SharePoint
Edición de wikis mientras trabaja
Mauro Cardarelli
Resumen:
- ¿Qué es un wiki?
- Creación de un wiki en SharePoint
- Edición y seguimiento de cambios
El concepto wiki surgió hace unos 10 años. En otras palabras, un wiki, término hawaiano cuyo significado es "rápido", es un destino en línea en el que los usuarios pueden crear o editar contenido de una página web con total libertad
mediante sólo un explorador. El objetivo es proporcionar un espacio en el que los miembros de una comunidad virtual puedan editar cualquier página con plena libertad de introducir, modificar o eliminar contenido, incluida cualquier cosa creada anteriormente por otros autores. A diferencia de los blogs, que están diseñados para el intercambio más estructurado de conocimientos y comunicación de uno a varios, los wikis permiten una experiencia de más colaboración.
Recientemente, se le ha prestado más atención a la futura generación de herramientas en línea, apodada Web 2.0. El motivo es que se van a bajar las barreras que rodean a la creación de contenido y se va a permitir que los usuarios sean a la vez productores y consumidores de información en línea. Este fenómeno no sólo se produce en el mundo de Internet, sino también dentro de los firewalls corporativos. Imagínelas como herramientas de Enterprise 2.0 que facilitan a todos los empleados la creación de contenido. Las tecnologías como los blogs y los wikis harán que las empresas cambien su forma de pensar, almacenar y reciclar la experiencia corporativa.
Microsoft facilita la capacidad de futuras generaciones con la introducción de Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007, la tercera versión de la conocida tecnología SharePoint. MOSS 2007 ofrece una ampliación de la funcionalidad de colaboración y comunicación, incluida la admisión de la creación de blogs y wikis. En este artículo se analiza cómo comenzar a crear wikis con MOSS 2007.
Introducción
Si ya ha trabajado con SharePoint Portal Server 2003, el uso de plantillas de sitio le será muy familiar. Las plantillas de sitio proporcionan un marco para el diseño de un tipo determinado de página (un equipo, reunión o evento social, por ejemplo) que preestablece marcadores de posición para contenido específico. MOSS 2007 amplía el uso de plantillas de sitio mediante la introducción de una nueva colección de tipos de plantilla. Uno de estos tipos de plantilla está creado para los wikis.
En la figura 1 se muestra la página Nuevo sitio Sharepoint que se utiliza para crear un sitio SharePoint. Observe que en la lista de plantillas hay un elemento para sitios Wiki. Si selecciona esta plantilla, puede crear rápida y fácilmente su primer wiki. Observe la figura 2, en la que se representa el formato predeterminado del wiki recién creado. La estructura de un wiki es tal que esta página predeterminada es la página principal. Aquí puede editar cualquier cosa. Los usuarios autorizados de forma adecuada, dentro de la comunidad virtual, pueden modificar esta página o crear páginas nuevas.
Figura 1** Selección de la plantilla de wikis para un nuevo sitio **
Figura 2** El nuevo wiki de SharePoint, listo para editarse **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)
Antes de continuar, volvamos a atrás y analicemos el modo de presentar los wikis a los usuarios. Como he mencionado anteriormente, los wikis llevan algún tiempo presentes en Internet y en herramientas de terceros. En la mayoría de los casos, el uso de los wikis era, sin embargo, muy especializado y creció a un ritmo lento, a través del boca en boca. MOSS 2007 está preparado para cambiar esto ofreciendo la funcionalidad wiki a todos los usuarios de intranet. Esta proposición es muy útil (y horripilante). ¿Cómo explica el valor de un wiki a un compañero que no sea técnico ni tenga conocimientos de Internet? Lo que debe decirle es que los wikis están indicados para fomentar intercambios creativos de opiniones e ideas en un entorno lo suficientemente libre como para dar la oportunidad de expresarse a todos los usuarios. Los wikis permiten la colaboración de contenido, pero son en realidad mucho más que eso. El resultado final de un wiki no es un documento ni un capítulo, sino un libro que no es necesario terminar y que puede modificar siempre que sea necesario.
Y ahora, volvamos al trabajo. Para los usuarios que utilizan wikis por primera vez, hay disponible una guía en línea a través del hipervínculo de modo de uso del sitio wiki. La plantilla wiki predeterminada incluye documentación suficiente para que los nuevos usuarios se sientan cómodos y puedan colaborar rápidamente.
Funcionamiento de los wikis
En todas las páginas wiki, se aprecian botones de acción en la parte superior derecha. Si hace clic en el botón con la etiqueta Editar, aparecerá la página asociada a la edición del contenido. En la figura 3 se muestra un ejemplo. La edición se lleva a cabo en el explorador, no es necesario utilizar herramientas externas como Microsoft Word. Las modificaciones se realizan en línea y en tiempo real (una vez guardadas). Además, no son necesarios conocimientos de diseño ni de desarrollo. La interfaz de edición permite la creación de texto enriquecido completo (negrita, colores, viñetas o imágenes), mediante los botones estándar. El usuario sólo tiene que abrir una página existente en modo de edición y agregar o modificar el contenido. Eso es todo.
Figura 3** Edición de todo el contenido de un wiki en el explorador **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)
¿Cómo realizaría cambios en un entorno en el que el contenido está aún en creación? Puede que no sea necesario supervisar cada una de las contribuciones, pero puede que desee realizar un seguimiento de los cambios y mantener el historial de versiones. MOSS 2007 permite realizar esto. En la figura 4 se muestra el aspecto de una página estándar tras hacer clic en el botón Historial. En el centro, verá que se han seguido todas las modificaciones del texto. A la izquierda, puede ver el historial de cambios, de los que se ha realizado un seguimiento después de su introducción. La comunidad puede revisar, seguir y deshacer los cambios. Este concepto es bastante útil. Al mismo tiempo que crea y cambia el wiki, MOSS 2007 realiza un seguimiento de dichas acciones.
Figura 4** Seguimiento de los cambios en una entrada wiki a lo largo del tiempo **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)
Como habrá podido observar, un wiki no es una página web. Es una colección de páginas sin límite. Como miembro de una comunidad wiki, puede decidir si desea introducir una nueva idea o un punto de discusión. En lugar de agregar texto en una página existente, puede hacerlo en una página nueva. MOSS 2007 admite esta función permitiendo una adición sencilla de páginas wiki. Sólo tiene que hacer clic en Nuevo y aparecerá una nueva página wiki. Comience a agregar contenido y siga haciendo todo lo que desee.
Conclusión
Puede que MOSS 2007 no introduzca el concepto de wiki pero, debido a su gran disponibilidad, lo hace mucho más atractivo. Los wikis pueden cambiar por completo el modo de colaboración de los trabajadores de empresa, ya que no están obligados a ceñirse a los límites de un documento. Éstos fomentan un pensamiento estructurado y una colaboración más amplia, lo que se integra muy bien con conceptos más extensos asociados a la filosofía de Enterprise 2.0. Los wikis son habilitadores, ya que permiten a los usuarios participar y no sólo seguir, sino también salir hacia nuevas direcciones.
Mauro Cardarelli es socio comercial de Jornata, empresa de servicios de consultoría de TI con sede en Boston. Entre sus responsabilidades se incluyen el evangelismo tecnológico, el diseño de arquitectura y el desarrollo de software. Puede ponerse en contacto con él enmauro.cardarelli@jornata.com.
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