Comunicaciones

Implementación de Mensajería unificada con Exchange Server 2007

Jeff Goodwin

 

Resumen:

• Aspectos básicos de telefonía
• Consideraciones en el diseño de Mensajería unificada
• Migración de los usuarios

Así pues, ha decidido implementar Mensajería unificada de Exchange Server 2007 en su entorno. Ya ha instalado una función de servidor Mensajería unificada, la ha integrado en su PBX existente y gracias a ello, usted y otros 10 empleados disfrutan de correo de voz, correo electrónico y mensajes de fax almacenados en Exchange. Por el momento, puede que

haya considerado esta acción como un logro fundamental. ¿Pero cómo implementar las mismas características a miles de suscriptores, dispersos entre múltiples sitios, sin causar un impacto en el negocio?

Espero que este artículo le ayude. Lo escribí con la intención de ayudarle a comprender cómo implementar Mensajería unificada en su entorno y para ayudarle a clarificar los conceptos de telefonía asociados con tal implementación. Si necesita ayuda con la instalación, configuración o características de la Mensajería Unificada de Exchange Server 2007, consulte la barra lateral "Recursos de Mensajería unificada" al final de este artículo. Además, Microsoft ha identificado a compañías como especialistas en Mensajería unificada para que ayuden a los clientes con la consulta, diseño e implementación de Mensajería unificada de Exchange Server 2007. Si necesita ayuda con la instalación, configuración o implementación, póngase e contacto con uno de estos especialistas, también indicados en la barra lateral.

Introducción

Las tecnologías de mensajería unificada no constituyen una novedad para Exchange; muchas organizaciones ofrecen productos de mensajería unificada que se integran con Exchange. Sin embargo, esta es la primera versión de Exchange que es compatible de manera nativa con la mensajería unificada. Desde su presentación, muchos clientes han implementado la mensajería unificada de Exchange Server 2007 en grupos pequeños dentro de sus organizaciones. No obstante, por varias razones, no siempre han implementado Mensajería Unificada en todos sus usuarios. Un problema es que muchos administradores de Exchange no están familiarizados con los conceptos de la telefonía y las tecnologías necesarias para la implementación de servicios de mensajería unificada y han realizado un gran esfuerzo con el objeto de diseñar e implementar estas soluciones en sus empresas.

Al igual que con todo proyecto de implementación, un enfoque por fases normalmente ofrece los mejores resultados. Las cinco fases (planeación de la arquitectura, prueba de la solución, implementación piloto de una comunidad de usuarios, aprendizaje y migración de los usuarios a un nuevo sistema) constituyen todos los aspectos de un proyecto de mensajería unificada por lo que todas deben tenerse en cuenta. A la hora de la planeación del proyecto es muy importante incluir tanto grupos de TI como de telecomunicaciones dentro de la organización.

Muchas características que los usuarios dan por sentadas en plataformas tradicionales de correo de voz deben duplicarse o, en caso de que no sea posible, deben diseñarse para que reduzcan la repercusión en las comunidades de usuarios cuando se implementa un sistema nuevo. Se trata de un área clave en la que debe usar la ayuda proporcionada por el equipo de telecomunicaciones. Al mismo tiempo, el equipo de telecomunicaciones necesitará conocer a través del equipo de TI los aspectos necesarios para administrar, solucionar problemas y ser compatible con la nueva plataforma de correo de voz a medida que se desarrolla la implementación.

Aspectos básicos de telefonía

Verá como la planeación es mucho más sencilla si comprende la arquitectura básica, el flujo de llamadas y las terminologías relacionadas con la mensajería unificada. La figura 1 muestra un ejemplo de solución de mensajería unificada integrada en un sistema de telefonía corporativo. Ahora observemos detenidamente algunos de los conceptos y tecnologías más comunes que probablemente encontrará a lo largo de esta implementación.

Figura 1** Solución para pasar de central de conmutación a Mensajería unificada **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Una central de conmutación (PBX) es una red telefónica privada que se usa en una empresa. En este sistema, cada usuario tiene normalmente un teléfono de escritorio conectado a la PBX, desde la cual las llamadas pueden desviarse a otros usuarios internos simplemente marcando una extensión (normalmente de cuatro o cinco dígitos) y a teléfonos externos.

Si los clientes de empresa tienen muchas ubicaciones con PBX, en ocasiones pueden decidir unir los sistemas a través de tecnologías de redes específicas del proveedor de PBX. Esto permite a todos los usuarios de las PBX en red llamarse entre ellos simplemente marcando una extensión.

La mensajería unificada implica la integración de dos sistemas dispares: la mensajería de Exchange y el sistema de telefonía físico. Las comunicaciones entre el servidor Mensajería unificada y la arquitectura de telefonía se llevan a cabo mediante el Protocolo de inicio de sesión (SIP). Algunas tecnologías de PBX pueden comunicarse directamente con el servidor Mensajería unificada a través de SIP; otras requerirán una puerta de enlace SIP. En la figura 1, la PBX se conecta a una puerta de enlace SIP a través de una línea T1. Al reenviar una llamada a Mensajería Unificada, la PBX envía información (número de teléfono de quien llama, número de teléfono de quien recibe la llamada y algún tipo de código de motivo) a la puerta de enlace SIP de modo que el servidor Mensajería unificada pueda entender para quién es la llamada.

Algunas PBX pueden unirse en red a través de una red IP. Las redes de telefonía posibilitan la redirección de llamadas a través de la red IP a una solución centralizada de correo de voz. Por ejemplo, si observa la figura 2, advertirá que Zurich está conectado en red con Londres.

Figura 2** Una implementación de Mensajería unificada más compleja **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Flujo de llamadas

Recursos de Mensajería unificada

• Catálogo de especialistas en Mensajería unificada
• TechCenter de Mensajería unificada de Exchange
• Puertas de enlace SIP compatibles
• Asesor de telefonía
• Notas de configuración de PBX

Suponga que una persona externa realiza una llamada a un teléfono de suscriptor de Mensajería unificada. En este caso, el suscriptor de Mensajería unificada no está en la oficina y no se contesta al teléfono. Puede seguir la ruta de acceso del mensaje en la figura 1.

La PBX envía la llamada a la puerta de enlace SIP, que negocia la llamada mediante SIP a través de TCP con el servidor Mensajería unificada. El servidor recibe los datos de integración de la puerta de enlace SIP que le indica para quién era la llamada. El servidor Mensajería unificada reproduce, a continuación, el saludo del suscriptor y permite grabar un mensaje a la persona externa que realiza la llamada. Ese mensaje se entrega en el buzón de Exchange del suscriptor de Mensajería unificada.

Este flujo de llamadas es una descripción excesivamente simplificada de lo que ocurre. Es importante comprender que cuando se graba un mensaje, el servidor Mensajería unificada reenvía el mensaje al servidor Transporte de concentradores a través de SMTP para la entrega al servidor Buzón.

Al igual que los suscriptores de Mensajería unificada, los usuarios tienen ahora acceso a su buzón de Exchange a través de un teléfono (mediante Outlook® Voice Access) o el equipo (mediante Outlook 2007 o Outlook Web Access). Pero los suscriptores pueden tener acceso también a los mensajes a través del teléfono mediante Outlook 2007 o Outlook Web Access con una característica llamada Reproducción telefónica, que permite que la Mensajería unificada reproduzca para el suscriptor el mensaje seleccionado mediante una llamada a un teléfono especificado en lugar de obtener acceso a él mediante el equipo. Si se usa este método, el servidor Mensajería unificada interactúa con el servidor Acceso de cliente y el servidor Buzón. Es importante entender esto, si coloca un servidor Mensajería unificada en una oficina remota que no tenga un servidor local Acceso de cliente, el servidor Mensajería unificada necesitará atravesar la WAN para ponerse en contacto con el servidor Acceso de cliente y esto puede provocar un rendimiento lento.

Diseño del sistema

Existen dos diseños de arquitectura principal de Exchange entre los cuales se pueden clasificar los clientes: centralizado o descentralizado. Por regla general, la arquitectura de Mensajería unificada seguirá su arquitectura de Exchange, lo cual significa que en cualquier lugar en el que implemente un servidor Buzón, se implementará un servidor Mensajería unificada. Por supuesto, siempre hay excepciones a cualquier regla.

Al diseñar su arquitectura de Mensajería unificada, hay cinco áreas básicas que debe considerar.

• Colocación del servidor
• Número de servidores Mensajería unificada
• Puerta de enlace SIP
• Almacenamiento del buzón
• Configuración del sitio Mensajería unificada

Y no olvide la continuidad empresarial. Por regla general, su plan de recuperación de desastres relacionado con Exchange puede usarse para determinar elementos relevantes para la Mensajería unificada.

Las situaciones de implementación de ejemplo pueden ayudarle a entender las funciones del servidor Mensajería unificada. La figura 2 muestra claramente una implementación de empresa a gran escala de Exchange Server 2007 con Mensajería unificada.

En este diseño más complejo, los principales centros de datos son Seattle y Londres. Los servidores Mensajería unificada en estas ubicaciones sirven a sus respectivas comunidades de usuarios puesto que los servidores Buzón y Transporte de concentradores son locales. Ambos sitios tienen PBX de IP que proporcionan cobertura de llamadas al servidor local Mensajería unificada para contestar llamadas.

Los sitios de tamaño mediano se localizan en Nueva York y Glasgow. Los servidores Mensajería unificada en estas ubicaciones sirven a sus respectivas comunidades de usuarios puesto que los servidores Buzón y Transporte de concentradores son locales. Al igual que con los centros de datos principales, ambos sitios tienen PBX de IP que proporcionan cobertura de llamadas al servidor local Mensajería unificada para contestar llamadas.

Los sitios más pequeños no tienen servidores localizados Buzón ni Transporte de concentradores pero ofrecen capacidades de Mensajería unificada desde los centros de datos principales. Austin tiene una PBX NEC que usa conectividad analógica a una puerta de enlace SIP local. Las llamadas a usuarios finales locales se reenvían a la puerta de enlace SIP, que negocia con el servidor Mensajería unificada en Seattle para proporcionar contestación a las llamadas en Mensajería unificada.

Zurich tiene un Avaya Communication Manager que se conecta en red a través de la red IP al Avaya Communication Manager en Londres. Las llamadas a usuarios locales se reenvían a través de la red del Avaya Communication Manager, que negocia con el servidor Mensajería unificada en Londres para proporcionar contestación de llamadas en Mensajería unificada.

En este ejemplo, el sitio de Seattle tiene servidores Buzón de Exchange y servidores Mensajería unificada en la misma ubicación física. Cuando se trata de una arquitectura de un único sitio, todos los servidores (Buzón, Mensajería unificada, Acceso de cliente, etc.) y el equipo de PBX forman parte del mismo sitio. Las corporaciones con varios sitios agregan complejidad al diseño. Esta complejidad puede abrumar un poco, pero gracias a una comprensión apropiada de los principios básico de la Mensajería unificada, es fácilmente solucionable.

Tal como se muestra en la figura 2, si un sitio contiene un servidor Buzón, la recomendación es colocar un servidor Mensajería unificada allí también. Seattle, Londres, Nueva York y Glasgow se adaptan a este diseño. Ni Austin ni Zurich tienen un servidor Buzón de manera local, pero los servicios de Mensajería unificada pueden suministrarse a estas ubicaciones mediante el uso de la red IP. Austin tiene una PBX analógica local. En este caso, debe usarse una puerta de enlace SIP para ofrecer la conectividad de red IP al servidor Mensajería unificada en Seattle. Zurich tiene una PBX de IP local que se conecta a la PBX de Londres a través de la red. De este modo, las llamadas a un usuario en Zurich desviarían la red de telefonía a la PBX de Londres y al servidor Mensajería unificada.

Puesto que las llamadas realizadas a los suscriptores en Zurich se desvían a la red y se administran mediante un sistema de Mensajería unificada centralizado en Londres, si la red experimenta una interrupción inesperada, las llamadas a todos los suscriptores en Zurich no obtendrán respuesta hasta que la red se repare. Si se requiere la supervivencia local en el caso de una interrupción inesperada de la red, podría colocarse un servidor Mensajería unificada en Zurich. En caso de una interrupción inesperada de la red, el servidor Mensajería unificada continuará respondiendo a las llamadas y las proporcionará cuando la red se repare.

La colocación del servidor es probablemente el factor más importante a considerar cuando se diseña una arquitectura para adaptarse a su entorno. El organigrama de la figura 3 le ayudará a determinar la ubicación adecuada del servidor.

Figura 3** Determinación de la colocación del servidor **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Estimación de las necesidades del servidor

El área siguiente a considerar es cuántos servidores Mensajería unificada serán necesarios para dar servicio a la comunidad de usuarios. La respuesta a esta pregunta depende realmente de varios factores que son específicos del sitio.

La escalabilidad en Mensajería unificada se determina dependiendo del número de llamadas simultáneas (llamadas puertos en el mundo de la telefonía) puede admitir el servidor. Cada llamada al sistema requiere que el servidor Mensajería unificada dedique recursos de red, CPU, memoria y disco. Al agregarse a estos recursos, un servidor Mensajería puede ser compatible con más llamadas simultáneas. Puesto que estos recursos siempre están limitados, el servidor Mensajería unificada podrá administrar muchas llamadas simultáneas al mismo tiempo siempre que los recursos no se sobrecarguen.

Gracias a los cálculos del análisis de tráfico de Erlang es posible determinar cuántos puertos son necesarios para poder admitir un número de suscriptores, pero en estos momentos no ampliaré este tema. Para determinar más fácilmente cuántos puertos son necesarios, pregunte simplemente a su administrador de telefonía cuántos puertos de correo de voz se usan en el sistema de correo de voz existente. Según las experiencias en este campo, los requisitos de puerto en un sistema tradicional de correo de voz y en un sistema de correo de voz unificado deben ser muy similares.

Generalmente yo recomiendo no implementar más de 60 puertos en un mismo servidor. Esto no tiene nada que ver con limitaciones de software o hardware. Más bien se basa en el hecho de que un solo servidor con 60 puertos puede dar servicio a unos 5.000 usuarios. Si ese único servidor experimenta una interrupción inesperada, habrá provocado un error de servidor único en toda su (extensa) base de suscriptores.

Al implementar los servidores Mensajería unificada, puede que desee considerar el diseño de una redundancia N+1 en la arquitectura. La figura 4 muestra un servidor completamente redundante y el diseño de una puerta de enlace SIP. Mediante este diseño, si el servidor Mensajería unificada 1 experimenta una interrupción inesperada, las llamadas desde la puerta de enlace SIP 1 negociarán las llamadas con el servidor Mensajería unificada 2 de manera automática. Es posible también programar la PBX para distribuir la carga de llamadas de manera uniforme entre las puertas de enlace SIP. Por ejemplo, la primera llamada en el sistema podría enrutarse a la puerta de enlace SIP 1 y la llamada siguiente en el sistema podría enrutarse a la puerta de enlace SIP 2. La alternancia de las llamadas entre las puertas de enlace garantiza una distribución uniforme de las llamadas y un uso compartido de la carga entre los servidores Mensajería unificada.

Figura 4** Distribución de llamadas entre servidores para la redundancia **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Existen actualmente dos proveedores de puerta de enlace SIP compatibles con las soluciones de Mensajería unificada de Exchange Server 2007: AudioCodes y Dialogic. Si son necesarias puertas de enlace SIP en su diseño, asegúrese de adquirir una que sea compatible con el número de sesiones (puertos) requeridos por su diseño. Por ejemplo, si su diseño requiere 32 puertos, necesitará una puerta de enlace que sea compatible con, al menos, ese número de sesiones.

Si se pregunta si su PBX funcionará con la Mensajería Unificada o qué puerta de enlace debe usar, observe la barra lateral "Recursos de Mensajería unificada". Los vínculos enumerados allí le dirigirán a instrucciones específicas de Microsoft así como a un catálogo de especialistas en Mensajería unificada que pueden ayudarle a evaluar las necesidades específicas de su organización. Desde el punto de vista de mi experiencia personal, no hay muchas PBX que pueda hacer funcionar con las puertas de enlace SIP y la Mensajería unificada de Exchange, además algunas PBX pueden comunicarse con el servidor Mensajería unificada de manera nativa mediante SIP a través de TCP.

La Mensajería unificada de Exchange es compatible con tres códecs de audio para almacenar los mensajes de correo de voz: G.711 PCM Linear, GSM 06.10 y códec de audio de Windows Media® (WMA). Cada archivo de WMA PCM Linear ocupa aproximadamente 16 KB por cada segundo de audio. WMA es el códec de audio predeterminado para la Mensajería unificada y comprime el audio a 1,1 kilobits (KB) por cada segundo de audio con un encabezado de 7 KB. GSM 06.10 comprime el audio a 1,6 KB por cada segundo de audio, pero tiene un encabezado más pequeño que la codificación WMA.

Tanto la codificación WMA como la GSM 06.10 tienen una calidad de voz aceptable para mensajes de voz. Según la experiencia de campo extraída del uso de los códecs WMA o GSM, puede asumir de un 10% a un 20% de incremento en el tamaño del almacén del buzón según el nivel de uso del correo de voz que tenga la organización.

Al decidir que códec de audio usar para su entorno, tenga en cuenta los dispositivos móviles y sistemas operativos que pueden estar usando los usuarios finales. Las preguntas en este tema se relacionan en su mayor parte con si los usuarios pueden escuchar el correo de voz en sus dispositivos Windows® Mobile. Otros sistemas operativos constituyen también una preocupación: puede que tenga una implementación a gran escala de equipos Linux que no pueden reproducir los archivos WMA. Cualquiera que sea el caso, tenga en cuenta que tales factores se agregarán a los requisitos del recurso del servicio de soporte técnico que necesita considerar a la hora de llevar a cabo su aprendizaje.

Configuración y prueba

Si la arquitectura de Mensajería unificada es centralizada o distribuida, hay muchos requisitos del correo de voz que deben considerarse antes de implementar la Mensajería unificada en su organización. Encontrará una lista detallada de los temas que necesitan una explicación por parte del equipo del proyecto en la barra lateral "Lista de comprobación de Mensajería unificada". Debe reunir la información de todos los temas para cada sitio donde considere la implementación de la Mensajería unificada. Recuerde, tanto los equipos de TI como los de telecomunicaciones necesitan tratar estos temas juntos.

Una vez que su sistema haya sido designado y que haya terminado la configuración, debe implementarse un sistema de prueba para validar el diseño. En un diseño de varios sitios, recomiendo, al menos, la prueba de dos sitios independientes para mostrar la prueba de concepto y para validar que el diseño funciona correctamente.

El plan de prueba de funcionalidades debe desarrollarse desde sus requisitos de configuración y, a continuación, finalizarse. El plan de prueba de funcionalidad debe incluir los métodos de acceso del suscriptor (teléfono, Outlook 2007 y Outlook Web Access), los métodos de administración y las interrupciones inesperadas de la red y del hardware.

Una vez se lleva a cabo la prueba y que todo el personal esté de acuerdo en que la Mensajería unificada duplicará las ventajas del anterior sistema de correo de voz o que se haya diseñado una solución alternativa para compatibilizar con cualquier configuración o característica que no pueda duplicarse, debe seleccionarse un grupo piloto de usuarios para probar el sistema. La habilitación del grupo piloto demostrará los pasos necesarios en su entorno para mover (o para actualizar, en la jerga de telefonía) a los suscriptores desde el sistema anterior de correo de voz a la Mensajería unificada. En general, éstos son los pasos necesarios para actualizar un suscriptor:

1. Deshabilitar al suscriptor del sistema existente de correo de voz.
2. Habilitar al suscriptor en Active Directory para Mensajería unificada a través de la Consola de administración de Exchange.
3. Cambiar la ruta de acceso de cobertura del teléfono a un número piloto de Mensajería unificada.

Es importante deshabilitar al suscriptor del sistema de correo de voz existente de manera que no se envíen mensajes al buzón anterior.

Durante la fase piloto, debe capturar cualquier pregunta que tengan sus suscriptores respecto a la funcionalidad del sistema. La documentación de estos detalles le permitirá tratar los problemas comunes durante la fase de aprendizaje.

El aprendizaje es básico para una actualización correcta. Sus usuarios están acostumbrados a tener acceso al correo de voz desde el teléfono con una interfaz de usuario específica. Por ejemplo, algunos sistemas de correo de voz requieren que los usuarios presionen el 5 para escuchar los mensajes. La Mensajería unificada de Exchange requiere que los usuarios presionen 1 o digan "correo de voz" (o usen Outlook 2007 o Outlook Web Access para reproducir los mensajes de voz). El aprendizaje del suscriptor de Mensajería debe incluir la navegación de la interfaz de usuario de telefonía, la navegación de Outlook Voice Access y la navegación de Outlook/Outlook Web Access.

Con la Mensajería unificada de Exchange 2007, la capacidad de ejecutar comandos con órdenes verbales está integrada en Outlook Voice Access. Algunos usuarios tienden a entusiasmarse respecto a las nuevas capacidades del sistema y este entusiasmo puede ayudar a facilitar la transición de una interfaz de usuario a otra.

La Mensajería unificada de Exchange tiene la capacidad de enviar un mensaje de correo electrónico de texto personalizado a cada usuario a medida que éstos sean habilitados. Estos mensajes personalizados pueden usarse para ofrecer vínculos web valiosos a preguntas más frecuentes (P+F), la documentación del suscriptor, los números de teléfono del servicio de soporte técnico, etc. También pueden contener información acerca de cómo tener acceso al sistema de correo de voz y la contraseña única del suscriptor. Esta constituye una de las características más eficaces de las que poder sacar ventaja a la hora de habilitar los usuarios finales.

Migración de usuarios

Lista de comprobación de Mensajería unificada

Las secciones siguientes definen algunos elementos básicos del sistema de Mensajería unificada y sugieren preguntas que necesitan ser respondidas en la preparación para implementar y configurar la Mensajería unificada de Exchange Server 2007. Use esto como lista de comprobación para desarrollar un plan de implementación.

Planes de marcado Un plan de marcado de Mensajería unificada lógicamente corresponde a una PBX y a las extensiones asociadas. Algunos aspectos del plan de marcado que deben considerarse de antemano son:

• ¿Cuántos dígitos hay en los números de la extensión?
• ¿Cuál es el número piloto del sistema de Mensajería unificada?
• ¿Qué necesitan marcar los usuarios para obtener una línea externa?
• ¿Qué códec de audio usará para los mensajes?
• ¿Cuál es el número de extensión del operador de la compañía?

Grupos de extensiones y Números piloto. Un grupo de extensiones es un conjunto de extensiones de teléfono configuradas para recibir llamadas en un orden particular. El número piloto es la extensión principal a la que se llama para tener acceso al grupo de extensiones. Necesita un número de extensiones de miembro del grupo de extensiones igual al número de puertos de correo de voz de su diseño.

Directivas de buzón Las directivas de buzón del correo de voz no difieren mucho de las directivas de buzón de Exchange. Éstas son algunas de las directivas que quizás desee tratar con mayor detalle:

• ¿Cuántos días se conservan los correos de voz antes de eliminarse?
• ¿Con qué frecuencia son necesarios los restablecimientos de contraseña del correo de voz?
• ¿Cuál es la directiva de copia de seguridad del correo de voz?
• ¿Cuál es la longitud mínima aceptable de la contraseña?
• ¿Cuál es el número máximo de intentos de inicio de sesión antes del bloqueo del buzón?

Asistente automatizado (AA). Los asistentes automatizados responden a las llamadas entrantes que no están destinadas a un suscriptor específico. Pueden ofrecer información y dirigir a las personas que llaman a ubicaciones dentro de la organización. Mensajería unificada de Exchange ofrece DTMF y capacidades de voz para la navegación del AA. Los factores que hay que considerar incluyen:

• ¿Hay mensajes de asistencia por voz del AA diferentes para el día, la noche y las vacaciones? (Los mensaje de asistencia por voz deben documentarse y grabarse).
• ¿A quién se puede llamar desde el menú del AA?
• ¿Puede considerarse la navegación de voz una capacidad cuando se usa el AA?
• ¿Se necesitan múltiples idiomas para usar el AA?

Buzón general o de noche. Algunas organizaciones tienen un buzón de correo de voz general o de noche que permite a las personas que llaman dejar mensajes de entrega generales. Si su compañía tiene uno, debe crearse y habilitarse un buzón de Exchange para la Mensajería unificada.

Indicación de mensaje en espera (MWI). La indicación de mensaje en espera se refiere a la luz del teléfono que le alerta sobre mensajes de voz no leídos en su buzón. ¿Constituye la indicación de mensaje en espera en los auriculares del teléfono un requisito para la implementación?

Compatibilidad con múltiples extensiones. Muchas organizaciones tienen empleados que disponen de varios teléfonos. Al habilitar a estos suscriptores para la Mensajería unificada, es necesario asociar todos sus números de extensión al mismo tiempo. Antes de empezar, desarrolle una lista de empleados con múltiples extensiones.

Compatibilidad con la respuesta interactiva de voz (IVR). Algunos sistemas de correo de voz tradicionales son compatibles con aplicaciones de IVR que la Mensajería unificada no podrá duplicar. Determine si el sistema que se va a reemplazar dispone de tales aplicaciones asociadas al mismo. Esas aplicaciones pueden permanecer en el sistema existente o puede que tengan que ser reemplazadas por aplicaciones IVR alternativas.

Red de correo de voz. La red de correo de voz proporciona un método para enviar un mensaje desde un sistema a otro sistema dispar. Por ejemplo, en empresas grandes, el director general puede desear enviar un mensaje de voz a toda la organización o puede que tenga que anunciar información general como, por ejemplo, un simulacro. Con una red de correo de voz, el director general podría grabar un mensaje de voz una vez y enviarlo a cada empleado de la compañía sin importar en qué sistema de correo de voz se encuentre. Actualmente, la Mensajería unificada de Exchange no tiene la capacidad de conectarse en red a otros sistemas de correo de voz tradicionales.

Compatibilidad con fax. Algunas plataformas de correo de voz tradicionales son compatibles con faxes de entrada, lo cual le permite el uso de un único número de teléfono tanto para la voz como para los faxes de entrada. La Mensajería unificada de Exchange Server 2007 es compatible con faxes de entrada y se puede usar para reemplazar esa capacidad. Esta es una característica unidireccional; por lo que el sistema no es compatible con la capacidad de faxes de salida. Si esto constituye un requisito, necesitará usar un producto de terceros para poder ser compatible con esta característica.

Existen muchos puntos de vista acerca de cómo migrar el sistema en un entorno de producción completo. Las dos metodologías principales son una migración gradual y una migración inmediata. Independientemente de la que seleccione, debe formar al personal del servicio de soporte técnico en referencia a las preguntas comunes que grabó desde su grupo piloto. Asegúrese, además, de mostrarles cómo habilitar un usuario, cómo validar si un usuario está habilitado y cómo cambiar una contraseña.

La migración de los usuarios desde un sistema de correo de voz anterior a la Mensajería unificada es muy fácil, pero debe estar pendiente de un problema importante: la red del correo de voz. Al igual que un sistema de corre electrónico le permite enviar, reenviar y responder a otros usuarios y sistemas de correo electrónico, el correo de voz también le permite enviar, reenviar y responder a otros usuarios y sistemas de correo de voz.

Tome como ejemplo un escenario en el que Alice y Brian se encuentren actualmente en un sistema de correo de voz anterior. Brian ha migrado a la Mensajería unificada y desea enviar un mensaje a Alice que se encuentra en el sistema anterior del correo de voz. Puesto que los dos usuarios están en sistemas separados, ya no pueden enviar, reenviar o responder entre ellos a mensajes de correo de voz; desafortunadamente, se ha creado una isla en el correo de voz.

En los sistemas de correo de voz tradicionales este problema se resuelve con el uso de algún tipo de conversor de protocolo de red que permita la conexión en red de sistemas distintos. Actualmente, sin embargo, no existe un conversor de protocolo de red que permita la conexión en red de sistemas dispares con la Mensajería unificada de Exchange Server 2007. Aunque esto puede no constituir un aspecto importante para su organización, es algo que debe tenerse en cuenta cuando se escoja migrar usuarios en grupos pequeños.

Mi preferencia es realizar una migración inmediata de todos los usuarios del sitio. Una migración inmediata supone una actualización limpia de un sistema a otro. A menudo ocurre a lo largo de un fin de semana; los usuarios se van a casa el viernes y vienen a trabajar el lunes con un nuevo sistema de correo de voz. Algunos administradores dicen que una migración inmediata debe usarse sólo para clientes de empresas pequeñas en sitios remotos. No estoy de acuerdo. He participado en migraciones inmediatas de más de 7.000 usuarios en una ubicación única en las que menos de un 1% de los empleados necesitaron llamar al servicio de soporte técnico para solicitar ayuda. Si el resto de las fases de su proyecto han sido planeadas y llevadas a cabo adecuadamente, la actualización a un sistema de producción completo debe ir sobre ruedas.

Cuando actualice múltiples sitios en producción completa, sin embargo, considere en primer lugar una actualización de los sitios remotos de uno en uno antes de actualizar el sitio más grande. Revise las lecciones aprendidas de los sitios más pequeños e implemente los cambios necesarios en su plan de proyecto.

Normalmente, debe completarse todo el aprendizaje del usuario y deben habilitarse todos los usuarios para la Mensajería unificada antes de actualizar el sistema activo. Le presentamos una metodología paso a paso que puede usar para prepararse para una migración inmediata de un sistema de correo de voz.

En primer lugar, debe validar que el sistema de Mensajería unificada está instalado completamente y que se ha configurado y probado.

Lleve a cabo el aprendizaje en grupos pequeños. Explique a los usuarios, a medida que asistan, que su buzón será habilitado antes de activarse en el sistema y que se recomienda que éstos inicien sesión en su buzón y lo inicialicen cambiando su contraseña y grabando su saludo. Una vez que el aprendizaje finalice, habilite inmediatamente a estos usuarios para que puedan inicializar su buzón antes de la actualización.

Por último, cuando se haya llevado a cabo todo el aprendizaje, escoja un fin de semana para deshabilitar todos los usuarios del sistema anterior de correo de voz y reenvíe sus teléfonos a la Mensajería unificada de Exchange. El lunes por la mañana, su sistema estará activo para todos los usuarios de la organización.

Cómo realizar la actualización

Independientemente de si debe admitir un solo sitio o de si se trata de una organización grande de varios sitios, la información de este artículo debe serle muy útil. Las organizaciones de varios sitios pueden agregar complejidades al diseño, pero los requisitos básicos son los mismos tanto si tiene 50 como 5.000 usuarios.

Debo hacer hincapié en el hecho de que tanto los equipos de TI como de telecomunicaciones deben trabajar juntos al implementar una solución de Mensajería unificada. Según mi experiencia, entre las muchas cosas predecibles que pueden interrumpir un proyecto de Mensajería unificada están las disonancias entre TI y telecomunicaciones y la falta de acuerdo en la solución. La convergencia de tecnologías no es tan difícil, pero puede requerir a una persona de fuera de su organización que entienda tanto de TI como de telecomunicaciones para ayudar a reunir los equipos o planear una implementación de proyecto adecuada.

Jeff Goodwin es Tecnólogo jefe en The VIA Group, se ha especializado en el diseño e implementación de Exchange y Mensajería unificada. Puede ponerse en contacto con él a través de su dirección de correo electrónico: jgoodwin@theviagroup.com.

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