Más ahorros, disponibilidad, seguridad y facilidades de archivado… Así es Exchange 2010

Fernando Jofre

¿Quiere acabar con los trabajos de mantenimiento fuera del horario regular? ¿Qué le parecería disponer de redundancia completa con tan sólo dos servidores? ¿Y ofrecer autoservicio para determinadas tareas a los usuarios? Esto y mucho más es lo que nos ofrece Exchange 2010

El mes pasado abordamos Windows 7, y en esta entrega continuamos describiendo los productos presentados recientemente por Microsoft y que forman parte de la propuesta de tecnologías para incrementar la productividad y flexibilidad de las organizaciones, reduciendo por otro lado los costes para las empresas.

En esta ocasión hablaremos de las características y ventajas de Exchange Server 2010, ya disponible por cierto desde el 11 de Noviembre, y de cómo puede aportar valor a su empresa. Y es que las soluciones de colaboración agilizan la capacidad de respuesta hacia el mercado, optimizando el modo de trabajo conjunto entre personas y organizaciones, y permitiendo a la vez consolidar una infraestructura segura y fiable para el trabajo.

Exchange Server 2010 simplifica la administración, protege las comunicaciones y permite cumplir satisfactoriamente con la creciente demanda de movilidad empresarial. La nueva versión del servidor de correo electrónico de Microsoft incorpora nuevas opciones de almacenamiento, implementación, nuevas capacidades de administración de la bandeja de entrada y archivado de correo electrónico, además de incrementar el rendimiento y la seguridad. Destacaremos a continuación algunas de las ventajas que Exchange Server 2010 brinda a las organizaciones, al aumentar la productividad de los equipos de trabajo, centradas en varias categorías: ahorros, disponibilidad, seguridad, migración sencilla y archivado.

Redundancia completa con dos servidores

La nueva versión presenta un enfoque asociado de alta disponibilidad y recuperación de desastres, acompañada con herramientas mejoradas de mantenimiento para fortalecer los niveles de seguridad. De esta manera, permite prescindir de clústeres costosos, automatizar la replicación de bases de datos de buzones y la conmutación por error con tan sólo dos servidores o bien a través de centros de datos dispersos; mantiene la disponibilidad y recuperación rápida con hasta 16 réplicas administradas de Exchange de cada base de datos de buzón; limita la interrupción del usuario durante los movimientos de buzón entre servidores de correo y protege frente a la pérdida de correos electrónicos.

Archivo personal (Desktop Storage)

Los usuarios disponen de un buzón adicional asociado al buzón principal de cada uno de ellos. De hecho, aparece junto con las carpetas de buzones principales en Outlook, de tal forma que el usuario obtiene acceso directo al correo electrónico dentro del archivo, al igual que lo que ocurre con el buzón principal. Los usuarios pueden arrastrar y colocar los archivos PST en el archivo personal, para un acceso en línea sencillo y un descubrimiento legal efectivo por parte de la empresa. Los usuarios también pueden mover automáticamente los elementos de correo electrónico desde el archivo principal al archivo personal, mediante directivas de retención, para reducir el tamaño y mejorar el rendimiento del buzón principal. Además, los usuarios pueden buscar en el archivo personal y en el buzón principal de forma simultánea mediante Outlook.

Mensajería Unificada

Las mejoras integradas en la versión 2010 proporcionan a los usuarios acceso a todas las comunicaciones desde una ubicación única. Permite unificar el acceso al correo electrónico, la mensajería instantánea y los mensajes de texto SMS, y agrega compatibilidad nativa con cualquier dispositivo móvil a través de Exchange ActiveSync.

Pero mientras que los usuarios utilizan cada vez más herramientas de comunicación, el tradicional buzón de voz sigue siendo, en general, el más empleado y el más importante para muchas empresas. El tener que operar un sistema de buzón de voz tradicional aislado de otras inversiones en comunicaciones unificadas supone un sobrecoste innecesario y más complejidad para los usuarios y la organización. Con Exchange 2010 se puede sustituir el tradicional sistema de buzón de voz con una solución integrada y gestionada desde el centro mismo de su plataforma de comunicaciones. Este nuevo sistema hace posible que los usuarios reciban sus mensajes de voz directamente en el buzón de correo electrónico y administren los mensajes de voz tal y como hacen con sus mensajes de correo, desde herramientas tan conocidas y familiares como Office Outlook y Outlook Web Access.

¡Trabajos de mantenimiento en horarios regulares!

Gracias al concepto de Database Availability Group, las bases de datos se pueden tener replicadas en múltiples servidores, y los servidores de Acceso al Cliente se encargan de dirigir al usuario final. Por ello, es más fácil agregar alta disponibilidad a una implementación existente, dado que la configuración de disponibilidad es posterior a la implementación. Todo esto permite que los usuarios se mantengan en línea mientras sus buzones de correo son movidos entre servidores y los administradores pueden ejecutar migraciones y mantenimiento durante horas regulares.

Delegar tareas específicas a usuarios determinados

Las capacidades mejoradas de administración permiten reducir la carga de trabajo para soporte técnico e incrementar el rendimiento, a través de nuevas características de autoservicio que permiten a los usuarios realizar tareas comunes sin tener que recurrir a servicios de soporte. Entre ellas se encuentran una interfaz web simplificada para tareas comunes del departamento de soporte, la posibilidad de actualizar datos y efectuar el seguimiento de información de entrega de los mensajes sin asistencia de TI, y un nuevo modelo de control de acceso.

Por concretar en algunos ejemplos, al departamento legal se le pueden permitir búsquedas multi-buzón para fines legales. Al departamento de RRHH, actualizar datos del personal en el Directorio, o al help desk, gestionar cuotas de correo.

Nuevas características de seguridad

Con la compatibilidad con IRM en Outlook Web Access, ahora con OWA se permite a los usuarios leer y crear mensajes protegidos a través de IRM de forma nativa, al igual que en Outlook. En OWA es posible obtener acceso a los mensajes protegidos con IRM a través de Internet Explorer, Firefox y Safari (no se necesitan complementos), incluyendo también búsqueda de texto completo, vista de conversaciones y panel de vista previa.

Por otro lado y no menos importante, los MailTips advierten a los usuarios antes de cometer un “error electrónico”, como enviar correos a grupos grandes, a destinatarios que están fuera de la oficina o a destinatarios fuera de la organización, lo que ayuda a proteger contra fugas de información y reducir mensajes de correo electrónico innecesarios.

Políticas de retención y el cumplimiento de la normativa Retención de datos

Las nuevas funciones integradas de archivado de correo electrónico, incluida la búsqueda detallada en varios buzones, las directivas de retención a nivel de elemento y la retención legal instantánea, permiten ayudar a solucionar problemas de cumplimiento normativo y descubrimiento legal. Además, Exchange 2010 incrementa la compatibilidad con las capacidades de Protección y control de la información, por lo que es más sencillo cifrar, moderar y bloquear correos electrónicos confidenciales o inapropiados según los remitentes, destinatarios o atributos de contenido específicos.

Flexibilidad, coexistencia y migración Sencilla

Además de estar prevista la co-existencia con servidores Exchange 2003 y Exchange 2007, ahora se puede adaptar la implementación a las necesidades de su empresa, al poder elegir entre una implementación local, un servicio alojado con Exchange Online, o una combinación de ambas opciones, sin interrumpir ni cambiar la experiencia de los usuarios. El compromiso de Microsoft, con el concepto “Software más Servicios”, garantiza la posibilidad de elegir la modalidad y el momento más adecuado para la implantación, a fin de aprovechar al máximo la flexibilidad y potencia de ambas modalidades.

Para facilitar este paso, adicionalmente, las empresas que dispongan de contratos en vigor de mantenimiento de Licencias de servidor estándar Exchange Server 2007 con cobertura de Software Assurance, tienen derecho no sólo a actualizarse a una licencia de servidor estándar de Exchange Server 2010, sino también a una complementaria para, por ejemplo, un datacenter remoto.

Optimización de Exchange

No pretendamos olvidarnos: la presión está ahí… La economía actual ha incrementado la tensión con el fin de disponer de infraestructuras de TI más seguras, a un coste menor y que además permitan a los trabajadores realizar sus tareas de una forma más rápida y flexible. Esta situación puede crear un desafío aparentemente imposible de afrontar entre los trabajadores que desean la flexibilidad de un entorno dinámico de trabajo y el departamento de TI, que necesita mayores capacidades de control y gestión. Es algo que Microsoft ha estado escuchando continuamente de sus clientes en su contacto directo por todo el mundo.

Cuando se trata de gestionar identidades y accesos a lo largo de una organización, incluso las cosas más simples pueden introducir fallos de la seguridad (y de políticas), multiplicar costes ocultos, y dejar frustrados tanto a los usuarios como al personal de TI.

Para ayudarnos en las labores de afianzamiento de la seguridad en Exchange, disponemos de una completa gama de productos y tecnologías complementarias, que resumiremos brevemente:

Forefront Identity Manager: Ofrece Auto servicio de perfiles, credenciales y gestión de grupos; Reset de Password y PIN desde el login de Windows; Gestión de grupos desde Microsoft Office; Identidad única para todas las aplicaciones; Provisión de usuarios basada en workflows extremo a extremo; Capacidades de autoservicio controladas por políticas y Pertenencia automática a grupos basada en atributos.

System Center Data Protection Manager 2010: Que ofrece Control de acceso a la información sensible a lo largo de su ciclo de vida; Acceso únicamente a identidades autorizadas; Protección a nivel de documento , independiente del medio de almacenamiento; Capacidades de acceso a a la información embebidas en el documento; Generación de políticas automáticas en Exchange Server; Protección de datos online y continua; Protección a disco para fácil recuperación; Granularidad de restauración e integración con todas las posibles arquitecturas de Exchange.

Forefront Protection 2010 for Exchange Server y Forefront Online Protection for Exchange: soluciones on premise y online para la protección del correo entrante y saliente de spam, virus, phising y violaciones de las políticas de correo electrónico, con atractivos rangos de precios en el caso de la versión online que empiezan desde 1,75 $ por usuario y mes.

Forefront Unified Access Gateway: Acceso Seguro desde cualquier lugar y dispositivo; Basado en navegador y con soporte a otros navegadores; Control Seguridad Punto acceso con políticas predefinidas; Diversas tecnologías y capacidades de autenticación; Paquetes para publicación ya predefinidos; Conocimiento de la aplicación para restringir capacidades de la misma en función del punto de acceso; Borrado forense, y seguridad de red y las aplicaciones bloqueando ataques y tráfico malicioso.

Todas estas propuestas se complementan con la familia System Center, con productos específicos para la gestión de incidencias, de problemas, de cambios y de activos dentro de la organización. Si desea más información, aproveche los recursos que ofrecemos junto a este documento.