Planungsdetails für Besprechungen in Lync Server 2013

Letzte Änderung: 04.10.2012

Nachdem sichergestellt wurde, dass zum angefragten Zeitpunkt keine weitere Besprechung anberaumt ist, planen die zuständigen Supportmitarbeiter die Besprechung im Pool für große Besprechungen ein. Verwenden Sie das Onlinebesprechungs-Add-In für Lync, das mit dem Lync Server 2013-Client installiert ist, um diese Aufgabe auszuführen, indem Sie die Anmeldeinformationen eines Benutzers verwenden, der für Lync Server im dedizierten Pool für große Besprechungen aktiviert ist.

Um die bestmögliche Benutzerfreundlichkeit zu erzielen, ist es wichtig, die große Besprechung mit den richtigen Zugriffsebenen und Besprechungseinstellungen zu planen, die den Bedürfnissen des Besprechungsorganisators entsprechen. Wir empfehlen die folgenden Planungseinstellungen, die in den Lync-Besprechungsoptionen konfiguriert sind:

• Verwenden Sie einen neuen Besprechungsraum für jede große Besprechung, anstatt den dedizierten Besprechungsraum erneut zu verwenden.

• Geben Sie die Zugriffsebene für die Besprechung wie folgt an:

  • Wenn sich mindestens ein eingeladener Teilnehmer außerhalb der Organisation befindet, legen Sie den Besprechungszugriffstyp auf "Jeder" fest (keine Einschränkungen. Dadurch vermeiden Sie, dass Sie während der laufenden Besprechung einen möglicherweise großen Wartebereich verwalten müssen.

  • Wenn die Besprechung nur intern ist, legen Sie den Zugriffstyp für die Besprechung auf Jeder innerhalb meiner Organisation fest.

    Hinweis

    Vermeiden Sie das Festlegen des Besprechungszugriffstyps auf Personen, die ich von meinem Unternehmen aus einlädt, da Organisatoren bei Verwendung dieser Einstellung alle Benutzer-E-Mail-Adressen zur Liste der eingeladenen Teilnehmer hinzufügen müssen und Sie keine Verteilergruppe einladen können.
    Vermeiden Sie das Festlegen des Besprechungszugriffstyps auf "Nur ich", den Besprechungsorganisator, da diese Einstellung erfordert, dass jeder Besprechungsteilnehmer, einschließlich Referenten, zur Besprechungslaufzeit im Wartebereich platziert werden muss. Die Person, die für die Durchführung der großen Besprechung verantwortlich ist, muss dann ständig die Lobbyliste überwachen und neue Benutzer zulassen, die sich im Wartebereich befinden.

• Wenn Sie die Option Anrufer erhalten direkten Zugang aktivieren, können Benutzer, die sich per Telefon einwählen, automatisch der Besprechung beitreten.

• Laden Sie folgende Benutzer explizit ein:

  • Besprechungsorganisator und Delegat (anfordernde Person)

  • Die von der eine Besprechung anfordernden Person vorgelegte Liste mit Referenten

  Hinweis

  Wenn der Zugriffstyp der Besprechung auf Von mir ausgewählte Personen festgelegt ist, müssen Sie jeden Teilnehmer einer großen Besprechung explizit als eingeladenen Benutzer hinzufügen.

• Verwalten Sie die Referenten explizit, anstatt die Referenten-Option auf einen der Werte für automatische Hochstufung festzulegen. Stellen Sie sicher, dass folgende Benutzer als Referenten hinzugefügt werden:

  • Besprechungsorganisator und Delegat (anfordernde Person)

  • Die von eine große Besprechung anfordernden Personen vorgelegte Liste mit Referenten

  Hinweis

  Durch die explizite Verwaltung von Referenten können Sie die Anzahl der Referenten steuern, sodass Sie Referenten auf eine kleine, ausreichende Anzahl beschränken können, um eine effektive große Besprechung zu ermöglichen. Wenn die Mehrheit der Besprechungsteilnehmer die Rolle des Teilnehmers hat, hilft dies dabei, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Personen versehentlich die Kontrolle über die Präsentation übernehmen, eine PowerPoint-Präsentation löschen, Referenten stummschalten/stummschalten und andere Unterbrechungen der Besprechung aufheben.

• Aktivieren Sie die Option Alle Teilnehmer stummschalten, um sicherzustellen, dass nur Referenten Audioinhalte in die Besprechung übertragen können.

• Aktivieren Sie die Option Video von Teilnehmern blockieren, um sicherzustellen, dass nur Referenten Videoinhalte in die Besprechung übertragen können.

Die folgende Abbildung zeigt die empfohlenen Einstellungen für das Onlinebesprechungs-Add-In für Lync.