattform und die Prozesse ist der Schlüssel zu einer effektiven Teamerlebnis.

Social Tagging

Social tagging in SharePoint 2010 wurde.Obwohl es einfach den "Gefällt mir" Button und anderen sozialen - tagging-Funktionen als Microsofts Weg springen auf den sozialen Netzwerk Zug zu denken ist, stellen diese Funktionen tatsächlich sehr viel Sinn im Rahmen des Dokumenten-basierte Zusammenarbeit.

Das grundlegende soziale tagging Feature in SharePoint 2010 ist die I-Taste wie es.Im Gegensatz zu Facebook wie Button, der in der Regel verwendet wird, der Kommentar eines Freundes oder ein Bild zu genehmigen, können Sie die Schaltfläche "SharePoint 2010 I Like It" als eine Möglichkeit eine Favoritenliste zu erstellen.

I Like It Button macht es einfacher für die Benutzer an SharePoint-Inhalte finden, die sie später überprüfen wollen.Als Benutzer eine SharePoint-Website navigieren, kann er Inhalte kennzeichnen, indem Sie auf die I-Taste wie es.Z. B. Wenn ein Benutzer ein Dokument in einer SharePoint-Dokumentbibliothek er zum späteren Nachschlagen griffbereit halten will findet, er könnte aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Dokument mit einer Liste, dann klicken Sie auf das I Like It Button (siehe Abbildung 1).Benutzer können "wie" Inhalt von eigene meine Website, aber sie mögen auch Inhalte, die auf andere Websites wie z. B. einer Teamwebsite oder einer Kollegin meine Website gespeichert ist.

Abbildung 1 Benutzer können Dokumente kennzeichnen, indem Sie sie auswählen und klicken auf "Gefällt mir".

Wenn mehrere Elemente markieren, können Benutzer auf alle Inhalte zugreifen, den sie an einer Stelle gern haben.Um auf diese Inhalte zugreifen, kann ein Benutzer meine Website, klicken Sie auf den Profil-Link, gehen Sie zur Registerkarte Kategorien und Notizen, und klicken Sie auf das I Like It Link gehen (siehe Abbildung 2).Dadurch werden alle seine Liked Inhalt angezeigt.

Abbildung 2 Benutzer können klicken Sie auf den Link "Gefällt mir", um eine Liste aller Inhalte sehen sie wie.

Obwohl eine Liste der Lieblings-Dokumente durch die Vorliebe für bestimmte Dokumente erstellen relativ gut funktioniert, hat es seine Mängel.Ein mögliches Problem ist, dass ein Benutzer so viele Dokumente wie könnte, dass seine Liste zu lang wird.Dies ist, wo Markierungen und Notizen ins Spiel kommen.Markierungen und Notizen machen es viel einfacher für die Inhaltssuche.

Der Prozess für ein Dokument-tagging ist ähnlich mögen ein Dokument.Der Benutzer einfach aktiviert das Kontrollkästchen für ein bestimmtes Dokument, dann klickt Tags und Notizen.Wenn das resultierende Dialogfeld wird angezeigt, der Benutzer erstellt ein oder mehrere Tags mit Bezug auf das Dokument (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3 Benutzer können Dokumente ein oder mehrere Tags zuweisen.

Es gibt mehrere interessante Aspekte zum tagging Prozess.Wie ein Benutzer beginnt, einen Tag eingeben, zeigt SharePoint automatisch eine Liste der ähnlichen Tags bereits im Einsatz für andere Dokumente.Diese Liste hilft dem Benutzer auf zwei Arten.Zunächst kann er es als eine Verknüpfung verwenden.Wenn das Tag auf die Liste der bereits verwendeten ist, kann der Benutzer auf ein Listenelement anstatt zu beenden, den Namen des Tags eingeben klicken.

Eine weitere Möglichkeit ist die Liste hilfreich ist, dass es helfen kann, Konsistenz zu gewährleisten.Angenommen, wenn ihre eigenen Geräte allein überlassen, erstellen Benutzer mehrere verschiedene Tags, die alle das gleiche bedeuten soll.Genommen Sie an, ein Benutzer möchte ein Tag namens technische Dokumentation zu erstellen.Er könnte das Tag als technische Dokumentation, technische Dokumente oder sogar einige falsch geschriebene Variante eingeben.Haben eine Liste von ähnlichen Tags bereits in Benutzung hilft die Benutzerdokumente Tag in konsistenter Weise, anstatt mehrere unterschiedliche aber Synonym Tags zu erstellen.

Diese Methode der Kennzeichnung von Inhalten können Benutzer die Inhalte leichter finden.Zugriff auf Dokumente mit einem bestimmten Tag muss ein Benutzer gehen, um seine eigene Website, klicken Sie auf mein Profil, und wählen Sie die Registerkarte Markierungen und Notizen.Dies enthält die Tag-Cloud (siehe Abbildung 4).Beachten Sie, dass die Seite enthält die Worte technische Dokumentation fett gedruckt.Links neben der technischen Dokumentation ist die Wort-Berichte.Reports ist auch ein Tag, obwohl es viel kleiner als technische Dokumentation angezeigt wird.Je häufiger ein Tag verwendet wird, desto größer ist das Tag angezeigt.

Abbildung 4 Tags finden Sie auf der Seite Tags und Notizen.

SharePoint kann die Benutzer ihre Tags Sortieren der Tagwolke entweder alphabetisch oder nach Größe verfeinern.Je nachdem, wie sie die Auflistung der Elemente sortieren können sie zugreifen gekennzeichneten Inhalt einfach durch Klicken auf das Tag, das sie interessiert.

Die sozialen Aspekte der Kennzeichnung

Tags können auch anderen Benutzern helfen.Nehmen wir an, dass ein anderer Benutzer die Phrase technische Dokumentation im Bereich Interessen der ihr Newsfeed-Einstellungen eingibt.Wie sie die Phrase kommt, sie sehen technische Dokumentation aufgelistet als ein Schlüsselwort (siehe Abbildung 5).Dies zeigt an, dass jemand bereits mindestens ein Inhaltselement mit einer technischen Dokumentation Tag klassifiziert hat.Wenn ein Kollege ein Dokument mit technischen Unterlagen tags, wird das Dokument nun in der Benutzer Nachrichten-feed angezeigt werden.

Abbildung 5 Schlüsselwörter verwenden, wenn Sie Interessen in den Newsfeed-Einstellungen angeben.

Sie haben vielleicht bemerkt Abbildung 2 , dass wenn ein Benutzer ein Dokument tags, das Dialogfeld ein Kontrollkästchen verfügt mit der Bezeichnung Private.Verwenden Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Benutzer Dokumente für eigene Zwecke ohne die private Tags für Kollegen sichtbar wird tag.

Dies ist hilfreich in Situationen, in denen eine Organisation eine strenge Politik zu Tag Verwendung kann.Ein Benutzer möchte vielleicht die offiziellen Tags mit einige hilfreiche Tags seiner eigenen, ohne diese Tags wird für andere sichtbar zu erweitern.Wenn ein Benutzer auf private Tags verwenden wählen, kann er seine privaten Markierungen geht auf seine eigene Seite, indem auf mein Profil, die Sie auf der Registerkarte Kategorien und Notizen, und klicken Sie dann auf die Private Verbindung sehen.

Mithilfe von Notizen

Eine letzte Form des social tagging, die Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Benutzer kennen ist Notes.Notizen können sie um Kommentare zu Dateien oder andere Arten von Inhalten zu machen.Sie können allgemeine Notizen auch an Kollegen senden.

Das Beispiel in Abbildung 6 zeigt eines Kollegen meine Website.Beachten Sie, dass das Register Übersicht ein Notizbrett enthält.Um eine Notiz an diese Person senden, der Benutzer gibt eine Nachricht in das Notizbrett, dann klickt auf die Schaltfläche bereitstellen.Die Nachricht sollte als Teil des Empfängers Newsfeed angezeigt werden.

Abbildung 6 kann ein Benutzer auf eines Kollegen Notizbrett geben Sie eine Nachricht.

Benutzer können auch Notizen zu Dateien in einer Dokumentbibliothek anfügen.Dazu, der Benutzer aktiviert das Kontrollkästchen für die Datei und klickt auf das Symbol Tags und Notizen.Wenn das Dialogfeld angezeigt wird, muss der Benutzer klicken Sie auf die Registerkarte Notizbrett, dann geben Sie seinen Hinweis und klicken Sie auf Post.

Feed Newsfeed

Sie könnten am besten SharePoint 2010 Newsfeeds an der Wand Facebook vergleichen.Newsfeeds anzuzeigen Kollegen Aktivitäten, sowie andere Informationen, die Benutzer gewählt haben, benachrichtigt werden sollen.

Eine Sache über Newsfeeds, das neigt, Leute verwechseln ist, dass sie standardmäßig unabhängig von der Höhe der Aktivität leer bleiben.Im Gegensatz zu der Wand Facebook ist nicht normalerweise Newsfeed-Aktivität in Echtzeit gebucht.Es kann dauern eine Stunde oder mehr Newsfeed-Aktivität angezeigt.Benutzer können jedoch die Häufigkeit der ihre Newsfeed-Updates anpassen, damit sie mehr rechtzeitig angezeigt werden.

Newsfeeds werden als Zeitgeberaufträge kategorisiert.Daher, wenn Newsfeed Frequenz für Ihre Benutzer anpassen möchten, öffnen Sie die SharePoint-Zentraladministration-Konsole und navigieren Sie zum Monitoring | (Zeitgeberaufträge) Auftragsdefinitionen überprüfen | Benutzer Profile Service Application - Aktivitäts-Feed Job.Klicken Sie auf den Link für diese Zeitgeberauftrag und einen Zeitplan einrichten (siehe Abbildung 7).Wenn Sie den Auftrag sofort ausführen möchten, klicken Sie auf jetzt ausführen.Sie fertig sind, klicken Sie auf OK, um den Vorgang abzuschließen.

Abbildung 7 Sie können planen, die Häufigkeit, mit der Newsfeeds verarbeitet werden.

Teamdiskussionen

Eine letzte gemeinsame Funktion, die Sie den Benutzern erklären wollen ist Teamdiskussion.Teamdiskussion ist ein Diskussionsforum, das Teil einer Teamwebsite ist.Die Benutzer können Teamdiskussion zugreifen, indem Sie auf den Link Teamdiskussion auf der Teamwebsite-Willkommen-Bildschirm.

Wie die Newsfeeds sind Teamdiskussionen standardmäßig leer.Um begonnen zu erhalten, muss ein Benutzer in der Team-Diskussion-Seite gehen und klicken Sie auf hinzufügen neue Diskussion.Er aufgefordert werden, geben eine Betreffzeile für die Diskussion und geben eine Nachricht.Die Multifunktionsleiste oberhalb der Betreffzeile lässt auch ihn Anfügen einer Datei an den Diskussionsbeitrag und seine Rechtschreibprüfung (siehe Abbildung 8).

Abbildung 8 Ihrer Benutzer können neue Teamdiskussionen erstellen.

Andere Benutzer, die die Teamdiskussion-Seite besuchen können weitere Diskussionen erstellen oder lesen und beantworten Sie Gespräche bereits im Gange (siehe Abbildung 9).

Abbildung 9 Benutzer können lesen und beantworten von laufenden Diskussionen.

Es gibt zahlreiche Features für die Zusammenarbeit in SharePoint 2010.Einer der Schlüssel, um den Benutzern eine gute gemeinsame Erfahrung ist, um sicherzustellen, dass die gesamte Benutzer-Community mit allen Funktionen vertraut ist.Sobald sie wissen, wie man sie in geeigneter Weise zu verwenden, wird der Umfang der Zusammenarbeit natürlich effektiver, umfassender und anspruchsvoller geworden.

Brien M.Posey, MVP, ist ein freiberuflicher technischer Autor mit Tausenden von Artikeln und Dutzende von Büchern zu seinem Kredit. Sie finden die Website von Brien Posey unterbrienposey.com.

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