SharePoint

Información general sobre Microsoft Office SharePoint Server 2007

Thomas Rizzo

Resumen:

• Integración web de SharePoint
• Administración de contenido
• Inteligencia empresarial

Actualmente existen dos fenómenos que cambian la forma en la que funcionan las empresas en lo que Microsoft denomina "el nuevo mundo del trabajo". En primer lugar, es cada vez más frecuente que equipos que trabajan conjuntamente estén situados en ubicaciones distintas y

que incluso lo hagan en diferentes horas del día. Como resultado, el software de colaboración ha llegado a cobrar aún más importancia para abarcar la naturaleza de trabajo de conexión global. En segundo lugar, el uso de información digital crece en gran medida, mientras las reglas de cumplimiento que rodean estos datos profesionales se vuelven más complejas. Las compañías se esfuerzan en permitir la colaboración y el uso compartido, así como en garantizar la seguridad y privacidad de la información. Para aprovechar la información y los activos de personal es fundamental la implementación de una solución que salve estos requisitos de comunicación a través de todos los continentes y zonas horarias, las herramientas eficaces de colaboración y el tratamiento seguro de datos.

La presentación de Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007 reúne una serie de tecnologías en una única plataforma integrada y en un conjunto de servicios empresariales. Estas tecnologías abarcan desde colaboraciones en portales a búsquedas empresariales de flujo de trabajo y procesos de negocio. MOSS representa la siguiente generación de SharePoint Portal Server (SPS) creada a partir de Windows® SharePoint Services (WSS). Consulte el gráfico circular de la figura 1 para comprender de forma sencilla el trabajo en conjunto de MOSS y WSS. Las áreas en verde pertenecen a WSS y debido a que MOSS se basa en WSS, todo el gráfico refleja el trabajo de MOSS. MOSS proporciona concretamente el portal, la búsqueda, la administración del contenido empresarial, el proceso de negocio y formularios, y ejemplos de inteligencia empresarial.

Figura 1** Servicio creado a partir de MOSS y WSS **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

En el resto de este artículo se analizan paso a paso las novedades tecnológicas de MOSS y cómo utilizar estos avances para aumentar la productividad de los usuarios.

SharePoint y Web 2.0

Web 2.0, Enterprise 2.0, aplicaciones compuestas, cualquier contenido dirigido a la comunidad, tecnologías de Internet como AJAX, RSS, blogs y wikis proporcionan a los usuarios un mayor control del contenido, de su colaboración y de la forma en la que los datos fluyen hasta ellos. Asimismo, los usuarios desean la interactividad de Windows con la facilidad de uso e implementación que ofrece la web. Sin embargo, la aplicación de conceptos de Internet en el entorno empresarial da lugar a nuevos problemas. Por ejemplo, ¿es posible comprobar y confiar en el origen del servicio? ¿Se integra sin problemas con la infraestructura existente?

MOSS 2007 ofrece una serie de características nuevas a la vez que mejora la plataforma de colaboración existente mediante capacidades integradas para la alerta y administración de documentos, agregando nuevas capacidades como blogs (consulte la figura 2), wikis y un elemento web para publicar y recibir fuentes RSS. Si utiliza Microsoft Office Outlook® 2007, puede realizar sincronizaciones bidireccionales de los datos de colaboración como calendario, tareas y contactos entre Outlook y Microsoft SharePoint. Si desea modificar un contacto o cambiar una cita, puede realizarlo en Outlook o en SharePoint y los cambios aparecerán en el otro programa.

Figura 2** MOSS 2007 admite blogs y wikis **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Outlook también admite que las bibliotecas de documentos dejen de estar conectadas. Puede realizar cambios en los documentos desconectados desde la red y volver a sincronizar los cambios la próxima vez que esté en línea.

Además, MOSS tiene la capacidad de auditar y aplicar reglas de cumplimiento en el contenido dirigido a la comunidad, de manera que el ofrecimiento de estas nuevas capacidades no exija a los clientes que sacrifiquen la facilidad ni la seguridad.

Un avance importante en MOSS 2007 es la mejora de la personalización del portal. MOSS introduce una actualización de Mi sitio que utiliza por completo la funcionalidad de los sitios SharePoint. Los usuarios pueden crear listas, bibliotecas de documentos o subsitios en Mi sitio y personalizar la visualización de estos sitios para sus vistas personales y de grupo de trabajo. Mi sitio también ofrece nuevos elementos web para la organización de jerarquías y seguimiento de compañeros de trabajo, incluidas alertas cuando cambien los metadatos de los compañeros, como el número de teléfono, tratamiento, ubicación de la oficina u otro tipo de información. En la figura 3 se muestra un ejemplo de Mi sitio personalizado en MOSS.

Figura 3** Mi sitio admite más características de SharePoint **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Búsqueda empresarial

Cuando los discos duros tenían poca capacidad, no solía ser un problema recordar la ubicación donde estaba todo almacenado. Sin embargo, con el aumento vertiginoso de almacenamiento y lo que parece la capacidad sin límite de los usuarios para llenarlo, la búsqueda ha pasado a ser un componente fundamental de toda arquitectura de información. MOSS ofrece características mejoradas para buscar repositorios empresariales, a partir de la plataforma de búsqueda proporcionada originalmente en SPS 2003. MOSS 2007 sigue rastreando repositorios de recursos compartidos de archivos, sitios web, Exchange Server y Lotus Notes, que se consideran repositorios de datos sin estructurar.

Lo que SPS no ofreció de forma sencilla fue la capacidad de buscar repositorios estructurados como aplicaciones de línea de negocio o bases de datos relacionales. Además, los repositorios estructurados y no estructurados que complementan los metadatos y los empleados con experiencia contribuyen a la organización. MOSS puede buscar repositorios estructurados a través de una nueva tecnología denominada Catálogo de datos profesionales (BDC), así como buscar usuarios y expertos mediante la nueva red de conocimiento.

El BDC proporciona la capacidad de conectarse, rastrear y buscar sistemas que expongan los datos a través de proveedores de ADO.NET o servicios web. Puede crear un archivo de configuración XML que contenga la información necesaria acerca del sistema al que desee conectarse. En este archivo se puede incluir el nombre del servidor o del extremo, información sobre el modo de enumerar y recuperar objetos del sistema, sobre todo filtrado compatible con el sistema del servidor, así como sobre el modo en el que se deben asignar los datos del servidor a SharePoint. A continuación, se pueden utilizar las características de búsqueda empresarial en SharePoint para buscar datos del BDC a medida que se rastrean otros repositorios empresariales.

De forma predeterminada, SharePoint crea una página de perfil para cada entidad de negocio del sistema del servidor. Estas páginas de perfil se pueden personalizar de la misma forma que otras páginas en SharePoint. En la figura 4 se muestra una página de perfil personalizada que devuelve datos profesionales, así como otro tipo de información. SharePoint también incluye una serie de elementos web de datos profesionales que permiten mostrar datos del BDC en las páginas y, opcionalmente, filtran los datos de dichas páginas según los metadatos disponibles. Puesto que los datos profesionales se asignan a SharePoint, puede tener acceso a los datos en las listas de SharePoint mediante el nuevo tipo de columna de datos profesionales. Ya no se producen errores de entrada de datos ni limpieza de datos, ya que los datos de la lista proceden del sistema del servidor autorizado.

Figura 4** Organización de los datos profesionales en páginas de SharePoint desde servicios del servidor **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

La red de conocimiento ofrece un método completo de búsqueda de usuarios y expertos. Las redes sociales dentro de la empresa constituyen la forma en la que se llevan a cabo los negocios. En muchos casos, los empleados podrían llegar a ser más productivos si pudieran realizar consultas a expertos que les ayudaran con los problemas empresariales que estén tratando. Sin embargo, si su círculo de compañeros desconoce lo que necesita, probablemente no seguirá buscando un experto. Con la red de conocimiento, en lugar de confiar en las redes sociales y físicas, el software ayuda a crear el mapa social de la organización y permite buscar esa red social. Es posible ordenar los resultados por distancia social y filtrar por propiedades de metadatos como tratamiento o departamento.

Como cualquier solución relacionada con personas y su información de identificación personal, la red de conocimiento ofrece una amplia seguridad y un modelo de privacidad de manera que los usuarios tengan que optar por la red y puedan controlar lo que se muestra a determinadas partes de la misma. La red de conocimiento rastrea la información del servidor como Mi sitio de SharePoint. También tiene un componente del cliente que se conecta a Outlook y a la mensajería instantánea para rastrear correos electrónicos y contactos. En el cliente, es posible controlar si se lleva a cabo el rastreo programado y lo que se publica desde el rastreo del cliente al perfil del servidor. Uno de los problemas de los sistemas de expertos es el mantenimiento de los datos de personas actualizados. Con la red de conocimiento, el software mantiene todas las actualizaciones de la información a la vez que permite a los usuarios controlar la visibilidad y accesibilidad a dichos datos.

Administración del contenido empresarial

Más allá de la administración de documentos, MOSS 2007 ofrece una sólida solución de administración de contenido empresarial al aumentar la compatibilidad de administración de registros, contenido web y formularios electrónicos. La capacidad de administración de registros de SharePoint incluye la capacidad de crear un depósito administrado que cumpla con las necesidades de cumplimiento como retención de contenido, auditoría, códigos de barras y etiquetado. A través de la integración completa con Exchange Server, los repositorios de registros pueden incluir mensajes de correo electrónico como registros oficiales, además de la información creada y almacenada en SharePoint. Las capacidades de administración de registros permiten realizar detecciones legales a través de registros de búsqueda como contenciones legales de manera que se puedan separar las directivas de retención (según los procedimientos legales que requieren mantener el contenido más tiempo del que especifican las directivas de retención).

En el ámbito de la administración del contenido web, MOSS 2007 ocupa el lugar de Microsoft Content Management Server 2002. Mediante este cambio, SharePoint puede abastecer las necesidades de la web abarcando desde intranet a extranet para los sitios orientados a Internet. Con todas estas capacidades en SharePoint, tan sólo tiene que admitir una tecnología en toda la infraestructura. SharePoint admite la distribución de contenido de manera que puede tener servidores de prueba y de implementación independientes. Además, SharePoint hace que la personalización de los sitios sea más sencilla mediante la compatibilidad con páginas principales de ASP.NET 2.0. En cuanto a escenarios de varios idiomas, SharePoint admite variaciones de sitios para que un único sitio pueda tener distintas variaciones y realizar automáticamente redirecciones según la configuración del idioma del explorador cliente que muestra la página.

Con respecto a los formularios electrónicos, SharePoint agrega una nueva capacidad denominada InfoPath® Forms Services, que permite convertir los formularios de InfoPath en electrónicos. El proceso consiste en la creación de formularios de InfoPath, mediante la activación de una casilla en el diseñador para advertirle en caso de intentar utilizar características que no se van a convertir en la web y mediante el almacenamiento del formulario en una ubicación segura en una lista de SharePoint. A continuación, los usuarios pueden ver, editar y enviar los formularios tan sólo mediante el explorador web.

Una solicitud de características importante de los usuarios de SPS 2003 fue la mejora de las capacidades del flujo de trabajo, ya que muchos clientes deseaban incrustar flujos de trabajo en el contenido almacenado en SharePoint. MOSS va mucho más allá de la mejora del flujo de trabajo, mediante la incorporación de las nuevas características de Windows Workflow Foundation de .NET Framework 3.0. Esto permite crear flujos de trabajo en Windows Workflow Foundation e incluirlos en SharePoint. Además de alojar Windows Workflow Foundation, SharePoint también incluye una serie de flujos de trabajo listos para usar, entre los que se incluyen los flujos de trabajo de aprobación de documentos y de firma de documentos. En la figura 5 se muestra el modo de configuración de un flujo de trabajo listo para usar en MOSS.

Figura 5** Configuración de flujos de trabajo en MOSS **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

MOSS permite controlar los flujos de trabajo para disponer del estado y del historial de la tarea actual. Además, SharePoint se integra con los clientes de Office, de forma que los usuarios finales puedan iniciar los flujos de trabajo desde las aplicaciones de Office. También pueden consultar rápidamente si tienen tareas de flujo de trabajo asignadas y realizar dichas tareas en las aplicaciones de Office.

Asimismo, MOSS amplía su alcance a los portales de inteligencia empresarial. Estos portales constan normalmente de informes, listas y tablas de datos que se pueden ordenar y filtrar, incluidos gráficos que pueden ayudar a representar visualmente el estado de los datos. Con MOSS, la creación de los portales de inteligencia empresarial es simplemente cuestión de crear una nueva página mediante la plantilla de paneles de inteligencia empresarial (BI). El panel de BI incluye de forma predeterminada una lista de indicadores clave de rendimiento (KPI) y el elemento web de Excel® Web Access.

La lista de KPI es un nuevo tipo de lista de MOSS que le permite conectarse a fuentes de información como listas de Excel, SQL Server™ Analysis Services, SharePoint, o introducir información de forma manual, así como realizar un seguimiento de los KPI desde estos orígenes de datos. Con la lista de KPI, puede ver valores actuales, valores del objetivo, tendencias y estados mediante indicadores visuales.

Excel Web Access forma parte de los servicios de Excel en MOSS, una versión del servidor de Excel que permite calcular y mostrar la información de Excel mediante un explorador web. Para hacer uso de los servicios de Excel, puede publicar una hoja de cálculo directamente desde la aplicación Excel a una ubicación segura en SharePoint. Los usuarios pueden ver, a continuación, la hoja de cálculo o las listas desde Excel mediante los exploradores web. Tras esto, y si hay parámetros o filtro, los usuarios pueden utilizar estas capacidades para modificar el explorador web que representa la información de Excel.

Más información

Sólo he podido analizar un pequeño subconjunto de las nuevas capacidades de MOSS, aunque hay una amplia gama de recursos en línea a través de los cuales puede continuar su aprendizaje. Mi recomendación comenzar por el blog del equipo de SharePoint y el SharePoint Server TechCenter.

Thomas Rizzo es director del grupo SharePoint en Microsoft. Anteriormente, Tom trabajó en los grupos SQL Server y Exchange Server. También ha escrito cuatro libros. Puede ponerse en contacto con él en thomriz@microsoft.com.

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