Introducción a la co-autoría (SharePoint Server 2010)

Se aplica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2010-07-16

En el entorno de trabajo altamente conectado de hoy en día, son cada vez más usuales los documentos creados por varios autores, editores y partes interesadas. Las organizaciones buscan las funcionalidades de comunicación y colaboración de Microsoft SharePoint Server 2010 porque ayudan a facilitar las comunicaciones y la colaboración entre los usuarios finales, al mismo tiempo que reducen la administración que se necesita para ello. Microsoft Office 2010 sigue esta tendencia con la funcionalidad de co-autoría para los documentos de Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft Word 2010 y Microsoft OneNote 2010 en SharePoint Server 2010.

La co-autoría quita las barreras de colaboración en documentos basados en el servidor y ayuda a las organizaciones a reducir la sobrecarga asociada con el uso compartido de documentos de manera tradicional mediante datos adjuntos. La co-autoría simplifica la colaboración al permitir que varios usuarios trabajen de forma productiva en el mismo documento sin que unos se entrometan en el trabajo de otros o sin bloquearse unos a otros. Esta funcionalidad no requiere configuración adicional del servidor y es el estado predeterminado para los documentos almacenados en SharePoint Server 2010. La funcionalidad de co-autoría se administra mediante las mismas herramientas y tecnologías que ya se usan para administrar SharePoint, lo que contribuye a minimizar el impacto para los administradores.

En este artículo:

• Funcionalidad de co-autoría en SharePoint Server 2010

• Descripción de la experiencia del usuario final

• Consideraciones importantes

• Blocs de notas de OneNote

• Requisitos de la versión de software

• Co-autoría en un entorno mixto de Office

• Rendimiento y escalabilidad

Funcionalidad de co-autoría en SharePoint Server 2010

En una colaboración tradicional, los documentos se comparten a través de datos adjuntos de correo electrónico. Con este método, a los usuarios les resulta difícil y lento realizar un seguimiento de versiones y ediciones de varios autores. Además, los sistemas de correo electrónico deben lidiar con el almacenamiento de varias copias del mismo documento, sin mencionar el creciente tráfico de red debido a que los documentos se envían varias veces.

El uso de SharePoint para almacenar documentos de colaboración ha reducido estos problemas, ya que proporciona acceso coherente a las versiones actualizadas de los documentos, permite realizar un seguimiento de versiones anteriores y brinda administración centralizada. El almacenamiento de un único documento, en lugar de muchos datos adjuntos, también reduce la sobrecarga de red y almacenamiento.

Sin embargo, esta solución no es perfecta. Cuando un autor tiene un documento abierto, ningún otro autor pueden trabajar en él. Por lo tanto, si alguien se olvida de cerrar o proteger el documento, es posible que éste quede bloqueado para otros usuarios indefinidamente. En esta situación, generalmente, se debe llamar al departamento de TI para resolver el problema.

La co-autoría de SharePoint Server 2010 soluciona estos problemas, ya que permite que varios usuarios trabajen en un documento, en cualquier momento, sin interferir con los cambios del otro. Este enfoque simplifica muchas situaciones comunes de colaboración de documentos. Por ejemplo:

• Dos o más autores trabajan en distintas partes de un documento compuesto. Mientras un autor trabaja en su sección del documento, otro puede trabajar en la suya, sin que uno interrumpa el trabajo del otro.

• Varios autores trabajan en una presentación compuesta. Todos los autores pueden agregar diapositivas a la presentación y editarlas, en lugar de trabajar de forma aislada y tratar de combinar varios documentos, a la vez que intentan que la presentación sea coherente.

• Se envía un documento a varios expertos y partes interesadas, cada uno de los cuales desea realizar ediciones o adiciones. No se pierden ediciones del usuario, debido a que están trabajando en un documento central almacenado en el servidor.

Descripción de la experiencia del usuario final

La co-autoría es fácil de usar desde el punto de vista del usuario final. Cuando un usuario desea trabajar en un documento de Word 2010, PowerPoint 2010 u OneNote 2010, simplemente lo abre desde SharePoint Server, como de costumbre. Si otro usuario ya tiene el documento abierto, ambos usuarios pueden editar el documento al mismo tiempo, ya que no se bloqueará el acceso al documento ni se generará ningún error.

En Word 2010 y PowerPoint 2010, al guardar en un documento se notifica a los otros usuarios que están viendo el documento que existen nuevas ediciones. Los usuarios pueden actualizar la vista inmediatamente para ver los cambios o continuar su trabajo y actualizar más tarde para ver las ediciones más recientes. Los autores también pueden ver el trabajo del otro y todos saben quiénes están trabajando en el documento. Las herramientas de control de versiones y de seguimiento de SharePoint Server 2010 protegen el documento para que los autores puedan deshacer los cambios no deseados. Cuando Office Communication Server está disponible, los usuarios pueden ver el estado de conexión de los coautores e iniciar conversaciones de mensajería instantánea sin salir del documento.

Con OneNote 2010, los blocs de notas compartidos permiten a los usuarios compartir notas sin ningún problema. Cuando un usuario edita una página del bloc de notas, esos cambios se sincronizan automáticamente con los otros usuarios de ese bloc de notas para asegurarse de que todos tengan un conjunto completo de notas. Los cambios realizados por varios usuarios en la misma página aparecen de forma automática, lo que permite la colaboración casi en tiempo real. El control de versiones y otras características compartidas de OneNote permiten a los usuarios deshacer las ediciones, mostrar qué ediciones son nuevas y determinar quién realizó una determinada edición.

La aplicación cliente de Excel 2010 no es compatible con libros de co-autoría en SharePoint Server 2010. Sin embargo, sí es compatible con libros de co-autoría que no son en tiempo real almacenados localmente o en las rutas de acceso de red (UNC) mediante la característica de libro compartido. La co-autoría de libros en SharePoint es compatible mediante Microsoft Excel Web App, incluido con Office Web Apps. Office Web Apps está disponible para los usuarios a través de Windows Live y para clientes de empresa con licencias por volumen de Microsoft Office 2010 y soluciones de administración de documentos basadas en los Productos de Microsoft SharePoint 2010. Para obtener más información, vea Office Web Apps (instaladas en productos de SharePoint 2010).

Consideraciones importantes

Los administradores deberán tener en cuenta varios factores al planear el uso de co-autoría en sus entornos.

La funcionalidad de co-autoría de SharePoint está diseñada para que sea fácil de configurar y necesita un mínimo de administración. Sin embargo, existen varios aspectos que se deben tener en cuenta al configurar y administrar la co-autoría:

• Permisos: para que varios usuarios puedan editar el mismo documento, deben tener permisos de edición para la biblioteca de documentos donde está almacenado el documento. Lo más sencillo es conceder a todos los usuarios acceso al sitio de SharePoint donde se almacenan los documentos. En los casos en que solo un subconjunto de usuarios deba tener permiso de co-autoría de documentos en una biblioteca en particular, se pueden usar los permisos de SharePoint para administrar el acceso.

• Control de versiones: el control de versiones de SharePoint Server realiza un seguimiento de los cambios que se hacen en los documentos mientras se están editando e incluso almacena versiones anteriores para tenerlas como referencia. En SharePoint Server 2010, esta característica está desactivada de forma predeterminada. SharePoint Server 2010 admite dos tipos de control de versiones, principales y secundarias. Es mejor que el control de versiones secundarias no esté activado para las bibliotecas de documentos que se usan para co-autoría en OneNote, debido a que esto puede interferir con las funcionalidades de sincronización y control de versiones que forman parte del producto. Esta limitación solo se aplica al control de versiones secundarias; el control de versiones principales se puede usar con OneNote.

• Número de versiones: el número de versiones de documento que se conserva afecta a los requisitos de almacenamiento en el servidor. Se puede ajustar este número en la configuración de la biblioteca de documentos para limitar el número de versiones conservadas. Los blocs de notas de OneNote que se actualizan con frecuencia pueden ocasionar que se almacenen muchas versiones en el servidor. Para evitar el uso de espacio en disco innecesario, se recomienda que un administrador establezca un número máximo de versiones conservadas razonable en las bibliotecas de documentos que se usan para almacenar blocs de notas de OneNote.

• Período de control de versiones: el período de control de versiones determina la frecuencia con la que SharePoint Server creará una nueva versión de un documento de Word o PowerPoint con co-autoría. Si configura este período en un valor bajo, se capturarán las versiones más a menudo para realizar un seguimiento de versiones más detallado, pero esto puede requerir más espacio de almacenamiento en el servidor. El período de control de versiones no afecta a los blocs de notas de OneNote. Este valor se puede modificar mediante el ajuste de la propiedad coAuthoringVersionPeriod en el servidor. Para obtener más información acerca de cómo ajustar este valor, vea Configuración del período de control de versiones de co-autoría (SharePoint Server 2010).

• Desproteger: cuando un usuario desprotege un documento para editarlo, se bloquea el documento para que lo pueda editar solo ese usuario, lo que impide la co-autoría. La opción Requerir desprotección no debe habilitarse en las bibliotecas de documentos donde se va a usar co-autoría. De forma predeterminada, Requerir desprotección no está habilitada en SharePoint Server 2010. Los usuarios no deben desproteger manualmente los documentos cuando se usa co-autoría.

Blocs de notas de OneNote

A diferencia de Microsoft Word y Microsoft PowerPoint, Microsoft OneNote almacena información de versión dentro del propio archivo. Por este motivo, los administradores deberían seguir estos procedimientos recomendados al almacenar blocs de notas de OneNote en una biblioteca de documentos de SharePoint Server:

• No habilite el control de versiones secundarias. De forma predeterminada, el control de versiones secundarias no está habilitado en SharePoint Server 2010.

• Si está habilitado el control de versiones principales, establezca un número máximo razonable de versiones que se pueden almacenar. De forma predeterminada, el control de versiones principales no está habilitado en SharePoint Server 2010.

Requisitos de la versión de software

Para que los usuarios puedan usar la co-autoría de documentos mediante Office 2010, dichos documentos deben almacenarse en SharePoint Server 2010 o SharePoint Foundation 2010. Para aprovechar la funcionalidad de co-autoría, los usuarios deben tener Word 2010, PowerPoint 2010 u OneNote 2010.

Co-autoría en un entorno mixto de Office

Algunas organizaciones desean usar co-autoría en un entorno donde los usuarios tienen diferentes versiones de Office.

Entorno mixto con Microsoft Office PowerPoint y Word 2007

Los usuarios de versiones anteriores de PowerPoint y Word pueden compartir y editar documentos almacenados en SharePoint Server 2010 de la misma manera que con versiones anteriores de SharePoint. Sin embargo, no pueden usar co-autoría para trabajar con ellos al mismo tiempo. Para colaborar de una mejor manera en PowerPoint y Word, se recomienda que todos los usuarios trabajen con Office 2010. Los usuarios de Office PowerPoint y Word 2007 no notarán diferencias importantes entre su experiencia actual y la experiencia del usuario en Office 2010. Por ejemplo, si los usuarios de Office 2007 abren un documento almacenado en Office 2010 que está siendo editado por otro usuario, verán un mensaje que dice que el documento está en uso y no podrán editarlo. Si ningún otro usuario está editando el documento, los usuarios de Office 2007 podrán abrirlo como de costumbre. Cuando un usuario de Office 2007 abre un documento, se crea un bloqueo y se impide que los usuarios de Office 2010 usen co-autoría para editar el documento. Este comportamiento coincide con las versiones anteriores de SharePoint.

Entorno mixto con Microsoft Office OneNote 2007

OneNote 2010 es compatible con la versión anterior de formato de archivo de Office OneNote 2007 y admite la co-autoría con los usuarios de OneNote 2007. En entornos mixtos, los blocs de notas deben guardarse en el formato de archivo de OneNote 2007 para que los usuarios de OneNote 2007 y de OneNote 2010 puedan trabajar juntos en ellos. Al actualizar al formato de archivo de OneNote 2010, sin embargo, los usuarios obtienen varias características clave, incluida la compatibilidad con Microsoft OneNote Web App, que permite a los usuarios sin ninguna versión de OneNote instalada editar los blocs de notas con co-autoría.

OneNote 2010 incluye la capacidad para actualizar archivos de OneNote 2007 a OneNote 2010 en cualquier momento, brindando una ruta de actualización sencilla para las organizaciones que van a cambiar de un entorno mixto a uno unificado en Office 2010.

Rendimiento y escalabilidad

Las aplicaciones de SharePoint Server 2010 y Office 2010 están diseñadas para minimizar el impacto de rendimiento y escalabilidad asociado con la co-autoría en el entorno. Los clientes de Office no envían ni descargan información de co-autoría del servidor hasta que no haya más de un autor realizando ediciones. Cuando un solo usuario está editando un documento, el impacto de rendimiento se parece al de versiones anteriores de SharePoint Server.

Los clientes de Office están configurados para minimizar el impacto del servidor al reducir la frecuencia de las acciones de sincronización relacionadas con la co-autoría cuando el servidor tiene una carga elevada o cuando un usuario no está editando el documento activamente, lo que ayuda aún más a reducir el impacto global de rendimiento.

See Also

Concepts

Administración de co-autoría (SharePoint Server 2010)