Öffentliche Ordner in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online

Öffentliche Ordner ermöglichen den gemeinsamen Zugriff und stellen ein einfaches und effektives Mittel zum Erfassen, Organisieren und Freigeben von Informationen für andere Personen in der Arbeitsgruppe oder Organisation dar. Dieser Inhalt wird mithilfe öffentlicher Ordner in einer Hierarchie angeordnet, die einfach zu durchsuchen ist. Benutzern wird die vollständige Hierarchie in Outlook angezeigt, sodass sie sie leicht nach den Inhalten durchsuchen können, an denen sie interessiert sind.

Öffentliche Ordner können auch als Archivierungsmethode für Verteilergruppen verwendet werden. Wenn Sie einen öffentlichen Ordner für E-Mail aktivieren und der Verteilergruppe hinzufügen, werden an die Gruppe gesendete E-Mails automatisch dem öffentlichen Ordner hinzugefügt, damit sie später zur Verfügung stehen.

Öffentliche Ordner sind zu folgenden Zwecken nicht geeignet:

• Datenarchivierung. Benutzer, die Postfachbeschränkungen beachten müssen, verwenden manchmal öffentliche Ordner anstelle von Postfächern zum Archivieren von Daten. Diese Vorgehensweise wird nicht empfohlen, da dadurch Speicherplatz in öffentlichen Ordnern belegt wird und Postfachbeschränkungen ihren Sinn verlieren. Stattdessen wird die Verwendung von In-Place Archiving als Archivierungslösung empfohlen.

• Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Zusammenarbeit. Öffentliche Ordner stellen keine Versionsverwaltung oder andere Dokumentverwaltungsfeatures wie z. B. gesteuerte Eincheck- und Auscheckfunktionen oder automatische Benachrichtigungen bei Inhaltsänderungen zur Verfügung. Stattdessen wird empfohlen, SharePoint Online als Lösung für die Dokumentationsfreigabe zu verwenden.

Weitere Informationen zu öffentlichen Ordnern und anderen Methoden für die Zusammenarbeit in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online finden Sie unter Zusammenarbeit in Exchange Online.

Weitere Informationen zu Kontingenten für öffentliche Ordner in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online finden Sie in den Dienstbeschreibungsartikeln Freigabe und Zusammenarbeit und Exchange Online-Grenzwerte.

Eine Liste der Verwaltungsaufgaben für öffentliche Ordner finden Sie unter Verfahren für öffentliche Ordner in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online.

Weitere Informationen zu den Grenzwerten für öffentliche Ordner in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online finden Sie unter grenzwerte für Exchange Online.

Suchen Sie nach der Exchange Server Version dieses Artikels? Weitere Informationen finden Sie unter Öffentliche Ordner in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online.

Architektur für öffentliche Ordner

Die Architektur für öffentliche Ordner verwendet speziell entworfene Postfächer, um sowohl die Hierarchie öffentlicher Ordner als auch ihren Inhalt zu speichern. Die wichtigsten Architekturkomponenten von öffentlichen Ordnern sind die Postfächer für öffentliche Ordner.

Postfächer für öffentliche Ordner

Es gibt zwei Arten von Postfächern für öffentliche Ordner: das primäre Hierarchiepostfach und die sekundären Hierarchiepostfächer. Beide Arten von Postfächern können Inhalte enthalten:

• Primäres Hierarchiepostfach: Das primäre Hierarchiepostfach ist die beschreibbare Kopie der Hierarchie öffentlicher Ordner. Die Hierarchie öffentlicher Ordner wird auch in alle anderen Postfächer öffentlicher Ordner kopiert, ist dort jedoch schreibgeschützt.

• Sekundäre Hierarchiepostfächer: Sekundäre Hierarchiepostfächer enthalten ebenfalls Inhalte für öffentliche Ordner und eine schreibgeschützte Kopie der Hierarchie öffentlicher Ordner.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Postfächer öffentlicher Ordner zu verwalten:

• Navigieren Sie im Exchange Admin Center (EAC) zu Öffentliche Ordner>Öffentliche Ordner Postfächer.

• Verwenden Sie in Exchange Online PowerShell den Cmdletssatz *-Mailbox.

Hierarchie öffentlicher Ordner

Die Hierarchie öffentlicher Ordner enthält die Eigenschaften und Organisationsinformationen der Ordner, einschließlich der Strukturstruktur. Jedes Postfach für öffentliche Ordner enthält eine Kopie der Hierarchie öffentlicher Ordner. Es gibt nur eine beschreibbare Kopie der Hierarchie, die sich im primären Postfach für öffentliche Ordner befindet. Für einen bestimmten Ordner werden die Hierarchieinformationen verwendet, um Folgendes zu identifizieren:

• Berechtigungen für den Ordner

• Die Position des Ordners in der Struktur für öffentliche Ordner einschließlich der über- und untergeordneten Ordner

Hierarchiesynchronisierung

Der Synchronisierungsprozess für die Hierarchie öffentlicher Ordner verwendet inkrementelle Änderungssynchronisierung (ICS), die einen Mechanismus zum Überwachen und Synchronisieren von Änderungen an einer Exchange-Speicherhierarchie oder einem Exchange-Inhalt bereitstellt. Die Änderungen umfassen das Erstellen, Ändern und Löschen von Ordnern und Nachrichten. Wenn Benutzer mit Inhaltspostfächern verbunden sind und diese verwenden, erfolgt die Synchronisierung alle 15 Minuten. Wenn keine Benutzer mit dem Inhaltspostfach verbunden sind, wird die Synchronisierung seltener ausgelöst (alle 24 Stunden). Wenn ein Schreibvorgang wie das Erstellen eines Ordners in der primären Hierarchie ausgeführt wird, wird die Synchronisierung sofort (synchron) mit dem Inhaltspostfach ausgelöst.

Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren der Hierarchie öffentlicher Ordner.

Inhalte öffentlicher Ordner

Inhalte öffentlicher Ordner können E-Mails, Beiträge, Dokumente und eForms einschließen. Die Inhalte werden im Postfach des öffentlichen Ordners gespeichert, werden jedoch nicht in mehrere Postfächer öffentlicher Ordner repliziert. Alle Benutzer greifen auf dasselbe Postfach für öffentliche Ordner zu, um dieselben Inhalte abzurufen. Obwohl eine Volltextsuche von Inhalten öffentlicher Ordner verfügbar ist, können öffentliche Ordnerinhalte nicht in öffentlichen Ordnern durchsucht werden (außer bei Verwendung des eDiscovery-Tools für die Inhaltssuche im Microsoft Purview-Complianceportal), und der Inhalt wird nicht von der Exchange-Suche indiziert.

Überlegungen

Obwohl die Verwendung öffentlicher Ordner in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online viele Vorteile hat, müssen Sie vor der Implementierung in Ihrer Organisation einige Dinge berücksichtigen:

• Outlook im Web wird unterstützt, hat jedoch Einschränkungen. Sie können öffentliche Ordner als Favoriten hinzufügen und entfernen und Vorgänge auf Elementebene durchführen, wie das Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Beantworten von Beiträgen. Sie können jedoch keine öffentlichen Ordner aus Outlook im Web erstellen oder löschen.

• Zwar steht eine Volltextsuche im Inhalt eines öffentlichen Ordners zur Verfügung; Inhalte sind jedoch nicht über öffentliche Ordner hinweg durchsuchbar und werden nicht von der Exchange-Suche indiziert.

• Sie müssen Exchange Online unterstützten Outlook-Client oder höher verwenden, um auf öffentliche Ordner in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online zuzugreifen.

Migrieren öffentlicher Ordner zu Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online

Wenn Sie Ihre öffentlichen Ordner migrieren, verwenden Sie einen Prozess namens Batchmigration für öffentliche Ordner. Die Batchmigration für öffentliche Ordner (oder einfach die Batchmigration) erstellt eine Postfachmigrationsanforderung für jedes Postfach für öffentliche Ordner, das in Exchange Online vorhanden ist. Die Verwendung mehrerer Anforderungen bedeutet, dass die Migration viel schneller verläuft, da die verfügbare Netzwerkbandbreite effizienter genutzt werden kann. Es ist auch zuverlässiger, da es die Wahrscheinlichkeit eines einzelnen Fehlers oder Engpasses reduziert, der sich auf die gesamte Migration auswirkt.

Batchmigrationen müssen zwar mit dem Cmdlet New-MigrationBatch in Exchange Online PowerShell gestartet werden, aber der Fortschritt und der Abschluss der Migration können im EAC angezeigt und verwaltet werden. Da das Cmdlet New-MigrationBatch eine Postfachmigrationsanforderung für jedes Postfach für öffentliche Ordner initiiert, können Sie den Status dieser Anforderungen mithilfe der Seite für die Postfachmigration anzeigen. Sie können die Seite zur Postfachmigration aufrufen und Migrationsberichte erstellen, die Per E-Mail an Sie gesendet werden können, indem Sie das EAC in Exchange Online öffnen und zu Postfachmigration> navigieren.

Um die Batchmigration zum Migrieren Ihrer öffentlichen Ordner zu Exchange Online zu verwenden, muss der Exchange-Legacyserver die Anforderungen in der folgenden Liste erfüllen. Wenn dies der Fall ist und Sie bereit sind zu beginnen, lesen Sie Verwenden der Batchmigration, um ältere öffentliche Ordner zu Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online zu migrieren.

Exchange unterstützt das Verschieben Ihrer öffentlichen Ordner nach Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online aus den folgenden Legacyversionen von Exchange Server:

• Exchange Server 2010 SP3 RU8 oder höher

Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Batchmigration zum Migrieren von Exchange Server öffentlichen Ordnern zu Exchange Online, um Ihre Exchange Server öffentlichen Ordner zu migrieren.

Es wird empfohlen, die Batchmigration anstelle des PST-Exportfeatures von Outlook zu verwenden, um öffentliche Ordner zu Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online zu migrieren. Microsoft 365 und Office 365 Postfachwachstum für öffentliche Ordner wird mithilfe eines Features für die automatische Aufteilung verwaltet, das das Postfach für öffentliche Ordner aufteilt, wenn es die Größenkontingente überschreitet. Die automatische Aufteilung kann das plötzliche Wachstum von Postfächern für öffentliche Ordner nicht bewältigen, wenn Sie den PST-Export verwenden, um Ihre öffentlichen Ordner zu migrieren, und Sie müssen möglicherweise bis zu zwei Wochen warten, bis die automatische Aufteilung die Daten aus dem primären Postfach verschoben wird. Anweisungen zur Batchmigration finden Sie unter Verwenden der Batchmigration zum Migrieren von öffentlichen Legacyordnern zu Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online und Verwenden der Batchmigration zum Migrieren von Exchange Server öffentlichen Ordnern zu Exchange Online. Wenn Sie sich jedoch für eine PST-Migration ausgewählt haben und ein Problem aufgetreten ist, bei dem das primäre Postfach voll ist, haben Sie zwei Optionen für die Wiederherstellung der PST-Migration:

1. Warten, bis die Daten von der automatischen Aufteilung aus dem primären Postfach verschoben werden. Dies kann bis zu zwei Wochen dauern. Allerdings können alle Öffentlichen Ordner in einem vollständig gefüllten Postfach für Öffentliche Ordner keine neuen Inhalte empfangen, bis die automatische Aufteilung abgeschlossen ist.

2. Erstellen Sie ein Postfach für öffentliche Ordner , und verwenden Sie dann das Cmdlet New-PublicFolder mit dem Parameter Mailbox , um die verbleibenden öffentlichen Ordner im sekundären Postfach für öffentliche Ordner zu erstellen. In diesem Beispiel wird ein neuer Öffentlicher Ordner mit dem Namen PF201 im sekundären Postfach für Öffentliche Ordner erstellt.

   New-PublicFolder -Name PF201 -Mailbox SecondaryPFMbx