Comunicaciones y colaboración

Creación de conexiones eficaces con Groove y SharePoint

Alan Maddison

De un vistazo:

• Creación de una biblioteca de documentos de SharePoint
• Creación de un área de trabajo de Groove
• Sincronización de Groove y SharePoint
• Permiso de acceso al área de trabajo

Contenido

Unión de Groove y SharePoint
Introducción
Configuración del control de aprobación
Creación del área de trabajo de Groove
Sincronización de Groove y SharePoint
Permiso de acceso al área de trabajo
Conclusiones

A menudo, los profesionales de TI se preguntan acerca de la aparente semejanza entre Microsoft Office Groove 2007 (Groove) y Microsoft Office SharePoint Server 2007 (SharePoint). No están muy seguros de

cuándo debe utilizarse cada uno de ellos. A primera vista, ambos productos parecen muy similares, ya que los dos proporcionan capacidades de colaboración. Sin embargo, en cuanto se profundiza en su arquitectura, se comienzan a apreciar las diferencias.

Sharepoint® ofrece un marco estable y escalable de administración de contenidos, así como un conjunto de herramientas de colaboración compatibles con flujos de trabajo estructurados. Groove™, en cambio, es un conjunto de herramientas de colaboración que permiten una rápida implementación del área de trabajo con muy poca o ninguna carga de TI. Groove proporciona un marco ideal para una colaboración ad hoc dinámica y segura, ya que, entre sus varias características, admite la colaboración en documentos, discusiones encadenadas y calendarios. En resumen, la mayoría de los usuarios acabarán usando estos productos de modos diferentes.

Además, con la publicación de Groove 2007, se agrega compatibilidad para integrar SharePoint mediante la herramienta Archivos de SharePoint. Esta herramienta permite que las áreas de trabajo de Groove se sincronicen con las bibliotecas de documentos de SharePoint. Además, la compatibilidad integrada implica mayor facilidad para sacar el máximo partido a ambos productos. De hecho, la combinación de la naturaleza dinámica y flexible de Groove con la sofisticación y la eficacia de SharePoint beneficiará de forma significativa a muchas personas.

Unión de Groove y SharePoint

El mundo actual de la TI exige una mayor colaboración entre las organizaciones y sus socios y proveedores. Sin embargo, las soluciones de colaboración eficaces que se están implementando con productos como SharePoint, suelen centrarse sobre todo en los equipos internos y en la necesidad de aumentar la disponibilidad de la información dentro de la organización. En estos casos, los desafíos relacionados con la capacidad de permitir el acceso de usuarios externos a una organización, tanto desde un punto de vista administrativo como de seguridad, suelen ser significativos. Ante estos desafíos, el objetivo principal es permitir que los usuarios puedan hacerse llegar a los socios externos cuando sea necesario.

La combinación de Groove y SharePoint proporciona exactamente esta solución. SharePoint proporciona un marco de colaboración interna, búsquedas de contenido y de flujo de trabajo. Al adoptar Groove, se permite a las empresas que amplíen estas capacidades para incluir una sencilla colaboración entre organizaciones. Gracias a Groove, los usuarios pueden configurar rápidamente áreas de trabajo colaborativas que van más allá de las fronteras de la propia empresa. Además, al ser compatible con las claves simétricas del estándar de cifrado avanzado (AES) de 192 bits, se garantiza la seguridad de esta colaboración. De hecho, la seguridad de Groove está integrada y continuamente activa, por lo que los usuarios no se tendrán que preocupar de configurarla.

La arquitectura de seguridad de Groove proporciona una protección de alto nivel para las áreas de trabajo y su contenido, durante el almacenamiento local y durante la transmisión a través de la red. La herramienta Archivos de SharePoint permite que la información se sincronice bidireccionalmente con una biblioteca de documentos de SharePoint con el fin de garantizar que la información está centralmente disponible para que el acceso interno sea más sencillo. Veamos unos ejemplos concretos para observar el funcionamiento de este proceso.

Introducción

Las organizaciones suelen trabajar con diversas empresas durante las actividades empresariales del día a día. Esto no implica únicamente a las organizaciones externas, sino también a personas de otros departamentos con los que no se suele trabajar, por ejemplo, el departamento financiero, jurídico o de comunicaciones corporativas. De este modo, las organizaciones precisan crear un equipo interno ad hoc que colabore y facilite el producto de esta colaboración a aquellos que no están implicados en el proceso de colaboración pero que deben tener acceso a los resultados del mismo. Con SharePoint y Groove, es muy fácil alcanzar estos objetivos.

Si aún no tiene una biblioteca de documentos de SharePoint con la que sincronizar el área de trabajo de Groove, el primer paso es crear una. Para ello, conéctese a SharePoint y, a continuación, seleccione el vínculo Ver todo el contenido. Cuando se haya cargado esta página, seleccione Crear y, a continuación, tal y como se muestra en la Figura 1, seleccione Biblioteca de documentos en la columna Bibliotecas.

Figura 1 Creación de una biblioteca de documentos de SharePoint (haga clic en la imagen para ampliarla)

Hay varios parámetros que se deben configurar en la página de la nueva biblioteca de documentos: el nombre y la descripción de la biblioteca, si se incluirá en la sección de Vínculos rápidos, si se permitirá el control de versiones y cuál será el formato predeterminado de los documentos nuevos que se creen directamente en la biblioteca. La opción Historial de versiones de documentos está deshabilitada de forma predeterminada, pero sería conveniente que la activara si el control de versiones es apropiado para su entorno. También debería tener en cuenta algunas de las funciones avanzadas que están disponibles en SharePoint y que puede usar como parte de la implementación de Groove y SharePoint. Esta funcionalidad mejorada incluye:

• Historial de versiones
• Control de aprobación
• Procedimientos de desproteccción
• Control del flujo de trabajo
• Directivas de retención de documentos
• Auditorías
• Really Simple Syndication (RSS)

Estas funciones adicionales, disponibles a través de SharePoint, pueden proporcionar un valor increíble al trabajar con Groove. En mi ejemplo, esta funcionalidad adicional (concretamente, el control de aprobación) resultará muy útil. Por ejemplo, supongamos que los miembros de un equipo colaboran en Groove para crear el borrador de un documento. Cuando el borrador final esté listo para la revisión, se puede sincronizar con SharePoint y, a continuación, someterse al proceso de aprobación.

Configuración del control de aprobación

Para configurar esta funcionalidad, debemos seleccionar el menú Configuración de la biblioteca de documentos y, a continuación, elegir el elemento de configuración. Esto permite ver todas las opciones de configuración y personalización. Para configurar la aprobación, seleccione el vínculo de configuración del flujo de trabajo en la sección Permisos y administración para que aparezca la página Agregar un flujo de trabajo. Ahora, seleccione la plantilla del flujo de trabajo, que, en nuestro ejemplo, será la plantilla de aprobación. A continuación, escriba un nombre para el flujo de trabajo. Luego debe decidir si va a usar una lista de tareas existente o va a crear una nueva. Una nueva lista de tareas ofrece una mayor confidencialidad, pero como no tiene relevancia en nuestro ejemplo, seleccione la predeterminada.

Después de elegir la lista de tareas, deberá decidir cómo comenzará el proceso de aprobación. Seleccionemos un proceso manual y proporcionemos los permisos correctos a todos los usuarios autenticados para iniciar el proceso. Otras opciones permiten automatizar el proceso según el control de versiones, si está habilitado en la biblioteca de documentos o cada vez que se agregue un nuevo documento o se modifique uno ya existente.

Después de hacer clic en Siguiente para aceptar estas opciones de configuración, deberá especificar más información de configuración para finalizar. La primera opción que debe configurar es el modo en que deben asignarse las tareas. Como es posible que varias personas participen en el proceso de aprobación, puede asignar los aprobadores en serie (de forma que una persona apruebe un elemento y luego se pase a la siguiente persona) o en paralelo (de modo que cualquiera pueda aprobarlo en cualquier momento). Entonces, debe decidir si los aprobadores podrán asignar tareas a otras personas y si podrán solicitar cambios antes de que se complete la tarea.

El paso siguiente consiste en seleccionar a los propios aprobadores y, a continuación, decidir cuándo se deberá completar la tarea. Por último, debe decidir cuándo se completará el flujo de trabajo. La opción predeterminada indica que el flujo de trabajo estará completado cuando se terminen las tareas. La última opción de configuración consiste en especificar si se actualiza el estado de la aprobación al completar el flujo de trabajo. Una vez que haga clic en el botón Aceptar, se habrá creado el proceso de aprobación y podrá comenzar el proceso de aprobación de documentos.

Creación del área de trabajo de Groove

Una vez que haya creado la biblioteca de documentos de SharePoint, el siguiente paso consiste en crear un área de trabajo de Groove. Para ello, asegúrese primero de que tiene una cuenta de Groove y, como mínimo, una identidad. Las identidades conforman la base de la presencia y de la comunicación en Groove. Se puede asociar cada cuenta de Groove con varias identidades, y cada identidad se asocia a un único archivo de contactos, con el fin de que pueda personalizar su información de contacto para cada identidad que use. También puede exportar su cuenta de Groove y sus identidades asociadas para usarlas en varios equipos.

Una vez que haya creado una cuenta y una identidad, abra la barra de inicio de Groove; para ello, haga doble clic en el icono de Groove de la bandeja del sistema. Haga clic en la opción Nueva área de trabajo, escriba un nombre apropiado para el área de trabajo y, a continuación, seleccione el tipo estándar. El área de trabajo estándar de Groove facilita la presencia, las alertas y la asignación de funciones para los miembros del área de trabajo. Cuando haga clic en Aceptar, Groove creará el área de trabajo y la abrirá. La Figura 2 muestra una nueva área de trabajo con algunos archivos incluidos en la herramienta Archivos. En este momento, el área de trabajo ya es funcional y puede configurar alertas o agregar herramientas.

Figura 2 Nueva área de trabajo de Groove (haga clic en la imagen para ampliarla)

Las alertas se pueden configurar en la propia herramienta, en el área de trabajo o al nivel de archivos individuales. Los cuatro niveles de alerta son ninguna, media, alta y automática. Una alerta media resalta el contenido nuevo; una alerta alta o automática reproducirá un archivo de audio. También puede configurar las alertas para que le envíen una notificación cuando un usuario entre en un área de trabajo determinada. Para configurar las alertas, seleccione Configurar alertas en el menú Opciones. Las alertas de los archivos individuales se configuran en las propiedades de cada archivo. Para ello, haga clic con el botón secundario en un archivo del área de trabajo y, a continuación, seleccione Propiedades.

Además de la herramienta de archivos para la colaboración en documentos y la herramienta de discusión para las discusiones en subprocesos que forman parte del área de trabajo estándar predeterminada, existen muchas más herramientas, entre las que se incluyen Calendario, Formularios, Seguimiento de asuntos, Reuniones, Bloc y, por supuesto, la herramienta Archivos de SharePoint. Cada una de ellas proporciona una funcionalidad colaborativa adicional de gran valor. Si desea agregar una herramienta, seleccione el botón Agregar una herramienta a esta área de trabajo, que se encuentra en la zona inferior derecha del área de trabajo. A continuación, seleccione la herramienta que desea agregar, tal y como se muestra en la Figura 3. También se puede eliminar una herramienta fácilmente en cualquier momento.

Figura 3 Adición de una herramienta al área de trabajo de Groove (haga clic en la imagen para ampliarla)

Sincronización de Groove y SharePoint

Después de agregar la herramienta Archivos de SharePoint, debe configurar la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la biblioteca de documentos con la que se desea sincronizar. Para ello, seleccione la ficha Archivos de SharePoint en la zona inferior de la pantalla del área de trabajo y simplemente haga clic en el botón de configuración en el área de trabajo de Groove, como vemos en la Figura 4.

Figura 4 Configuración de la herramienta Archivos de SharePoint (haga clic en la imagen para ampliarla)

Cuando haya escrito la dirección URL, obtendrá una lista de todas las bibliotecas disponibles en este sitio de SharePoint. Tal y como se muestra en la Figura 5, seleccione a continuación la biblioteca que desea usar. Groove se conectará e iniciará la sincronización automática. Esto quiere decir que todos los documentos que se encuentren en este momento en la biblioteca de SharePoint se descargarán al área de trabajo de Groove y estarán disponibles automáticamente. La Figura 6 muestra un ejemplo.

Figura 5 Después de establecer la dirección URL, sus bibliotecas de SharePoint estarán disponibles en Groove (haga clic en la imagen para ampliarla)

Figura 6 Sincronización de Groove y SharePoint (haga clic en la imagen para ampliarla)

Como se acaban de descargar, los documentos aparecen como no leídos en el área de trabajo de Groove. Tenga en cuenta que todos los archivos que estén sincronizados con SharePoint pueden aprovechar la función de proteger o desproteger de SharePoint. Además, al desproteger un archivo, se garantiza que ningún otro usuario pueda modificar un documento durante la edición por su parte.

También conviene recordar que la herramienta Archivos de SharePoint proporciona una sincronización bidireccional, por lo que si usa Groove para agregar archivos a la herramienta Archivos de SharePoint, se sincronizarán con la biblioteca de documentos de SharePoint. Aunque la sincronización predeterminada está configurada para que se realice automáticamente, puede iniciarla manualmente con el botón Sincronizar ahora. Si lo hace, verá un resumen de los cambios realizados en cualquier archivo que deba sincronizarse y una acción asociada: obtener (de SharePoint) o enviar (a SharePoint), tal y como se muestra en la Figura 7.

Figura 7 Después de una sincronización manual, verá un resumen de las modificaciones (haga clic en la imagen para ampliarla)

Otra cosa que conviene recordar es que la herramienta de archivos que se implementa como parte del área de trabajo estándar de Groove es diferente a la herramienta Archivos de SharePoint. La herramienta Archivos de Groove no se sincroniza con SharePoint y, según lo que necesite, puede eliminarse. Sin embargo, como no se sincroniza con SharePoint, se puede usar como una ubicación de almacenamiento de los archivos temporales a los que el equipo necesite obtener acceso durante el desarrollo de un proyecto. Los archivos almacenados allí mantendrán la sincronización entre los miembros del área de trabajo.

Permiso de acceso al área de trabajo

Ahora que se ha implementado la infraestructura básica de colaboración, puede comenzar a permitir el acceso a los usuarios al área de trabajo. Sin embargo, en primer lugar, deberá invitarlos, algo que puede hacer a través del correo electrónico o con el servicio de mensajería instantánea de Groove. De forma alternativa, Groove permite exportar la invitación a un archivo. Este archivo, con la extensión .grv, está asociado de forma predeterminada a la aplicación de Groove y se puede enviar de maneras diferentes, por ejemplo, puede colocarlo en un sitio web para que el destinatario descargue la invitación.

El servicio de mensajería instantánea de Groove incluye controles de seguridad para garantizar que el destinatario es el único que puede leer la invitación. Al enviar una invitación por correo electrónico o mediante un archivo de invitación, asegúrese de que ha activado la opción Requerir confirmación de aceptación. De este modo, podrá comprobar que la persona que se une al área de trabajo es la persona a la que ha invitado. Esto agrega un nivel adicional de seguridad al área de trabajo. Tenga en cuenta que también puede cancelar las invitaciones pendientes.

Al invitar a usuarios al área de trabajo, debe seleccionar una función para cada destinatario. Entre las funciones, se incluyen Administrador, Participante e Invitado. De manera predeterminada, se asigna la función de Participante. Cada función tiene unos derechos determinados en el área de trabajo y, como norma general, conviene que restrinja la función de Administrador únicamente a aquellas personas que necesiten realmente todos los derechos del área de trabajo como, por ejemplo, la capacidad de eliminar herramientas. Los creadores del área de trabajo obtienen la función de Administrador de forma predeterminada. Asimismo, es posible modificar las funciones asignadas en cualquier momento.

Dada la naturaleza ad hoc del proyecto de este artículo, la última tarea consistiría en eliminar el área de trabajo de Groove una vez que se haya completado todo el proceso. En cuanto se haya asegurado de que ha sincronizado el área de trabajo con la biblioteca de SharePoint, abra el área de trabajo, vaya al menú Archivo y seleccione Eliminar área de trabajo. A continuación, deberá elegir entre eliminarla del propio equipo o para todos los miembros. Todos los usuarios obtienen una copia del área de trabajo en su equipo, que se mantiene indefinidamente a menos que la elimine para todos los miembros.

La culminación del proyecto permite aprovechar la naturaleza complementaria de Groove y SharePoint. Cuando haya finalizado la sincronización de documentos, es el momento ideal para aprovechar los parámetros de la Directiva de administración de la información de SharePoint. Concretamente, es posible habilitar la expiración de los datos para proporcionar un método con el que administrar automáticamente los datos archivados.

La habilitación de la expiración permite determinar un período de tiempo durante el cual se deben conservar los datos. Una vez que acabe este período de conservación, SharePoint podrá eliminar automáticamente los datos o iniciar un proceso de flujo de trabajo. Esta funcionalidad proporciona un buen modo de integrar los datos de Groove en la directiva de administración del ciclo de vida de la información de su compañía. Puede configurar la directiva de conservación de datos en cualquier momento. De hecho, si no lo hizo al configurar la biblioteca al principio, puede hacerlo ahora.

Para habilitar la expiración, seleccione el menú Configuración de la biblioteca de documentos y, a continuación, seleccione el elemento del menú de configuración de la biblioteca de documentos. Entonces, podrá ver la opción de menú Configuración de la directiva de administración de la información en la sección Permisos y administración. Cuando haya hecho clic en el vínculo de configuración de la directiva de administración de la información, podrá definir una nueva directiva personalizada o habilitar la biblioteca de documentos para que use la directiva definida en el nivel de sitio.

Tenga en cuenta que si define una directiva personalizada, deberá especificar información de configuración. Por lo tanto, en mi ejemplo, habilitaría la expiración y, a continuación, seleccionaría un período de conservación y una acción que se deberá llevar a cabo una vez que finalice este período.

Groove es un cliente de colaboración bastante completo que se diseñó con el fin de proporcionar un marco dinámico, intuitivo y seguro para la colaboración ad hoc. Gracias a su amplio conjunto de herramientas, Groove proporciona una plataforma colaborativa ligera y adaptable que se puede usar fácilmente en una o varias organizaciones.

Si SharePoint ya proporciona un conjunto de herramientas colaborativas y un marco de administración de contenido estables y eficaces, se dará cuenta de que la combinación con Groove ofrece una solución más que atractiva. Ambos productos se complementan a la perfección y, al usarse conjuntamente, aumenta de manera significativa la productividad de los equipos colaborativos.

Alan Maddison es consultor senior de Strategic Business Systems, una división de Brocade.

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