Planen großer Besprechungen in Skype for Business Server

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Zusammenfassung: Lesen Sie dieses Thema, um mehr über bewährte Methoden zum Implementieren und Verwalten großer Besprechungen in Skype for Business Server zu erfahren.

Die Größe der Besprechungen, die Skype for Business Server unterstützen können, hängt davon ab, ob Konferenzen in einem freigegebenen oder dedizierten Pool gehostet werden: von 250 Teilnehmern in einem freigegebenen Pool bis zu 1000 Teilnehmern in einem dedizierten Pool.

Hinweis

Dieses Thema konzentriert sich auf bewährte Methoden für große Besprechungen, die von Skype for Business Server unterstützt werden. Wenn Ihr organization größere Besprechungsfunktionen erfordert, sollten Sie erwägen, eine Hybridumgebung zu implementieren, die Skype-Besprechung Broadcast nutzt, einen neuen Onlinedienst, der Teil von Microsoft 365 und Office 365 ist.

Hinweis

Skype-Livekonferenz ermöglicht Benutzern, Besprechungen von bis zu 10.000 Teilnehmern zu hosten und an ein ebenso großes Online-Publikum zu übertragen. Die Verwendung von Skype-Besprechung Broadcast erfordert, dass Skype for Business Server bereits in einem Hybridsetup mit einem Produktions-Microsoft 365 oder Office 365 organization konfiguriert sind. Als Grundvoraussetzung muss bei allen Benutzern ein Online-Mandant eingerichtet sein. Wenn Sie an der Bereitstellung einer Hybridlösung interessiert sind, die Skype-Besprechung Broadcast nutzen kann, lesen Sie Was ist eine Skype-Besprechung Broadcast? und Konfigurieren Ihrer lokalen Bereitstellung für Skype-Besprechung Broadcast.

Große Besprechungen weisen in der Regel folgende Merkmale auf:

  • Das Besprechungsformat entspricht einem 1:n-Format.

  • Ein oder wenige Benutzer fungieren als Referenten, und alle anderen Benutzer sind Teilnehmer.

  • Die Freigabe von PowerPoint-Präsentationen stellt die Hauptaktivität hinsichtlich der Datenzusammenarbeit dar.

  • Die Übertragung von Audiosignalen ist erforderlich, Videobilder können ebenfalls übertragen werden.

  • Eine bestimmte Person, bei der es sich meist um den Organisator der Besprechung oder um einen Assistenten handelt, richtet die Besprechung rechtzeitig im Voraus ein.

  • Spezielle Mitarbeiter (nicht die Referenten) führen durch die Besprechung, kümmern sich um das Herstellen von Verbindungen zu Onlinebesprechungen, stellen sicher, dass das Teilen von Audio-, Video- und Folieninhalten funktioniert, verwalten den Wartebereich und die Benutzerrollen, schalten Teilnehmer stumm bzw. heben deren Stummschaltung auf, nehmen Fragen entgegen und verwalten Aufzeichnungen nach Bedarf.

Wenn ein Benutzer eine Besprechung plant, erstellt Skype for Business Server einen Datensatz in der Konferenzdatenbank, der Konferenzdaten speichert, aber keine Hardwareressourcen für die geplante Besprechung reserviert. Stattdessen verfügt Skype for Business Server über eine integrierte Lastenausgleichslogik zum dynamischen Zuordnen von Konferenzressourcen auf Front-End-Servern auf eine Weise, die die Lasten gleichmäßig auf alle Front-End-Server im Pool verteilt. Dadurch werden Hardwareressourcen effektiv bereitgestellt und verwendet, aber es ist wichtig, dass Sie entsprechend planen, sehr große Besprechungen zu unterstützen.

Wenn beispielsweise ein Skype for Business Server Pool in der Nähe seiner höchsten Kapazität ausgeführt wird, kann jeder Front-End-Server ungefähr 125 Besprechungen mit durchschnittlicher Größe hosten. Das Hinzufügen einer weiteren kleinen Besprechung wäre kein Problem, aber das Hinzufügen einer Besprechung für 1.000 Benutzer wäre ein Problem, da die Front-End-Server wahrscheinlich nicht in der Lage wären, eine so große Besprechung zur gleichen Zeit wie die anderen 125 Besprechungen zu unterstützen.

Die Unterstützung großer Besprechungen mit bis zu 1.000 Teilnehmern macht es erforderlich, dass auch Probleme im Zusammenhang mit dem Hardwarefreigabemodell und dem Verzicht auf reservierte Ressourcen behandelt werden. Im Allgemeinen müssen Sie einen dedizierten Pool planen und bewährte Methoden befolgen, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Planung für einen dedizierten Pool

Wenn in Ihrem Unternehmen Besprechungen mit mehr als 250 Teilnehmer erforderlich sind, brauchen Sie einen Plan für einen dedizierten Pool, damit diese Lasten unterstützt werden können.

Um ausreichende Speicherressourcen sowie die erforderliche CPU-Leistung für Besprechungen mit bis zu 1.000 Teilnehmern bereitstellen zu können, sollten auf dem Front-End-Server, der als Host fungiert, keine anderen Sofortnachrichten-, Anwesenheits- oder Enterprise-VoIP-Arbeitslasten verarbeitet werden. Auch auf das Hosten anderer Besprechungen durch die Server sollte unabhängig von ihrer Größe verzichtet werden. Zum Hosten von Besprechungen mit bis zu 1.000 Benutzern müssen Sie einen separaten Skype for Business Server-Pool einrichten, der für das Hosten großer Besprechungen vorgesehen ist.

Ein Skype for Business Server Pool, der für das Hosten großer Besprechungen vorgesehen ist, sollte nur eine Besprechung mit bis zu 1.000 Benutzern gleichzeitig hosten, sodass Besprechungszeiten im Voraus über einen Out-of-Band-Planungsprozess reserviert werden müssen, um dedizierte Unterstützung von den Front-End-Servern sicherzustellen. Um mehrere große Besprechungen gleichzeitig zu unterstützen, sollten Sie mehrere dedizierte Große Besprechungspools einrichten.

Weitere Informationen zu Hardware- und Softwareanforderungen sowie zur Planung einer Topologie, die große Besprechungen unterstützt, finden Sie unter Hardware- und Softwareanforderungen für Konferenzen in Skype for Business Server und Planen ihrer Konferenztopologie für Skype for Business Server.

Einführung von Best Practices für große Besprechungen

Nach dem Einrichten eines dedizierten Pools für große Besprechungen können Sie Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass die in diesem Pool gehosteten großen Besprechungen die beste Benutzererfahrung bieten. Die folgenden Abschnitte enthalten Richtlinien zum Verwalten großer Besprechungen:

  • Anlegen von dedizierten Besprechungsorganisatoren

  • Anlegen von dedizierten Moderatoren

  • Pflege eines separaten Kalenders zur Verwaltung von großen Besprechungen

  • Implementieren eines Planungsprozesses für große Besprechungen

  • Definieren von angemessenen Planungsdetails

  • Erstellen einer Konferenzrichtlinie für große Besprechungen

Anlegen von dedizierten Besprechungsorganisatoren

Um den Echtzeitkommunikationsverkehr im großen Besprechungspool zu minimieren, empfiehlt Microsoft nicht, Benutzer zu hosten, die sich regelmäßig mit Skype for Business Clients anmelden und an Chat-, Anwesenheits-, Konferenz- und Sprachsitzungen teilnehmen. Gehen Sie stattdessen wie folgt vor:

  • Erstellen Sie ein oder mehrere dedizierte Benutzerkonten nur für die Planung großer Besprechungen

  • Verwalten Sie die Benutzerkonten der Mitarbeiter, die für die Planung großer Besprechungen zuständig sind, in einem großen Besprechungspool

Anlegen von dedizierten Moderatoren

Bei mehreren hundert bis tausend Benutzern in einer Besprechung empfiehlt es sich, die Onlinesitzung einer großen Besprechung von einer dedizierten Person zu moderieren. Diese dedizierte Person kann eine Stellvertretung des Besprechungsorganisators oder ein Mitglied des Supportpersonals für große Besprechungen des organization sein. Es ist wichtig, den dedizierten Besprechungsmoderator zum Zeitpunkt der Geplanten Besprechung als Referent hinzuzufügen, obwohl es möglich ist, einen Onlinebesprechungsteilnehmer in die Rolle des Referenten zu bewerben, während die Besprechung ausgeführt wird.

Der Besprechungsmoderator kann alle Referentenfunktionen von Skype for Business Clients verwenden, um die große Besprechung zu verwalten. Hierzu zählen folgende Funktionen:

  • Überwachen des Wartebereichs und Zulassen bzw. Ablehnen von Benutzern im Wartebereich

  • Entfernen von Benutzern, die nicht an der Besprechung teilnehmen sollten

  • Ändern der Besprechungszugriffstypen

  • Ändern der Teilnehmerrollen

  • Einladen zusätzlicher Teilnehmer während der Besprechung mithilfe von Drag-and-Drop-Funktionen, Telefonwahl oder E-Mail

  • Stummschalten und Aufheben der Stummschaltung für die Zielgruppe oder für einzelne Benutzer

  • Verwalten der Besprechungsinhalte, einschließlich Hochladen von Inhalten, Löschen von Inhalten und Auswählen der aktiven Inhalte

Pflege eines separaten Kalenders

Für jeden Pool für große Besprechungen sollte ein eigener Kalender verwaltet werden, in dem die großen Besprechungen verzeichnet sind, die in diesem Pool geplant sind. Sie können beispielsweise ein einzelnes Benutzerkonto im großen Besprechungspool verwalten und Outlook mit Exchange und dem Online-Besprechungs-Add-In für Skype for Business verwenden, um einen separaten Kalender zu verwalten. Wenn Sie mehrere Benutzerkonten verwenden, um Supportmitarbeitern das Erstellen großer Besprechungen zu ermöglichen, können Sie einen separaten Kalender einrichten, in dem alle großen Besprechungen festgehalten werden, die von Supportmitarbeitern erstellt werden.

Durch das Verwalten eines separaten Kalenders für Besprechungen vermeiden Sie Konflikte und stellen sicher, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt immer jeweils nur eine große Besprechung stattfinden kann.

Implementieren eines Planungsprozesses

Da jeweils nur eine große Besprechung im dedizierten großen Besprechungspool unterstützt wird, sollten Sie einen umfangreichen Besprechungsplanungsprozess implementieren, um die Einrichtung großer Besprechungen zu erleichtern und Konflikte zu vermeiden. Diese Funktion wird nicht direkt von Skype for Business Server- oder Skype for Business-Clients bereitgestellt. Eine Möglichkeit, einen solchen Prozess zu implementieren, besteht darin, das Ticketsystem Ihres organization-Supportteams zu verwenden, falls verfügbar.

Die Planung einer großen Besprechung umfasst die folgenden Schritte:

  • Der Besprechungsorganisator oder die delegierte Person bestimmt den Zeitpunkt, die Dauer und den Umfang einer anstehenden Besprechung sowie die Liste der Referenten. Falls der erwartete Besprechungsumfang 250 Benutzer überschreitet, oder um die optimale Funktionalität für eine Besprechung mit weniger als 250 Benutzern sicherzustellen, reicht der Organisator oder die delegierte Person einen Antrag für eine große Besprechung ein.

  • Die Planungsmitarbeiter überprüfen, ob der angeforderte Termin verfügbar ist. Da jeweils immer nur eine einzige große Besprechung im Pool unterstützt wird, müssen die Planungsmitarbeiter anhand des Kalenders für große Besprechungen feststellen, ob für den angeforderten Termin bereits eine andere Besprechung geplant ist. Falls der angeforderte Termin verfügbar ist, wird die Besprechungsanfrage genehmigt.

  • Wenn die Anforderung genehmigt wird, verwendet das Planungspersonal (mit Anmeldeinformationen für den dedizierten Pool) das Onlinebesprechungs-Add-In für Skype for Business mit Outlook, um eine Besprechung im dedizierten Pool für große Besprechungen einzurichten. Die URL für die Teilnahme an der Besprechung wird dem Antragsteller im Rahmen des Genehmigungshinweises bereitgestellt.

  • Der Besprechungsorganisator oder die delegierte Person plant mithilfe von Outlook die anstehende Besprechung und fügt die URL für die Teilnahme an der Besprechung der Besprechungseinladung hinzu. Der Besprechungsorganisator oder die delegierte Person legt dann die Benutzer fest, die eingeladen werden sollen, und versendet die Besprechungseinladung.

Definieren von angemessenen Planungsdetails

Nachdem sichergestellt wurde, dass zum angefragten Zeitpunkt keine weitere Besprechung anberaumt ist, planen die zuständigen Supportmitarbeiter die Besprechung im Pool für große Besprechungen ein.

Um eine optimale Benutzererfahrung zu gewährleisten, ist es wichtig, die große Besprechung mit den richtigen Zugriffsebenen und Besprechungseinstellungen zu planen, die den Anforderungen des Besprechungsorganisators entsprechen. Berücksichtigen Sie die folgenden Planungseinstellungen, die in Skype for Business Besprechungsoptionen konfiguriert sind:

  • Verwenden Sie einen neuen Besprechungsraum für jede große Besprechung, anstatt den dedizierten Besprechungsraum erneut zu verwenden.

  • Geben Sie die Zugriffsebene für die Besprechung wie folgt an:

    • Wenn mindestens ein eingeladener Benutzer nicht zur Organisation gehört, legen Sie den Zugriffstyp für die Besprechung auf Alle Personen (keine Einschränkungen) fest. Dadurch vermeiden Sie, dass Sie während der laufenden Besprechung einen möglicherweise großen Wartebereich verwalten müssen.

    • Wenn die Besprechung nur intern ist, legen Sie den Zugriffstyp für die Besprechung auf Jeder innerhalb meiner Organisation fest.

      Hinweis

      Legen Sie den Besprechungszugriffstyp nicht auf Personen Ich lade aus meinem Unternehmen ein. Wenn Sie diese Einstellung verwenden, müssen Organisatoren alle Benutzer-E-Mail-Adressen zur Liste eingeladener Personen hinzufügen, und Sie können keine Verteilergruppe einladen. Vermeiden Sie es, den Besprechungszugriffstyp auf Nur ich, den Besprechungsorganisator festzulegen, da diese Einstellung erfordert, dass jeder Besprechungsteilnehmer, einschließlich Referenten, zur Laufzeit der Besprechung in den Wartebereich versetzt werden muss. Die Person, die für die Durchführung der großen Besprechung verantwortlich ist, muss dann ständig die Warteliste überwachen und neue Benutzer zulassen, die sich im Wartebereich befinden.

  • Wenn Sie die Option Anrufer erhalten direkten Zugang aktivieren, können Benutzer, die sich per Telefon einwählen, automatisch der Besprechung beitreten.

  • Laden Sie folgende Benutzer explizit ein:

    • Besprechungsorganisator und Delegat (anfordernde Person)

    • Die von der eine Besprechung anfordernden Person vorgelegte Liste mit Referenten

      Hinweis

      Wenn der Zugriffstyp der Besprechung auf Von mir ausgewählte Personen festgelegt ist, müssen Sie jeden Teilnehmer einer großen Besprechung explizit als eingeladenen Benutzer hinzufügen.

  • Verwalten Sie die Referenten explizit, anstatt die Referenten-Option auf einen der Werte für automatische Hochstufung festzulegen. Stellen Sie sicher, dass folgende Benutzer als Referenten hinzugefügt werden:

    • Besprechungsorganisator und Delegat (anfordernde Person)

    • Die von eine große Besprechung anfordernden Personen vorgelegte Liste mit Referenten

      Durch die explizite Verwaltung von Referenten können Sie Referenten auf eine kleine Anzahl beschränken, um eine effektive große Besprechung zu ermöglichen. Wenn die Mehrheit der Besprechungsteilnehmer über die Teilnehmerrolle verfügt, verringert dies die Wahrscheinlichkeit, dass Personen versehentlich die Kontrolle über die Präsentation übernehmen, eine PowerPoint-Präsentation löschen, Referenten stummschalten/stummschalten und andere Unterbrechungen der Besprechung aufheben.

  • Aktivieren Sie die Option Alle Teilnehmer stummschalten, um sicherzustellen, dass nur Referenten Audioinhalte in die Besprechung übertragen können.

  • Überprüfen Sie die Einstellung Video von Teilnehmern blockieren , um sicherzustellen, dass nur Referenten Videos in die Besprechung übertragen können.

Erstellen einer Konferenzrichtlinie

Erstellen Sie eine neue Konferenzrichtlinie speziell für große Besprechungen und weisen Sie sie anschließend den Benutzern zu, die auf den dedizierten großen Besprechungspools gehostet werden. Mithilfe der folgenden Einstellungen können Sie die Konferenzrichtlinie konfigurieren:

  • Legen Sie die Option MaxMeetingSize auf 1000 fest. (Der Standardwert ist 250.)

  • Legen Sie die Option AllowLargeMeetings auf True fest.

  • Legen Sie die Option EnableAppDesktopSharing auf None fest.

  • Legen Sie die Option AllowUserToScheduleMeetingsWithAppSharing auf False fest.

  • Legen Sie die Option AllowSharedNotes auf False fest.

  • Legen Sie die Option AllowAnnotations auf False fest.

  • Legen Sie die Option DisablePowerPointAnnotations auf True fest.

  • Legen Sie die Option AllowMultiview auf False fest.

  • Legen Sie die Option EnableMultiviewJoin auf False fest.

Hinweis

Die Unterstützung für große Besprechungen in Skype for Business Server erfordert, dass die Einstellung AllowLargeMeetings auf true festgelegt ist. Wenn diese Einstellung auf true festgelegt ist, wird die Skype for Business Erfahrung für besonders große Besprechungen optimiert, wenn Benutzer an der Besprechung teilnehmen. Insbesondere zeigt Skype for Business in einer großen Besprechung nicht den Anfang oder die Aktualisierung der vollständigen Besprechungsteilnehmerliste an, was sowohl für den Client als auch für den Skype for Business Server ein Leistungsengpass darstellt. Stattdessen zeigen Skype for Business nur Informationen zum Benutzer und die Liste der Referenten der Besprechung an. Skype for Business zeigt weiterhin die Gesamtzahl der teilnehmer an, die in den großen Besprechungen verfügbar sind.

Die Einstellung AllowLargeMeetings $true bewirkt Folgendes:

  • Blendet die Teilnehmerliste aus.

  • Deaktiviert Fehler im Chatfenster.

  • Deaktiviert Video mit mehreren Parteien.

  • Deaktiviert die Möglichkeit, einen Teilnehmer zum Referenten heraufzustufen. Sie müssen im Voraus planen und alle Referenten vor der Besprechung deklarieren.

  • Deaktiviert die Möglichkeit, die Stummschaltung einzelner Teilnehmer aufzuheben.

  • Deaktiviert die Möglichkeit, das Feature Video spotlight sperren auf Teilnehmer anzuwenden.

  • PstN-Einwahlbenutzer können die Stummschaltung mit 6 nicht aufheben, da die persönliche virtuelle Unterstützung, die für DTMF-Befehle in aktiven großen Besprechungen verantwortlich ist, fehlt.

  • Wenn der Referent/Organisator eine Besprechung plant, bei der alle zuerst stummgeschaltet werden sollen ("Alle stummschalten"), werden PSTN-Benutzer während des gesamten Anrufs stummgeschaltet und können die Stummschaltung nicht aufheben.

Mit Ausnahme der Einstellung Maximale Besprechungsgröße sind alle anderen hier angegeben Konferenzrichtlinieneinstellungen erforderlich, um die Konferenzfunktionen, die für große Besprechungen nicht erforderlich sind, zu deaktivieren.

Darüber hinaus müssen Sie den dedizierten Pool für große Besprechungen so konfigurieren, dass jeder Skype for Business Server Benutzer, der im Pool verwaltet wird und für die Verwaltung des Besprechungszeitplans verantwortlich ist, über die entsprechenden Berechtigungen verfügt. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Legen Sie die Option Als Referenten festlegen auf Keine fest. Normalerweise sind nur einige wenige Benutzer der gesamten Teilnehmer einer großen Besprechung Referenten, sodass die Teilnehmer nicht automatisch als Referenten für große Besprechungen zugelassen werden sollten. Die Referenten sollten stattdessen bei der geplanten Besprechung explizit festgelegt oder während der großen Besprechung explizit ernannt werden.

  • Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Standardmäßig zugewiesener Konferenztyp nicht aktiviert ist. Diese Einstellung steuert, ob das Onlinebesprechungs-Add-In für Skype for Business Konferenzen immer mit der zugewiesenen Konferenz des Organisators plant, was bedeutet, dass geplante Besprechungen die gleiche Teilnahme-URL und Audioinformationen aufweisen. In Szenarios für die Zusammenarbeit in kleinen Gruppen funktioniert die Verwendung eines solchen zugewiesenen Konferenztyps gut, da jeder über eine eigene, individuell zugewiesene Konferenz verfügt und die konstante Teilnahme-URL und Audioinformationen dazu beiträgt, eine schnellere Teilnahme an Besprechungen zu ermöglichen. Im Szenario mit großen Besprechungen plant das Supportteam für große Besprechungen jedoch die großen Besprechungen mit einem einzigen Satz von Benutzeranmeldeinformationen und stellt dann den Anforderern der Besprechung Teilnahme-URLs und Audioinformationen bereit. In diesem Fall funktioniert die Verwendung einer anderen URL für die Teilnahme an jeder Besprechung besser.

  • Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Anonyme Benutzer standardmäßig zulassen nur aktiviert wird, wenn es erforderlich ist. Diese Einstellung wirkt sich auf den Standardzugriffstyp der Besprechung aus, der vom Onlinebesprechungs-Add-In für Skype for Business geplant wird, wenn keine zugewiesene Konferenz verwendet wird. Die entsprechende Option für diese Einstellung hängt von den Anforderungen Ihrer organization ab. Wenn die meisten großen Besprechungen in Ihrer Organisation interne Besprechungen sind, sollte diese Option nicht ausgewählt werden. Wenn beim Großteil der großen Besprechungen externe Benutzer teilnehmen, sollte diese Option ausgewählt werden.

Weitere Informationen zum Erstellen einer Konferenzrichtlinie finden Sie unter Verwalten von Konferenzrichtlinien in Skype for Business Server.