Zusammenarbeit in Exchange Online

Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online bieten mehrere Features, die Ihren Endbenutzern helfen können, einfach per E-Mail zusammenzuarbeiten.

Jedes dieser Features, die in den folgenden Abschnitten beschrieben wird, verfügt über eine andere Benutzeroberfläche und einen anderen Featuresatz und sollte basierend darauf verwendet werden, was Ihre Benutzer erreichen müssen und was Ihre Organisation bereitstellen kann.

In diesem Thema werden diese Funktionen für die Zusammenarbeit verglichen, um Sie bei der Entscheidung zu unterstützen, was Sie Ihren Benutzern anbieten möchten.

Öffentliche Ordner

Öffentliche Ordner ermöglichen den gemeinsamen Zugriff und stellen ein einfaches und effektives Mittel zum Erfassen, Organisieren und Freigeben von Informationen für andere Personen in der Arbeitsgruppe oder Organisation dar.

Dieser Inhalt wird mithilfe öffentlicher Ordner in einer Hierarchie angeordnet, die einfach zu durchsuchen ist. Benutzer können interessante und relevante Inhalte finden, indem Sie die für sie relevanten Unterordner dieser Hierarchie durchsuchen. Den Benutzern wird immer die vollständige Hierarchie in ihrer Outlook-Ordneransicht angezeigt. Öffentliche Ordner sind eine großartige Möglichkeit zur Archivierung von Verteilergruppen. Öffentliche Ordner können E-Mail-aktiviert und als Mitglied der Verteilergruppe hinzugefügt werden. Die an die Verteilergruppe gesendeten E-Mails werden automatisch für den späteren Zugriff zum öffentlichen Ordner hinzugefügt. Öffentliche Ordner bieten außerdem eine einfache Dokumentfreigabe und setzen nicht die Installation von SharePoint in Ihrer Organisation voraus. Schließlich können Endbenutzer öffentliche Ordner mit den folgenden unterstützten Outlook-Clients verwenden: Outlook 2010 oder höher und Outlook im Web (früher als Outlook Web App bezeichnet), jedoch mit einigen Einschränkungen.

Weitere Informationen finden Sie unter Öffentliche Ordner in Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online.

Freigegebene Postfächer

Ein freigegebenes Postfach ist ein Postfach, auf das mehrere vorgesehene Benutzer zum Lesen und Senden von E-Mail-Nachrichten zugreifen und das sie zum Freigeben eines gemeinsamen Kalenders nutzen können. Freigegebene Postfächer können eine generische E-Mail-Adresse (z info@contoso.com . B. oder sales@contoso.com) bereitstellen, die Kunden verwenden können, um sich nach Ihrem Unternehmen zu erkundigen. Wenn dem freigegebenen Postfach die Berechtigung Senden als zugewiesen ist, wenn ein delegierter Benutzer auf die E-Mail-Nachricht antwortet, kann es so aussehen, sales@contoso.comals ob das Postfach (z. B. ) antwortet, nicht der tatsächliche Benutzer.

Weitere Informationen finden Sie unter Freigegebene Postfächer in Exchange Online.

Gruppen

Gruppen, auch Verteilergruppen genannt, sind eine Zusammenstellung von mindestens zwei Personen, die im freigegebenen Adressbuch angezeigt wird. Wenn eine E-Mail-Nachricht an eine Gruppe gesendet wird, wird sie von allen Mitgliedern der Gruppe empfangen. Verteilergruppen können nach einem bestimmten Diskussionsthema wie "Tierfreunde" oder nach Benutzern mit einer gemeinsamen Arbeitsstruktur angeordnet werden, die eine regelmäßige Kommunikation untereinander erfordert.

Weitere Informationen finden Sie unter Empfänger in Exchange Online.

Auswahl der richtigen Option

Die folgende Tabelle bietet einen schnellen Überblick über die einzelnen Funktionen für die Zusammenarbeit, um Ihnen die Auswahl der richtigen Option zu erleichtern.

Öffentliche Ordner Freigegebene Postfächer Gruppen
Art der Gruppe Bei entsprechenden Berechtigungen können alle Personen in Ihrer Organisation auf öffentliche Ordner zugreifen und diese durchsuchen. Öffentliche Ordner eignen sich ideal für die Verwaltung des Verlaufs oder von Unterhaltungen in Verteilergruppen. Stellvertretungen, die im Namen einer virtuellen Identität arbeiten und als diese freigegebene Postfachidentität auf E-Mails antworten können. Beispiel: support@tailspintoys.com Benutzer, die E-Mails an eine Gruppe von Empfängern mit gemeinsamen Interessen oder Merkmalen senden müssen.
Ideale Gruppengröße Large Klein1 Large
Access Der Zugriff ist allen Benutzern in Ihrer Organisation möglich. Benutzern können Berechtigungen für den Vollzugriff und/oder zum Senden erteilt werden. Wenn Benutzer die Berechtigungen für den Vollzugriff erhalten, müssen Sie das freigegebene Postfach auch zu ihrem Outlook-Profil hinzufügen, um darauf zugreifen zu können. Für Verteilergruppen müssen Mitglieder manuell hinzugefügt werden. Für dynamische Verteilergruppen werden die Mitglieder anhand von Filterkriterien hinzugefügt.
Freigegebener Kalender? Ja Ja Nein
E-Mail-Eingang im persönlichen Posteingang des Benutzers? Nein. E-Mail-Nachrichten gehen im öffentlichen Ordner ein. Nein. E-Mail-Nachrichten gehen im Posteingang des freigegebenen Postfachs ein. Ja. Ja, E-Mails gehen im Posteingang des Mitglieds einer Verteilergruppe ein.
Unterstützte Clients Outlook 2010 oder höher
Outlook im Web
Outlook 2010 oder höher
Outlook im Web
Outlook 2010 oder höher
Outlook im Web

Hinweis

1 Je nach Workload kann die ideale Gruppengröße sehr klein sein (nicht mehr als 25). Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig auf ein freigegebenes Postfach zugreifen müssen, sollten Sie eine der anderen Optionen in Betracht ziehen.