Descripción de la Administración de registros de mensajes

 

Se aplica a: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

Última modificación del tema: 2007-07-19

Administración de registros de mensajes (MRM) es la tecnología de administración de registros en Exchange Server 2007 que ayuda a las organizaciones a reducir los riesgos legales asociados al correo electrónico y a otras comunicaciones. MRM hace que sea más fácil mantener los mensajes que se necesitan para cumplir con la directiva de la compañía, las regulaciones gubernamentales o las necesidades legales y para quitar los contenidos que no tengan valor legal o comercial. Se consigue con el uso de carpetas administradas, que son carpetas en el buzón del usuario donde se aplican las configuraciones de contenido administrado. El administrador o el usuario coloca estas carpetas administradas en el buzón del usuario y, a continuación, éste ordena los mensajes individuales o las carpetas enteras en las carpetas administradas de acuerdo con las directivas de la organización. A continuación, Exchange procesa periódicamente los mensajes en las carpetas administradas según las configuraciones del contenido de la carpeta. Cuando un mensaje alcanza un límite de retención, se archiva, se elimina o se marca para el seguimiento del usuario o el evento simplemente se registra.

Procesamiento de administración de registros de mensajes

Diagrama del proceso de MRM

Estrategia de administración de registros de mensajería

Las directivas de administración de mensajería ayudan a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y a conservar los recursos de tecnología de la información. No obstante, en el pasado, la aplicación de esas directivas a menudo fue difícil e ineficaz. La supervisión de la conformidad de los usuarios ha sido difícil y el cumplimiento de las órdenes de detección legales, caro y laborioso. Los intentos de automatizar el proceso de administración de mensajería no han resultado demasiado satisfactorios. La funcionalidad MRM de Exchange 2007 trata y disminuye estos retos.

La estrategia para que la administración de mensajería de Exchange 2007 y el cumplimiento de directivas se convierta en un proceso más confiable, efectivo y fácil de usar se basa en tres principios:

  • Los usuarios clasifican sus mensajes.

  • Los mensajes antiguos se eliminan.

  • Los mensajes necesarios se conservan.

Los usuarios clasifican sus propios mensajes

Con Exchange 2007, los usuarios participan en el proceso de MRM al clasificar sus propios mensajes y ordenarlos en carpetas de buzón especiales llamadas Carpetas administradas. Este proceso de ordenación garantiza que los mensajes se clasifiquen de acuerdo con los deseos de los usuarios y las necesidades de la organización, y contribuye a eliminar el control deficiente de los mismos, que se puede producir cuando se usa una solución de administración de mensajería completamente automatizada.

Las carpetas administradas son parecidas a las otras carpetas de los buzones de los usuarios, pero con la salvedad de que no se pueden mover, cambiar de nombre ni eliminar (en la mayoría de los casos). Para archivar elementos, los usuarios los colocan en la carpeta administrada adecuada para ese tipo de contenido. Los mensajes también se pueden ordenar en la carpeta adecuada usando reglas.

Los administradores del sistema pueden agregar las carpetas administradas a los buzones de correo de los usuarios (por medio de la Consola de administración de Exchange o del Shell de administración de Exchange). Si la organización crea un sitio de servicios Web a tal efecto, los usuarios pueden agregar o eliminar carpetas administradas de sus propios buzones de correo a ese sitio. Para obtener más información acerca del uso de servicios web con Exchange 2007, consulte Servicios web.

Las carpetas administradas para los usuarios de Microsoft Office Outlook 2007 pueden tener límites de almacenamiento y pueden mostrar una descripción de la directiva de administración de mensajes que se les aplica. Las carpetas administradas con límites de tamaño y descripciones de carpeta no se pueden asignar a buzones si se tiene acceso a ellas desde versiones anteriores de Outlook.

Las directivas de MRM se pueden aplicar por carpeta y de acuerdo con el tipo de contenido, lo que proporciona a los administradores un control detallado sobre el proceso de administración.

Para obtener información acerca de cómo crear carpetas personalizadas administradas, vea Cómo crear una carpeta administrada(en inglés).

Los mensajes antiguos se eliminan

Las directivas de carpeta administrada de buzón permiten procesar y eliminar el contenido no actualizado de los buzones de los usuarios. Estas directivas se pueden configurar por antigüedad del contenido y por tipo de mensaje (por ejemplo, correo de voz o citas), y se pueden aplicar a cualquiera de las carpetas de los buzones de los usuarios.

Entre las acciones que se pueden llevar a cabo para aplicar las directivas de MRM se incluyen las siguientes:

  • Eliminar contenido de forma definitiva o de modo que se pueda recuperar con el comando Recuperar elementos eliminados de Outlook 2007.

  • Mover el contenido a una carpeta administrada que está configurada para que el usuario la revise antes de eliminar el contenido. De esta manera, los usuarios tienen la oportunidad de revisar los elementos antes de eliminarlos definitivamente

  • Marcar los mensajes como fecha de expiración pasada en el buzón del usuario en Outlook 2007 y solicitar al usuario que realice la acción oportuna.

Para obtener más información acerca de cómo administrar los mensajes no actualizados, vea Crear la configuración de contenido administrado (en inglés).

Los mensajes necesarios se conservan

Puede conservar el contenido deseado si crea una directiva de buzón de carpeta administrada que registra en el diario (copia) el contenido en otra ubicación. La ubicación puede ser cualquiera que tenga dirección de correo electrónico de Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP), incluyendo otro buzón de Exchange. Los datos que se envían a tal repositorio se marcan con una etiqueta para preservar su información de clasificación.

Las opciones de retención se pueden configurar a nivel de carpeta y según el tipo de mensaje (por ejemplo, correo de voz o citas).

Para obtener más información acerca de cómo configurar la retención, vea Crear la configuración de contenido administrado (en inglés).

Licencias de acceso de cliente y MRM

Con el Service Pack 1 (SP1) de Exchange 2007, puede aplicar MRM a carpetas predeterminadas administradas en un servidor de Exchange que tenga una Licencia de acceso de cliente Standard (CAL) de Exchange. (Las carpetas administradas predeterminadas son carpetas que, de forma predeterminada, aparecen e el buzón de Microsoft Office Outlook de un usuario, como por ejemplo en la Bandeja de entrada.) Esto mantiene la paridad con la funcionalidad de administrador de buzones de Exchange 2000 Server y de Exchange Server 2003. Puede crear tantas carpetas predeterminadas administradas como desee en el SP1 de Exchange 2007.

Las carpetas predeterminadas administradas son una característica premium de MRM y todos los buzones que tienen carpetas personalizadas administradas requieren una licencia de acceso de cliente de empresa de servidor (CAL) de Exchange.

Información adicional

Para obtener más información acerca de las implementación y administración de MRM, consulte Administración de registros de mensajería.

Para obtener más información acerca de varios términos asociados con MRM, consulte Terminología de administración de registros de mensajería.