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Optimización de Infraestructuras de Servidores: Correo electrónico

Autor: Fernando Jofre

El email es un servicio que muchas empresas externalizan, pero aquellas que prefieren gestionarlo internamente, deben saber que la aplicación de buenas prácticas puede reducir el downtime en más de un 92%, y el coste de personal de TI por usuario a la cuarta parte.

Quizá el escenario de la colaboración que abordamos en la anterior entrega se hubiera quedado un poco “cojo”, si no fuera por nuestra intención de tratar seguidamente lo que podríamos calificar como herramienta fundamental de la colaboración de hoy en día: el correo electrónico.

El servicio de email se ha convertido en otra carga de trabajo caracterizada como de misión crítica que encierra cierta complejidad desde el punto de vista de las operaciones de TI. Por esta razón, las tareas relacionadas con la gestión del correo electrónico tienden a ser costosas, por lo que la adopción de las mejores prácticas tiene un notable impacto económico en los costes de TI.

La carga de trabajo relacionada con el correo electrónico incluye las prácticas requeridas para gestionar el software del servidor de correo, así como las orientadas a asegurar la calidad y la capacidad de reacción ante incidencias que afecten a los servicios de mensajería electrónica.

Los participantes en el estudio que contaban con infraestructuras racionalizadas, redujeron sus costes mediante la consolidación de servidores (con tecnologías de virtualización), y la automatización de tareas tales como el despliegue, la monitorización de incidencias, la resolución de problemas y el reporting de servidores, lo que contribuye decisivamente en su conjunto a la mejora de la disponibilidad del servicio.

En esta primera tabla, se advierte que el downtime por servidor y año se puede reducir en más de un 92% si se aplican buenas prácticas asociadas a los entornos Racionalizados. Adicionalmente, el coste de trabajos del departamento de TI pasaría de algo más de los 15.000 $ por servidor y año a menos de la mitad: 6.300 $. Un notable ahorro del 59%, que redunda en una mayor disponibilidad de los profesionales de TI para realizar otras tareas que aporten valor a la empresa y le ayuden a alcanzar los objetivos propuestos.

Por otro lado, un mismo profesional de TI podría pasar de gestionar 7,3 servidores a más del doble: 17,5 servidores, y el coste laboral de TI por usuario y año se reduciría a la cuarta parte.

Recordemos una vez más que –según informes de consultoras independientes- lamentablemente el 80% del presupuesto para los departamentos de TI se suele dedicar a tareas de operación y mantenimiento, mientras que tan sólo el 20% restante se destina a la innovación. Quizá estas buenas prácticas contribuyan a equilibrar esta desigual balanza.

Tarea estrella: la virtualización

Las mejores prácticas que más incidencia económica tienen en su aplicación en las tareas relacionadas con el correo electrónico están ligadas a la virtualización de servidores, que saca una gran ventaja al resto de recomendaciones. Si bien llevar a la práctica esta recomendación no siempre es posible, un 26% de los encuestados la aplicaron, consiguiendo ahorros en costes de TI de casi 16.000 $ al año por servidor. Una cifra de las más altas de todo el estudio, sólo superada por los ahorros en los escenarios de colaboración mediante clusterizado de servidores, automatización de procesos y mantenimiento de sistemas operativos.

Le sigue de lejos la automatización de la gestión de TI. Por ejemplo, la automatización del despliegue de servidores lleva consigo un proceso perfectamente definido, programado y probado que puede ser reproducido siempre que sea preciso, con una mínima personalización para cada puesta en marcha. Los departamentos de TI que adoptan estas buenas prácticas llegan a ahorrarse hasta 9.000 $ en costes de TI por servidor y año, automatizando instalaciones y configuraciones que antes se realizaban manualmente.

Entre las buenas prácticas más populares, nos encontramos con el balanceo de carga en granjas de servidores clusterizados (un 56% de los encuestados), seguimiento avanzado de la parametrización y comprobación automatizada de parches (la más utilizada, con un 59% de popularidad). Sin embargo, estas tienen un impacto económico relativamente bajo, que se mueve en el rango de ahorros estimados entre los 1.000 a 3.500 dólares por servidor y año.

Y las que menos adeptos tienen son la automatización de resolución de incidencias (proporciona un flujo de trabajo predefinido que minimiza la necesidad de respuestas manuales ante las alertas de incidencias de red). La capacidad para reducir la intervención de profesionales de TI para resolver incidencias de red ha ayudado a las organizaciones que adoptaron estas buenas prácticas a ahorrarse unos 8.000 $ por servidor y año, frente a aquellos que no lo hicieron.

Las prácticas relacionadas con el single-sign-on no son tampoco algo a despreciar: y no sólo por el ahorro que suponen (unos 4.300 $ por servidor y año), sino también por la buena aceptación que tienen entre los usuarios finales. Todos acabamos hartos de tener que identificarnos nuevamente cada vez que intentamos acceder a servicios de información diferentes.

Es curioso mencionar que sólo hay una de las prácticas asociadas a los entornos de TI estandarizados (los menos “avanzados”), y es la de mantenimiento de sistemas operativos. La sola aplicación de estas recomendaciones, ha supuesto a más de un 20% de los encuestados un ahorro equivalente a los 4.000 $ al año por servidor.

Las Soluciones de Microsoft para la administración

Los productos y tecnologías de Microsoft relacionados con la puesta en marcha de las buenas prácticas mencionadas con anterioridad son básicamente éstos:

System Center Virtual Machine Manager 2008 R2, una solución unificada y multi-vendor para el centro de datos virtualizado, que establece una administración centralizada de los elementos físicos y virtuales.

System Center Operations Manager 2007 R2, que proporciona una solución end-to-end para la monitorización de entornos de TI corporativos. Pudiendo gestionar hasta miles de servidores, aplicaciones, y clientes, proporcionando análisis e informes de su estado de salud, con el fin de agilizar los tiempos de respuesta ante incidencias y poder realizar mantenimiento predictivo.

System Center Configuration Manager 2007 R2, la nueva versión de Systems Management Server (SMS) 2003, que contribuye a alcanzar un departamento de TI más eficaz al permitir una implementación escalable y segura de sistemas operativos y aplicaciones, mejorar la seguridad de los sistemas y proporcionar una administración exhaustiva de activos: servidores, escritorios y dispositivos móviles.

Windows Server 2008 Solution Accelerators, que incluyen guías revisadas y herramientas automatizadas que permiten a las organizaciones gestionar sus activos de hardware y desplegar y operar de forma segura con sus servidores Windows Server 2008.

Invitamos una vez más y desde aquí a profundizar en el conocimiento de nuestro Modelo de Optimización de Infraestructuras, y a seguir una serie de recomendaciones que destacamos en nuestro texto sobre Mejores prácticas para la optimización de Infraestructuras de Servidores.

¿Nos olvidamos de la seguridad?

Disponer de soluciones de seguridad específicas para el correo electrónico es algo no-prescindible en toda organización, y por lo tanto, no podemos obviarlo. Disponer de un correo seguro también ahorra costes de forma preventiva, ante posibles problemas de pérdida de datos o de ataques que puedan afectar tanto a los servidores como a los puestos de trabajo de los usuarios, y por lo tanto, a su productividad.

Las soluciones Forefront de Microsoft ayudan a las empresas a proteger sus servidores de mensajería y colaboración contra virus, gusanos, spam y contenidos no apropiados, gracias a su tecnología multicapa y multi-motor de búsqueda (pueden ponerse en marcha hasta cinco motores en una sola tarea de búsqueda). Además de su estrecha integración –que maximiza la disponibilidad y el rendimiento- con los servidores Exchange, SharePoint y Office Communications, mediante el licenciamiento de productos específicos de Forefront para cada uno de ellos, o mediante una licencia global para los tres servidores con Forefront Security Suite, es importante resaltar también el mayor grado de simplificación a la hora de la gestión administrativa, llevada a cabo bajo una sola consola centralizada.

Centrándonos en el servicio de email, Forefront Security for Exchange se presenta además en dos modalidades de licenciamiento: on premise (para ser instalado localmente en el servidor propiedad de la empresa) o como servicio online en modo hosting (Forefront Online Protection for Exchange, FOPE), ambas destinadas por igual al filtrado de correo para proteger de forma activa tanto el correo entrante o saliente. Esta flexibilidad permite a los clientes instalaciones alternativas o combinadas.

Si optan por la suscripción a los servicios Online (99,999% de uptime, protección al 100% ante virus conocidos y un ratio menor de 1 de cada 250.000 correos a la hora de detectar falsos positivos de spam), se podrán despreocupar de todo el proceso de puesta en marcha. La implementación de los servicios de FOPE es rápida y sencilla. Dado que se implementan a través de Internet, no es necesario modificar la infraestructura de correo electrónico existente, instalar y mantener hardware nuevo o software especializado, o invertir en aprendizaje para el personal de TI o los usuarios finales. Tan sencillo, que proponemos probarlo sin compromiso durante 60 días.

Si en otro escenario posible, se opta por una instalación combinada, tanto localmente como online, no sólo se conseguirá una doble seguridad (filtrando tanto el correo externo como que circula internamente en la red corporativa gracias a la instalación local), sino que además supondrá menores requerimientos de infraestructura de comunicaciones, ya que el filtrado del spam en la nube reduce en un 90% la cantidad de correo recibido.

Exchange Server 2010: razones para el cambio

Ya está disponible Microsoft Exchange Server 2010, que también contribuye decisivamente en el ahorro de costes en la gestión de infraestructuras de TI. Es el primero de la "nueva generación" de la familia de productos Office de la compañía, que permite trabajar, tanto de forma tradicional como en la nube.

¿Y por qué migrar a Exchange 2010? Sus nuevas herramientas permiten reducir drásticamente sus costes de archivado de correo (mediante la nueva herramienta de Archivo Personal, que permite gestionar de forma eficaz todo el correo sin tener que recurrir a herramientas de archivo de otros fabricantes y con una experiencia de usuario totalmente integrada y transparente), buzón de voz (los usuarios pueden recibir sus mensajes de voz directamente en sus bandejas de entrada con una vista previa de la transcripción del mensaje de voz a texto), mejorar la productividad del usuario y a transformar las comunicaciones.

Presenta un concepto más sencillo de alta disponibilidad y recuperación ante desastres con el que se pueden lograr niveles más elevados de fiabilidad y se reduce la complejidad generalmente vinculada con las soluciones de continuidad de negocio, e incorpora nuevas funcionalidades de autoservicio que permiten a los usuarios realizar ciertas tareas habituales sin tener que recurrir al soporte helpdesk.

Compruébelo descargando la versión de evaluación y accediendo a información más detallada en: http://www.microsoft.com/spain/exchange/default.mspx

Y dispone de un documento completo sobre sus ventajas y beneficios para la empresa, desde la perspectiva del responsable de TI, en nuestra colección de artículos para IT Managers