Verwalten von Statusberichten in Project Web App

Einführung in die Verwaltung von Statusberichten

Statusberichte stellen eine einfache Methode zum Kommunizieren beschreibender Informationen zum Status spezieller Vorgänge oder eines gesamten Projekts dar. Bei Statusberichten handelt es sich um Textbeschreibungen des Status oder Fortschritts zugewiesener Vorgänge, und sie ermöglichen Ihnen das automatische Anfordern und Empfangen von Statusinformationen. Projektmanager können Statusberichtsanforderungen an Teammitglieder senden, und die Teammitglieder können auf diese Anfragen reagieren, indem sie die angeforderten Informationen bereitstellen. Teammitglieder können ebenfalls die Übermittlung von Statusberichten starten. Projektmanager können Statusberichte so konfigurieren, dass sie einzelne Übermittlungen und einen zusammengeführten oder kompilierten Statusbericht empfangen, in dem die Antworten in einer einzelnen Statusanfrage konsolidiert werden. Auf der Project Web App-Seite Statusberichte können Sie Statusberichte, einschließlich Statusberichtsanfragen, verwalten.

Mithilfe des Features Statusberichte in Project Web App können Projektbeteiligte Statusberichte an beliebige Personen senden, die in ein Projekt involviert sind (sofern sie auch Project Web App-Benutzer sind), um Informationen zum Status ihrer Vorgänge bereitzustellen. Beim Konfigurieren von Statusberichten können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

• Angeben des Titels des Statusberichts und der Häufigkeit, mit der er übermittelt werden muss

• Identifizieren der Teammitglieder, die die Statusberichtsanfrage empfangen und darauf antworten werden

• Angeben der Informationen, die die Teammitglieder per Bericht melden werden

• Senden der Anfrage

In der folgenden Tabelle werden die Microsoft Project Server 2010-Berechtigungen aufgelistet, die Microsoft Project Professional 2010- und Microsoft Project Web App (PWA)-Benutzer zum Arbeiten mit Statusberichten benötigen.

Tabelle 6: Erforderliche Berechtigungen

Statusberichte werden normalerweise in regelmäßigen, periodischen Abständen übermittelt. Ein Projektmanager kann beispielsweise einen wöchentlichen Statusbericht von den einzelnen Teammitgliedern empfangen, die in einem Projekt Vorgängen zugewiesen sind. Das Formular für Standardstatusberichte beinhaltet Überschriften wie Wichtige Leistungen, Ziele für den nächsten Zeitraum und Aktuelle Probleme. Diese Überschriften können jedoch angepasst werden, um die Statusberichtsanforderungen verschiedener Organisationen zu erfüllen.

Auf der Seite Statusberichte können Sie die folgenden Aktivitäten ausführen:

• Anfragen – Ermöglicht Projektmanagern und Projektbeteiligten das Erstellen einer Berichtsvorlage und das Versenden einer Statusanfrage an die Teammitglieder, um den Fortschritt zu melden. Sie können einen neuen Statusbericht für Ihr Team erstellen, eine vorhandene Statusberichtsanfrage bearbeiten, eine Anfrage löschen und einzelne Antworten oder konsolidierte Antworten auf Anfragen anzeigen.

• Antworten – Ermöglicht Teammitgliedern das Antworten auf einen Statusbericht, der von ihrem Projektmanager oder einem anderen Project Web App-Benutzer gesendet wurde.

• Unaufgeforderten Bericht übermitteln – Ermöglicht Projektbeteiligten das Zurücksenden einer Statusanfrage oder das Definieren und Übermitteln eines Statusberichts an andere ausgewählte Projektbeteiligte in Project Web App. Die Benutzer können auf anstehende Statusberichtsanfragen antworten oder einen unaufgeforderten Statusbericht erstellen und übermitteln.

• Archiv mit übermittelten Statusberichten anzeigen – Ermöglicht Ihnen das Anzeigen und Bearbeiten gesendeter und nicht gesendeter Statusberichte.

Als Projektmanager müssen Sie z. B. möglicherweise einen wöchentlichen Bericht erstellen, der den Gesamtfortschritt eines Projekts abdeckt. Mithilfe des Features Anfragen können Sie eine Statusberichtsvorlage für Teammitglieder einrichten, die, wenn sie vollständig ist, Informationen zu wichtigen Aktivitäten während eines angegebenen Zeitraums liefert. Sie können Statusberichtsanfragen so konfigurieren, dass sie in festgelegten Intervallen automatisch an Teammitglieder versendet werden. Die Teammitglieder werden dann auf ihrer Homepage von Project Web App über den ausstehenden Statusbericht benachrichtigt, für den eine Antwort erforderlich ist. Projektmanager und Teammitglieder können auch die Features Vorgangswarnungen und Vorgangserinnerungen verwenden, um E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen anzupassen. Mithilfe des Features Antworten können Teammitglieder den Statusbericht abschließen und die Antwort an den Projektmanager zurücksenden. Sie können Antworten gruppieren. Dies ermöglicht Ihnen das Überprüfen der Antwortrate für eine Statusberichtsanfrage. Anschließend können Sie abgeschlossene Statusberichte zusammenführen und die konsolidierten Antworten von Teammitgliedern anzeigen.

Damit Benutzer Statusberichte übermitteln, Statusberichte anzeigen, nicht angeforderte Statusberichte übermitteln und Statusberichtsanfragen verwalten können, müssen ihnen vom Project Server-Administrator die Project Server-Berechtigungen Statusberichtsantworten bearbeiten oder Statusberichtsanfragen bearbeiten erteilt werden. Standardmäßig verfügen nur die Mitglieder der folgenden Project Server-Sicherheitsgruppen über die Berechtigungen, die zum Anfordern von Statusberichten und Anzeigen von Gruppenantworten erforderlich sind: Führungskräfte, Projektmanager und Ressourcenmanager. Benutzer von Project Web App können in Reaktion auf eine Statusanfrage oder bei Bedarf unabhängig einen Statusbericht übermitteln.

Beachten Sie beim Erstellen von Statusberichten die folgenden Tipps:

• Fügen Sie in den Titel des Statusberichts einen Abteilungs- oder Projektnamen ein.

• Project Server 2010 generiert am Startdatum, das für den Statusbericht auf den Setup-Seiten angegeben wurde, automatisch den ersten Statusbericht. Anschließend werden am ersten Tag der einzelnen Berichtszeiträume Statusberichte generiert.

Anfordern und Aktualisieren von Statusberichten

Auf der Seite Statusberichte in Project Web App können Sie Statusberichte anfordern und aktualisieren. Statusberichte sind Formulare, mit deren Hilfe Teammitglieder spezielle Informationen zum aktuellen Status ihrer Arbeit bereitstellen. Im Gegensatz zu Vorgangsaktualisierungen sind Statusberichte nicht mit einem Projekt verknüpft, sie enthalten keine Informationen zu einem Projekt (es sei denn, sie werden dem Text des Statusberichts an sich hinzugefügt), und sie können nicht zum Aktualisieren eines Projektplans verwendet werden. Statusberichte können zum Bereitstellen detaillierter Informationen zu Leistungen, Zielen, Problemen und anderen Faktoren verwendet werden, die sich auf die Arbeit eines Teammitglieds auswirken. Beim Erstellen einer Statusberichtsanfrage müssen Sie die darin enthaltenen Abschnitte definieren. Zudem müssen Sie definieren, wer auf die Anfrage reagieren muss und wie oft sie versendet und beantwortet wird.

Wenn Sie einen Statusbericht anfordern, wird auf der Homepage und der Seite Statusberichte des Benutzers in Project Web App eine Benachrichtigung angezeigt. Der Benutzer kann auf die Statusberichtsanfrage antworten, indem er diesen Bericht auf einer der beiden Seiten auswählt. Teammitglieder können im Abschnitt Antworten mithilfe der Option Unaufgeforderten Bericht übermitteln nicht angeforderte Statusberichte zu beliebigen Themen übermitteln. Daraufhin wird eine Seite angezeigt, auf der Teammitglieder einen Statusbericht erstellen und an den entsprechenden Project Web App-Benutzer senden können.

So fordern Sie einen Statusbericht an

1. Klicken Sie auf der Homepage von Project Web App auf der Schnellstartleiste im Abschnitt Ressourcen auf Statusberichte.

2. Klicken Sie auf der Seite Statusberichte im Abschnitt Anfragen auf Neu, und klicken Sie dann auf Neue Anforderung.

3. Geben Sie im Abschnitt Berichtstitel im Feld Titel den Namen des neuen Statusberichts an.

4. Geben Sie im Abschnitt Häufigkeit an, mit welcher Häufigkeit der Statusbericht übermittelt werden muss. Geben Sie außerdem den Wochentag, den Monat oder das Jahr an, an bzw. in dem der Statusbericht fällig ist.

5. Geben Sie im Abschnitt Startdatum im Feld Start das Datum für den Beginn des Zeitraums an, den der Statusbericht abdecken soll.

6. Wählen Sie im Abschnitt Ressourcen in der Liste Verfügbare Ressourcen die Ressourcen aus, die auf die Statusberichtsanfrage antworten sollen.

   Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um die Ressourcen der Liste Ressourcen, die antworten sollten hinzuzufügen.

   Die ausgewählten Ressourcen werden in der Liste Ressourcen, die antworten sollten angezeigt.

7. Wenn Sie eine Ressource aus der Liste Ressourcen, die antworten sollten entfernen und wieder in die Liste Verfügbare Ressourcen verschieben möchten, markieren Sie den Namen der Ressource, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Entfernen.

8. Wenn Sie die Abschnitte für den Statusbericht erstellen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Abschnitt einfügen, und geben Sie die Themen an, die Ihre Ressourcen in ihren Bericht aufnehmen sollen. Geben Sie dazu für alle Abschnitte des Statusberichts einen Titel und eine kurze Beschreibung an. Standardmäßig werden drei Titel aufgelistet: Wichtige Leistungen, Ziele für den nächsten Zeitraum und Aktuelle Probleme. Sie können diese Zeilen löschen, den Namen ändern und eine Beschreibung einfügen.

   Führen Sie die folgenden Schritte aus:

   • Geben Sie in der Spalte Name die Namen der Statusberichtsabschnitte an, beispielsweise Neuer Abschnitt für Informationen.

   • Geben Sie in der Spalte Beschreibung einen zusätzlichen beschreibenden Text an, den Sie bereitstellen möchten (beispielsweise Geben Sie bitte zusätzliche Informationen zu dem Projekt ein).

   • Klicken Sie auf Abschnitt einfügen, um am unteren Rand der Liste eine Zeile einzufügen.

   • Klicken Sie auf Abschnitt löschen, um die ausgewählte Zeile zu löschen.

9. Wenn Sie den Statusbericht an die ausgewählten Teammitglieder senden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen, um die Erstellung des Statusberichts zu beenden. Beachten Sie jedoch, dass dabei die gesamte vorherige Arbeit an diesem Statusbericht nicht gespeichert wird.

   Der neue Statusbericht ist auf der Seite Statusberichte im Abschnitt Anfragen verfügbar.

So bearbeiten Sie eine Statusberichtsanfrage

1. Wählen Sie auf der Seite Statusberichte in Project Web App im Abschnitt Anfragen die Zeile mit dem Namen des zu bearbeitenden Statusberichts aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anfrage bearbeiten.

2. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Senden, um den Statusbericht an die in der Liste Ressourcen, die antworten sollten angegebenen Personen zu senden.

Anzeigen von Statusberichten

Sie können Statusberichtsantworten einzelner Teammitglieder als Gruppenstatusbericht anzeigen, und Sie können Statusberichte anzeigen, die Sie nicht angefordert haben. Mithilfe des Features Zusammengeführte Berichte gruppieren nach können Sie konsolidierte Antworten auf eine Statusberichtsanfrage nach Ressourcenname oder Antwortdatum anzeigen. Zudem wird auf der Homepage in Project Web App eine Benachrichtigung angezeigt, wenn Sie einen Statusbericht angefordert haben.

Mithilfe der Schaltfläche Antworten anzeigen werden die Personen angezeigt (nach Berichtszeitraum gruppiert), die auf eine Statusberichtsanfrage geantwortet haben. Anhand von Symbolen wird angegeben, ob ein Bericht übermittelt wurde und ob er in einen konsolidierten Bericht zusammengeführt wurde.

Beim Übermitteln nicht angeforderter Statusberichte oder beim Kopieren von nicht zum Projektteam gehörenden Personen in einen angeforderten Statusbericht werden verschiedene Berichte erstellt. Über die Seite Statusberichte im Abschnitt Antworten können Sie auf diese Berichte zugreifen, indem Sie in der Dropdownliste Gehe zu den Eintrag Statusbericht: Verschiedene auswählen.

Antworten können auf der Seite Statusberichtsantworten nach Word oder über die Dropdownliste Aktion im Abschnitt Anfragen auf der Seite Statusbericht nach Excel exportiert werden.

So zeigen Sie Statusberichtsantworten an

1. Klicken Sie auf der Seite Statusberichte in Project Web App im Abschnitt Anfragen auf den Berichtsnamen.

2. Markieren Sie auf der Seite Antworten anzeigen alle Antworten der Ressource, die Sie in einer zusammengeführten Datei anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Öffnen.

3. Auf der Seite Statusberichtsantworten werden die Antworten entweder zusammengeführt oder einzeln angezeigt. Dies hängt von Ihren ausgewählten Einstellungen für die Anzeige der Informationen ab. Wählen Sie den Befehl Nach Microsoft Word exportieren aus, um die Antworten aus Project Web App zu extrahieren und in Word einzufügen.

   • Wenn Sie die Details für einen einzelnen Project Web App-Benutzer anzeigen möchten, wählen Sie den Benutzer aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

   • Wenn Sie die Details eines einzelnen Project Web App-Benutzers in einen konsolidierten Statusbericht zusammenführen möchten, wählen Sie den Benutzer aus, und klicken Sie dann auf Zusammenführen.

   Hinweis

   Sofort nach Ihrer Anmeldung werden auf Ihrer Project Web App-Homepage auch ausstehende Statusberichtsantworten aufgelistet.

Anzeigen des Archivs für Statusberichte

Das Statusberichtarchiv enthält alle Statusberichte, die vom aktuellen Benutzer gesendet oder empfangen wurden. Mithilfe dieses Archivs können Sie auf diese Berichte zugreifen, und Sie können die Berichte anzeigen und aktualisieren. Dadurch können den einzelnen Themenabschnitten Texte hinzugefügt werden, in denen Aktualisierungen der ursprünglichen Kommentare angegeben werden. Wenn Sie auf die Schaltfläche Senden klicken, wird der ausgewählte Statusbericht im Statusberichtarchiv erneut gesendet.

So zeigen Sie das Statusberichtarchiv an

1. Wählen Sie auf der Seite Statusbericht im Abschnitt Antworten in der Dropdownliste Gehe zu den Eintrag Statusberichte: Archiv aus.

2. Wenn Sie im Statusberichtarchiv einen bestimmten Statusbericht anzeigen möchten, klicken Sie in der Spalte Bericht auf den Berichtsnamen. Nach dem Auswählen eines Berichts können Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen:

   • Hinzufügen von weiteren Informationen zum Statusbericht

   • Hinzufügen eines neuen Abschnitts zum Bericht

     Die Aktualisierungsansicht wird mit einem neuen Abschnitt geöffnet, in dem Sie aktualisierte Statusberichtsinformationen eingeben können. Wenn Sie dem aktualisierten Statusbericht einen weiteren Abschnitt hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Klicken Sie hier, um einen Abschnitt hinzuzufügen. Klicken Sie auf Speichern, um den aktualisierten Statusbericht im Statusberichtarchiv zu speichern. Klicken Sie auf Senden, um den Statusbericht an den Project Web App-Benutzer zu senden, der im Feld An angegeben wurde.

   • Wenn Sie zur Seite Statusbericht zurückkehren möchten, wählen Sie in der linken Navigationsspalte von Project Web App im Abschnitt Ressourcen den Link Statusbericht aus.

Andere Kapitel

Weitere Informationen finden Sie in den anderen Kapiteln dieses Handbuchs:

• Navigieren in Project Web App

• Verwalten von Projekten in Project Web App

• Verwalten von Ressourcen in Project Web App

• Verwalten von Vorgangsaktualisierungen in Project Web App

• Verwalten von Problemen, Risiken und Dokumenten in Project Web App

• Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen in Project Web App

See Also

Concepts

Microsoft Project Server 2010-Projektmanagerhandbuch für Project Web App