Planungsprozess für große Besprechungen in Lync Server 2013

Letzte Änderung: 22.10.2012

Da jeweils nur eine große Besprechung im dedizierten großen Besprechungspool unterstützt wird, empfehlen wir die Implementierung eines umfangreichen Besprechungsplanungsprozesses, um große Besprechungskonflikte zu vermeiden. Der Zweck eines solchen Planungsprozesses ist es, die Einrichtung großer Besprechungen zu erleichtern. Diese Funktion wird nicht direkt von Lync Server- oder Lync Server-Clients bereitgestellt. Eine Möglichkeit, einen solchen Prozess zu implementieren, besteht darin, das Ticketsystem Ihres Supportteams zu verwenden, falls verfügbar.

Für Organisatoren großer Besprechungen umfasst die Planung einer großen Besprechung die folgenden Schritte:

1. Der Besprechungsorganisator oder die delegierte Person bestimmt den Zeitpunkt, die Dauer und den Umfang einer anstehenden Besprechung sowie die Liste der Referenten. Falls der erwartete Besprechungsumfang 250 Benutzer überschreitet, oder um die optimale Funktionalität für eine Besprechung mit weniger als 250 Benutzern sicherzustellen, reicht der Organisator oder die delegierte Person einen Antrag für eine große Besprechung ein.

2. Die Planungsmitarbeiter überprüfen, ob der angeforderte Termin verfügbar ist. Da jeweils immer nur eine einzige große Besprechung im Pool unterstützt wird, müssen die Planungsmitarbeiter anhand des Kalenders für große Besprechungen feststellen, ob für den angeforderten Termin bereits eine andere Besprechung geplant ist. Falls der angeforderte Termin verfügbar ist, wird die Besprechungsanfrage genehmigt.

3. Wenn die Anforderung genehmigt wurde, verwendet das Planungspersonal (mithilfe von Anmeldeinformationen für den dedizierten Pool) das Onlinebesprechungs-Add-In für Lync 2013 mit Outlook, um eine Besprechung im dedizierten Pool für große Besprechungen einzurichten. Die URL für die Teilnahme an der Besprechung wird dem Antragsteller im Rahmen des Genehmigungshinweises bereitgestellt.

4. Der Besprechungsorganisator oder die delegierte Person plant mithilfe von Outlook die anstehende Besprechung und fügt die URL für die Teilnahme an der Besprechung der Besprechungseinladung hinzu. Der Besprechungsorganisator oder die delegierte Person legt dann die Benutzer fest, die eingeladen werden sollen, und versendet die Besprechungseinladung.

   Die folgende Abbildung veranschaulicht einen typischen Anforderungs- und Genehmigungsworkflow für die Planung großer Besprechungen.