SharePoint

Creación de una infraestructura eficaz de encuestas

Jim Bradley

Resumen:

• Planeación e implementación de una solución de encuestas
• Recopilación y procesamiento de resultados de encuestas en bibliotecas de SharePoint
• Administración de problemas de rendimiento y seguridad

No puede tomar buenas decisiones sin la suficiente información. No le puede frenar la indecisión; no cuando las decisiones influirán en su negocio. Esto siempre se aplica, tanto si está pensando en dónde celebrar una

fiesta para su equipo, como si está pensando en la reasignación del 50% de los recursos de la compañía para lanzar un nuevo producto. Pero, ¿cómo puede obtener esta información?

Las encuestas proporcionan un medio efectivo y económico para recopilar comentarios que puede ir desde el grado de satisfacción de sus clientes con sus oferta de productos, hasta si realmente gustaron sus canapés en la última reunión del equipo. Las encuestas proporcionan la información sustancial necesaria para lanzar futuros productos, sistemas y desarrollos y mejoras de procesos. La pregunta está en cómo puede usted, un profesional de TI, implementar un sistema de encuestas que recopile esa información y la almacene para que se use de un modo eficiente.

Es probable que ya disponga de una o varias de las herramientas necesarias para recopilar, estructurar y analizar este tipo de datos. Microsoft® Office 2007 proporciona estas herramientas y permite su uso de un modo muy sencillo. De hecho, dispone de numerosas maneras que puede usar para realizar una encuesta. La clave está en que el enfoque se adapte a sus necesidades concretas. Por ejemplo, las encuestas basadas en correo electrónico son una buena opción para tratar con datos improvisados y en tiempo real, siempre que su objetivo sea un grupo reducido de encuestados y no se trate de datos críticos. Para obtener más información, consulte la barra lateral que hay debajo de "Uso del correo electrónico para realizar encuestas rápidas". Las encuestas basadas en bases de datos, en cambio, constituyen una mejor opción para iniciativas más complejas que incluyen un grupo mayor de encuestados y que contienen datos esenciales. Consulte la barra lateral que hay debajo de "Creación de una solución de encuestas basada en bases de datos" para obtener más información acerca de este tema.

En este artículo, me centraré en otra solución más exhaustiva y flexible: las encuestas en línea basadas en SharePoint®. Este enfoque es apropiado tanto si se trata de datos críticos como si no, y con cualquier nivel de complejidad. Ya que las encuestas de SharePoint están basadas en la Web, se pueden completar por cualquiera que tenga acceso a un explorador web, incluso desde dispositivos móviles. Mediante las encuestas de SharePoint, podrá decidir si las respuestas deben ser anónimas o no, podrá obtener resultados en tiempo real y, además, tendrá acceso a herramientas de análisis.

Este tipo de encuesta se implementa mediante Windows® SharePoint Services 3.0 (WSS) con Forms Server e InfoPath® o mediante Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) con Forms Services e InfoPath® (consulte la Figura 1 para obtener una descripción de todas estas tecnologías). Ya que los dos escenarios ofrecen básicamente la misma funcionalidad, centraré este debate en la última combinación. Para obtener una comparación exhaustiva de los productos SharePoint y sus funcionalidades, consulte la descarga de comparación de productos Microsoft Office SharePoint Server 2007 en office.microsoft.com/en-us/sharepointserver/HA101978031033.aspx.

Figure 1 Tecnologías de Microsoft que permiten realizar las encuestas de SharePoint

Planeación e implementación

Al diseñar una encuesta, debe tener en cuenta una serie de factores desde el comienzo. Esto conlleva prácticas de análisis con antelación, así que tómese su tiempo para desarrollar una planeación de encuesta realmente eficiente. En la fase de planeación inicial, definirá el espacio de problemas y el tipo de datos que desea recibir, determinará las tecnologías que debe usar y establecerá los requisitos administrativos y presupuestarios correspondientes. Entonces puede pasar a la implementación. El flujo de trabajo general consiste en diseñar un formulario de encuesta, publicarlo, recopilar y validar las respuestas, agregar datos y analizarlos, y, a continuación, elaborar informes con los resultados.

Generalmente, un flujo de trabajo de implementación de una encuesta incluye al menos un diseñador de encuestas, encuestados y un analista (como se muestra en la Figura 2). Por supuesto, los flujos de trabajo de las encuestas pueden tener grandes variaciones en su complejidad. Una encuesta dirigida a toda la empresa, por ejemplo, tendrá que pasar por varias rondas de ediciones de diseño y aprobaciones. Puede que use recordatorios automáticos dirigidos a los encuestados, quizás también ofrezca diferentes formas de soporte técnico y solución de problemas, así como vistas en tiempo real de los resultados para los responsables. Además, podrá disponer de un proceso claro para determinar y proporcionar el análisis final. Un flujo de trabajo complejo de este tipo necesita un sistema basado en la Web que ofrezca compatibilidad con características de flujo de trabajo y creación de informes.

Figura 2** Un flujo de trabajo de encuestas desde el diseño de formularios hasta el análisis de datos **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Contenido de una solución exhaustiva

Hay una larga lista de requisitos clave que una solución de encuestas exhaustiva debe satisfacer. La solución debe permitir a los equipos individuales o unidades empresariales crear, divulgar y recopilar los resultados de las encuestas con una implicación mínima del departamento de TI; y no debe necesitar ningún conocimiento de programación. La herramienta de creación de formularios debe proporcionar una interfaz fácil de usar e intuitiva, al igual que un amplio conjunto de características que faciliten la canalización, la bifurcación y la lógica condicional. Y no hace falta decir que la herramienta de creación de encuestas debe adaptarse a todos los tipos de encuestas, con independencia de su tamaño o complejidad.

Además, la encuesta se debe ejecutar en un servidor web y se debe integrar con una base de datos SQL Server® mantenida de manera central, para eliminar la necesidad de que los departamentos individuales realicen el mantenimiento de las bases de datos SQL dedicadas. Cualquier encuestado que disponga de acceso a Internet debe ser capaz de completar la encuesta desde cualquier explorador compatible.

El proceso de la encuesta debe estar vinculado de una manera sencilla a los flujos de trabajo y debe cumplir con las necesidades individuales sin poner en peligro la seguridad. Y, para muchas organizaciones, la solución de encuestas también debe proporcionar compatibilidad con varios idiomas.

El uso conjunto de MOSS 2007, WSS 3.0 e InfoPath 2007 crea una solución integrada que cumple con todos estos requisitos. La Figura 3 muestra cómo se complementan los diferentes componentes en la pila SharePoint. Pero antes de detallar esta completa solución de encuestas, me gustaría echar un vistazo a lo que puede conseguir tan sólo con el uso de WSS. A continuación, le mostraré las ventajas añadidas que puede obtener si agrega MOSS e InfoPath a la receta.

Figura 3** Componentes de la pila SharePoint **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Trabajo sólo con WSS

Incluso sin el resto de componentes, puede usar WSS para crear e implementar una encuesta. De hecho, WSS incluye una plantilla para encuestas que le facilita aún más el proceso. Para crear una encuesta, haga clic en Inicio | Todos los programas | Herramientas administrativas y seleccione Administración central de SharePoint 3.0. En la lista desplegable, seleccione Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Crear. Se muestra la página de creación, en la que aparece una serie de encabezados para bibliotecas, comunicaciones, seguimiento, listas personalizadas y páginas web. Debajo de cada encabezado hay una serie de opciones de plantilla. Debajo de Seguimiento, haga clic en Encuesta.

Llegado a este punto, WSS le guiará paso a paso a través del proceso de creación de la encuesta. Puede crear preguntas abiertas o cerradas y especificar si una pregunta se puede dejar sin responder. Incluso puede crear encuestas de lógica de bifurcación, que llevarán a los encuestados por diferentes recorridos, según las respuestas que proporcionen. Las encuestas pueden ser anónimas o, si es necesario, se puede identificar al encuestado. También tiene la opción de asignar un flujo de trabajo a la encuesta.

La encuesta está basada en el explorador, por lo que no necesita ningún software especial para crearla o completarla. Para completar la encuesta, los encuestados sólo tienen que ir al sitio de SharePoint y completar el formulario. Los permisos de acceso se heredan del sitio primario, pero se pueden editar de manera directa desde el menú de acciones de SharePoint. Las respuestas a las encuestas se guardan en el sitio de encuestas de SharePoint y los resultados se pueden ver en forma de listas o resúmenes gráficos, e incluso se pueden exportar a Excel®.

Insistimos en que esta solución (con el proceso que aparece en la Figura 4) se puede lograr sólo con WSS y ningún otro software adicional. Si asumimos que ya dispone de un sitio de SharePoint correctamente diseñado, un departamento individual debe ser capaz de crear e implementar una encuesta con muy poca ayuda, o ninguna, del departamento de TI.

Figura 4** Una encuesta basada en Windows SharePoint Services **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Una limitación del proceso si sólo usa WSS surge en el momento en que una encuesta necesita personalización. WSS crea listas de encuestas mediante diferentes páginas ASPX predeterminadas (AllItems.aspx, DispForm.aspx, EditForm.aspx, NewForm.aspx, overview.aspx y summary.aspx). Aunque la personalización más allá de los parámetros inherentes de WSS es posible, la mayoría de las características provienen de componentes web que no están preparados para su modificación. Además, este tipo de solución se adapta mejor a encuestas que no necesitan integrar orígenes de datos externos, como el sistema ERP de su compañía.

Cuando necesite ampliar su solución de encuestas para que incluya una interfaz de usuario personalizada o para que integre orígenes de datos adicionales, debería considerar seriamente la solución que combina MOSS, WSS e InfoPath.

La solución de encuestas completa

MOSS incluye muchas características que permiten ampliar WSS, pero por ahora prefiero centrarme en un solo componente: InfoPath Forms Services. Con InfoPath Forms Services, el diseñador de la encuesta será el único que necesite instalar InfoPath en su equipo. El resto podrá obtener acceso a la encuesta a través de un explorador web.

En InfoPath, el diseñador selecciona la opción que permite que el formulario se complete mediante un explorador web. A continuación, InfoPath crea un formulario que se puede ver en cualquier explorador web compatible y estándar. Este formulario basado en la Web funciona del mismo modo que un formulario de InfoPath, a excepción de algunas características avanzadas de InfoPath (como las funciones de usuario, el texto en vertical, las acciones de cuadros de diálogo y los controles avanzados). El formulario se publica a continuación en una biblioteca de SharePoint o en una lista. Mientras tanto, otra característica de InfoPath, denominada Verificador de diseño, asegura que el formulario de la encuesta es compatible con InfoPath Forms Services.

No hay diferencia entre una biblioteca de formulario de InfoPath y una biblioteca de formularios habilitada para exploradores. En todos los casos, una plantilla de formulario es un archivo .xsn. InfoPath Forms Services muestra el formulario en un explorador o bien el archivo se descarga en el cliente y se muestra directamente en InfoPath. Si el diseñador de una encuesta tiene al menos permisos de colaborador para un sitio de SharePoint, podrá usar las bibliotecas de documentos de SharePoint para publicar plantillas de formulario.

Un encuestado que disponga de un explorador compatible puede completar la encuesta de InfoPath Forms Services. Las respuestas se devolverán sin problemas al servidor SharePoint. Dentro de SharePoint, los datos se pueden almacenar, analizar y compartir con total seguridad (mediante Excel, SQL u otras herramientas disponibles en la red). Todo este proceso se puede realizar con una intervención mínima del departamento de TI.

Problemas de devolución y rendimiento

Existen ciertos problemas potenciales de rendimiento. Por ejemplo, los formularios habilitados para exploradores se ejecutan en el contexto de una cuenta del sistema en el servidor SharePoint, lo que significa que si un formulario incluye código o conexiones de datos (como se muestra en la Figura 5), dicho código o conexiones de datos se ejecutan en el servidor, no en el cliente. Además, es posible que los formularios complejos necesiten devolver datos de manera frecuente al servidor, lo que aumenta la carga de trabajo de éste.

Figura 5** Solución de encuesta basada en InfoPath Forms Services con conexiones de datos adicionales **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Cuanta más devolución usa una encuesta, mayor es la carga en los servidores web front-end. Sin embargo, hay veces en las que no se puede evitar realizar una devolución, como al implementar la bifurcación de respuestas. Para reducir al máximo los potenciales efectos adversos en el sistema, los diseñadores de la encuesta deben tener en cuenta los problemas de devolución y saber cuál es el mejor modo de implementar las encuestas en los casos en los que no se pueda evitar la devolución. Por ejemplo, los diseñadores deben usar encuestas con formato de asistente que devuelvan los datos al servidor cuando el usuario haga clic en el botón Siguiente. Así se reduce el número de devoluciones.

InfoPath Forms Services debe mantener el estado de todos los formularios activos en el servidor. El tiempo de espera predeterminado de la sesión es de 60 minutos, lo que significa que si una encuesta compleja necesita más de 60 minutos para completarse y no se producen devoluciones durante ese tiempo, la sesión se cerrará en el servidor. Los datos que se introducen pero no se envían se pierden, lo que provoca que el encuestado tenga que volver a empezar.

Estos errores aumentan su impacto si hay un gran número de encuestados trabajando al mismo tiempo en un formulario de encuestas, si dichas encuestas tienen orígenes de datos de gran tamaño o, incluso, si incluyen archivos adjuntos. Para obtener más información, consulte el artículo acerca de la mejora del rendimiento de los formularios de InfoPath 2007 que hay disponible en msdn2.microsoft.com/bb380251.

Consideraciones relativas a la seguridad

Aunque un debate más profundo acerca de la seguridad está más allá del alcance de este artículo, es importante destacar una serie de consideraciones acerca de la seguridad. Para los principiantes, SharePoint e InfoPath 2007 se suman a la iniciativa Informática de confianza adoptada por Microsoft a comienzos de 2002. Los formularios de InfoPath tienen tres niveles de seguridad posibles: restringido, de dominio y de plena confianza. De manera predeterminada, InfoPath determina y aplica automáticamente un nivel de seguridad recomendado al formulario.

La funcionalidad de firma digital puede ayudar a asegurar que un formulario se cree o se complete por un usuario concreto y que no sufra modificaciones. La tecnología Information Rights Management (IRM) también restringe el acceso a las plantillas y a los formularios completados. Para evitar que usuarios malintencionados carguen formularios que contengan código peligroso o que usen la plataforma SharePoint para iniciar ataques contra otros sistemas mediante las conexiones de datos, InfoPath establece una distinción entre los formularios implementados por usuarios y por administradores. Los usuarios pueden cargar formularios siempre que éstos no contengan código personalizado y sólo usen el nivel de seguridad de dominio, que limita las conexiones de datos entre dominios. Estos parámetros son suficientes para la mayoría de soluciones de encuestas.

Si el diseño de una encuesta requiere el nivel de plena confianza para permitir un acceso sin restricciones a los recursos, la publicación del formulario necesitará aprobación por parte del departamento de TI. De manera predeterminada, la aprobación por parte del departamento de TI se necesita si un formulario contiene código administrado, si se definen conexiones de datos entre dominios en la plantilla del formulario, si el formulario usa conexiones de datos definidas en la biblioteca de conexiones administrada de manera central o si, finalmente, se ha habilitado la opción de compatibilidad de interpretación de los dispositivos móviles.

Para el nivel de seguridad de plena confianza, el diseñador de la encuesta crea un formulario de InfoPath y guarda la plantilla del formulario. La plantilla o el archivo .xsn se envía al administrador de SharePoint como un archivo adjunto de correo electrónico o se transfiere a través de un recurso compartido de red. El administrador de TI a continuación comprueba las características de la encuesta y el código que contiene antes de hacerla disponible en el sistema de producción. El administrador de TI completa la implementación mediante la carga de la plantilla de la encuesta en una colección de sitios y la activación de dicha plantilla. Los dos procedimientos se completan en la página de administración de aplicaciones, en la consola de administración central de WSS. El resultado final es que un administrador de TI puede delegar la publicación de formularios en departamentos individuales al tiempo que se permite mantener una visión general del proceso de publicación si los formularios van más allá de las simples actividades clásicas de recopilación de datos.

La visión general del administrador de TI es necesaria en ciertos escenarios comunes: cuando los formularios se deben completar con datos predeterminados y cuando los resultados de la encuesta se envían a distintos orígenes de datos. De manera predeterminada, las plantillas de formulario de confianza de dominio no pueden establecer conexiones de datos entre dominios. Sin embargo, hay una serie de acciones que puede realizar para resolver esta limitación, entre las que se incluyen:

• Concesión de permisos de plena confianza.
• Creación de la confianza de dominio mediante conexiones de datos de la biblioteca de conexiones de datos.
• Uso de la confianza de dominio con la biblioteca de conexiones de administración central.

Las opciones de plena confianza y de biblioteca de conexiones de administración central requieren la aprobación del administrador durante la publicación de los formularios. Sin embargo, la biblioteca de conexiones de datos (DCL, Data Connection Library) permite que los formularios publicados por el usuario crucen los límites del dominio mediante la DCL mantenida en el nivel de colección de sitios. Esta DCL puede estar bajo el control del departamento individual. Es importante comprender, sin embargo, que el hecho de permitir que departamentos individuales definan sus propias conexiones de datos basadas en servidores puede representar un problema de seguridad.

La opción más segura consiste en definir las conexiones de datos en la biblioteca de conexiones de administración central y, a continuación, hacer que un administrador de TI implemente formularios de encuestas avanzados que usen dichas conexiones. La biblioteca de conexiones de administración central resulta ventajosa porque está disponible en todas las colecciones de sitios y en toda la granja de servidores. Así se permite al administrador definir la configuración de autenticación central para obtener acceso a orígenes de datos que no se encuentran en el servidor local de SharePoint. Para obtener más información, consulte el artículo "Conexiones de datos, autenticación y asignación de accesos alternativos", disponible en línea, en msdn2.microsoft.com/ms771995.

Conclusión

Los encuestas son un medio eficaz para recopilar información crítica (y no tan crítica) para todos los negocios y en todos los niveles. La creación de una encuesta eficaz, sin embargo, requiere herramientas correctas, una planeación adecuada y una mezcla equilibrada de arte y conocimientos teóricos. Una planeación inicial bien meditada le ayudará a crear una solución que permitirá a todos los departamentos de su organización crear, enviar, recibir, almacenar y analizar los datos de las encuestas.

Las encuestas más efectivas son aquellas capaces de recuperar información importante en el momento preciso. Para recopilar información cuando se necesita, la solución debe facilitar la creación y administración de las encuestas en el nivel de departamento, sin poner en peligro la seguridad. InfoPath facilita que los trabajadores de la información creen encuestas de alta calidad mediante una interfaz que se puede usar con sólo un poco aprendizaje. Además, InfoPath permite recopilar datos de encuestas de alta calidad sin que ello requiera un gran esfuerzo de administración por parte del departamento de TI.

InfoPath 2007 funciona de un modo totalmente continuo con WSS y MOSS para facilitar soluciones enriquecidas y complejas, compatibles con distintas plataformas y exploradores. Y así se permite que su negocio use uno de los activos más importantes: la información.

Uso del correo electrónico para realizar encuestas rápidas

Las encuestas espontáneas son una herramienta esencial para recopilar datos de manera rápida de un grupo reducido de encuestados. Las encuestas basadas en el correo electrónico son perfectas para este tipo de investigación en tiempo real, ya que se pueden crear con rapidez y no necesitan servidores dedicados o asistencia por parte de TI. Uno de los enfoques más sencillos, los botones de votación integrados en mensajes de Microsoft® Outlook®, permite enviar, recibir y establecer tabulaciones en una encuesta unidimensional.

Después de iniciar una encuesta de botones de votación, los destinatarios recibirán un mensaje de correo electrónico que contiene una banda de votación, que muestra una lista desplegable de opciones. El destinatario responde con un clic en una de las opciones. A continuación aparece una ventana emergente con el texto , "Su respuesta fue: <su opción>" y se ofrece la opción de enviar o editar la respuesta.

El diseñador de la encuesta o un delegado asignado, recibe las respuestas individuales en un mensaje de correo electrónico y establece las tabulaciones de forma manual en los resultados. Si la encuesta incluye un número amplio de destinatarios, debería crear una regla en Outlook (mediante el Asistente para reglas) que direccione de manera automática las respuestas hacia una carpeta dedicada, como se muestra en la Figura A.

Figura A** Respuestas de una encuesta dirigidas de manera automática a una carpeta dedicada **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Los botones de votación, sin embargo, están bastante limitados. Los formularios de encuestas insertados en mensajes de correo electrónico pueden recopilar muchos más datos pero recuperar y tabular dichos datos de forma manual puede ser algo irrealizable. El lado más complejo de las encuestas basadas en correo electrónico lo representa el uso de VBScript para personalizar las encuestas de Outlook. Los formularios personalizados pueden facilitar la recuperación y el análisis de grandes cantidades de datos más complejos. Para obtener acceso a las funcionalidades para desarrolladores de Outlook 2007, primero se debe mostrar la ficha de desarrollador, como se muestra en la Figura B.

Figura B** Ficha de desarrollador de Outlook 2007 **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

La creación de formularios personalizados de Outlook está más allá de los conocimientos normales de un usuario estándar de dicha aplicación. Pero InfoPath® 2007 proporciona nuevas características que facilitan la implementación de formularios personalizados. Sin un conocimiento especial, los diseñadores de formularios, pueden crear formularios de InfoPath y plantillas de tres modos diferentes:

• Mediante la importación de documentos existentes de Microsoft Word u hojas de cálculo de Excel®.
• Mediante la descarga de plantillas prediseñadas de InfoPath y su modificación para adaptarlas a sus necesidades concretas.
• Mediante el diseño de plantillas desde cero, gracias a la funcionalidad de diseño de formularios de InfoPath.

En estos tres casos, las plantillas se pueden publicar en Outlook y distribuir mediante el correo electrónico. Con InfoPath 2007 y Outlook 2007, unas cuantas horas y sin asistencia por parte de TI, un trabajador de la información puede crear una encuesta de veinte preguntas, enviarla por correo electrónico a un grupo, recibir los resultados en Outlook y analizarlos en una hoja de cálculo de Excel.

El único requisito real de este escenario es que todos los participantes tengan InfoPath y Outlook instalados en sus equipos. Además, puesto que InfoPath 2007 en realidad amplia la funcionalidad de Outlook 2007, los destinatarios pueden responder a la encuesta desde la propia interfaz de Outlook.

Pero InfoPath admite muchas más opciones aparte de las encuestas basadas en correo electrónico. Puede crear plantillas que consulten y envíen datos a servicios web y bases de datos de SQL Server®, o usar un documento XML existente o un esquema XML como origen de datos. En otras palabras, con un aprendizaje mínimo y poco (o ningún) código adicional, un usuario puede experimentar la eficacia y flexibilidad del lenguaje XML.

El correo electrónico como solución de encuestas tiene algunos problemas notables. Por ejemplo, las encuestas no son anónimas, puesto que la dirección de correo electrónico del encuestado está disponible. Esto puede reducir la sinceridad de los resultados y desvirtuarlos. Además, se provoca una serie de problemas de seguridad, como los ataques de suplantación de identidad, por lo que hay un límite en el tipo y en la profundidad de la información que se puede recopilar mediante las encuestas basadas en el correo electrónico.

Creación de una solución de encuestas basada en bases de datos

Las encuestas basadas en el correo electrónico no están adaptadas a estudios más complejos que impliquen una gran cantidad de encuestados. El uso de sólo una carpeta en Outlook® no es suficiente para administrar y analizar todos los datos. Una solución más sólida consiste en dirigir las respuestas de la encuesta a una base de datos. Las capacidades avanzadas de almacenamiento, indexado, procesamiento y creación de informes que se pueden obtener mediante una base de datos le pueden ser muy útiles. Microsoft® SQL Server® 2005, por ejemplo, incluye SQL Server Reporting Services, que se puede usar para procesar los resultados de las encuestas de manera automática.

Para crear una plantilla de formulario de InfoPath que envíe las respuestas a una base de datos, primero debe crear una base de datos de Access® o SQL Server dentro de su red. A continuación, en InfoPath®, inicie el proceso de creación de la plantilla mediante el asistente para diseñar una plantilla de formulario. De este modo se abrirá el Asistente para la conexión de datos, cuyos pasos le guiarán a través del proceso de vinculación del formulario con la base de datos. InfoPath usa la información de su base de datos para crear la consulta de origen de datos y los campos de datos.

La mayor parte de los trabajadores tendrán un conocimiento suficiente como para completar y enviar la encuesta con poco aprendizaje o soporte técnico. Sin embargo, en este escenario (en el que los datos se transfieren de manera directa a la base de datos), los encuestados deben tener InfoPath y Outlook instalados y deben también estar por detrás del firewall de la empresa u obtener acceso por VPN a la red corporativa.

El Asistente para la conexión de datos de InfoPath sólo interactúa con Microsoft SQL Server 2000 o posterior y con las bases de datos de Access que usen ADOXML de manera nativa. No se admite el envío directo a la base de datos en otras bases de datos. Otras limitaciones consisten en que InfoPath no permite enlazar controles de texto enriquecido con campos de la base de datos, y tampoco se admiten tipos de datos binarios de gran tamaño.

A medida que la topología de la red se vuelve más grande y compleja, se vuelve más favorable el envío de datos a un servicio web intermedio para su transferencia posterior a una base de datos. La separación mediante un servicio web del front end del formulario de la encuesta del back end de la base de datos, también facilita la implementación de la lógica empresarial en el servidor web. Y, puesto que el servicio web se realiza mediante conexiones HTTP o HTTPS, los encuestados pueden enviar datos a través de firewalls, como se muestra en la Figura C. Tenga en cuenta, sin embargo, que debe seguir teniendo InfoPath 2003 o 2007 instalados.

El punto desfavorable de este escenario consiste en que la implementación requiere de la participación del departamento de TI. La descripción en profundidad de este proceso está más allá del alcance de este artículo, pero le aseguro que la creación de una solución de base de datos desde cero es un reto importante. Requiere planeación por adelantado, un buen diseño de la encuesta, la programación del servicio web y el diseño del back end de la base de datos. InfoPath 2007 simplifica la parte del proceso relacionada con el diseño de formularios, pero la solución completa requiere una programación sólida y ciertas destrezas en el diseño de bases de datos. La adición de funcionalidades avanzadas, como de flujo de trabajo o compatibilidad con varios idiomas, aumenta rápidamente el costo de la implementación.

Figura C** Flujo de datos de InfoPath a través de un servicio web **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Jim Bradley es el propietario de CoyoteTech LLC, un compañía técnica de comunicaciones especializada en documentación de ayuda al usuario para los productos de servidores de Microsoft. Sus proyectos de documentación incluyen "Protección de la mensajería y el transporte perimetral de Microsoft Exchange Server 2007", "Migración a la arquitectura de 64 bits con Microsoft Exchange Server 2007" o la "Guía de referencia técnica de Microsoft Exchange 2003".

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