Comunicaciones
Una alternativa eficaz a las carpetas públicas
Alan Maddison
Resumen:
- Calendarios y contactos compartidos
- Comunicación con blogs y wikis
- Uso compartido y administración de documentos
Las carpetas públicas se han usado desde la primera versión de Microsoft Exchange, con el objetivo original de ofrecer una plataforma básica para compartir documentos, archivar listas de distribución y desarrollar aplicaciones personalizadas. Sin embargo, prácticamente desde
el principio los administradores han luchado con la administración y el uso de lo que se ha transformado en una parte cada vez más compleja de muchos entornos Exchange. Aunque Exchange Server 2007 incorporó algunas mejoras considerables en la administración de carpetas públicas, la dificultad sigue presente. Las carpetas públicas no ofrecen la plataforma robusta de colaboración y administración de documentos que las empresas necesitan en la actualidad.
Microsoft ha indicado que Exchange Server 2007 puede ser la última versión del producto compatible con carpetas públicas. Aunque siguen siendo totalmente compatibles y continuarán recibiendo soporte técnico completo durante los 10 años posteriores al lanzamiento de Exchange Server 2007, es un buen momento para examinar una alternativa.
Afortunadamente, Microsoft ha suministrado una opción atractiva con el lanzamiento de Microsoft ® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007. MOSS 2007 ofrece la plataforma de TI que los administradores y las compañías necesitan para reemplazar y superar las capacidades que ofrecen las carpetas públicas. En este artículo, demuestro el modo en que MOSS presenta un marco robusto y eficaz que puede ofrecer bastantes más capacidades que las carpetas públicas de Exchange. En particular, me centraré en el uso de SharePoint para tareas que comúnmente cumplen las carpetas públicas, como por ejemplo, compartir calendarios, contactos y documentos.
Tenga presente que las carpetas públicas seguirán siendo necesarias al menos hasta que se actualicen los clientes. Los clientes Microsoft Outlook ®, desde Outlook 97 hasta Outlook 2003, requieren carpetas públicas por varios motivos, entre los que se incluyen las libretas de direcciones sin conexión, la biblioteca de formularios de organización y las búsquedas de disponibilidad. Una vez que cambie a Outlook 2007 y Exchange Server 2007, podrá eliminar completamente el uso de carpetas públicas cuando lo decida.
Calendarios de SharePoint
Los calendarios compartidos son un uso común para las carpetas públicas; con SharePoint es muy fácil sustituir un calendario de SharePoint por un calendario de carpeta pública. Si bien una instalación predeterminada de un sitio de SharePoint incluye un calendario, probablemente sea necesario crear varios calendarios para contemplar las necesidades de la organización. Para hacer una demostración, lo guiaré a través del proceso de creación de un calendario compartido para un equipo de Recursos Humanos. El primer paso es seleccionar Ver todo el contenido del sitio; esto típicamente aparece en la esquina superior izquierda del sitio de SharePoint (consulte la figura 1).
Figura 1** Creación del nuevo contenido del sitio **
Después de seleccionar Ver todo el contenido del sitio, haga clic en el botón Crear (que también se ve en la figura 1). Una vez que se cargue la página Crear, verá las opciones predeterminadas de tipo de contenido (tal como se muestra en la figura 2). Para crear un calendario, debe seleccionar Calendario en la columna Seguimiento. A continuación, debe completar los campos de nombre y descripción y elegir si el calendario se incluirá en la sección Vínculos rápidos.
Figura 2** La página Crear muestra muchas opciones predeterminadas **
En este momento, el calendario está creado. El usuario tiene la opción de ver el calendario compartido a través del sitio de SharePoint o directamente desde Outlook. En este último caso, sólo necesita conectarse con el calendario mediante su explorador web, abrir el menú Acciones y seleccionar la opción Conectar con Outlook.
La primera vez que se realiza la conexión, Outlook muestra una advertencia de seguridad para recordarles a los usuarios que sólo se deben conectar con fuentes conocidas y de confianza. Una vez que se selecciona Sí, el calendario se conectará con Outlook. La figura 3 muestra la vista predeterminada, con el calendario de SharePoint al lado del calendario de Outlook.
Figura 3** Visualización del calendario de SharePoint y el calendario de Outlook uno al lado del otro **
Una vez que el calendario se conecta con Outlook, se puede producir sincronización bidireccional. Cualquier evento que se especifique mediante Outlook se sincronizará con SharePoint y todos los usuarios que vean el calendario verán las entradas actualizadas. Además, si se habilitó la compatibilidad con SMTP dentro de SharePoint, los eventos se pueden enviar por correo electrónico directamente al calendario y SharePoint agregará esas entradas.
Contactos de SharePoint
Los contactos compartidos, que también dependen de carpetas públicas, son usados por muchas organizaciones. Una vez más, SharePoint ofrece una alternativa más robusta, facilitando la creación y administración de las listas de contacto. Continuando con el mismo ejemplo, ahora mostraré cómo crear una lista de contactos compartida para el departamento de Recursos Humanos del ejemplo.
Nuevamente, seleccione Ver todo el contenido del sitio y haga clic en el botón Crear. Seleccione el vínculo Contactos de la columna Comunicaciones. Aparecerá una pantalla donde se proporciona información para la configuración de vínculo rápido, nombre y descripción (consulte la figura 4). Una vez que completa esta información, simplemente haga clic en el botón Crear y se creará la nueva lista de contactos.
Figura 4** Cómo completar la configuración de vínculo rápido, nombre y descripción **
Comunicación con el usuario
Además, SharePoint se puede usar para crear un panel de discusión (también conocido como lista de discusión). Al igual que con los calendarios y contactos, el proceso de creación es muy sencillo: seleccione Ver todo el contenido del sitio, haga clic en el botón Crear y seleccione el vínculo Panel de discusión de la columna Comunicaciones. Como hizo antes, complete la información adecuada para la configuración de vínculo rápido, nombre y descripción y, a continuación, haga clic en el botón Crear. La figura 5 muestra un panel de discusión con algunos anuncios de ejemplo.
Figura 5** Ejemplo de panel de discusión con un par de anuncios **
Además de paneles de discusión, SharePoint Server ahora es compatible con dos herramientas de comunicación muy populares: blogs y wikis. Los blogs y wikis, que no están disponibles con carpetas públicas, son nuevos en SharePoint Server 2007 y son herramientas que ofrecen capacidades de colaboración interesantes y útiles para el conjunto de características.
Los blogs proporcionan un foro interactivo donde un blogger puede compartir fácilmente pensamientos e ideas anunciándolos en un sitio web. Típicamente, estos anuncios se categorizan para que los lectores encuentren anuncios de su interés más fácilmente. Además, los lectores pueden ofrecer respuestas a los comentarios de un blogger. Una empresa, por ejemplo, puede hacer que miembros de la administración ejecutiva mantengan un blog. Esto puede ser una herramienta eficaz para comunicarse con los empleados y ofrece un medio para que los miembros del personal compartan ideas y mantengan una comunicación fluida en todos los niveles.
La creación de un blog en SharePoint es sencilla. Primero seleccione Ver todo el contenido del sitio, haga clic en el botón Crear y seleccione Sitios y áreas de trabajo debajo de la columna Páginas web. Esta acción lo lleva a la página Nuevo sitio de SharePoint, donde debe proporcionar el título, el nombre y la dirección URL del sitio. Después se elige una plantilla para el sitio; en este caso, seleccione la plantilla Blog. Las últimas tres opciones de configuración son para permisos, navegación y lista del directorio del sitio. Después de completar todas las opciones necesarias, presione el botón Crear. Esto crea en realidad un subsitio dentro del sitio de nivel superior; dentro del subsitio hay bibliotecas y listas que proporcionan las capacidades de blogging. Una vez que el proceso esté completo, pasará al nuevo blog.
Un wiki es otra gran herramienta diseñada para una creación aún más cooperativa. Los usuarios pueden agregar, quitar y editar contenido en el sitio, así como vincular muchas páginas juntas. La manera más sencilla de crear un wiki es la siguiente: seleccione Ver todo el contenido del sitio, haga clic en el vínculo Crear y seleccione Biblioteca de páginas wiki, que se enumera en la columna Bibliotecas. Después de completar los campos requeridos con la configuración de navegación, nombre y descripción, haga clic en el botón Crear y habrá terminado. Para obtener más información sobre el uso de wikis en SharePoint, consulte el artículo "Edición de wikis mientras trabaja del ejemplar de enero de 2007 de TechNet Magazine.
Bibliotecas de SharePoint
Las carpetas públicas de hecho se han convertido en repositorios de documentos, ofreciendo una ubicación central donde los usuarios pueden tener acceso a documentos y compartirlos fácilmente. Como descubrieron los administradores de Exchange con el paso de los años, éste es uno de los usos principales que han hecho que las carpetas públicas sean tan difíciles de manejar. Esto no sólo causa un aumento en la E/S de Exchange para la base de datos de carpetas públicas, sino que además repercute en la réplica a través de toda la infraestructura de Exchange. Las bibliotecas de SharePoint ofrecen una excelente alternativa, aliviando la demanda sobre Exchange y sus recursos.
Una biblioteca de SharePoint es una ubicación dentro de un sitio de SharePoint que permite almacenar y administrar archivos. Hay varios tipos de bibliotecas, incluso de imágenes, páginas wiki, formularios y documentos. Cuando se considera un reemplazo para carpetas públicas, la biblioteca de documentos es la elección más adecuada. Una biblioteca de documentos admite el almacenamiento, la administración y, en algunos casos, la creación de documentos dentro del sitio de SharePoint.
Se pueden almacenar muchos tipos distintos de archivos en una biblioteca de documentos, pero determinados tipos de archivo, como los ejecutables y los scripts, están restringidos de forma predeterminada por motivos de seguridad. Estas restricciones, sin embargo, pueden ser configuradas mediante la sección Operaciones del sitio de administración central de SharePoint.
Una instalación predeterminada de MOSS incluye una biblioteca de documentos que se puede personalizar. La mayoría de las organizaciones querrán crear varias bibliotecas para admitir las distintas unidades de negocio dentro de la organización. Esto es fácil de hacer mediante las herramientas que ofrece SharePoint. Por ejemplo, para implementar una biblioteca de documentos para Recursos Humanos, seleccione Ver todo el contenido del sitio, haga clic en el vínculo Crear y elija Biblioteca de documentos, que se enumera en la columna Bibliotecas. Verá varios parámetros que debe configurar; proporcione un nombre y descripción para la biblioteca, especifique si la biblioteca se incluirá en la sección Vínculos rápidos, elija si se habilitarán las versiones y seleccione un formato predeterminado para nuevos documentos creados directamente en la biblioteca.
Preste atención particularmente a la opción Historial de versiones del documento. La selección predeterminada para esto es Deshabilitada. Sin embargo, las versiones pueden ser útiles y adecuadas en muchos entornos. Además de almacenar copias históricas de documentos, esta funcionalidad realiza el seguimiento del momento en que se realizaron cambios y quién los realizó; también ofrece la capacidad de ver y restaurar versiones anteriores.
La figura 6 muestra la biblioteca de documentos recién creada con algunos documentos que han sido cargados. Una vez que haya creado las bibliotecas de documentos, puede hacer que estos repositorios estén disponibles a través de Microsoft Outlook y Windows ® Explorer. Outlook permite tomar el contenido de una biblioteca de documentos sin conexión y proporciona una copia de sólo lectura para usuarios que no tienen acceso a la red. Ofrecer acceso a través de Explorador de Windows saca partido de la opción Mis sitios de red. Puede ofrecer acceso a los usuarios si escribe la dirección URL de la biblioteca de documentos. En entornos más grandes, puede considerar el uso de la opción Directiva de grupo para implementar estos sitio de red.
Figura 6** La biblioteca de documentos, que contiene algunos documentos que se han cargado **
Más allá de lo básico
SharePoint proporciona un conjunto de características que supera claramente las capacidades que ofrecen las carpetas públicas. Además de ofrecerle parte de la funcionalidad común que se obtiene con las carpetas públicas, SharePoint Server también proporciona capacidades más eficaces que pueden ampliar el poder de estos usos comunes. Entre estas capacidades mejoradas se incluye:
- Historial de versiones
- Control de aprobación
- Procedimientos de desprotección
- Control de flujo de trabajo
- Directivas de retención de documentos
- Auditoría
- RSS
Las características como éstas son cruciales para cualquier plataforma de administración de contenido empresarial, y Sharepoint ofrece un marco robusto que los administradores pueden usar con comodidad. Esta funcionalidad mejorada se puede habilitar para muchas de las características de SharePoint, incluso calendarios, tareas, paneles de discusión y bibliotecas de documentos.
Para configurar esta funcionalidad, seleccione el menú Configuración y elija la opción de configuración, por ejemplo la opción Configuración de biblioteca de documentos, tal como se muestra en la figura 7. Aparecerá la página Configuración, donde se pueden ver todas las opciones de configuración y personalización disponibles. El vínculo de configuración de Versiones bajo la columna Configuración general, por ejemplo, permite configurar el historial de versiones.
Figura 7** Selección de la opción de configuración para configurar la funcionalidad mejorada **
Como se mencionó antes, esta funcionalidad ofrece un registro de modificaciones de documento, incluso quién hizo los cambios y cuándo los hizo, y permite que un usuario vea y restaure versiones anteriores si fuera necesario. También se puede controlar cuántas versiones son almacenadas por SharePoint. Una vez que se alcanza este límite, los elementos se eliminan sin ser enviados a la Papelera de reciclaje de SharePoint.
La sección Versiones también permite configurar los requisitos de aprobación de contenido y desprotección necesarios. Cuando la opción Aprobación de contenido está habilitada, cualquier elemento enviado deberá ser aprobado antes de que esté disponible para otros usuarios. Los elementos no aprobados permanecen en estado pendiente. El proceso de desprotección proporciona control de contenido prohibiendo que varios usuarios trabajen en un archivo al mismo tiempo.
Los flujos de trabajo son otra característica útil que ofrece SharePoint y que no está disponible con las carpetas públicas. Básicamente, los flujos de trabajo ofrecen un enfoque estructurado a procesos empresariales que puede ayudar a agilizar las operaciones de la empresa. Cuando se implementan dentro de SharePoint, los flujos de trabajo son una serie de tareas predefinidas que automatizan el movimiento de un documento a través del proceso designado. El proceso puede ser iterativo, lo que requiere que cada paso se complete antes de avanzar al paso siguiente, o puede ser paralelo, lo que permite que cualquier tarea dada se complete en cualquier momento. Los flujos de trabajo predeterminados que se incluyen con SharePoint son:
- Aprobación
- Recopilación de comentarios
- Recopilación de firmas
- Aprobación de disposición
Las directivas de administración de la información se usan para exigir el cumplimiento con regulaciones y requisitos empresariales. Una directiva consiste en un conjunto de reglas relacionadas con la administración y el control de documentos. SharePoint Server admite reglas personalizadas, pero incorpora reglas predeterminadas útiles entre las que se incluye:
- Auditoría
- Expiración
- Etiquetas
- Códigos de barras
La auditoría permite registrar eventos según un conjunto de acciones que se definen dentro de la configuración del sitio. Se puede hacer el seguimiento de acciones tales como la apertura de un documento, la descarga o visualización de un elemento o sus propiedades, la edición de un documento, la desprotección o protección de un documento, el movimiento o la copia de elementos y la eliminación o restauración de elementos.
La expiración del contenido permite eliminar contenido para cumplir con las directivas de retención de datos de la organización. La expiración de estos datos puede ocurrir en una fecha en particular o un tiempo después de que se produjo determinado evento, tal como la creación de un documento.
Las etiquetas se usan junto con la impresión, agregando texto a la impresión. En la práctica, esta directiva puede tener varios usos. Por ejemplo, podría ser necesario que todos los documentos de la biblioteca de documentos compartida de Recursos Humanos contengan un aviso de confidencialidad para cumplir con el reglamento del departamento jurídico.
Los códigos de barras ofrecen un método formal de seguimiento de documentos tanto en línea como impresos. SharePoint creará un identificador exclusivo para cada documento y así los usuarios podrán insertar una imagen del código de barras en su documento.
Otra mejora significativa que ofrece SharePoint es su integración con el suministro RSS. Los calendarios, los contactos, las bibliotecas de documentos y los paneles de discusión proporcionan un suministro RSS al cual se puede suscribir un usuario. Los usuarios pueden recibir actualizaciones automatizadas para contribuir al seguimiento de sus responsabilidades diarias; sólo se requiere un lector de RSS, tal como Outlook 2007.
Últimas palabras
Microsoft Office SharePoint Server 2007 ofrece características de clase empresarial y una alternativa más eficaz para las carpetas públicas de Exchange. Un marco administrativo robusto facilita la implementación de una solución para compartir calendarios, contactos y documentos. También se pueden crear diversas maneras de comunicarse, incluso foros de discusión, blogs y wikis.
Alan Maddison trabaja como consejero superior en la práctica de tecnología de Microsoft de MTI Technology Corporation. Su trabajo se centra principalmente en Active Directory, Exchange Server y en la virtualización.
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