Compartir a través de

SharePoint Online: Empezar a trabajar con SharePoint en línea

  • Artículo

SharePoint ofrece sus capacidades de colaboración para la nube, que debe simplificar la implementación y administración.

Joshua Hoffman

Vivimos en una economía de ideas. El amanecer de la era de la información dio paso a un día pleno. Muchos de los antiguos preceptos sobre la industria “tradicional” (trabajos de 9 a 5, dónde se trabajaba por 20 años, fabricación de productos físicos, etc.) fueron pasando a un segundo plano. Los datos se volvieron la fuente de ingresos de las empresas, y la colaboración es su combustible.

La colaboración entre distintas oficinas, zonas horarias y continentes no siempre es sencilla. SharePoint desde hace mucho tiempo ha sido la plataforma líder para la facilitación de este proceso colaborativo cada vez más fundamental. SharePoint facilita el compartir noticias e información; el compartir documentos, hojas de cálculo y otros datos comerciales; y la promoción de nuevos canales de comunicación con socios, proveedores y clientes.

Sin embargo, el ámbito de la infraestructura de TI está cambiando, a medida que las compañías se percatan de los beneficios de los servicios basados en la nube. Los ahorros en costos alcanzados a través de los recursos compartidos y virtualizados, la capacidad de escalar a pedido y la flexibilidad de la redundancia física y geográfica resultan un fuerte argumento en su favor.

Hoy puede darle a su comunidad de usuarios acceso a SharePoint 2010 a través de la nube con SharePoint Online. SharePoint Online es parte de la suite Microsoft Office 365. Ahora puede potenciar y extender su instalación tradicional local con servicios basados en la nube. La administración de SharePoint Online ciertamente es distinta a una instalación local, especialmente los aspectos a evaluar de la implementación y la creación y administración de usuarios y sitios.

Introducción

Dado que SharePoint Online forma parte de la suite Office 365, todo lo que necesita en realidad es registrar una cuenta. Para hacerlo puede visitar el sitio de Office 365 y comprar una suscripción.

Office 365 ofrece un número de planes para satisfacer sus necesidades, partiendo de los “Planes P” para profesionales y pequeñas empresas (que permiten el uso de hasta 50 usuarios) hasta los “Planes E”, los cuales están más orientados a necesidades empresariales. Estos no solo incluyen una mayor capacidad, sino que también funcionalidad adicional. Asegúrese de visitar el blog del equipo de SharePoint para obtener orientación sobre cómo seleccionar el plan más adecuado para usted.

Una vez que se haya registrado, diríjase a la página Descripción general de administrador en el portal de Office 365 (ver la figura 1).

The Office 365 Admin Overview page in the Office 365 portal

Figura 1 La página Descripción general de administrador de Office 365 en el portal de Office 365.

La página de introducción de Admin es el centro de todas las principales tareas administrativas relacionadas con Office 365. Estos incluyen administración de usuarios y dominios, incluyendo Lync en línea y en línea de Exchange y su infraestructura de SharePoint en línea de servicios de comunicaciones unificadas. El Portal de administración también le permite administrar sus suscripciones y licencias de los servicios de Office 365.

Evalúe cómo tiene planeado implementar SharePoint Online en su organización en el contexto de la infraestructura general de la empresa. ¿Acaso SharePoint Online reemplazará o extenderá partes de sus instalaciones locales? ¿Cuántos de sus usuarios necesitarán tener acceso a sitios y datos de SharePoint Online? ¿Cuántos datos existentes se migrarán a la nueva instalación de SharePoint Online (desde dónde y de qué tipo)? ¿Delegará privilegios administrativos a otros usuarios? Una vez que haya respondido estas preguntas, estará mejor preparado para empezar la implementación de SharePoint Online para sus usuarios.

Adición de dominios

Si ya cuenta con su propio nombre de dominio, puede usar ese nombre con los servicios de Office 365, lo que incluye SharePoint Online. Para agregar un dominio personalizado, seleccione Dominios en la sección Administración, ubicada en la barra lateral de la página Descripción general de administrador. Desde allí, seleccione "Agrega un dominio". Se le pedirá que escriba el nombre de dominio que desea utilizar (consulte figura 2).

Adding a custom domain to Office 365.

Figura 2 Adición de un dominio personalizado a Office 365.

Una vez que haya comprobado que la información es correcta, haga clic en Siguiente. Después, tendrá que comprobar sus propiedad del domino (esto se hace creando ya sea un registro DNS TXT o MX con su registrador mejorado). El proceso de comprobación generalmente toma entre 15 a 30 minutos. Puede tomar hasta 72 horas, dependiendo de su sistema de DNS. Una vez que se haya confirmado la propiedad de dominio, se le darán instrucciones para configurar el resto de sus registros de DNS para indicarlos a Office 365.

Agregar y administrar los usuarios

SharePoint Online tiene un marco de trabajo completo para agregar y administrar identidades de usuario y establecer modelos administrativos granulares. Encontrará la primera opción para agregar nuevos usuarios en la sección Usuarios de la página Descripción general de administrador. Podrá agregar nuevas identidades de usuario de forma manual (ver la figura 3).

SharePoint Online también proporciona un conjunto predeterminado de atributos de usuario, los cuales puede aumentar para impulsar las necesidades de su organización. Para obtener más detalles acerca de cómo personalizar atributos de perfil de usuario, consulte “Agregar, editar o eliminar propiedades de un perfil de usuario”. (Nota: necesitará una suscripción "Plan E" Crear usuario personalizado de atributos de perfil más allá de lo que se incluye de forma predeterminada.)

Adding a new user to Office 365

Figura 3 Adición de un usuario nuevo a Office 365.

También puede agregar usuarios en masa al importar un archivo CSV rellenado con toda la información de los usuarios. Existe un archivo CSV de muestra en la página Adición en masa de la página Descripción general de administrador.

Si su organización tiene una suscripción de nivel empresarial “Plan E”, puede usar la sincronización de Active Directory. Esto permite usar su infraestructura de Servicios de dominio de Active Directory (AD DS) para obtener acceso a recursos de SharePoint Online.

También puede permitir la funcionalidad de Inicio de sesión única (SSO). Esto funciona con la tecnología de los Servicios de federación de Active Directory (AD FS). SSO permite que sus usuarios obtengan acceso sin problemas a los recursos de SharePoint Online sin tener volver a escribir sus credenciales. SSO también le otorga capacidades adicionales. Puede administrar las directivas de cuenta y las restricciones de acceso mediante herramientas administrativas de Active Directory centralizadas.

Existen pocos requisitos para usar SSO. Es conveniente que tenga en cuenta con anticipación lo siguiente:

Si se cumplen estos requisitos, puede configurar la configuración de SSO y Active Directory por medio de la página Descripción general de administrador. No se olvide de leer “Preparación para Inicio de sesión único” y “Plan de sincronización de Active Directory” para obtener instrucciones detalladas paso a paso. Para obtener orientación avanzada adicional, puede ver la presentación en línea “Usar Active Directory con Office 365”.

SharePoint Online otorga a los usuarios externos acceso a los recursos hospedados en sitios de SharePoint Online para facilitar aún más la colaboración. Esto tiene la finalidad de simplificar el uso compartido de documentos e información. No cumple los requisitos empresariales habituales para una solución completa de extranet.

Para permitir que los usuarios externos tengan acceso a un sitio de SharePoint Online, debe habilitarles el acceso haciendo clic en Configuración | Administrar usuarios externos en el Centro de administración de SharePoint Online (ver la figura 4).

Enabling access for external users in SharePoint Online

Figura 4 Habilitando el acceso a usuarios externos en SharePoint Online.

Hacer esto permite a todos los administradores de colección de sitio que estén en el entorno la posibilidad de habilitar el uso compartido con elementos externos en sus sitios. Con esto, los administradores de colección de sitio pueden habilitar las invitaciones a usuarios externos para sus colecciones (ver la figura 5). Una vez hecho esto, los propietarios y diseñadores del sitio pueden enviar invitaciones por correo electrónico a los usuarios externos, de manera que tengan acceso a sus sitios.

Enabling external user invitations in SharePoint Online

Figura 5 Habilitando las invitaciones a usuarios externos en SharePoint Online.

Establecer permisos

Una vez que estén listos los usuarios, deberá considerar también cómo otorgar permisos en su infraestructura de SharePoint Online. En SharePoint Online, tal como en una instalación local de SharePoint, los niveles de permiso representan colecciones de permisos que permite a los usuarios desempeñar tareas específicas. Por ejemplo, el nivel de permiso Lectura incluye permisos para Ver elementos, Abrir elementos, Ver páginas y Ver versiones, todas las cuales son necesarias para ver páginas, documentos y elementos en SharePoint Online.

Sus permisos pueden ser parte de más de un nivel de permiso. También puede heredar permisos, por lo que es importante examinar cuántos permisos le otorga a sus usuarios y grupos de usuarios.

Es una buena idea evitar asignar permisos directamente a usuarios individuales. Eso dificulta el seguir y administrar quienes tienen acceso a los sitios. Una mejor estrategia es asignar permisos a grupos. Después, asigne a los usuarios individuales a los grupos adecuados.

SharePoint Online le permite crear grupos de seguridad mediante la página Descripción general de administrador. Si está usando la sincronización con Active Directory, sus grupos de seguridad existentes también estarán disponibles. Una vez que disponga los grupos de seguridad necesarios, puede asignar permisos a los grupos de seguridad (ver la figura 6) mediante la consola de administración de SharePoint Online (Configuración de sitio | Personas y grupos).

Granting permissions in SharePoint Online

Figura 6 Otorgar permisos en SharePoint Online.

Soluciones personalizadas

SharePoint Online también permite cargar soluciones de aplicaciones personalizadas, las cuales se pueden ejecutar a nivel de colección de sitio mediante un subconjunto del espacio de nombres de Microsoft SharePoint. SharePoint Online es compatible con las soluciones personalizadas desarrolladas en Visual Studio 2010 y SharePoint Designer 2010.

Con su suscripción a Office 365 dispuesta, su dominio configurado y sus usuarios y grupos rellenados, está listo para ponerse en marcha con SharePoint Online. Descubrirá todas las características que ya conoce de SharePoint, lo que incluye bibliotecas de documentos, calendarios, blogs, wikis, grupos de discusión, etc.

Joshua Hoffman

Joshua Hoffmanes el antiguo editor en jefe de TechNet Magazine*.*Actualmente es un autor y consultor independiente; brinda asesoría a clientes sobre tecnología y marketing orientado a públicos objetivos. Hoffman también trabaja como editor en jefe de ResearchAccess.com, un sitio dedicado a hacer crecer y enriquecer la comunidad de investigación de mercado. Vive en Nueva York.

Contenido relacionado