Öffentliche Ordner in Office 365 und Exchange Online

Exchange Online
 

Gilt für:Exchange Online

Letztes Änderungsdatum des Themas:2017-10-03

Öffentliche Ordner ermöglichen den gemeinsamen Zugriff und stellen ein einfaches und effektives Mittel zum Erfassen, Organisieren und Freigeben von Informationen für andere Personen in der Arbeitsgruppe oder Organisation dar. Dieser Inhalt wird mithilfe öffentlicher Ordner in einer Hierarchie angeordnet, die einfach zu durchsuchen ist. Benutzern wird die vollständige Hierarchie in Outlook angezeigt, sodass sie sie leicht nach den Inhalten durchsuchen können, an denen sie interessiert sind.

HinweisHinweis:
Öffentliche Ordner stehen in den folgenden Outlook-Clients zur Verfügung: Outlook Web App für Exchange 2013, Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook für Mac.

Öffentliche Ordner können auch als Archivierungsmethode für Verteilergruppen verwendet werden. Wenn Sie einen öffentlichen Ordner für E-Mail aktivieren und der Verteilergruppe hinzufügen, werden an die Gruppe gesendete E-Mails automatisch dem öffentlichen Ordner hinzugefügt, damit sie später zur Verfügung stehen.

Öffentliche Ordner sind zu folgenden Zwecken nicht geeignet:

  • Datenarchivierung. Benutzer, die Postfachbeschränkungen beachten müssen, verwenden manchmal öffentliche Ordner anstelle von Postfächern zum Archivieren von Daten. Diese Vorgehensweise wird nicht empfohlen, da dadurch Speicherplatz in öffentlichen Ordnern belegt wird und Postfachbeschränkungen ihren Sinn verlieren. Stattdessen wird die Verwendung von In-Situ-Archivierung in Exchange 2013 als Archivierungslösung empfohlen.

  • Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Zusammenarbeit. Öffentliche Ordner stellen keine Versionsverwaltung oder andere Dokumentverwaltungsfeatures wie z. B. gesteuerte Eincheck- und Auscheckfunktionen oder automatische Benachrichtigungen bei Inhaltsänderungen zur Verfügung. Stattdessen empfiehlt sich die Verwendung von SharePoint Online als Lösung für die Dokumentfreigabe.

Weitere Informationen zu öffentlichen Ordnern und anderen Methoden zur Zusammenarbeit in Office 365 und Exchange Online finden Sie unter Zusammenarbeit in Exchange Online.

Eine Liste häufig gestellter Fragen zu öffentlichen Ordnern in Office 365 und Exchange Online finden Sie unter FAQ: Öffentliche Ordner.

Weitere Informationen über Kontingente für öffentliche Ordner in Office 365 und Exchange Online finden Sie in den Dienstbeschreibungsthemen Freigabe und Zusammenarbeit und Exchange Online-Begrenzungen.

Eine Liste der Verwaltungsaufgaben für öffentliche Ordner finden Sie unter Öffentliche Ordnerprozeduren in Office 365 und Exchange Online.

Weitere Informationen über Begrenzungen für öffentliche Ordner in Office 365 und Exchange Online finden Sie unter Exchange Online-Begrenzungen.

Suchen Sie die Exchange Server 2013-Version dieses Themas? Weitere Informationen finden Sie unter Öffentliche Ordner.

Die Architektur für öffentliche Ordner verwendet speziell entworfene Postfächer, um sowohl die Hierarchie öffentlicher Ordner als auch ihren Inhalt zu speichern. Die wichtigsten Architekturkomponenten von öffentlichen Ordnern sind die Postfächer für öffentliche Ordner.

Es gibt zwei Arten von Postfächern für öffentliche Ordner: das primäre Hierarchiepostfach und die sekundären Hierarchiepostfächer. Beide Arten von Postfächern können Inhalte enthalten:

  • Primäres Hierarchiepostfach   Das primäre Hierarchiepostfach ist die einzige schreibbare Kopie der Hierarchie öffentlicher Ordner. Die Hierarchie öffentlicher Ordner wird auch in alle anderen Postfächer öffentlicher Ordner kopiert, ist dort jedoch schreibgeschützt.

  • Sekundäre Hierarchiepostfächer   Sekundäre Hierarchiepostfächer enthalten ebenfalls Inhalte öffentlicher Ordner sowie eine schreibgeschützte Kopie der Hierarchie öffentlicher Ordner.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Postfächer öffentlicher Ordner zu verwalten:

  • Navigieren Sie in der Exchange-Verwaltungskonsole zu Öffentliche Ordner > Postfächer für den öffentlichen Ordner.

  • Verwenden Sie in der Exchange-Verwaltungsshell den *-Mailbox-Satz von Cmdlets.

Die Hierarchie öffentlicher Ordner enthält die Eigenschaften der Ordner sowie organisatorische Informationen einschließlich der Baumstruktur. Jedes Postfach für öffentliche Ordner enthält eine Kopie der Hierarchie öffentlicher Ordner. Es gibt nur eine schreibbare Kopie der Hierarchie. Diese befindet sich im primären Postfach für öffentliche Ordner. Für einen bestimmten Ordner werden die Hierarchiedaten zum Identifizieren der folgenden Informationen verwenden:

  • Berechtigungen für den Ordner

  • Die Position des Ordners in der Struktur für öffentliche Ordner einschließlich der über- und untergeordneten Ordner

HinweisHinweis:
In der Hierarchie werden keine Informationen zu E-Mail-Adressen für E-Mail-aktivierte öffentliche Ordner gespeichert. E-Mail-Adressen werden im Verzeichnis gespeichert.

Beim Synchronisierungsvorgang für die Hierarchie öffentlicher Ordner wird ICS (Incremental Change Synchronization) verwendet. So wird ein Mechanismus für die Überwachung und Synchronisierung von Änderungen an einer Exchange-Speicherhierarchie oder an Inhalten bereitgestellt. Die Änderungen umfassen das Erstellen, Ändern und Löschen von Ordnern und Nachrichten. Wenn Benutzer Verbindungen zu Inhaltspostfächern hergestellt haben und diese verwenden, tritt die Synchronisierung alle 15 Minuten auf. Wenn keine Benutzer über eine Verbindung zu einem Inhaltspostfach verfügen, wird die Synchronisierung weniger häufig ausgelöst (alle 24 Stunden). Wenn ein Schreibvorgang, wie die Erstellung eines Ordners, in der primären Hierarchie durchgeführt wird, wird die Synchronisierung zum Inhaltspostfach sofort (synchron) ausgelöst.

WichtigWichtig:
Da nur eine schreibbare Kopie der Hierarchie vorhanden ist, wird die Ordnererstellung durch das Inhaltspostfach, mit dem Benutzer verbunden sind, an das Hierarchiepostfach weitergegeben.

Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren der Öffentliche Ordner-Hierarchie.

Inhalte öffentlicher Ordner können E-Mails, Beiträge, Dokumente und eForms einschließen. Die Inhalte werden im Postfach des öffentlichen Ordners gespeichert, werden jedoch nicht in mehrere Postfächer öffentlicher Ordner repliziert. Alle Benutzer greifen auf dasselbe Postfach für öffentliche Ordner zu, um dieselben Inhalte abzurufen. Zwar steht eine Volltextsuche im Inhalt eines öffentlichen Ordners zur Verfügung; Inhalte sind jedoch nicht über öffentliche Ordner hinweg durchsuchbar und werden nicht von der Exchange-Suche indiziert.

Während die Verwendung öffentlicher Ordner in Office 365 und Exchange Online zahlreiche Vorteile bietet, sollten Sie auch einige Einschränkungen überdenken, bevor Sie sie in Ihrer Organisation implementieren:

  • Outlook Web App wird unterstützt, aber mit Einschränkungen. Sie können öffentliche Ordner als Favoriten hinzufügen und entfernen und Vorgänge auf Elementebene durchführen, wie das Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Beantworten von Beiträgen. Sie können jedoch öffentliche Ordner nicht über Outlook Web App erstellen oder löschen.

  • Zwar steht eine Volltextsuche im Inhalt eines öffentlichen Ordners zur Verfügung; Inhalte sind jedoch nicht über öffentliche Ordner hinweg durchsuchbar und werden nicht von der Exchange-Suche indiziert.

  • Zum Zugreifen auf öffentliche Ordner in Office 365 und Exchange Online müssen Sie Outlook 2007 oder höher verwenden.

  • Aufbewahrungsrichtlinien werden für Postfächer öffentlicher Ordner nicht unterstützt.

Wenn Sie Ihre öffentlichen Ordner migrieren, verwenden Sie einen Prozess mit der Bezeichnung Batchmigration des öffentlichen Ordners. Bei der Batchmigration des öffentlichen Ordners (oder einfach nur Batchmigration) wird eine Postfachmigrationsanforderung für jedes Postfach des öffentlichen Ordners erstellt, das in Exchange Online vorhanden sein wird. Das Verwenden mehrerer Anforderungen bedeutet, dass die Migration viel schneller erfolgt, da die verfügbare Netzwerkbandbreite effizienter genutzt werden kann. Diese Vorgehensweise ist auch zuverlässiger, da die Möglichkeit einer einzelnen Störung oder eines Engpasses, die bzw. der sich auf die gesamte Migration auswirkt, verringert wird.

Obwohl die Batchmigrationen mit dem Cmdlet New-MigrationBatch in der Exchange-Verwaltungsshell gestartet werden müssen, können Status und Fertigstellung der Migration in EAC angezeigt und verwaltet werden. Da das Cmdlet New-MigrationBatch eine Postfachmigrationsanforderung für jedes Postfach für öffentliche Ordner initiiert, können Sie den Status dieser Anforderungen mithilfe der Seite für die Postfachmigration anzeigen. Sie können zur Seite für die Postfachmigration wechseln und Migrationsberichte erstellen, die Ihnen per E-Mail gesendet werden können, indem Sie die EAC in Exchange Online öffnen und zu Postfach > Migration navigieren.

Um die Batchmigration zum Migrieren Ihrer öffentlichen Ordner zu Exchange Online zu verwenden, muss der Exchange-Legacyserver die Anforderungen in der folgenden Liste erfüllen. Wenn dies der Fall ist und Sie beginnen können, checken Sie Verwenden der Stapelmigration zum Migrieren von öffentlichen Ordnern einer Vorgängerversion zu Office 365 und Exchange Online aus.

Exchange unterstützt das Verschieben Ihrer öffentlichen Ordner von den folgenden Legacyversionen von Exchange Server zu Office 365 und Exchange Online:

  • Exchange Server 2010 SP3 RU8 oder höher

  • Exchange Server 2007 SP3 RU15 oder höher

Informationen zum Migrieren öffentlicher Exchange 2013-Ordner finden Sie unter Migrieren von Exchange 2013-basierten öffentlichen Ordnern zu Exchange Online mithilfe einer Batchmigration.

Sie können öffentliche Ordner nicht direkt aus Exchange 2003 migrieren. Wenn Sie Exchange 2003 in Ihrer Organisation ausführen, müssen Sie alle Datenbanken und Replikate für öffentliche Ordner in Exchange 2007 SP3 RU15 oder höher verschieben. Keine Replikate für öffentliche Ordner können in Exchange 2003 verbleiben.

Es wird empfohlen, statt des PST-Exportfeatures von Outlook die Batchmigration zum Migrieren öffentlicher Ordner zu Office 365 und Exchange Online zu verwenden. Das Anwachsen des Postfachs für öffentliche Ordner in Office 365 und Exchange Online wird über ein Feature zur automatischen Aufteilung verwaltet, welches das Postfach für öffentliche Ordner aufteilt, wenn Größenkontingente überschritten werden. Das plötzliche Anwachsen der Postfächer für öffentliche Ordner kann nicht von der automatischen Aufteilung verwaltet werden, wenn Sie öffentliche Ordner über den PST-Export migrieren. Sie müssen dann möglicherweise bis zu zwei Wochen warten, bis die Daten durch automatische Aufteilung aus dem primären Postfach verschoben werden. Anweisungen für die Batchmigration finden Sie in Verwenden der Stapelmigration zum Migrieren von öffentlichen Ordnern einer Vorgängerversion zu Office 365 und Exchange Online und Migrieren von Exchange 2013-basierten öffentlichen Ordnern zu Exchange Online mithilfe einer Batchmigration. Wenn Sie jedoch bereits eine PST-Migration gestartet haben und ein Problem aufgetreten ist, weil das primäre Postfach voll ist, können Sie die PST-Migration auf zwei Arten wiederherstellen:

  1. Warten, bis die Daten von der automatischen Aufteilung aus dem primären Postfach verschoben werden. Dies kann bis zu zwei Wochen dauern. Allerdings können alle Öffentlichen Ordner in einem vollständig gefüllten Postfach für Öffentliche Ordner keine neuen Inhalte empfangen, bis die automatische Aufteilung abgeschlossen ist.

  2. Erstellen eines Postfachs für öffentliche Ordner und anschließendes Verwenden des Cmdlets New-PublicFolder mit dem Parameter Mailbox, um die verbleibenden Öffentlichen Ordner im sekundären Postfach für Öffentliche Ordner zu erstellen. In diesem Beispiel wird ein neuer Öffentlicher Ordner mit dem Namen PF201 im sekundären Postfach für Öffentliche Ordner erstellt.

    New-PublicFolder -Name PF201 -Mailbox SecondaryPFMbx
    

 

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