SharePoint

Überblick über Microsoft Office SharePoint Server 2007

Thomas Rizzo

Kurz zusammengefasst:

• SharePoint-Webintegration
• Content Management
• Businessintelligenz

Die Arbeitsweise von Unternehmen ändert sich aufgrund zweier Phänomene. Erstens: Teams, die zusammenarbeiten, arbeiten immer öfter an verschiedenen Orten und

sogar zu verschiedenen Tageszeiten. Demzufolge ist Software für die Zusammenarbeit noch wichtiger geworden, um eine global vernetzte Arbeitswelt zu schaffen. Zweitens: Die Verwendung digitaler Informationen wächst explosionsartig, und dabei werden die Regeln zur Einhaltung von Gesetzen und Bestimmungen in Bezug auf diese Geschäftsdaten immer komplexer. Für Unternehmen ist es schwierig, Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Ressourcen zu ermöglichen und die Sicherheit von Informationen und den Datenschutz zu gewährleisten. Eine Lösung, die allen diesen Anforderungen genügt – Kommunikation über Kontinente und Zeitzonen hinweg, effektive Tools für die Zusammenarbeit und sicherer Umgang mit Daten – ist unverzichtbar, damit Sie Ihre Informationsressourcen und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter optimal nutzen können.

Die Einführung von Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007 vereint die verschiedensten Technologien in einer einzigen, integrierten Plattform von Unternehmensdiensten. Diese Technologien reichen von Zusammenarbeit über Portale und unternehmensweiter Suche bis zu Workflow und Geschäftsprozessen. MOSS stellt die nächste Generation von SharePoint Portal Server (SPS) dar und baut auf Windows® SharePoint Services (WSS) auf. Einen Überblick über die Zusammenarbeit von MOSS und WSS gibt das Kreisdiagramm in Abbildung 1. Die grün schattierten Flächen werden von WSS bereitgestellt, und weil MOSS auf WSS aufbaut, wird der gesamte Kreis von MOSS geliefert. MOSS stellt speziell die Teilbereiche Portal, Suche, Enterprise Content Management, Geschäftsprozesse und -formulare sowie Businessintelligenz bereit.

Abbildung 1** Auf MOSS und WSS aufbauender Dienst **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Im weiteren Verlauf dieses Artikels werden Sie durch die herausragenden Technologien in MOSS geleitet, und Sie werden erfahren, wie Sie diese Verbesserungen zur Steigerung der Produktivität der Benutzer einsetzen können.

SharePoint trifft Web 2.0

Web 2.0, Enterprise 2.0, zusammengesetzte Anwendungen, communitygestützte Inhalte – wie Sie es auch bezeichnen möchten, Internettechnologien wie z. B. AJAX, RSS, Blogs und Wikis bieten den Benutzern bessere Steuerungsmöglichkeiten bezüglich ihrer Inhalte, der Zusammenarbeit und der Art und Weise, wie Daten zu ihnen gelangen. Ferner wünschen sich die Benutzer die Interaktivität von Windows, kombiniert mit der einfachen Bereitstellung und Nutzung, die das Web bietet. Das einfache Übernehmen von Internetkonzepten in eine Unternehmensumgebung führt jedoch zu neuen Problemen. Können Sie z. B. die Quelle eines Diensts überprüfen und dieser Quelle vertrauen? Kann der Dienst problemlos in Ihre vorhandene Infrastruktur integriert werden?

MOSS 2007 stellt eine Anzahl neuer Features bereit, wobei die bereits vorhandene Plattform für die Zusammenarbeit durch Bereitstellen von integrierten Möglichkeiten für Dokumentverwaltung und Warnungen verbessert wird. Außerdem werden neue Funktionen wie Blogs (siehe Abbildung 2), Wikis und ein Webpart für das Veröffentlichen und Empfangen von RSS-Feeds hinzugefügt. Beim Verwenden von Microsoft Office Outlook® 2007 können Sie Ihre Daten für die Zusammenarbeit, wie z. B. Kalender, Aufgaben und Kontakte, zwischen Outlook und Microsoft SharePoint bidirektional synchronisieren. Wenn Sie einen Kontakt bearbeiten oder einen Termin verschieben möchten, können Sie die Änderung entweder in Outlook oder in SharePoint vornehmen, und die Änderungen werden im anderen Programm angezeigt.

Abbildung 2** MOSS 2007 unterstützt Blogs und Wikis **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Outlook unterstützt außerdem, dass Sie Ihre Dokumentbibliotheken offline nehmen. Sie können, getrennt vom Netzwerk, Änderungen an Ihren Dokumenten vornehmen und anschließend diese Änderungen synchronisieren, wenn Sie wieder online sind.

Außerdem verfügt MOSS über eine Funktion zum Überwachen und Durchsetzen von Konformitätsregeln bei communitygestützten Inhalten, damit für Kunden das Bereitstellen dieser neuen Funktionen nicht zu Nachteilen hinsichtlich Verwaltbarkeit oder Sicherheit führt.

Eine wesentlicher Fortschritt in MOSS 2007 ist die verbesserte Personalisierbarkeit der Portalfunktionalität. MOSS führt eine überarbeitete Version von „Meine Website“ ein, die im vollen Umfang die Funktionalität einer SharePoint-Website nutzt. Benutzer können Listen, Dokumentbibliotheken oder Unterwebsites unter ihrer „Meine Site“ erstellen und die Anzeige dieser Websites sowohl für ihre persönliche Ansicht als auch für die Arbeitsgruppenansicht anpassen. „Meine Website“ stellt außerdem neue Webparts für Organisationshierarchien und Nachverfolgung von Kollegen bereit, einschließlich Warnungen, wenn sich Metadaten Ihrer Kollegen, wie z. B. Telefonnummer, Position, Arbeitsort oder sonstige Informationen, ändern. Abbildung 3 zeigt eine benutzerdefinierte Version von „Meine Website“ in MOSS.

Abbildung 3** „Meine Website“ unterstützt SharePoint-zentriertere Features **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Unternehmensweite Suche

Als Festplatten noch geringe Kapazitäten hatten, war es meist kein Problem, sich zu erinnern, wo etwas gespeichert war. Aber mit dem explosionsartigen Anstieg der Kapazitäten von Massenspeichern und mit den scheinbar grenzenlosen Fähigkeiten der Benutzer, diese zu füllen, wurde das Suchen zu einem entscheidenden Bestandteil jeder Informationsarchitektur. MOSS stellt verbesserte Features für das Suchen in Unternehmensrepositorys bereit, die auf der ursprünglich in SPS 2003 bereitgestellte Suchplattform aufbauen. MOSS 2007 crawlt weiterhin Dateifreigaben, Websites, Exchange Server und Lotus Notes-Repositorys, die alle als unstrukturierte Datenrepositorys angesehen werden.

Was SPS nur unter Schwierigkeiten bieten konnte, war die Fähigkeit, strukturierte Repositorys wie z. B. Branchenanwendungen oder relationale Datenbanken zu durchsuchen. Außerdem werden strukturierte und unstrukturierte Repositorys durch die Metadaten und die Fachkenntnisse, die jeder einzelne Angestellte in die Organisation einbringt, ergänzt. MOSS kann anhand einer neuen Technologie mit der Bezeichnung „Geschäftsdatenkatalog“ (Business Data Catalog, BDC) strukturierte Repositorys durchsuchen und über das neue Knowledge Network nach Personen und Fachwissen suchen.

Der BDC bietet die Möglichkeit, eine Verbindung zu Systemen herzustellen, die ihre Daten entweder über ADO.NET-Anbieter oder Webdienste verfügbar machen. Die Systeme können zudem gecrawlt und durchsucht werden. Sie erstellen eine XML-Konfigurationsdatei, die die notwendigen Informationen über das System enthält, zu dem Sie eine Verbindung herstellen möchten. Diese kann den Namen des Servers oder des Endpunkts beinhalten, beliebige Filter, die das Back-End-System unterstützt, sowie Informationen darüber, wie Objekte von diesem System spezifiziert und abgerufen werden und wie die Back-End-Daten den SharePoint-Daten zuzuordnen sind. Dann können Sie die Features für die unternehmensweite Suche in SharePoint verwenden, um BDC-Daten zu durchsuchen, wie Sie auch andere Unternehmensrepositorys crawlen.

Standardmäßig erstellt SharePoint eine Profilseite für jedes Unternehmenselement von Ihrem Back-End-System. Sie können diese Profilseiten anpassen, wie Sie auch andere Seiten in SharePoint anpassen. Abbildung 4 zeigt eine benutzerdefinierte Profilseite, die sowohl Geschäftsdaten als auch sonstige Informationen zurückgibt. SharePoint beinhaltet außerdem eine Anzahl von Geschäftsdaten-Webparts, mit denen Sie BDC-Daten auf Ihren Seiten anzeigen und außerdem optional Daten auf diesen Seiten auf Grundlage verfügbarer Metadaten filtern können. Da die Geschäftsdaten SharePoint zugeordnet sind, können Sie mithilfe des neuen Spaltentyps „Geschäftdaten“ auf Ihre Daten in SharePoint-Listen zugreifen. Es gibt keine Dateneingabefehler und Datenbereinigung mehr, da die Daten, die in der Liste enthalten sind, vom autorisierenden Back-End-System kommen.

Abbildung 4** Ziehen von Geschäftsdaten aus Back-End-Diensten in SharePoint-Seiten **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Das Knowledge Network stellt vielfältige Möglichkeiten bereit, um nach Personen und Fachkenntnissen zu suchen. Soziale Netzwerke innerhalb des Unternehmens sind die Grundlage des Geschäftsbetriebs. In vielen Fällen könnten Angestellte produktiver sein, wenn sie Fachleute finden könnten, die ihnen bei den gerade bearbeiteten Geschäftsproblemen helfen. Wenn Ihr direkter Kollegenkreis nicht über die von Ihnen benötigten Kenntnisse verfügt, hören Sie wahrscheinlich auf, diese Fachkenntnisse zu suchen. Mit dem Knowledge Network werden Sie durch Software beim Aufstellen der „sozialen Übersichtskarte“ Ihrer Organisation unterstützt, und Sie können dieses soziale Netzwerk durchsuchen und brauchen sich nicht mehr auf „physische“ soziale Netzwerke zu verlassen. Sie können Ergebnisse nach Social Distance sortieren und nach Metadateneigenschaften wie Position oder Abteilung filtern.

Wie bei jeder Lösung, die mit Personen und ihren persönlichen Informationen umgeht, stellt das Knowledge Network ein umfangreiches Sicherheits- und Datenschutzmodell bereit, damit sich Benutzer am Netzwerk beteiligen und außerdem steuern können, was welchen Teilnehmern im Netzwerk angezeigt wird. Das Knowledge Network crawlt Ihre serverseitigen Informationen wie z. B. Ihre Version von „Meine Website“ in SharePoint. Es verfügt außerdem über eine clientseitige Komponente, die in Outlook und Instant Messaging integriert wird, um Ihre E-Mails und Kontakte zu crawlen. Auf der Clientseite können Sie festlegen, wann der geplante Suchvorgang stattfindet und was aus dem Clientsuchvorgang im Serverprofil veröffentlicht wird. Eines der Probleme bei Fachkenntnissystemen besteht darin, die Daten über Personen auf dem neuesten Stand zu halten. Im Knowledge Network kümmert sich die Software um die gesamte Arbeit der Aktualisierung von Informationen, wobei die Benutzer die Möglichkeit haben, die Sichtbarkeit der Daten und den Zugang auf die Daten zu kontrollieren.

Enterprise Content Management

MOSS 2007 geht über das einfache Verwalten von Dokumenten hinaus und bietet durch Hinzufügen von Unterstützung für das Verwalten von Datensätzen, Webinhalt und elektronischen Formularen eine stabile Lösung für das Enterprise Content Management. Die Funktionen für das Verwalten von Datensätzen in SharePoint umfassen die Möglichkeit, ein verwaltetes Repository zu erstellen, das Ihren Anforderungen an die Einhaltung von Bestimmungen und Gesetzen, wie z. B. Aufbewahrung, Überwachung, Kennzeichnung und Beschriftung von Inhalten, erfüllt. Durch enge Integration in Exchange Server kann das Datensatzrepository zusätzlich zu den innerhalb von SharePoint erstellten und gespeicherten Informationen E-Mail-Nachrichten als offizielle Datensätze enthalten. Durch die Funktionen für die Verwaltung von Datensätzen können Sie anhand des Durchsuchens von Datensätzen rechtlich relevante Daten bereitstellen und angeordnete Aufbewahrungen realisieren, auch wenn diese nicht den Richtlinien für Aufbewahrungsfristen entsprechen (in Abhängigkeit von anhängigen Gerichtsverfahren, durch die Sie Inhalte länger aufbewahren müssen als in den Richtlinien für Aufbewahrungsfristen vorgegeben).

Im Bereich des Webinhaltsmanagements nimmt MOSS 2007 nun den Platz von Microsoft Content Management Server 2002 ein. Mit diesem Wechsel kann SharePoint jetzt Ihren Webanforderungen gerecht werden, vom Intranet über das Extranet bis zu Websites. Da alle diese Funktionen in SharePoint zur Verfügung stehen, brauchen Sie nur eine einzige Technologie in Ihrer gesamten Infrastruktur zu unterstützen. SharePoint unterstützt Inhaltsbereitstellung, damit Sie getrennte Testserver und Bereitstellungsserver einrichten können. Ferner hat SharePoint durch den Support von ASP.NET 2.0-Masterseiten die Anpassung von Websites vereinfacht. Darüber hinaus unterstützt SharePoint für mehrsprachige Szenarios Websitevarianten. Dadurch kann eine einzelne Website über mehrere Varianten verfügen und anhand der Spracheinstellungen im Browserclient, mit die Seite angezeigt wird, eine automatische Weiterleitung durchführen.

Für elektronische Formulare führt SharePoint eine neue Funktion mit der Bezeichnung „InfoPath® Forms Services“ ein. Mit dieser Funktion können Sie Ihre InfoPath-Formulare in elektronische Formulare konvertieren. Der Prozess besteht aus dem Erstellen von InfoPath-Formularen, dem Aktivieren eines Kontrollkästchens im Designer (damit Sie gewarnt werden, wenn Sie Features verwenden, die nicht in das Web konvertiert werden können) und dem Speichern des Formulars an einem vertrauenswürdigen Ort innerhalb einer SharePoint-Liste. Anschließend können die Benutzer diese Formulare mit einem einfachen Webbrowser anzeigen, bearbeiten und senden.

Eine wichtige Anforderung von Benutzern von SPS 2003 bestand darin, die Workflowfunktionen zu verbessern, da viele Kunden Workflows in die in SharePoint gespeicherten Inhalte einbetten möchten. Mit dem Hinzufügen der neuen Windows Workflow Foundation-Features von .NET Framework 3.0 leistet MOSS viel mehr, als nur die Workflows zu verbessern. Dies ermöglicht Ihnen, Workflows mithilfe der Windows Workflow Foundation zu erstellen und die Workflows innerhalb von SharePoint arbeiten zu lassen. Neben dem Hosten der Windows Workflow Foundation beinhaltet SharePoint außerdem eine Anzahl gebrauchsfertiger Workflows, einschließlich Workflows für die Dokumentsignatur. Abbildung 5 zeigt, wie ein gebrauchsfertiger Workflow in MOSS konfiguriert wird.

Abbildung 5** Einrichten von Workflows in MOSS **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

MOSS ermöglicht Ihnen, Ihre Workflows zu überwachen, damit Sie über den aktuellen Aufgabenstatus und den Verlauf verfügen. Außerdem kann SharePoint in Office-Clients integriert werden, damit Endbenutzer Workflows aus ihren Office-Anwendungen heraus starten können. Die Benutzer können schnell erkennen, wenn Ihnen Workflowaufgaben zugewiesen wurden, und sie können diese Aufgaben erledigen, ohne die Office-Anwendungen verlassen zu müssen.

MOSS dehnt außerdem seine Reichweite auf Businessintelligenzportale aus. Diese Portale enthalten normalerweise Berichte, Diagramme und Tabellen von Daten, die Sie sortieren und filtern können. Es stehen grafische Darstellungen zur Verfügung, mit denen Sie den Status der Daten visuell darstellen können. Mit MOSS ist das Erstellen von Businessintelligenzportalen einfach eine Frage der Erstellens eine neue Seite mithilfe der Businessintelligenz-Dashboardvorlage. Das BI-Dashboard beinhaltet standardmäßig eine KPI-Liste (Key Performance Indicator) und das Excel® Web Access-Webpart.

Die KPI-Liste ist ein neuer Listentyp in MOSS, der Sie in die Lage versetzt, eine Verbindung zu Informationsquellen wie z. B. Excel, SQL Server™ Analysis Services, SharePoint-Listen oder manuell eingegebenen Informationen herzustellen, und der Ihnen ermöglicht, Ihre KPIs von diesen Datenquellen aus nachzuverfolgen. Mit der KPI-Liste können Sie anhand visueller Indikatoren aktuelle Werte, Zielwerte, Trends und Status anzeigen.

Excel Web Access ist Bestandteil von Excel Services in MOSS, einer serverseitigen Version von Excel, mit der Sie Excel-Daten mithilfe eines Webbrowsers berechnen und anzeigen können. Um Excel Services zu verwenden, können Sie Ihre Tabelle direkt aus der Excel-Desktopanwendung an einem vertrauenswürdigen Ort in SharePoint veröffentlichen. Benutzer können dann die Tabelle oder die Diagramme von Excel mithilfe ihres Webbrowsers anzeigen. Wenn Parameter oder Filter vorhanden sind, können Benutzer diese Funktionen nutzen, um die Darstellung der Excel-Daten im Webbrowser zu ändern.

Weitere Informationen

Ich konnte hier nur einen kleinen Teil der neuen Funktionen in MOSS behandeln. Es gibt jedoch eine Fülle an Onlineressourcen, mit deren Hilfe Sie mehr erfahren können. Meine Empfehlung ist, mit dem SharePoint Team Blog und dem SharePoint Server TechCenter zu beginnen.

Thomas Rizzo ist Direktor in der Arbeitsgruppe „SharePoint“ bei Microsoft. Zuvor war Thomas Rizzo in den Arbeitsgruppen „SQL Server“ und „Exchange Server“ tätig. Er ist außerdem Autor von vier Büchern. Thomas Rizzo ist zu erreichen unter thomriz@microsoft.com.

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