Listas de direcciones en Exchange Online

Una lista de direcciones es una colección de objetos de destinatarios habilitados para correo en Exchange Online. Las listas de direcciones se basan en los filtros de destinatario. Puede filtrar por tipo de destinatario (por ejemplo, buzones y contactos de correo), propiedades de destinatario (por ejemplo, Empresa o Estado o Provincia), o ambas. Las listas de direcciones no son estáticas; se actualizan dinámicamente. Al crear o modificar destinatarios en su organización, se agregan automáticamente a las listas de direcciones adecuadas. Estos son los diferentes tipos de listas de direcciones que están disponibles:

  • Listas de direcciones globales (GAL): la GAL integrada creada automáticamente por Exchange Online incluye todos los objetos habilitados para correo de la organización. Puede crear listas de disponibilidad adicionales para separar a los usuarios por organización o ubicación, pero un usuario solo puede ver y usar una GAL.

  • Listas de direcciones: las listas de direcciones son subconjuntos de destinatarios agrupados en una lista, lo que facilita la búsqueda por parte de los usuarios. Exchange Online incluye varias listas de direcciones integradas y puede crear más en función de las necesidades de su organización.

  • Libretas de direcciones sin conexión (OAB): los OAB contienen listas de direcciones y LISTAS DE DISPONIBILIDAD. Los clientes de Outlook usan los OAB en modo exchange almacenado en caché para proporcionar acceso local a listas de direcciones y listas de disponibilidad para las búsquedas de destinatarios. Para obtener más información, vea [Libretas de direcciones sin conexión en Exchange Online].

Los usuarios de su organización usan listas de direcciones y la GAL para buscar destinatarios para los mensajes de correo electrónico. Este es un ejemplo del aspecto de las listas de direcciones en Outlook 2016:

Lista global de direcciones (GAL).

Para ver los procedimientos relacionados con las listas de direcciones, consulte Procedimientos de lista de direcciones en Exchange Online.

Notas:

Listas globales de direcciones

De forma predeterminada, una nueva organización Exchange Online tiene una GAL denominada Lista global de direcciones predeterminada que es el repositorio principal de todos los destinatarios de la organización. Normalmente, la mayoría de las organizaciones solo tienen una GAL, ya que los usuarios solo pueden ver y usar una GAL en Outlook y Outlook en la Web (anteriormente conocida como Outlook Web App). Es posible que tenga que crear varias ACL si desea evitar que grupos de destinatarios se vean entre sí (por ejemplo, la organización contiene dos empresas independientes). Si tiene previsto crear listas de disponibilidad adicionales, tenga en cuenta los siguientes problemas:

  • Solo puede usar el Exchange Online PowerShell para crear, modificar, quitar y actualizar LAS ACL.

  • Si un usuario pertenece a varias ACL, solo verá una GAL en función de las condiciones siguientes:

  • La GAL integrada se denomina Lista global de direcciones predeterminada y las ACL adicionales que cree requieren nombres únicos. En función del cliente de correo electrónico, es posible que los usuarios no vean el nombre real de la GAL que usan:

    • En Outlook en la Web, los usuarios ven el nombre real de la GAL que usan (por ejemplo, Lista global de direcciones predeterminada).
    • En Outlook, la GAL siempre aparece como Lista global de direcciones, lo que probablemente no coincida con el nombre real.

Listas predeterminadas de direcciones

De forma predeterminada, Exchange Online incluye cinco listas de direcciones integradas y una GAL. Estas listas de direcciones se describen en la tabla siguiente. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, los buzones relacionados con el sistema, como los buzones de arbitraje y los buzones de carpetas públicas, están ocultos en las listas de direcciones.

Nombre Tipo Descripción Filtro de destinatario usado
Todos los contactos Lista de direcciones Incluye todos los contactos de correo de la organización. Para más información sobre los contactos de correo, consulte Destinatarios en Exchange Online. "Alias -ne $null -and (ObjectCategory -like 'person' -and ObjectClass -eq 'contact')"
Todas las listas de distribución Lista de direcciones Incluye todos los grupos de distribución y los grupos de seguridad habilitados para correo de la organización. Para más información sobre los grupos habilitados para correo, consulte Destinatarios en Exchange Online. "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'group'"
Todas las salas Lista de direcciones Incluye todos los buzones de sala. Los buzones de equipo no están incluidos. Para obtener más información sobre los buzones de sala y equipo (recursos), consulte Destinatarios en Exchange Online. "Alias -ne $null -and (RecipientDisplayType -eq 'ConferenceRoomMailbox' -or RecipientDisplayType -eq 'SyncedConferenceRoomMailbox')"
Todos los usuarios Lista de direcciones Incluye todos los buzones de usuario, buzones vinculados, buzones remotos (buzones de Microsoft 365 o Office 365), buzones compartidos, buzones de sala, buzones de equipos y usuarios de correo de la organización. Para obtener más información sobre estos tipos de destinatarios, consulte Destinatarios en Exchange Online. "((Alias -ne $null) -and (((((((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (-not(Database -ne $null)) -and (-not(ServerLegacyDN -ne $null)))) -or (((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (((Database -ne $null) -or (ServerLegacyDN -ne $null))))))) -and (-not(RecipientTypeDetailsValue -eq 'GroupMailbox')))))"
Lista de direcciones global predeterminada CHICA Incluye todos los objetos de destinatario habilitados para correo de la organización (usuarios, contactos, grupos, grupos de distribución dinámica y carpetas públicas). "((Alias -ne $null) -and (((ObjectClass -eq 'user') -or (ObjectClass -eq 'contact') -or (ObjectClass -eq 'msExchSystemMailbox') -or (ObjectClass -eq 'msExchDynamicDistributionList') -or (ObjectClass -eq 'group') -or (ObjectClass -eq 'publicFolder'))))"
Carpetas públicas Lista de direcciones Incluye todas las carpetas públicas habilitadas para correo en su organización. Los permisos de acceso determinan quién puede ver y usar carpetas públicas. Para obtener más información sobre las carpetas públicas, consulte Carpetas públicas en Microsoft 365 o Office 365 y Exchange Online. "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'publicFolder'"

Listas de direcciones personalizadas

Una organización Exchange Online podría contener miles de destinatarios, por lo que las listas de direcciones integradas podrían ser bastante grandes. Para evitar esto, puede crear listas de direcciones personalizadas para ayudar a los usuarios a encontrar lo que buscan.

Por ejemplo, considere una empresa que tiene dos divisiones grandes en una Exchange Online organización:

  • Cuarto Café, que importa y vende frijoles de café.
  • Contoso, Ltd, que se asegura de las pólizas de seguro.

Para la mayoría de las actividades diarias, los empleados de Fourth Coffee no se comunican con los empleados de Contoso, Ltd. Por lo tanto, para facilitar a los empleados la búsqueda de destinatarios que solo existen en su división, puede crear dos nuevas listas de direcciones personalizadas: una para Fourth Coffee y otra para Contoso, Ltd. Sin embargo, si un empleado no está seguro de dónde existe el destinatario, puede buscar en la GAL, que contiene todos los destinatarios de ambas divisiones.

En Exchange Online, solo puede usar PowerShell para crear listas de direcciones personalizadas.

Prácticas recomendadas para crear listas de direcciones

A pesar de que las listas de direcciones son herramientas útiles para los usuarios, si están mal diseñadas, pueden resultar frustrantes. Para asegurarse de que sus listas de direcciones resultan prácticas a los usuarios, tenga en cuenta estas prácticas recomendadas:

  • Las listas de direcciones deben facilitar a los usuarios la búsqueda de destinatarios.
  • Evite crear tantas listas de direcciones que los usuarios no puedan saber qué lista usar.
  • Use una convención de nomenclatura y una jerarquía de ubicación para las listas de direcciones para que los usuarios puedan indicar inmediatamente para qué es la lista (para qué destinatarios se incluyen en la lista). Si tiene problemas para asignar nombres a sus listas de direcciones, cree menos listas y recuerde a los usuarios que pueden encontrar a cualquiera en la organización en la GAL.

Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo crear listas de direcciones en Exchange Online, consulte Procedimientos de lista de direcciones en Exchange Online.

Ver listas de direcciones en Outlook y Outlook en la Web

Las listas de direcciones de Exchange incluyen usuarios y otros objetos, como salas de reuniones. Históricamente, Tanto Outlook como Outlook en la Web (anteriormente conocido como Outlook Web App) le permitieron examinar toda la lista de direcciones, independientemente de su tamaño. Un usuario de una organización con miles o incluso cientos de miles de entradas podría desplazarse por toda la lista en un solo cuadro de diálogo para encontrar un usuario o objeto. Sin embargo, este enfoque es ineficaz en términos de esfuerzo humano y recursos informáticos. Una búsqueda sencilla puede restringir rápidamente los resultados, lo que facilita y acelera la búsqueda de una entrada.

Recientemente, Microsoft ha realizado un cambio para animar a los usuarios a usar la búsqueda en lugar de la exploración infinita y también para mejorar el rendimiento. Este cambio afecta a la exploración en cualquier lista de direcciones en línea con más de 500 objetos. Este cambio se aplica a la GAL, las listas de direcciones integradas y las listas de direcciones personalizadas. El cambio no afecta a la exploración de libretas de direcciones sin conexión.

En Outlook, la apertura de una libreta de direcciones en línea se limita a mostrar los primeros 500 usuarios si el conjunto de resultados supera los 500 objetos. Para buscar un usuario o conjunto específico de usuarios con nombres similares, puede usar la funcionalidad de búsqueda existente en Outlook. El comportamiento al buscar en función de todas las columnas no cambia. La búsqueda sigue devolviendo resultados si los criterios generan un conjunto de resultados coincidentes de menos de 5000 objetos (comprobando las coincidencias parciales en DisplayName, FirstName, LastName, Alias y CommonName). Si el conjunto de resultados supera los 5000 objetos, no se muestran resultados y un mensaje le anima a restringir los criterios de búsqueda. Las búsquedas basadas en Nombre solo ahora se comportan de forma coherente con las búsquedas basadas en todas las columnas. La única diferencia con Solo nombre es que los criterios se basan de forma natural solo en el valor de nombre. Las búsquedas basadas en Nombre ya no permiten la exploración ilimitada de toda la lista de direcciones como lo hacían anteriormente.

Sugerencia

Como se mencionó anteriormente, los usuarios todavía pueden examinar una libreta de direcciones sin conexión en su totalidad.

En Outlook en la Web, ya se dirige a los usuarios a usar la búsqueda y las sugerencias proporcionadas por el motor de búsqueda. Sin embargo, si un usuario selecciona el botón Para: en un borrador de correo electrónico, puede ver una lista de direcciones en línea. Si la lista de direcciones en línea contiene más de 500 usuarios, no se muestran resultados. Un mensaje indica al usuario que busque el destinatario deseado mediante la búsqueda en su lugar. Además, el centro de Personas en Outlook en la Web ahora requiere un criterio de búsqueda para mostrar los usuarios. Los usuarios obtienen automáticamente un mensaje correspondiente cuando navegan para ver una lista de direcciones.