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Setup von CRM Online, um Sharepoint Online zu verwenden

Betrifft: CRM Online

Wenn Sie Microsoft SharePoint Online mit Microsoft Dynamics CRM Online verwenden, können Sie:

  • In SharePoint gespeicherte Dokumente aus Microsoft Dynamics CRM erstellen, hochladen, anzeigen und löschen.

  • Die SharePoint-Dokumentenverwaltungsfunktionen in Microsoft Dynamics CRM verwenden, wie etwa Ein- und Auschecken von Dokumenten, Anzeige des Versionsverlaufs oder Ändern der Dokumenteneigenschaften.

  • Nicht-Microsoft Dynamics CRM-Benutzern, wie etwa Kunden, die kein Angebot prüfen möchten, den direkten Zugriff auf dieSharePoint-Dokumente ermöglichen, vorausgesetzt, sie verfügen über die entsprechenden Berechtigungen.

ImportantWichtig
Dieses Thema ist für Organisationen, die zum ersten Mal eine Bereitstellung durchführen oder zur serverbasierten SharePoint-Integration aktualisieren möchten. Nachdem Sie serverbasierte SharePoint-Integration aktiviert haben, können Sie die vorherige clientbasierten Authentifizierungsmethode nicht wiederherstellen.

Bei einigen Organisationen kann die Verwendung der Microsoft Dynamics CRM-Listenkomponente-Lösung die bessere wahl sein. Weitere Informationen: Important considerations for server-based SharePoint integration and SharePoint Document Management software requirements for Microsoft Dynamics CRM.

Gehen Sie zur Einrichtung von CRM Online zur Verwendung von SharePoint Online wie folgt vor.

Weisen Sie dem Benutzer Berechtigungen für die Team-SharePoint-Website zu

Ihre Microsoft Dynamics CRM Online- und Microsoft Office 365 haben nicht automatisch Zugriff auf Ihre SharePoint-Websites. Sie müssen innerhalb der SharePoint-Website arbeiten, um einzelnen Benutzern oder Gruppen bestimmte Berechtigungen zuzuweisen.

  1. Navigieren Sie zum Microsoft Office 365-Portal (https://portal.microsoftonline.com), und melden Sie sich als globaler Administrator an.

  2. Wählen Sie Websites > Teamwebsite aus.

  3. Wählen Sie auf der Homepage Freigeben der Website.

    Share team site

  4. Um die Standardberechtigungen für die Teamwebsite anzuzeigen, wählen Sie Viele Personen.

    Share Team site

  5. Standardmäßig können alle Benutzer in der Microsoft Office 365-Organisation Dokumente auf der Team-SharePointWebsite hinzufügen oder bearbeiten. Um andere einzuladen, wählen Sie Personen einladen, und fügen Sie externe Benutzer zur Organisation hinzu, um Dokumente freizugeben.

    Weitere Informationen zu SharePoint-Berechtigungen finden Sie unter Einleitung: Benutzerzugriff über Berechtigungen steuern

    See who your Team site is shared with

Konfigurieren von CRM Online für die SharePoint-Dokumentenverwaltung

Für CRM Online-Organisationen bietet Microsoft Dynamics CRM Online Frühling 2014 eine neue serverbasierte (Server-zu-Server-Authentifizierung) SharePoint-Integration, die es überflüssig macht, die Microsoft Dynamics CRM-Listenkomponente-Lösung zu installieren oder weiterzuverwenden.

Wenn Sie eine neue Organisation sind und die Dokumentenverwaltung noch nicht bereitgestellt haben, vgl. Konfiguration einer neuen Organisation.

Wenn Sie Microsoft Dynamics CRM-Listenkomponente verwenden, um die SharePoint -Dokumentenverwaltung inCRM Online zu integrieren, können Sie auf das serverbasierte SharePoint aktualisieren undCRM Online mit SharePoint online verwenden. Siehe Konfigurieren einer vorhandenen Organisation, die die Listenkomponente bereits verwendet

ImportantWichtig
Microsoft Dynamics CRM-Listenkomponente erstellt die SharePoint-Bibliothek mithilfe des internen Namens der Dokument-aktivierten Entität in CRM. Serverbasierte SharePoint-Integration verwendet den Anzeigenamen der Entität. Wenn Sie auf serverbasierte SharePoint-Integration aktualisieren, müssen Sie überprüfen, ob die Anzeigenamen in der Dokumentbibliothek in SharePoint mit den Anzeigenamen in CRM übereinstimmen. Weitere Informationen: "Überprüfungsfehler", wenn Sie versuchen, serverbasierte SharePoint-Integration für Microsoft Dynamics CRM Online und SharePoint Online zu konfigurieren.

SharePoint library name and entity display name

Die Namen müssen übereinstimmen.

Konfiguration einer neuen Organisation

Wenn Ihre CRM-Organisation die Dokumentenverwaltung nicht bereitgestellt hat, wird bei Anmeldung eines CRM-Systemadministrators eine Warnmeldung angezeigt, um die serverbasierte SharePoint-Integration zu aktivieren.

Enable Server-Based SharePoint Integration alert

noteHinweise
Wenn Sie die Warnmeldung nicht sehen und nicht bereits die serverbasierte SharePoint-Integration aktiviert haben, löschen Sie Ihren Browsercache, oder öffnen Sie CRM mithilfe von Internet Explorer mit InPrivate-Browsing, um die Warnmeldung erneut anzuzeigen. Sobald Sie die serverbasierte Integration konfiguriert haben, wird die Warnmeldung nicht mehr angezeigt.

  1. Klicken Sie in der Warnmeldung zur serverbasierten SharePoint-Integration auf Jetzt aktivieren um den Konfigurations-Assistenten zu starten.

  2. Wenn Ihr Microsoft Dynamics CRM Online nicht mit einer SharePointOnline-Website verbunden ist, geben Sie die URL Ihrer SharePoint-Website ein, die Sie für die automatische Ordnererstellung verwenden, und wählen Sie dann Weiter.

    Enter URL in Sharepoint Integration Wizard

  3. Die URL wird darauf geprüft, ob es sich um eine gültige SharePoint-Online-Website handelt, sowie darauf, ob Sie sich im gleichen Office 365-Tenant wie Ihre CRM-Organisation befindet. Nachdem Sie die serverbasierte SharePoint-Integration aktiviert haben, können Sie nicht mehr zur vorherigen clientseitigen Integration wechseln. Wählen Sie Weiter und anschließend Fertig stellen.

    Nachdem Sie die serverbasierteSharePoint installiert haben, werden die Optionen zur Installation der Listenkomponenten und zur Aktivierung der serverbasierten Integration in der Dokumentenverwaltung nicht mehr angezeigt.

    Sobald die serverbasierte SharePoint-Integration aktiviert ist, müssen Sie die erforderlichen Entitäten aktivieren, die für die Dokumentenverwaltungsintegration verfügbar sein sollen.

  4. Gehen Sie zu Einstellungen > Dokumentenverwaltung. (Wie komme ich dorthin?)

  5. Wählen Sie Dokumentenverwaltungseinstellungen.

  6. Wählen Sie die Entitäten, die mit der Dokumentenverwaltung integriert werden sollen.

    Geben Sie die Microsoft Office 365 SharePoint Online-URL ein (z.B. https://contoso.sharepoint.com), und wählen Sie dann Weiter.

    Document Managment Settings

    TipTipp
    Gehen Sie zum Abruf Ihrer SharePoint Online-URL, zu Ihrer Teamwebsite, und prüfen Sie die URL in der Adressenzeile.

  7. Dadurch wird die eingegebene URL überprüft, und Sie haben die Möglichkeit, die Ordnerstruktur auf Konto oder Kontakt zu basieren.

    Für weitere Informationen zur Ordnerstruktur wählen Sie die Schaltfläche Hilfe, oder vgl. Hilfe und Schulung: Aktivieren der Dokumentenverwaltung für Entitäten.

    Document Management settings folder structure

    Klicken Sie auf Weiter.

  8. Wählen Sie OK, um Dokumentbibliotheken zu erstellen.

  9. Ihre Ordner werden in SharePoint eingerichtet. Wenn die Liste vollständig ist, wählen Sie Fertig stellen.

    Document Management settings creation status

Konfigurieren einer vorhandenen Organisation, die die Listenkomponente bereits verwendet

Falls Ihre Organisation bereits die Dokumentenverwaltung mit Microsoft Dynamics CRM-Listenkomponente verwendet, können Sie die serverbasierte SharePoint-Integration aktivieren.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Dokumentenverwaltung. (Wie komme ich dorthin?)

  2. Wählen Sie Dokumentenverwaltungseinstellungen.

  3. Wählen Sie Aktivieren der serverbasierten SharePoint-Integration.

    Enable server-based SharePoint integration

  4. Wenn die SharePoint-Website, mit der Sie sich mit der Listenkomponente verbunden haben, für die serverbasierte SharePoint-Integration geeignet ist, können Sie fortfahren. Andernfalls müssen Sie die Website entfernen (Microsoft Dynamics CRM > Einstellungen > Dokumentverwaltung > SharePoint -Websites) und dann mit diesem Assistenten hier die URL einer neuen SharePoint-Online-Website eingeben.

    Enter URL in Sharepoint Integration Wizard

    Wählen Sie Weiter, um vorhandene URLs zu überprüfen.

    Sollte eine URL die Prüfanforderungen nicht erfüllen, schlägt die serverbasierte SharePoint-Integration fehl. Die serverbasierte Integration kann nicht aktiviert werden, wenn die URL keine gültige SharePoint-Online-URL ist oder wenn die SharePoint-Website, mit der Sie sich verbinden möchten, sich nicht im gleichen Office 365-Tenant wie Ihre CRM-Organisation befindet. Diese URLs müssen entfernt werden, bevor die serverbasierte Integration aktiviert wird, oder die Listenkomponente muss weiterhin verwendet werden.

  5. Wählen Sie Weiter und dann Fertig stellen, um den Assistenten abzuschließen.

Nachdem Sie die serverbasierte SharePoint-Integration aktiviert haben, werden die Optionen zur Installation der Listenkomponenten und zur Aktivierung der serverbasierten Integration in der Dokumentenverwaltung nicht mehr angezeigt.

Verwenden von Dokumentverwaltung

Nun können Sie die Dokumentenspeicherpfade den Entitäten hinzufügen, die Sie oben aktiviert haben, und mit der Verwaltung von Dokumenten beginnen. Beginnen Sie mit dem Öffnen eines für die Dokumentenverwaltung aktivierten Datensatzes (z. B. Kontakt).

  1. Navigieren Sie zu Ihrer Microsoft Dynamics CRM Online-Webanwendung.

  2. Gehen Sie zu Vertrieb > Firmen. (Wie komme ich dorthin?)

  3. Wählen Sie eine Firma, wie etwa die Beispielfirma Adventure Works.

  4. Wählen Sie auf der Navigationsleiste den Abwärtspfeil neben dem Firmennamen, und wählen Sie dann Dokumente.

    Select Documents for an account

  5. Wählen Sie Hochladen, und navigieren Sie dann zu einem Dokument, das in den neuen Ordner auf Ihrer Microsoft Office 365-Teamwebsite SharePoint Online hochgeladen werden soll.

    Add a document

  6. Das Dokument ist jetzt Teil Ihrer Microsoft Dynamics CRM Online-Dokumentenliste. Um das Dokument auf Ihrer Microsoft Office 365 SharePoint Online-Teamwebsite anzuzeigen, wählen Sie SharePoint öffnen.

    Open SharePoint Team Site

    Das Dokument befindet sich jetzt auf Ihrer Microsoft Office 365 SharePoint Online-Teamwebsite.

    Office 365 Team Site shared document

  7. Wählen Sie Website-Inhalte, um alle Dokumentbibliotheken anzuzeigen, die für die verwalteten Entitäten erstellt wurden, die Sie ausgewählt haben.

    Die Entitäten, die Sie für die Verwaltung durch die Dokumentenverwaltung ausgewählt haben, werden als Dokumentbibliotheken angezeigt (z. B. Konto, Artikel, Fall, Lead, Geschäftschance, Produkt, Angebot und Vertriebsliteratur).

    Office 365 Team Site all libraries

Weitere Informationen: Hilfe und Schulung: Verwalten von SharePoint-Dokumenten aus Microsoft Dynamics CRM

Siehe auch

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