Migrieren Ihrer öffentlichen Ordner zu Microsoft 365-Gruppen in Exchange Online

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Zusammenfassung: Warum sollten Sie Ihre öffentlichen Ordner zu Microsoft 365-Gruppen migrieren oder nicht.

Dieser Artikel bietet einen Vergleich zwischen öffentlichen Ordnern und Microsoft 365-Gruppen und wie der eine oder andere die beste Lösung für Ihre organization sein könnte. Öffentliche Ordner gibt es schon so lange wie Exchange, während Gruppen in letzter Zeit eingeführt wurden. Wenn Sie einige oder alle Ihrer öffentlichen Ordner zu Gruppen migrieren möchten, wird in diesem Artikel beschrieben, wie der Prozess funktioniert, und es werden Links zu den Artikeln bereitgestellt, die Sie schritt für Schritt durch den Prozess führen.

Was sind öffentliche Ordner?

Öffentliche Ordner enthalten verschiedene Arten von Daten und sind in einer hierarchischen Struktur organisiert.

Öffentliche Ordner werden für die folgenden Situationen nicht empfohlen:

  • Datenarchivierung. Benutzer, die Postfachbeschränkungen beachten müssen, verwenden zum Archivieren von Daten manchmal öffentliche Ordner anstelle von Postfächern. Diese Vorgehensweise wird nicht empfohlen, da dadurch Speicherplatz in öffentlichen Ordnern belegt wird und Postfachbeschränkungen ihren Sinn verlieren.

  • Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Zusammenarbeit. Öffentliche Ordner stellen keine Dokumentverwaltungsfunktionen, wie z. B. Versionsverwaltung, gesteuerte Eincheck- und Auscheckfunktionen oder automatische Benachrichtigungen bei Inhaltsänderungen, zur Verfügung.

Was sind Microsoft 365-Gruppen?

Mit Microsoft 365-Gruppen können Sie eine Gruppe von Personen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und dann ganz einfach eine Sammlung von Ressourcen einrichten, die diese Personen freigeben möchten. Sie müssen die Berechtigungen für diese Ressourcen nicht manuell zuweisen, da die Personen beim Hinzufügen zu Ihrer Gruppe automatisch die notwendigen Berechtigungen für den Zugriff auf die Tools und Ressourcen Ihrer Gruppe erhalten. Gruppen bieten auch eine neue und verbesserte Erfahrung bei Aufgaben, die zuvor von Verteilerlisten und freigegebenen Postfächern ausgeführt wurden.

Den vollständigen Artikel zu Gruppen finden Sie unter Weitere Informationen zu Microsoft 365-Gruppen.

Sollten Sie Ihre öffentlichen Ordner zu Microsoft 365-Gruppen migrieren?

Microsoft 365-Gruppen ist das neueste Zusammenarbeitsangebot von Microsoft, was bedeutet, dass es viele Gründe gibt, warum sie eine bessere Lösung gegenüber öffentlichen Ordnern sind, eine viel ältere Technologie. In Outlook können z. B. Gruppen E-Mail-aktivierte öffentliche Ordner vollständig ersetzen. Das Kompilieren einer Liste aller Szenarien, in denen Microsoft 365-Gruppen besser funktioniert als öffentliche Ordner, ist unmöglich, aber hier sind die Highlights:

  • Zusammenarbeit per E-Mail. Gruppen in Outlook verfügen über einen eigenen Unterhaltungsbereich, in dem alle E-Mails für die Zusammenarbeit gespeichert werden. Die Gruppe kann sogar so eingestellt werden, dass sie Nachrichten von Personen außerhalb der Gruppe oder außerhalb des Unternehmens erhält. Wenn Sie derzeit beispielsweise E-Mail-aktivierte öffentliche Ordner zum Speichern projektbezogener Diskussionen verwenden oder Bestellungen von einem Team genehmigt werden müssen, wäre die Verwendung von Gruppen eine Verbesserung. Gruppen sind auch dann besser, wenn Sie Informationen zu einer Gruppe von Benutzern übertragen möchten.

  • Zusammenarbeit über Dokumente. In Outlook verfügen Gruppen über eine dedizierte Registerkarte Dateien , auf der alle Dateien von der SharePoint-Teamwebsite der Gruppe sowie aus E-Mail-Anlagen angezeigt werden. Sie erhalten eine Ansicht aller Dateien, so dass Sie nicht wie in öffentlichen Ordnern nach Dateien suchen müssen. Die gemeinsame Dokumenterstellung wird ebenfalls einfacher. Wenn Sie öffentliche Ordner zum Speichern von Dateien verwenden, die von mehreren Personen genutzt werden sollen, ziehen Sie eine Migration zu Gruppen in Betracht.

  • Freigegebener Kalender. Bei der Erstellung erhält jede Gruppe einen freigegebenen Kalender. Jedes Mitglied der Gruppe kann Ereignisse in diesem Kalender erstellen. Wenn Sie eine Gruppe zu Ihren Favoriten hinzufügen, kann der Kalender dieser Gruppe neben Ihrem persönlichen Kalender angezeigt werden. Sie können auch die Ereignisse einer Gruppe abonnieren. In diesem Fall erscheinen Ereignisse, die in dieser Gruppe erstellt wurden, in Ihrem persönlichen Kalender. Wenn Sie öffentliche Ordner verwenden, um Kalender für Ihr Team zu hosten, wie z. B. einen Zeitplan, bieten Gruppen eine bessere Erfahrung.

  • Vereinfachte Berechtigungen. Wenn Sie Benutzer einer Gruppe zuweisen, erhalten diese sofort die Berechtigungen, die sie benötigen, wohingegen Sie bei öffentlichen Ordnern die entsprechenden Berechtigungen manuell zuweisen müssen. Mitglieder können als "Besitzer" oder "Mitglieder" hinzugefügt werden. Besitzer verfügen über vollständige Rechte in der Gruppe, einschließlich der Möglichkeit, Gruppenverwaltungsaufgaben auszuführen. Mitglieder können auch Inhalte erstellen und Dateien wie Eigentümer bearbeiten, aber Mitglieder können keine Inhalte löschen, die sie nicht erstellt haben. Wenn ihnen das Berechtigungsmodell für öffentliche Ordner zu überwältigend ist und Sie etwas Einfaches und Schnelles wünschen, ist Microsoft 365-Gruppen der gewünschte Weg.

  • Mobile und Internetpräsenz. Sie können nicht über mobile Geräte auf öffentliche Ordner zugreifen, und die Funktionen im Internet sind begrenzt. Microsoft 365-Gruppen sind dagegen über mobile Outlook-Apps zugänglich und verfügen über einen umfangreicheren Satz von Features im Web. Wenn Ihr Team unterwegs ist und mobilen Zugriff benötigt, sollten Sie Microsoft 365-Gruppen verwenden.

  • Zugriff auf eine vielzahl von Microsoft 365- oder Office 365-Apps. Wenn Sie eine Gruppe erstellen, entsperren Sie den Zugriff auf eine Vielzahl von Apps aus der Microsoft 365- oder Office 365-Suite. Sie erhalten eine SharePoint-Teamwebsite, um Dateien zu speichern, und einen Plan im Planer, um Ihre Aufgaben zu verfolgen. Microsoft 365-Gruppen ist der Mitgliedschaftsdienst, der Elemente der gesamten Microsoft 365- oder Office 365-Suite kombiniert.

Obwohl Microsoft 365-Gruppen viele Vorteile bietet, sollten Sie einige wichtige Unterschiede beachten, die Sie bemerken werden, nachdem Sie die Benutzeroberfläche für öffentliche Ordner verlassen haben. Primäre Unterschiede:

  • Ordnerhierarchie. Während öffentliche Ordner häufig zum Organisieren von Inhalten in einer tief verwurzelten Hierarchie verwendet werden, weist Microsoft 365-Gruppen eine flache Struktur auf. Alle E-Mails in der Gruppe befinden sich im Unterhaltungsbereich, und alle Dokumente werden auf der Registerkarte Dateien angezeigt. Außerdem können Sie keine Unterordner in Microsoft 365-Gruppen erstellen.

  • Granulare Berechtigungsrollen. Während öffentliche Ordner verschiedene Berechtigungsrollen haben, bietet Microsoft 365-Gruppen nur zwei: Besitzer und Mitglied.

Bevor Sie zu Gruppen wechseln, empfiehlt es sich zudem, sich die verschiedenen Einschränkungen bei der Erstellung und Verwaltung von Gruppen vor Augen zu führen. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie Verwalten meiner Gruppen? unter Weitere Informationen zu Microsoft 365-Gruppen.

Migrieren öffentlicher Ordner zu Microsoft 365-Gruppen

Wenn Sie zu Microsoft 365-Gruppen wechseln möchten, können Sie einen Prozess verwenden, der als Batchmigration bezeichnet wird, um Ihre E-Mail- und Kalenderinhalte aus Ihren vorhandenen öffentlichen Ordnern in Gruppen zu verschieben. Die spezifischen Schritte zum Ausführen einer Stapelmigration hängen davon ab, welche Version von Exchange derzeit Ihre Öffentliche Ordner-Hierarchie hostet. Am Ende dieses Artikels finden Sie Links zu Anweisungen, die Sie durch den Batchmigrationsprozess führen.

Hinweis

Wenn Sie die Migration eines E-Mail-aktivierten öffentlichen Ordners zu einer bestimmten Microsoft 365-Gruppe abgeschlossen haben, werden alle E-Mails, die an den öffentlichen Ordner adressiert sind, von der Gruppe empfangen.

Hauptvorteile von Stapelmigrationen:

  • Auf dem Postfachreplikationsdienst (Mailbox Replication Service, MRS) basierende Migration. Der Migrationsprozess verwendet Migrationsbatch-Cmdlets. Die Migration zu mehreren Gruppen kann zusammen in einem einzigen Migrationsbatch ausgelöst werden. Es stehen auch Skripts zur Verfügung, um den Migrationsprozess zu unterstützen.

  • Unterstützung von öffentlichen E-Mail- und Kalenderordnern. Kopierte E-Mails und Beiträge werden wie in Gruppen als Gruppenunterhaltungen angezeigt, und kopierte Kalenderelemente sind in Gruppenkalendern sichtbar. Andere Arten von öffentlichen Ordnern, wie z. B. Aufgaben und Kontakten, werden derzeit nicht für diese Migration unterstützt.

  • Lokale öffentliche Ordner können direkt zu Microsoft 365-Gruppen migriert werden. Diese Migration erfordert nicht, dass Sie Zuerst Ihre öffentlichen Ordner nach Microsoft 365 oder Office 365 und dann zu Gruppen verschieben. Die Cmdlets zum Kopieren von MRS-Daten lesen die Daten für öffentliche Ordner direkt aus Ihrer lokalen Umgebung und kopieren die Daten dann in Microsoft 365-Gruppen. Beachten Sie, dass für öffentliche Exchange 2010-Ordner ein Outlook Anywhere-Endpunkt erforderlich ist. Öffentliche Exchange 2013-Ordner erfordern einen MRS-Proxy-basierten Endpunkt.

  • Bei dieser Migration müssen Sie nicht zwangsläufig alles migrieren. Sie können bestimmte öffentliche Ordner für die Migration zu Gruppen auswählen, damit nur diese öffentlichen Ordner migriert werden.

  • Einmaliges Kopieren der Daten. Bei der Stapelmigration werden die Daten einmal aus den Quellordnern der öffentlichen Ordner kopiert, sodass komplexe Vorgänge wie die inkrementelle Synchronisierung und Fertigstellung nicht erforderlich sind.

  • Führt Daten aus öffentlichen Ordnern mit vorhandenen Daten in einer Gruppe zusammen. Der Datenkopiervorgang führt den Inhalt des öffentlichen Ordners mit dem Inhalt der vorhandenen Gruppe zusammen, falls vorhanden. Wenn ein inkrementeller Datenkopiervorgang erforderlich ist, können Sie die Datenkopie einfach so oft ausführen, wie Sie benötigen. Dadurch werden inkrementelle Daten in die Gruppe kopiert.

Übersicht über Stapelmigrationen

In den folgenden Schritten wird der allgemeine Prozess der Migration von Inhalten öffentlicher Ordner zu Microsoft 365-Gruppen in einer Batchmigration beschrieben. Die Einzelheiten finden Sie in den unten aufgeführten Artikeln.

  1. Quelle wählen: Wählen Sie die öffentlichen Ordner, die Sie migrieren möchten. Sie können alle Ordner mit E-Mail- oder Kalenderinhalten auswählen.

  2. Ziel erstellen: Erstellen Sie entsprechende Gruppen für Ihre Ordner mit den gewünschten Konfigurationen, z. B. Mitglieder, Datenschutz und Klassifizierung von Daten.

  3. Daten kopieren: Verwenden Sie die Migrationsbatch-Cmdlets, um Daten aus öffentlichen Ordnern in Gruppen zu kopieren.

  4. Quelle sperren: Sperren Sie die öffentlichen Ordner, nachdem Sie die Daten in Gruppen überprüft haben.

  5. Übernahme: Kopieren Sie die neuen Daten, die in den Schritten 3 und 4 erstellt wurden.

Beachten Sie, dass Ihre öffentlichen Ordner und die entsprechenden Gruppen für Ihre Benutzer während der obigen Schritte 1 bis 3 online bleiben. Nach Schritt 3 können Sie basierend auf der Gruppenumgebung auswerten, ob sie mit der restlichen Migration fortfahren soll oder nicht, und ob sie für Ihre Benutzer und Ihre organization geeignet ist. An diesem Punkt können Sie ein Rollback ihrer Migration durchführen und mit öffentlichen Ordnern fortsetzen. Wenn Sie mit der Migration fortfahren, können Sie nach Abschluss von Schritt 5 die ursprünglichen öffentlichen Ordner löschen. Selbst nach der Migration ist es möglich, ein Rollback auf öffentliche Ordner durchzuführen, vorausgesetzt, Sie haben Ihre Sicherungsdateien aus dem Migrationsprozess gespeichert und Ihre ursprünglichen öffentlichen Ordner nicht gelöscht.

Voraussetzungen für die Stapelmigration und schrittweise Anleitungen

Die folgenden Voraussetzungen müssen in Ihrer Exchange-Umgebung erfüllt sein, bevor Sie eine Stapelmigration ausführen können. Die spezifischen Voraussetzungen hängen davon ab, welche Version von Exchange Sie momentan ausführen.

  1. Wenn Ihre öffentlichen Ordner lokal sind, müssen Ihre Server mit einer der folgenden Versionen ausgeführt werden:

    • Exchange 2010 SP3 RU8 oder höher

    • Exchange 2013 CU15 oder höher

    • Exchange 2016 CU4 oder höher

  2. Wenn Ihre öffentlichen Ordner lokal sind, muss eine Exchange-Hybrid-Umgebung einrichtet werden. Unter Hybridbereitstellungen in Exchange Server finden Sie weitere Informationen.

Die Migrationsanleitung

Wählen Sie unten den entsprechenden Link aus, um schrittweise Anweisungen zum Ausführen einer Batchmigration zu erhalten.