Datenschutzbestimmungen für Exchange Server

Microsoft setzt alles daran, den Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre zu gewährleisten. Gleichzeitig möchten wir Ihnen Software an die Hand geben, die Ihnen die gewünschte Leistung und den Komfort für Ihre Arbeit am Computer bietet. Diese Datenschutzbestimmungen gelten für Microsoft Exchange Server 2016 und Exchange Server 2019. Sie befassen sich mit Features, die mit dem Internet kommunizieren. Sie gilt nicht für andere Online- oder Offlinewebsites, Produkte oder Dienste von Microsoft.

Exchange 2016 und Exchange 2019 bieten Funktionen für E-Mail, Kalender, Kontaktverwaltung und andere Funktionen für Onlinezusammenarbeit auf Computern, mobilen Telefonen und Webbrowsern.

Diese Datenschutzbestimmungen betreffen die Bereitstellung und Verwendung von Exchange 2016 und Exchange 2019 in einer Unternehmensnetzwerkumgebung. Wenn Sie Exchange Server-Technologien als von Microsoft oder von einem Drittanbieter betriebenen Dienst verwenden, lesen Sie bitte die für den Dienst spezifischen Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien, die von Microsoft oder dem Drittanbieter als Anbieter des Dienstes bereitgestellt werden.

IT-Administratoren von Exchange 2016 und Exchange 2019 können basierend auf rechtlichen oder Complianceaspekten oder internen Richtlinien bestimmte internetfähige Features in Exchange aktivieren oder deaktivieren oder andere Technologien bereitstellen, die sich auf den Datenschutz auswirken. Anfragen im Hinblick auf den Datenschutz im Zusammenhang mit der Entität, die Ihnen Zugriff auf Exchange Server 2016 oder Exchange 2019 bietet, sollten Sie direkt an diese Entität richten. Microsoft ist nicht verantwortlich für die Datenschutzpraktiken seiner Kunden oder anderer Dritter.

Erfassung und Nutzung Ihrer Informationen

Die informationen, die wir von Ihnen sammeln, werden von Microsoft und seinen kontrollierten Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen verwendet, um die von Ihnen verwendeten Features zu aktivieren und die Dienste bereitzustellen oder die Von Ihnen angeforderten oder autorisierten Transaktionen durchzuführen. Sie können auch verwendet werden, um Microsoft-Produkte und -Dienste zu analysieren und zu verbessern.

Gegebenenfalls senden wir Ihnen standardmäßige Mitteilungen wie z. B. Begrüßungsschreiben, Zahlungserinnerungen, Informationen zu technischen Dienstproblemen und Sicherheitsankündigungen. Für einige Microsoft-Dienste werden möglicherweise regelmäßige Mitgliederschreiben gesendet, die als Bestandteil des Diensts gelten. Gelegentlich fragen wir Sie möglicherweise nach Ihrem Feedback, laden Sie zur Teilnahme an Umfragen ein oder senden Ihnen Werbeschreiben, um Sie über andere Produkte oder Dienstleistungen zu informieren, die von Microsoft und seinen verbundenen Unternehmen verfügbar sind.

Damit wir Ihnen eine konsistentere und personalisierte Erfahrung in Ihren Interaktionen mit Microsoft bieten können, können Informationen, die von einem Microsoft-Dienst gesammelt werden, mit Informationen kombiniert werden, die von anderen Microsoft-Diensten gesammelt werden. Möglicherweise ergänzen wir auch die gesammelten Informationen mit Informationen, die wir von anderen Unternehmen erhalten haben. Wir können beispielsweise Dienste von anderen Unternehmen verwenden, über die wir eine allgemeine geografische Region basierend auf Ihrer IP-Adresse ableiten können, um bestimmte Dienste an Ihre geografische Region anzupassen.

Mit Ausnahme der in dieser Datenschutzerklärung genannten Fälle werden Ihre persönlichen Daten nicht ohne Ihr Einverständnis an Dritte weitergegeben.

Wir beauftragen gelegentlich andere Unternehmen, begrenzte Dienstleistungen in unserem Namen zu erbringen, z. B. die Beantwortung von Kundenfragen zu Produkten oder Dienstleistungen oder die Durchführung statistischer Analysen unserer Dienstleistungen. Wir stellen diesen Unternehmen nur die persönlichen Informationen zur Verfügung, die sie für die Erbringung des Dienstes benötigen, und es ist ihnen untersagt, diese Informationen für andere Zwecke zu verwenden.

Microsoft ist berechtigt, auf Informationen über Sie, einschließlich der Inhalte Ihrer Kommunikation, zuzugreifen oder diese offenzulegen, um: (a) Gesetze einzuhalten oder auf gesetzliche Anfragen oder gerichtliche Verfahren zu reagieren, die Rechte oder das Eigentum von Microsoft oder unserer Kunden zu schützen, einschließlich der Durchsetzung unserer Verträge oder Richtlinien, die Ihre Verwendung der Dienste regeln, oder (c) zu handeln, wenn wir in gutem Glauben davon ausgehen, dass ein derartiger Zugriff oder eine derartige Offenlegung zum Schutz der persönlichen Sicherheit von Mitarbeitern oder Kunden von Microsoft oder der Öffentlichkeit erforderlich ist.

Informationen, die gesammelt oder an Exchange 2016 und Exchange 2019 gesendet werden, können in den USA oder in einem anderen Land/einer anderen Region gespeichert und verarbeitet werden, in dem bzw. der Microsoft oder seine verbundenen Unternehmen, Tochtergesellschaften oder Dienstanbieter über Einrichtungen verfügen. Microsoft beachtet die Bestimmungen des US-amerikanischen Handelsministeriums über die Erfassung, Verwendung und Beibehaltung von Daten aus der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz.

Erfassung und Nutzung von Daten über Ihren Computer

Wenn Sie Software mit internetfähigen Funktionen verwenden, werden Informationen über Ihren Computer („Standardcomputerinformationen") an die von die Ihnen besuchten Websites und Onlinedienste gesendet. Microsoft verwendet Standardcomputerinformationen, um Ihnen internetfähige Dienste bereitzustellen, damit unsere Produkte und Dienstleistungen verbessert werden können, und für statistische Analysen. Diese standardmäßigen Computerdaten umfassen in der Regel Informationen wie die IP-Adresse, die Betriebssystemversion, die Browserversion sowie Regions- und Spracheinstellungen. In einigen Fällen können Standardcomputerinformationen auch die Hardware-ID umfassen, die den Gerätehersteller, den Gerätenamen und die Version angibt. Wenn ein bestimmtes Feature oder ein bestimmter Dienst Informationen an Microsoft sendet, werden auch Standardcomputerinformationen gesendet.

Die Datenschutzdetails für andere Exchange 2016- oder Exchange 2019-Features, -Software oder -Dienste, die in dieser Datenschutzerklärung aufgeführt sind, beschreiben, welche zusätzlichen Informationen gesammelt werden und wie sie verwendet werden.

Sicherheit Ihrer Daten

Microsoft sorgt für die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten. Wir setzen eine Vielzahl von Sicherheitstechnologien ein, die dazu beizutragen, Ihre Daten vor dem Zugriff, der Verwendung und Offenlegung durch nicht autorisierte Personen zu schützen. So speichern wir die von Ihnen übermittelten persönlichen Informationen beispielsweise auf Computersystemen mit eingeschränktem Zugriff, die sich an sicheren Orten befinden.

Spezifisches Feature: Microsoft-Fehlerberichterstattung

Was dieses Feature bewirkt: Die Microsoft-Fehlerberichterstattung bietet einen Dienst, mit dem Sie Probleme, die möglicherweise auftreten, an Microsoft übermitteln und Informationen erhalten können, mit deren Hilfe Sie derartige Probleme vielleicht verhindern oder lösen können.

Erfasste, verarbeitete oder übermittelte Informationen: Welche Informationen im Rahmen der Microsoft-Fehlerberichterstattung erfasst, verarbeitet oder übermittelt werden, können Sie unter Privacy Statement for the Microsoft Error Reporting Service nachlesen.

Verwendung der Daten: Die von Ihnen übermittelten Fehlerdaten können zum Lösen von Kundenproblemen und zur Verbesserung von Microsoft-Software und -Diensten verwendet werden.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Ihnen wird die Möglichkeit geboten, an der Microsoft-Fehlerberichterstattung teilzunehmen, wenn ein Fehler zum ersten Mal auftritt. Wenn Sie diese aktivieren, meldet die Microsoft-Fehlerberichterstattung auftretende Probleme automatisch an Microsoft. Außerdem kann Ihr IT-Administrator die Microsoft-Fehlerberichterstattung während des Setupprozesses von Exchange Server für alle Benutzer aktivieren oder deaktivieren.

In seltenen Fällen, z. B. bei Problemen, die besonders schwer zu lösen sind, fordert Microsoft möglicherweise zusätzliche Daten an, einschließlich Speicherbereichen (die möglicherweise Speicher umfassen, der zu dem Zeitpunkt, zu dem das Problem auftrat, von einer oder allen Anwendungen gemeinsam genutzt wurde), Registrierungseinstellungen und eine oder mehrere Dateien von Ihrem Computer. Ihre aktuellen Dokumente können auch enthalten sein. Wenn zusätzliche Daten angefordert werden, haben Sie die Möglichkeit, die im Fehlerbericht enthaltenen Informationen anzuzeigen, bevor Sie auswählen, ob der Bericht an Microsoft gesendet werden soll.

Wichtiger Hinweis: Unternehmenskunden können mithilfe einer Gruppenrichtlinie konfigurieren, wie die Microsoft-Fehlerberichterstattung auf ihren Computern arbeitet. Die Konfigurationsoptionen umfassen die Möglichkeit, die Microsoft-Fehlerberichterstattung zu deaktivieren. Für Administratoren, die die Microsoft-Fehlerberichterstattung mithilfe einer Gruppenrichtlinie konfigurieren möchten, haben wir in der Group Policy Settings Reference for Windows and Windows Server die technischen Details zusammengestellt.

Spezifisches Feature: Onlinefeedback

Was dieses Feature bewirkt: Über Onlinefeedback können Sie Feedback zu Produkten und Diensten direkt an Microsoft senden.

Erfasste, verarbeitete oder übermittelte Informationen: Wenn Sie Onlinefeedback verwenden möchten, werden der Inhalt der Nachricht sowie Standardcomputerinformationen an Microsoft gesendet.

Verwendung der Daten: Die übermittelten Informationen können zur Verbesserung von Microsoft-Websites, -Produkten oder -Diensten verwendet werden. Die von diesem Feature gesammelten Informationen können auch verwendet werden, um zusätzliche Informationen zu Feedback anzufordern, das über das Produkt oder den Dienst abgegeben wurde.

Auswahl/Kontrolle: Die Verwendung von Onlinefeedback ist optional.

Spezifisches Feature: Onlinehilfe

Was dieses Feature bewirkt: Indem Sie auf die Hilfe klicken oder diese anderweitig verwenden, wird eine Verbindung zu Onlinesupportmaterialien hergestellt, sodass Sie die aktuellsten verfügbaren Inhalte erhalten.

Erfasste, verarbeitete oder übermittelte Informationen: Wenn Sie die Hilfe verwenden, werden die Anforderung sowie alle Bewertungen oder Feedback zu den Hilfethemen an Microsoft gesendet. Alle persönlichen Informationen, die in die Such- oder Feedbackfelder eingegeben werden, werden an Microsoft gesendet, aber nicht verwendet, um Sie zu identifizieren oder zu kontaktieren.

Verwendung der Daten: Die Hilfe verwendet Suchinformationen, um die relevantesten Suchergebnisse zurückzugeben, neue Inhalte zu entwickeln und die vorhandenen Inhalte zu verbessern.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Verwenden Sie die Hilfe nicht, wenn Sie keine Verbindung mit Onlinesupportmaterialien herstellen möchten.

Spezifisches Feature: Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit

Was dieses Feature bewirkt: Wenn Sie sich zur Teilnahme entscheiden, sammelt das CEIP (Customer Experience Improvement Program, Programm zur Verbesserung der Kundenerfahrung) grundlegende Informationen zu Ihrer Hardwarekonfiguration und wie Sie Microsoft-Software und -Dienste verwenden, um Trends und Verwendungsmuster zu identifizieren. CEIP erfasst außerdem den Typ und die Anzahl der Fehler, die auftreten, Software- und Hardwareleistung sowie die Geschwindigkeit von Diensten. Microsoft sammelt weder Ihren Namen noch Ihre Adresse oder andere Kontaktinformationen.

Erfasste, verarbeitete oder übermittelte Informationen: Wenn das Feature aktiviert ist, werden CEIP-Informationen automatisch an Microsoft gesendet. Welche Informationen CEIP erfasst, verarbeitet oder übermittelt, können Sie in der Datenschutzerklärung zum Microsoft®-Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit nachlesen.

Verwendung der Daten: Microsoft verwendet diese Informationen, um die Qualität, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit von Microsoft-Software und -Diensten zu verbessern.

Auswahl/Kontrolle: CEIP ist standardmäßig deaktiviert, es sei denn, Ihr IT-Administrator hat es für Sie aktiviert. Sie werden aufgefordert, sich beim Exchange-Installationsprogramm zu registrieren. Sofern Ihr Administrator diese Möglichkeit nicht eingeschränkt hat, können Sie die CEIP-Einstellungen jederzeit ändern.

Spezifisches Feature: Bing Maps-Erweiterung

Was dieses Feature bewirkt: Die Bing Maps-Erweiterung wird in Outlook und Outlook im Web (früher Outlook Web App genannt) angezeigt, wenn Exchange 2016 oder Exchange 2019 das Vorhandensein einer Adresse im Textkörper einer E-Mail erkennt, und ermöglicht, dass Sie den Bing Maps-Dienst abfragen, um eine Karte des Standorts zu erhalten.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Wenn Sie auf der Benutzeroberfläche auf die Bing Karten-Erweiterung klicken, werden die Von Exchange als Adresse ermittelten Informationen an den Bing Karten-Dienst übergeben, der eine Abfrage basierend auf der Adresse ausführt und eine Zuordnung dafür zurückgibt. Weitere Informationen zu den Datenschutzpraktiken von Bing finden Sie im Abschnitt Bing der Microsoft-Datenschutzbestimmungen.

Verwendung der Daten: Die Adressinformationen werden verwendet, um die Karte für die Adresse anzuzeigen.

Auswahl/Kontrolle: Dieses Feature kann vom IT-Administrator oder vom Endbenutzer deaktiviert werden.

Spezifisches Feature: Offline

Funktionsweise dieses Features: In Outlook im Web speichern die Offlinefeatures Kontakte, Kalender und E-Mail-Informationen auf dem Computer eines Benutzers, sodass sie ohne Netzwerkverbindung zugänglich sind.

Erfasste, verarbeitete oder übermittelte Informationen: Zu den gesammelten und gespeicherten Informationen gehören Kontakte, Kalender und E-Mails aus dem Postfach des Benutzers auf dem Exchange Server. Dieses Feature überträgt keine Informationen an Microsoft.

Verwendung der Daten: Informationen werden lokal auf dem Computer des Benutzers gespeichert, um Offlinezugriff zu aktivieren.

Auswahl/Kontrolle: In Outlook im Web ist dieses Offlinefeature standardmäßig deaktiviert, und der Benutzer muss den Offlinemodus aktiveren. Darüber hinaus können die IT-Administratoren die Option für dieses Feature deaktivieren, sodass Benutzer sie nicht aktivieren können.

Spezifisches Feature: Absenderfoto

Funktionsweise dieses Features: In Outlook im Web ermöglicht die Funktion Absenderfoto einem Empfänger, das Foto des Absenders einer E-Mail anzuzeigen, die er anzeigt, wenn der Absender aus demselben organization wie der Empfänger stammt.

Erfasste, verarbeitete oder übermittelte Informationen: Wenn Outlook im Web davon ausgeht, dass ein Foto eines Absenders verfügbar ist, wird die E-Mail-Adresse des Absenders an den Exchange-Server gesendet. Die Übertragung wird möglicherweise teilweise in unverschlüsselter Form gesendet. Dieses Feature überträgt keine Informationen an Microsoft.

Verwendung der Daten: Die E-Mail-Adresse des Absenders wird verwendet, um das Foto des Absenders auf dem Ziel-Exchange-Server zu finden.

Auswahl/Kontrolle: IT-Administratoren können dieses Feature deaktivieren.

Spezifisches Feature: Visitenkarte

Was dieses Feature bewirkt: Beim Durchsuchen von E-Mails in Outlook im Web kann ein Benutzer auf den Namen des Absenders oder auf einen der Empfänger in einer E-Mail klicken, um die Visitenkarte für die Person abzurufen. Auf der Visitenkarte werden Informationen zu dieser Person angezeigt.

Erfasste, verarbeitete oder übermittelte Informationen: Wenn ein Benutzer die Visitenkarteninformationen für eine Person anfordert, indem er in einer E-Mail-Nachricht auf den Namen der Person klickt, wird die E-Mail-Adresse oder ein ähnlicher Bezeichner für die Person, deren Informationen angefordert werden, an den Exchange Server gesendet. Die Übertragung wird möglicherweise teilweise in unverschlüsselter Form gesendet. Dieses Feature überträgt keine Informationen an Microsoft.

Verwendung der Daten: Die E-Mail-Adresse der Person, deren Visitenkarte angefordert wird, wird zum Suchen der Visitenkarteninformationen der Person auf dem Ziel-Exchange Server verwendet.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Klicken Sie nicht auf den Namen einer Person, um den Kontakt der Person Karte abzurufen, wenn Sie die Identifikation der Person nicht an den Exchange-Server senden möchten.

Änderungen an diesen Datenschutzbestimmungen

Microsoft sorgt für die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten. Wir setzen eine Vielzahl von Sicherheitstechnologien ein, die dazu beizutragen, Ihre Daten vor dem Zugriff, der Verwendung und Offenlegung durch nicht autorisierte Personen zu schützen. So speichern wir die von Ihnen übermittelten persönlichen Informationen beispielsweise auf Computersystemen mit eingeschränktem Zugriff, die sich an sicheren Orten befinden.

Weitere Informationen

Bei Microsoft freuen wir uns über Ihre Meinung zu dieser Datenschutzerklärung und deren Ergänzungen. Wenn Sie Fragen haben oder glauben, dass wir uns nicht an diese Dokumente gehalten haben, kontaktieren Sie uns bitte über dieses Webformular oder per E-Mail unter folgender Adresse:

Microsoft Deutschland GmbHz. H. Dominik Stockem – Datenschutzbeauftragter

Microsoft Corporation

Langgasse 18

50858 Köln

(01234) 6 54 89 67

Die Microsoft-Niederlassung in Ihrem Land/Ihrer Region finden Sie unter Microsoft office locations around the world.