Exchange Server 2007
Exchange & Outlook: Better Together
Michael Khalili
Resumen:
- Configuración simplificada
- Integración de voz, fax y correo electrónico
- Carpetas administradas para el cumplimiento
Durante varios años, Microsoft Exchange Server y Outlook proporcionaron un servicio de correo electrónico confiable a millones de personas, ayudaron a los usuarios a colaborar y administrar sus calendarios y simplificó la tarea de organizar los contactos. Cabría preguntarse cómo se puede mejorar esta combinación. Pues bien, Exchange Server 2007
y Microsoft Office Outlook 2007 van a lanzarse pronto al mercado, y juntos ofrecen un salto cuántico en el ámbito de la comunicación y la colaboración.
Las mejoras que ofrecen Exchange Server 2007 y Office Outlook® 2007 son evidentes desde el momento en que se inicia el cliente Outlook. En versiones anteriores, Outlook esperaba que el usuario conociera el nombre de su servidor de buzones de Exchange, pero esto suponía un impedimento para muchos usuarios. Como resultado, se realizaban frecuentes llamadas al departamento de soporte o se generaban complicadas secuencias de comandos de inicialización, lo que hacía aumentar el costo y la complejidad que implicaba ejecutar un entorno de mensajería efectivo. Actualmente, gracias al servicio Web de detección automática de Exchange, Outlook puede configurar automáticamente una cuenta si el cliente se une al dominio. Si el cliente no forma parte del dominio, el usuario sólo deberá escribir un nombre, una dirección de correo electrónico y una contraseña. Outlook y Exchange averiguarán el resto (consulte la figura 1).
Figura 1** Configuración de cuentas **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)
Asimismo, antiguamente los usuarios no sólo configuraban Outlook para su uso inicial, sino que también eran responsables de reconfigurarlo siempre que se les cambiaba a un servidor de correo diferente. Aun cuando se enviara un mensaje de correo electrónico para avisar a los usuarios de que iba a haber una migración de buzones inminente, los trabajadores ocupados hacían poco caso de todo lo que tuviera que ver con la migración inminente, hasta que una mañana al llegar a la oficina se daban cuenta de que no podían obtener acceso a Outlook. Llegado este punto, se producía otra llamada al departamento de soporte. Los servicios Web de detección automática también solucionan este problema. Cuando se cambia a un usuario de un servidor de buzones a otro, Outlook reconoce que la antigua configuración ya no es válida, vuelve a consultar el servicio Web de detección automática y reconfigura el cliente para el nuevo buzón. Todo este proceso es completamente transparente para el usuario final.
Reinvención del calendario
En el pasado, casi toda la lógica de calendario residía en Outlook. Cada actualización de reunión era tratada como una invitación de reunión independiente, lo que significaba que las notificaciones se podían aceptar sin seguir un orden. Si se enviaban dos actualizaciones de reunión sucesivamente y un destinatario aceptaba la segunda actualización de reunión antes que la primera, podía tener información no actualizada en su calendario. Además, el acceso a información de Outlook desde Smartphones o PDA podía presentar discrepancias en la información sobre el estado de disponibilidad o no disponibilidad según el método con el que los usuarios visualizaran los datos.
La solución consistía en mover toda la lógica de calendario del cliente Outlook a Exchange Server 2007. Cuando el servidor recibe una solicitud de reunión, la reunión se coloca automáticamente en el calendario como provisional hasta que el usuario elige aceptar o rechazar la cita. Si se recibe un cambio de hora o ubicación de la reunión, la reunión se actualizará automáticamente y la invitación anterior se marcará como caducada para que los usuarios no la acepten accidentalmente. Esta lógica es coherente entre todos los clientes: Office Outlook, Outlook Web Access, Outlook Mobile u otros clientes de terceros, por lo tanto, sólo están presentes las reuniones correctas y más actualizadas.
Con un calendario de precisión tan confiable, se hace posible ofrecer un nuevo conjunto de herramientas que pueda aumentar la productividad de los usuarios. En el pasado, no era fácil establecer reuniones con varios empleados ocupados. Los usuarios tenían que encontrar horas libres para las reuniones manualmente, desplazándose por días de información para encontrar una hora adecuada para todos los asistentes. Ahora, el asistente para programación de Outlook 2007, que se muestra en la figura 2, puede encontrar la mejor hora para todos los asistentes. Después de especificar los asistentes obligatorios y opcionales y las salas o recursos elegidos, el asistente para programación presenta una vista codificada en colores de los mejores días para una reunión. Una vez elegido un día, se usa el mismo esquema para buscar la mejor hora durante ese día.
Figura 2** Asistente para programación **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)
El asistente para programación da prioridad a los asistentes obligatorios, a continuación, a los asistentes opcionales y, finalmente, a las salas y los recursos para determinar la hora óptima para una reunión. El asistente para programación también facilita el tratamiento de temas como las horas de trabajo flexibles y las distintas zonas horarias. Los usuarios pueden establecer sus propias horas de trabajo definiendo la hora de llegada cada mañana y la hora de salida al final del día. Por lo tanto, una persona que se vaya tarde a dormir y no llegue al trabajo hasta las 9 o las 10 de la mañana puede establecer que su horario de trabajo empiece a esa hora. Cuando otras personas tengan que programar una reunión, no se sugerirá ninguna hora que sea anterior, por ejemplo, las 8 de la mañana. Si dos grupos de distintas zonas horarias, por ejemplo, uno en Londres y otro en Los Ángeles, tienen que reunirse, sólo se sugerirán las horas que coincidan en sus días laborables. Para los asistentes de Londres la reunión será a última hora de la tarde y para los asistentes de Los Ángeles a primera hora de la mañana, a diferencia de una reunión que sea a las 2 de la mañana para uno u otro grupo.
Cómo encontrar una aguja en un pajar
A lo largo de los años, el número de mensajes de correo electrónico que llegan a la bandeja de entrada de un usuario medio ha ido creciendo a un ritmo alarmante. Mientras que antes un buzón de trabajo típico podía contener sólo unos doscientos mensajes, ahora algunas personas reciben ese número de mensajes en un solo día. En esta avalancha de mensajes se oculta una gran riqueza de información, que es esencial para las operaciones de cualquier empresa. Encontrar la información adecuada cuando las necesita puede ser un reto considerable.
Las funciones de búsqueda de Office Outlook 2007 y Exchange Server 2007 han mejorado enormemente respecto a versiones anteriores. Tanto si un usuario está en modo de caché o en modo en línea, se aplican al mensaje los mismos algoritmos de búsqueda. En el modo en línea, la consulta de búsqueda se envía al servidor de Exchange, donde se ejecuta la búsqueda. El indizador de contenido de Exchange, que es hasta 35 veces más rápido que el indizador de Exchange Server 2003, sirve para garantizar que los mensajes se puedan encontrar y recuperar rápidamente. En el modo de caché, Outlook usa la búsqueda instantánea, basada en Windows® Desktop Search 3.0, con lo que los motores de indización se consolidan y se reduce el tiempo de CPU. Se pueden realizar búsquedas de texto incluido en el asunto, el cuerpo, los campos para y de, o incluso en los archivos adjuntos, como se muestra en la figura 3.
Figura 3** Nuevas formas de buscar un mensaje de correo electrónico importante **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)
Acceso ilimitado con la mensajería unificada
La mensajería unificada de Exchange, que es un componente integrado de Exchange Server 2007, incluye en una sola bandeja de entrada todo tipo de comunicaciones empresariales, como por ejemplo, el correo electrónico, el correo de voz y el fax. En los sistemas tradicionales, el correo de voz está disponible a través del teléfono, el correo electrónico a través de un equipo y el fax a través de un equipo de fax dedicado. La mensajería unificada de Exchange permite al usuario elegir el mejor cliente para sus necesidades a una hora y un lugar concretos. En Outlook, los mensajes de voz y fax aparecen en la bandeja de entrada que está junto a los mensajes de correo electrónico. Cuando se selecciona, el mensaje de correo de voz contiene un reproductor incrustado para que el mensaje pueda reproducirse directamente desde el panel de lectura (consulte la figura 4).
Figura 4** Reproducción de mensajes de correo de voz mediante Outlook **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)
Outlook también permite administrar mensajes en contexto. Normalmente, cuando se escucha un mensaje de correo de voz se toman notas en un papel. Estas notas no están asociadas con el mensaje y se pueden perder (esto sería difícilmente un modelo de comunicación eficaz). Con la mensajería unificada de Exchange, las notas se pueden escribir directamente en Outlook. Las notas se conservan con el mensaje y se indizan como texto en el que se pueden realizar búsquedas, lo que garantiza que aparezcan siempre en el contexto del mensaje de correo de voz. De este modo, se pueden encontrar fácilmente mediante la búsqueda mejorada de Exchange Server 2007 y Office Outlook 2007.
Outlook también puede administrar numerosas opciones de correo de voz (consulte la figura 5), como por ejemplo, la opción que permite que los usuarios puedan cambiar su número de identificación personal (PIN) de buzón de voz desde el cliente. El restablecimiento del PIN es una importante fuente de llamadas al departamento de soporte para los sistemas de correo de voz. Desde las opciones de Outlook, se puede generar un nuevo PIN para los usuarios y éstos lo pueden recibir por correo electrónico. Este PIN les ofrece acceso una sola vez a en la interfaz telefónica de mensajería unificada de Exchange, Outlook Voice Access, y después se les solicita que lo cambien.
Figura 5** La mensajería unificada incluye una opción de restablecimiento de PIN **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)
Para la protección
Las organizaciones se enfrentan actualmente a muchas amenazas en su entorno de mensajería. Outlook y Exchange funcionan conjuntamente para luchar contra estas amenazas. El correo electrónico no deseado es sólo una de esas amenazas, y Office Outlook 2007 agrega compatibilidad para el certificado electrónico Outlook, que es una nueva forma de combatir dicho correo. Outlook realiza un pequeño rompecabezas de cálculo en el correo saliente y agrega la respuesta a este rompecabezas en el mensaje. A continuación, Exchange comprueba los resultados. Aunque estos rompecabezas de cálculo requieren poco tiempo de CPU cuando se realizan sólo una vez, como suele ocurrir con el correo legítimo, si el equipo de una persona que envía correo electrónico no deseado tuviera que crear estos rompecabezas para un correo electrónico en masa, la demanda de recursos en su equipo sería extrema. Por lo tanto, un mensaje con un certificado electrónico Outlook es mucho más probable que sea legítimo que un mensaje que no tenga dicho certificado, y Exchange lo tiene en cuenta al determinar la validez de cada mensaje de correo electrónico.
Además de las típicas amenazas como el correo electrónico no deseado, nuevas disposiciones legales están cambiando los requisitos para los sistemas de mensajería. Disposiciones legales como Sarbanes-Oxley, HIPPA y Basel II imponen reglas estrictas para la retención o destrucción de registros. Para satisfacer esta necesidad emergente, Exchange y Outlook presentan las carpetas administradas. Estas carpetas las configura un administrador para mensajes de un tipo concreto. En Outlook, el usuario final ve estas carpetas con una descripción del contenido almacenado en su interior (consulte la figura 6). También se pueden enviar mensajes automáticamente a una carpeta concreta mediante las reglas de transporte de Exchange. Una vez dentro de una carpeta administrada, los mensajes conservarán las directivas de archivo, retención y caducidad de dicha carpeta y serán tratados automáticamente de una forma que sea coherente con la directiva de la organización.
Figura 6** Las carpetas administradas refuerzan las reglas de cumplimiento del correo electrónico. **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)
A pesar de todos los esfuerzos, ocasionalmente se producen infracciones de cumplimiento. En estas instancias, es imprescindible una rápida identificación y reparación. La búsqueda rápida que ofrece Exchange se convierte en una herramienta fundamental para los jefes de cumplimento, ya que les ayuda a encontrar mensajes que puedan ser indicios para la identificación de infracciones de cumplimiento. Las búsquedas se pueden realizar en distintos buzones a fin de localizar y corregir tales infracciones.
Un entorno más fácil de administrar
Exchange Server 2007 y Office Outlook 2007 combinados ofrecen un sistema de mensajería mucho mejor que las versiones anteriores. Reúnen en un solo lugar todas las comunicaciones empresariales esenciales, facilitan su búsqueda y su configuración y las hacen más seguras y compatibles de forma inmediata. Ambos llevan la colaboración y la comunicación al siguiente nivel.
Michael Khalili es el Director de productos de Exchange Server y el responsable del acceso de clientes y la mensajería unificada. Entre otras cosas, es responsable de la integración de Outlook-Exchange.
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