Dokumentvorschläge aktivieren

Artikel
10/31/2017

Veröffentlicht: Februar 2017

Gilt für: Dynamics 365 (online), Dynamics CRM Online

Die Aktivierung von Dokumentvorschläge unterstützt Ihren Microsoft Dynamics 365 Webbrowser, und Benutzer von mobilen Geräten können wichtige Dokumente erkennen, die für ihre aktuelle Arbeit in Dynamics 365 relevant sind, wie z.B. große Verkaufschancen. Als Administrator definieren Sie relevante Felder. Ein Empfehlungssystem, das die Microsoft Azure-Textanalyse nutzt, verwendet Schlüsselwortübereinstimmungen zum Zuordnen verknüpfter Datensätze, um ähnliche Dokumente zu finden. In Dynamics 365 erstellen Sie Ähnlichkeitsregeln, um eine eigene Ähnlichkeitslogik bereitzustellen.Dynamics 365 zeigt dem Benutzer dann eine Liste der vorgeschlagenen Dokumente an, während der Benutzer im aktuellen Datensatz arbeitet.

Dokumentempfehlung-Funktionsdiagramm

Hinweis

Die Dokumentvorschläge-Funktion erfordert keine Verbindung mit dem Azure-Textanalyse-Dienst. Wenn Sie Azure Textanalyse nicht verwendet, verwendet Dokumentvorschläge die integriert Schlüsselwortzuordnungslogik aus Microsoft Dynamics 365. Es wird jedoch empfohlen, Azure Textanalyse für den erweiterten Schlüsselwortabgleich zu verwenden.

Dokumentvorschläge sucht andere Like-Entitäten, um Ähnlichkeiten in den Dokumente auf einer Microsoft SharePoint-Website, OneDrive oder einem externen Ort zu erkennen. Vorgeschlagene Dokumente können in mehreren verschiedenen Formaten wie Word, Excel, Microsoft PowerPoint, OneNote, Adobe PDF und Textdatenen vorliegen. Wenn ähnliche Dokumente gefunden werden, zeigt Dokumentvorschläge diese Ihnen an. Sie können das Dokument öffnen oder eine Kopie erstellen.

Anforderungen

Folgende Voraussetzungen müssen für die Verwendung von Dokumentvorschläge mit Dynamics 365 erfüllt sein.

Dynamics 365 (online)
Um auf dem SharePoint gespeicherte Dokumente vorzuschlagen:
- Greifen Sie auf SharePoint Online, Microsoft SharePoint 2013 oder SharePoint 2016 zu.
- Die Dokumentenverwaltung muss in Dynamics 365eingerichtet sein. Weitere Informationen unter SharePoint-Integration mit Microsoft Dynamics CRM einrichten
Die Relevanzsuche muss aktiviert sein.Weitere Informationen:Relevanzsuche für die Organisation konfigurieren
Dokumentvorschläge arbeitet mit Webbrowsern , Microsoft Dynamics 365 für Tablets und Dynamics 365 für Smartphones.
Verwenden der Azure-Textanalyse mit Dokumentvorschläge:
- Ein Azure-Abonnement ist erforderlich, um den Azure-Textanalyseservice zu verwenden.
- Ein Systemadministrator muss die Textanalyse-Verbindung in Dynamics 365 aktivieren.Weitere Informationen:Festlegen der Textanalyse-Verbindung
Ein Systemadministrator muss eine Ähnlichkeitsregel für jeden Entitätstyp definieren, der in Dokumentvorschläge enthalten ist.Weitere Informationen:Erstellen ähnlicher Datensatzvorschlagsregeln

Funktionsweise

Die Entitäten, die Dokumentvorschläge verwenden können, sind Kontakt, Verkaufschance, Lead, Firma, Anfrage und benutzerdefinierte Entitäten.

Sie können den integrierten Mustervergleich verwenden, der nativ in das Dokumentvorschläge-Feature integriert ist. Wir empfehlen jedoch, dass Sie den Azure-Textanalyseservice für einen erweiterten Schlüsselwortabgleich verwenden.

Dokumentvorschläge findet nur die Sites und die Dokumente, auf die der Benutzer Zugriff besitzt.

Sites, in denen Dokument gefunden wurden, werden in der folgenden Reihenfolge angezeigt:

SharePoint-Standardsites
Andere SharePoint Sites..
OneDrive
Office 365-Gruppen (wenn die Lösung installiert ist).
Externe URL (sofern konfiguriert).

Aktuell durchsucht Dokumentvorschläge keine Anlagen, die den Notizdatensätzen in Microsoft Dynamics 365 hinzugefügt werden.

Hinzufügen einer externen URL, um eine andere Site zu durchsuchen

Externe Sites, z. B. eine lokale SharePoint-Dokumentbibliothek, können in Dokumentvorschläge einbezogen werden, indem eine externe URL für die zu durchsuchende Site hinzugefügt wird.

Hinweis

Für die optimalen Ergebnisse bei externen Sites empfehlen wir, dass Sie die Azure-Textanalyse verwenden. Sie bietet eine erweiterte Logik für die Schlüsselwortzuordnung.Festlegen der Textanalyse-Verbindung

Sobald Sie die externe URL zur aktivierten Dokumentvorschlagsfunktion hinzufügen, sehen die Benutzer folgendes.

Webbrowser Wenn Sie die Microsoft Dynamics 365 über einen Webbrowser ausführen, nachdem Sie auf Dokumentvorschläge geklickt haben, können die Benutzer auf Andere Empfehlungen auf der SeiteDokumentvorschläge klicken, um eine andere Seite anzuzeigen, die möglicherweise mehr Dokumentvorschläge bietet, die auf einer externen Site vorhanden sind. Beachten Sie, dass der Benutzer möglicherweise aufgefordert wird, sich an der externen Site anmelden.
Mobile Apps. Bei den Microsoft Dynamics 365 für Tablets- und Dynamics 365 für Smartphones-Apps können die Benutzer nach dem Klick auf Dokumentvorschläge auf Weitere Empfehlungen klicken. Dies öffnet die externe Site mit weiteren Dokumentvorschlägen aus der Site im Standardbrowser des Gerätes. Beachten Sie, dass der Benutzer möglicherweise aufgefordert wird, sich an der externen Site anmelden.

Erstellen die externen URL

Die externe URL muss in einem Format erstellt werden, das von der externen Site verstanden wird. Bei Sites, die ein Konstrukt wie https://contoso.com/search?{0} verwenden, bei dem https://contoso.com/search? die Such-URL-Struktur ist und {0} die Schlüsselwortzeichenfolge ist, übergibt Dokumentvorschläge die Schlüsselwörter im Parameter {0}. Die Schlüsselwörter, die an die URL übergeben werden, werden von Datensatzregeln abgleichen die die Entitätszuordnungen der Textübereinstimmung umfassen.Weitere Informationen:Erstellen ähnlicher Datensatzvorschlagsregeln

Die Werte, die in den Textfeldern der Ähnlichkeitsregelzuordnungen gefunden wurden, werden als Schlüsselwörter zur Erstellung der Abfrage verwendet, die an die externe Site übergeben wird (wie unten, wo das Schlüsselwort die über die Ähnlichkeitsregelzuordnungen gefunden Textwerte darstellt, und &. ein Leerzeichen darstellt, mit dem Dokumentvorschläge jedes Schlüsselwort trennt.

https://contoso.com/search?schluesselwortA\&schluesselwortB\&schluesselwortC

Bei einem lokalen SharePoint-Server können Sie eine externe URL hinzufügen, die auf einer Unterwebsite verweist, wobei mysharepoint der Websitename ist und sites der Sitename und subsitename der Untersitenname ist.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Einrichten der Azure-Textanalyse-Verbindung

Um die Azure-Textanalyse mit Dokumentvorschläge verwenden zu können, muss eine Azure-Textanalyse-Verbindung konfiguriert werden.Weitere Informationen:Festlegen der Textanalyse-Verbindung

Hinweis

Definieren und Aktivieren von Ähnlichkeitsregeln

Wenn Sie noch keine Ähnlichkeitsregeln definiert haben, lesen Sie Erstellen ähnlicher Datensatzvorschlagsregeln