Notas de campoLa tarea más importante del día
Eric N. Bush
Bill Gates se aleja de la oficina dos veces al año para lo que él llama su "semana para pensar".Se aísla de las personas, las llamadas telefónicas y el correo electrónico, y se dedica exclusivamente a la lectura.Reflexiona sobre el estado de la tecnología en Microsoft y en el mundo.Trata de comprender los trabajos actuales de su compañía y otras empresas, y cómo pueden seguir adelante de una manera mucho más estratégica.Gates conoce el valor de la reflexión y la planeación.
Cada uno de nosotros puede sacar gran provecho de la dedicación diaria de unos minutos a la reflexión y la planeación: tiempo para formular ideas, resolver problemas, establecer prioridades en las tareas, fijar objetivos y soñar despierto.Intente llevar a cabo este ejercicio a la misma hora y en el mismo lugar cada día, y evite cualquier interrupción durante este periodo.Su tarea más importante consiste en planear y establecer prioridades entre las tareas que llevará a cabo durante el día.Si tiene asignadas tareas de administración, puede emplear gran parte de su tiempo planeando y estableciendo prioridades en relación con el trabajo de otros.
Tanto si debe administrar la red de la empresa o una base de datos esencial, como si debe diseñar y administrar los sistemas de información de la empresa, hay problemas que surgen a diario y que pueden desviar su atención evitándole progresar en el trabajo que realmente importa.Al final del día, no puede decir realmente si ha conseguido adelantar algo o, al contrario, ha retrocedido varios pasos.
Su objetivo debe ser conseguir ser más previsor, estar mejor organizado y más preparado para responder a emergencias de TI.Gracias a la planeación, puede pasar de ser reactivo a ser proactivo.No obstante, para poder llevar a cabo este cambio, tiene que reflexionar, planear y establecer prioridades.Es de gran ayuda crear una lista de tareas, organizada en tres categorías, y comenzar cada día revisándola:En curso, Tan pronto como sea posible y Lista de deseos.Mediante estas listas, puede hacer tiempo para crear soluciones que eviten, en primer lugar, las crisis.
La lista En curso es muy importante para empezar bien.Es vital que progrese en estas tareas críticas cada día.Otorgue mayor prioridad a los objetivos principales de su compañía y su grupo.Las tareas que no afecten directamente a esta prioridad pueden retroceder puestos en la lista.Si su cargo tiene que ver con la administración, implemente un proceso que ayude a todos los empleados a estar sincronizados con las prioridades absolutas.
Las listas Tan pronto como sea posible y Lista de deseos son, generalmente, para planes estratégicos que ahorrarán tiempo y dinero a su compañía y la harán más competitiva.Identifique estas tareas y trate de conseguirlas de una manera lenta y metódica, pasándolas a la lista En curso a medida que aumenta su prioridad.
Pero no olvide que:el simple hecho de tener estas listas de prioridad no significa que se hará todo lo que incluyen.Estas son algunas sugerencias para ayudarle a desarrollar sus tareas:
- Realice en primer lugar las tareas más rápidas y fáciles.
- A continuación, lleve a cabo las tareas por las que se siente menos motivado.
- En último lugar, dedíquese a las tareas que más le gusten.
- Evite intercambiar contextos.Serialice su trabajo si le es de algún modo posible.
- No obstante, si se quedara bloqueado en una tarea, pase a la siguiente hasta que pueda volver a la anterior.
- Delegue o rechace tareas cuya realización no tenga sentido, o sugiera alternativas.
- Sepa cuándo trabaja mejor y es más productivo.Reserve este tiempo para centrarse en las tareas importantes.
Si sabe cómo planear su tiempo de una manera inteligente, realizará mejor su trabajo.Las personas que se pasean por la vida sin un plan de acción nunca están satisfechas con sus resultados, ya que nunca supieron hacia dónde se dirigían en primer lugar.
Eric N. Bush es Director de desarrollo de software en el grupo Engineering Excellence de Microsoft.Trabaja como consultor interno e instructor de clase controlando mejoras de ingeniería y organización en las áreas de habilidades personales, procesos y tecnología.Puede ponerse en contacto con él en ericbush@microsoft.com.
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