Verwenden Sie die Aufgabenaufzeichnung, um Dokumente und andere Schulungsmaterialien zu erstellen.

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

In diesem Thema wird erläutert, wie Sie die Aufgabenaufzeichnung verwenden können, um Geschäftsprozesse oder Aufgaben für Schulungs- oder andere Zwecke schnell zu dokumentieren. Sie können die Aufgabenaufzeichnung verwenden, um Videos oder Dokumente zu erstellen. Wenn Sie ein Dokument erstellen, können Sie eine Vorlage angeben, die verwendet werden soll, damit alle Dokumente, die Sie mit der Aufgabenaufzeichnung erstellen, das gleiche Erscheinungsbild haben.

Prozesse und Aufgaben, die Sie möglicherweise erfassen, umfassen Folgendes:

• Geschäftsprozesse: Bestellung, Bezahlung von Aufträgen oder Produktionsplanung.

• Aufgaben: Erstellen eines Kreditorendatensatzes, Einrichten von Budgetplänen und Generierung von Freitextrechnungen.

Die Aufgabenaufzeichnung hat zwei Modi: grundlegend und erweitert.

Grundmodus

Sie können den Grundmodus verwenden, um ein Microsoft Word-Dokument und eine Videoaufzeichnung der ausgewählten Geschäftsprozesse zu generieren. Sie können die Dokumente dann in einem vordefinierten freigegebenen Ordner speichern.

Erweiterter Modus

Die aktualisierte Aufgabenaufzeichnung enthält einen erweiterten Modus. Der erweiterte Modus erfasst zusätzliche Metadaten, die Sie verwenden können, um eine Datei zu erstellen, die auf Business Process Modeler in Microsoft Dynamics Lifecycle Services hochgeladen werden kann. Diese Datei umfasst Metadaten zu Hierarchie, Geschäftsprozessen und Entwicklungsumgebung (AOT). Sie umfasst auch funktionsübergreifende Flussdiagramme und Aktivitäten, die Sie ändern können, um geschäftliche Anforderungen zu identifizieren.

Der erweiterte Modus ist standardmäßig in Microsoft Dynamics AX 2012 R3 und kumulatives Update 7 für Microsoft Dynamics AX 2012 R2 verfügbar. Wenn Sie mit einer früheren Version von Microsoft Dynamics AX arbeiten, können Sie den Hotfix mit der aktualisierten Version der Aufgabenaufzeichnung unter Knowledge Base-Artikel 2863182 herunterladen. Weitere Informationen finden Sie in folgenden Themen:

• Informationen darüber, wie die aktualisierte Version der Aufgabenaufzeichnung mit Lifecycle Services Business Process Modeler verwendet wird, finden Sie unter Upload custom business processes to Business process modeler from Task recorder.

• Weitere Informationen zur Problembehandlung bei der Aufgabenaufzeichnung finden Sie unter Aufgabenaufzeichnung.

Voraussetzungen und unterstützte Umgebungen

Alle Benutzer, die die Aufgabenaufzeichnung verwenden, müssen Schreibzugriff auf eine zentrale Dateifreigabe haben, in der die erfasste Ausgabe gespeichert wird.

In der folgenden Tabelle werden die Anforderungen für die Verwendung der Aufgabenaufzeichnung im Grundmodus und im erweiterten Modus angezeigt.

Einrichten von Aufgabenaufzeichnungsparametern

Bevor Sie Geschäftsprozesse und Aufgaben aufzeichnen können, müssen Sie festlegen, wo die Aufzeichnungen, Dokumente und Vorlagen gespeichert werden. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Speicherort zu definieren.

1. Öffnen Sie Microsoft Dynamics AX, und klicken Sie im Menü Datei auf Extras > Aufgabenaufzeichnung, um das Aufgabenaufzeichnung-Formular zu öffnen.

2. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Einstellungen auf Parameter.

3. Geben Sie im Formular Aufgabenaufzeichnungsparameter die Dateipfade ein, in denen Aufzeichnungen, Dokumente und Vorlagen gespeichert werden, bzw. navigieren Sie dorthin.

Sie müssen auch eine Hierarchie erstellen. Die Aufgabenerfassung verwendet die Hierarchie, um jede Aufzeichnung einem Geschäftsprozess oder einer Aufgabe zuzuordnen. Wenn Sie zum ersten Mal etwas aufzeichnen, nachdem Sie die Parameter eingerichtet haben, wird eine Meldung angezeigt, in der angeboten wird, einen Industriestandard und ein Framework sowie standardmäßige Hierarchieebenen zu erstellen. Klicken Sie auf OK, damit die Standards für Sie erstellt werden.

Vorbereitungen für die Aufnahme

Mithilfe der folgenden Empfehlungen können Sie sicherzustellen, dass Sie gut vorbereitet sind, um eine erfolgreiche Aufzeichnung durchführen:

• Stellen Sie sicher, dass Sie alle Schritte in den Aufgaben kennen, die Sie durchführen wollen, und dass Sie die Umgebung vorbereitet haben, sodass Sie alle Schritte ausführen können.

• Richten Sie sich darauf ein, die Aufgabe relativ langsam durchzuführen. Wenn Sie zu schnell vorgehen, also wenn Sie z. B. weniger als eine Sekunde mit einem Formular verbringen, kann Microsoft Dynamics AX möglicherweise kein Bildschirmabbild des Formulars erstellen.

• Bestimmen Sie das Format für Ausgabe Ihrer Aufzeichnung, und stellen Sie sicher, dass die entsprechende Software auf Ihrem Computer installiert ist.

• Richten Sie sich darauf ein, die Aufgabe mehr als einmal durchzuführen. Die Aufgabenaufzeichnung erfasst möglicherweise nicht alle Bildschirmabbilder, die Sie wünschen, oder Sie möchten weitere Schritte hinzufügen.

Ausgabeoptionen

Nachdem Sie eine Aufgabe aufgezeichnet haben, werden das Video und das Word-Dokument an dem Speicherort gespeichert, den Sie im Formular Parameter ausgewählt haben. Die folgende Tabelle enthält eine Liste der Features jedes Dokumenttyps, den Sie nach Verwendung der Aufgabenaufzeichnung zum Aufzeichnen einer Aufgabe generieren können. Sie können eine Vorlage auswählen, um sie für Word-Dateien zu verwenden.

Aufzeichnen einer Aufgabe im Grundmodus

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Aufgabe mithilfe der Aufgabenaufzeichnung im Grundmodus zu aufzuzeichnen. Informationen darüber, wie eine Aufgabe im Aufgabenaufzeichnung mithilfe des erweiterten Modus aufgezeichnet wird, finden Sie im Abschnitt Verwenden der Aufgabenaufzeichnung im erweiterten Modus.

1. Öffnen Sie in Microsoft Dynamics AX das Formular, das Sie verwenden, um die Aufgabe abzuschließen, die Sie aufzeichnen.

2. Klicken Sie im Menü Datei auf Extras > Aufgabenaufzeichnung, um das Aufgabenaufzeichnung-Formular zu öffnen.

3. Wählen Sie den Knoten aus, für den eine Aufzeichnung erstellt werden soll.

   Sie können keine Aufzeichnung für den Stammknoten erstellen. Wenn es nur den Stammknoten gibt, müssen Sie einen neuen Knoten hinzufügen.

   1. Wählen Sie den Stammknoten aus, und klicken Sie dann auf Neuer Knoten.

   2. Geben Sie im Formular, das geöffnet wird, einen Namen und eine Beschreibung für den neuen Knoten ein.

   3. Wählen Sie im Feld Modul den Geschäftsprozess aus, den der Knoten darstellt, und wählen Sie anschließend im Feld Arbeitsgruppe aus, ob der Knoten für einen Kerngeschäftsprozess oder einen unterstützenden Geschäftsprozess erstellt wird.

   4. Klicken Sie auf Speichern.

4. Klicken Sie auf Start.

5. Führt die Aufgabe aus, die Sie aufzeichnen.

6. Klicken Sie auf Anhalten, um die Aufzeichnung zu beenden.

7. Klicken Sie im Formular Aufzeichnung beenden auf Ja, um die aufgezeichnete Schrittfolge zu speichern, und geben Sie dann einen Namen für die aufgezeichnete Aufgabe ein. Damit die Aufgabe später einfacher gefunden werden kann, können Sie zudem eine Aufgabenbeschreibung hinzufügen.

Verwenden der Aufgabenaufzeichnung im erweiterten Modus

Wenn Sie einen Geschäftsprozess oder eine Aufgabe im erweiterten Modus aufzeichnen, können Sie die aufzeichnete Datei und die zugehörigen Informationen auf Business Process Modeler in Lifecycle Services hochladen. Die Prozeduren in diesem Abschnitt erläutern, wie die Aufgabenaufzeichnung für den erweiterten Modus konfiguriert wird, wie andere benötigte Informationen konfiguriert werden, wie eine Aufgabe erfasst wird, und wie die Informationen dann in Business Process Modeler hochgeladen werden.

Konfigurieren der Aufgabenaufzeichnung für den erweiterten Modus

Verwenden Sie diese Prozedur, um die Aufgabenaufzeichnung für den erweiterten Modus zu konfigurieren.

1. Klicken Sie in Microsoft Dynamics AX im Menü Datei auf Extras > Aufgabenaufzeichnung.

2. Klicken Sie im Formular Aufgabenaufzeichnung im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Einstellungen auf Branche, um eine neue Branche zu konfigurieren.

3. Geben Sie Informationen zur Branche ein, und schließen Sie das Formular Branchenparameter.

4. Klicken Sie im Formular Aufgabenaufzeichnung auf der Registerkarte Einstellungen auf Rahmen, um ein neues Framework zu konfigurieren.

5. Geben Sie Informationen über das neue Framework ein, und schließen Sie dann das Formular Frameworkparameter.

6. Klicken Sie im Formular Aufgabenaufzeichnung auf der Registerkarte Einstellungen auf Hierarchieebenen, um die Ebenen für das Framework und die Branche zu konfigurieren. Zur Erfassung von Informationen für Business Process Modeler wählen Sie Erweitert für die Kombination aus einem Framework und einer Branche aus.

7. Schließen Sie das Formular Hierarchieebenen und anschließend das Formular Aufgabenaufzeichnung.

Erstellen oder Hochladen einer Geschäftsprozesshierarchie

Um die Aufgabenaufzeichnung im Modus "Erweitert" zu verwenden, müssen Sie Geschäftsprozesshierarchien definieren. Diese Hierarchien werden verwendet, um Geschäftsprozesse zu organisieren, während Sie sie erfassen. Sie können eine Hierarchie für Prozesse innerhalb der Aufgabenaufzeichnung manuell erstellen, oder Sie können diese erstellen, indem Sie die Uploadfunktion in Microsoft Office Excel verwenden.

Manuelles Erstellen von Geschäftsprozesshierarchien

Verwenden Sie dieses Verfahren, um eine Geschäftsprozesshierarchie manuell zu erstellen.

1. Klicken Sie in Microsoft Dynamics AX im Menü Datei auf Extras > Aufgabenaufzeichnung.

2. Wählen Sie im Formular Aufgabenaufzeichnung ein Framework und eine Branche aus, und wählen Sie dann einen Knoten aus.

3. Klicken Sie auf Neuer Knoten, geben Sie Informationen zum Knoten ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

4. Optional: Wählen Sie einen Knoten aus, und klicken Sie anschließend auf Neuer Knoten, um untergeordnete Knoten zu erstellen.

5. Optional: Mithilfe der Schaltflächen Nach oben, Nach unten und Knoten löschen lässt sich die Reihenfolge der Knoten verändern.

Hochladen von Geschäftsprozesshierarchien mithilfe einer Excel-Vorlage

Bevor Sie Geschäftsprozesshierarchien hochladen können, indem Sie Excel verwenden, muss ein Administrator oder Entwickler die Excel-Datei aus der Ressourcendatei exportieren, die sich in Microsoft Dynamics AX project\Projects\Shared\SysTaskRecorderPlus befindet, und diese als Vorlage auf dem Computer speichern. Nachdem die Datei exportiert und als Vorlage gespeichert wurde, führen Sie diese Schritte aus, um die Geschäftsprozesshierarchien hochzuladen.

1. Öffnen Sie die Vorlage in Excel, und geben Sie die folgenden Daten ein:

   • Kennung

   • Prozessname

   • Beschreibung des Prozesses

   • Übergeordnete Kennung

   • Frameworkname

   • Frameworkebene

   • Gruppe

   • Modul

   • Verwendungsprofil

   Hinweis

   Die Werte, die Sie für den Frameworknamen, die Frameworkebene und die Gruppe eingeben, müssen in den Branche- und Rahmen-Formularen auch vorhanden sein.

2. Nachdem Sie die Informationen in die Excel-Vorlage eingegeben haben, klicken Sie in Microsoft Dynamics AX im Menü Datei auf Extras > Aufgabenaufzeichnung.

3. Klicken Sie im Formular Aufgabenaufzeichnung auf Importhierarchie, und geben Sie den Dateinamen ein.

4. Klicken Sie auf Prüfen > Importhierarchie. Die Daten werden in die Aufgabenaufzeichnung importiert.

Aufzeichnen einer Aufgabe im Modus "Erweitert"

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Aufgabe im Modus "Erweitert" zu erfassen.

1. Öffnen Sie Microsoft Dynamics AX als Administrator. (Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol Microsoft Dynamics AX 2012, und wählen Sie dann Als Administrator ausführen aus.)

2. Klicken Sie im Menü Datei auf Extras > Aufgabenaufzeichnung.

3. Wählen Sie im Formular Aufgabenaufzeichnung das Framework und die Branche aus, und erweitern und wählen Sie dann den Knoten für die Erfassung.

4. Wählen Sie ein Modul für den ausgewählten Knoten aus.

5. Klicken Sie auf Start. Das Formular Aufgabenaufzeichnung wird minimiert.

6. Führen Sie die Aufgabe in Microsoft Dynamics AX aus.

   Wichtig

   Die maximale Aufzeichnungslänge ist 10 Minuten.

7. Erweitern Sie nach der Erfassung das minimierte Formular Aufgabenaufzeichnung, und klicken Sie anschließend auf Anhalten.

   Das Video und das Word-Dokument werden im Ordner gespeichert, den Sie im Feld Aufzeichnungsdateipfad im Formular Aufgabenaufzeichnungsparameter ausgewählt haben.

8. Optional: Sie können einen Knoten überspielen oder einen Knoten auswählen und dann auf Knoten löschen klicken, um alle zugehörigen Dateien zu löschen.

9. Optional: Nach der Erfassung wird im ausgewählten Knoten ein blauer Pfeil angezeigt. Wählen Sie den Knoten aus, und klicken Sie anschließend auf Dokument, um ein schrittweises Word Dokument zu generieren.

10. Optional: Öffnen Sie zum Anzeigen des Videos den freigegebenen Ordner, den Sie im Feld Aufzeichnungsdateipfad im Formular Aufgabenaufzeichnungsparameter ausgewählt haben. Öffnen Sie den Unterordner, der im Format <Framework>_<Branche> benannt ist. Falls der Prozessname beispielsweise "Create/Distribute purchase orders" (Bestellungen erstellen/verteilen) lautet, lautet der Ordnername, der nach der Erfassung erstellt wird, "Create_4212B2BB".

Generieren eines Pakets für Business Process Modeler in Lifecycle Services

Nachdem Sie Ihre Geschäftsprozesse erfasst haben, können Sie sie in Business Process Modeler hochladen. Um eine Paketdatei zu generieren, die Sie hochladen können, nachdem die Prozesse für ein Framework erfasst wurden, klicken Sie im Formular Aufgabenaufzeichnung auf Paket erstellen.

Durch Klicken auf Paket erstellen startet einen Batchauftrag, der die Dateien bearbeitet. Der Batchsauftrag kann ziemlich lange dauern. Die Dauer hängt von der Anzahl der Artikel ab, die bereits für den Stapelverarbeitungsserver in die Warteschlange gestellt wurden. Nachdem der Batchauftrag abgeschlossen ist, wird eine .axbpm-Datei im Ordner generiert, den Sie im Formular Aufgabenaufzeichnungsparameter angegeben haben. Das Format des Dateinamens ist <Framework>_<Branche><ttmmjjjjhhmm>.axbpm. Dies ist die Datei, die Sie auf Business Process Modeler hochladen.

Laden Sie die Geschäftsprozessdateien auf Business Process Modeler hoch.

Die Business Process Modeler-Dateien (*.axbpm), die durch die Aufgabenaufzeichnung generiert werden, können auf Business Process Modeler in Lifecycle Services hochgeladen werden. Sie können die erfassten Geschäftsprozesse dann bei Bedarf ansehen und ändern. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Geschäftsprozessdateien hochzuladen:

1. Melden Sie sich bei Lifecycle Services an. Wählen Sie im Arbeitsbereich Organisation ein Projekt aus.

2. Klicken Sie auf der Startseite Projekt auf die Kachel Geschäftsprozessmodellierer.

3. Klicken Sie auf der Seite Geschäftsprozessbibliothek im Abschnitt Eigene Projekte oder Abwicklung Bibliothek auf Hochladen.

   • Wenn Sie ein Geschäftsprozesspaket auf Eigene Projekte hochladen, können die Geschäftsprozesse nur von Ihnen selbst oder von Benutzern angezeigt werden, denen Sie Zugriff gewähren.

   • Wenn Sie ein Geschäftsprozesspaket in den Abschnitt Abwicklung Bibliothek hochladen, können die Geschäftsprozesse von allen Benutzern in Ihrer Organisation angezeigt werden.

   • Wenn Sie ein Geschäftsprozesspaket in Eigene Projekte hochladen, können Sie mit der rechten Maustaste klicken, und dann Fördern in der Anwendungsleiste auswählen. Dadurch werden die Geschäftsprozesse im Abschnitt Abwicklung Bibliothek verfügbar gemacht. Nur der Administrator kann diese Heraufstufungsanforderungen genehmigen. Sie können Geschäftsprozesse auch vom Abschnitt Abwicklung Bibliothek in den Abschnitt Globale Bibliothek hochstufen. Nur Microsoft kann diese Heraufstufungsanforderungen genehmigen.

4. Wählen Sie auf der Seite Verwaltung im Abschnitt Neu die Branche aus, und geben Sie dann einen Namen und eine Beschreibung ein.

5. Klicken Sie auf Hochladen, wählen Sie die .axbpm-Datei aus, und klicken Sie dann auf OK.

Sie können den Status des Geschäftsprozessuploads auf der Seite Verwaltung anzeigen. Nachdem das Geschäftsprozesspaket hochgeladen wurde, können Sie das Geschäftsprozessframework von der Seite Geschäftsprozessbibliothek anzeigen.

Siehe auch

Upload custom business processes to Business process modeler from Task recorder

Aufgabenaufzeichnung