Planeación de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010)

Se aplica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

En este artículo se describen los tipos de contenido y flujos de trabajo y se proporcionan directrices para planear cómo integrarlos en una solución de administración de documentos de Microsoft SharePoint Server 2010.

En este artículo:

• Planeación de tipos de contenido

• Planeación de flujos de trabajo

• Hojas de trabajo

Planeación de tipos de contenido

En esta sección:

• ¿Qué son los tipos de contenido?

• Integración de propiedades con la versión 2010 de Office

• Plantillas de columna

• Tipos de contenido de carpeta

• Planeación de tipos de contenido de documentos

• Planeación de tipos de contenido de listas

• Planeación de conversiones de documentos

¿Qué son los tipos de contenido?

Un tipo de contenido define los atributos de un elemento de lista, documento o carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar:

• Las propiedades que se van a asociar a los elementos de su tipo

• Los metadatos que se van a asociar a los elementos de su tipo.

• Los flujos de trabajo que se pueden iniciar desde los elementos de su tipo

• Las directivas de administración de información que se van a asociar a los elementos de su tipo

• Plantillas de documento (para tipos de contenido de documento)

• Las conversiones de documentos que estarán disponibles (para tipos de contenido de documento).

• Características personalizadas

Puede asociar un tipo de contenido a una lista o biblioteca. Si lo hace, especifica que la lista o biblioteca puede contener elementos de ese tipo de contenido y que el comando Nuevo de esa lista o biblioteca permitirá a los usuarios crear nuevos elementos de ese tipo.

Las bibliotecas de documentos y las listas pueden tener varios tipos de contenido. Por ejemplo, una biblioteca puede contener tanto los documentos como los gráficos relacionados con un proyecto. Cuando una lista o biblioteca tiene varios tipos de contenido, se aplica lo siguiente:

• De forma predeterminada, el comando Nuevo en dicha lista o biblioteca permite a los usuarios elegir entre todos los tipos de contenido disponibles cuando se crea un nuevo elemento. Los propietarios del tipo de contenido pueden configurar el comando Nuevo para mostrar solo ciertos tipos de contenido.

• Se muestran las columnas relacionadas con todos los tipos de contenido disponibles.

Los tipos de contenido personalizados se pueden definir en la galería de tipos de contenido de un sitio. Un tipo de contenido personalizado debe derivarse, directa o indirectamente, de un tipo de contenido básico, como Documento o Elemento. Una vez definido en un sitio, el tipo de contenido personalizado estará disponible en ese sitio y en todos los sitios de nivel inferior. Para que un tipo de contenido esté disponible de una forma más general dentro de una colección de sitios, defínalo en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior. También puede crear un tipo de contenido personalizado en un concentrador de tipos de contenido definido en una instancia de servicio de metadatos administrada. Cuando se crea en un concentrador de tipos de contenido, el tipo de contenido estará disponible para otras colecciones de sitios que sean parte de aplicaciones web asociadas con dicha instancia de servicio de metadatos administrada.

Por ejemplo, si la organización usa una plantilla de contrato concreta, en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una colección de sitios se puede crear un tipo de contenido que defina los metadatos de ese contrato, la plantilla del contrato, los flujos de trabajo necesarios para revisar y completar el contrato, las directivas que exigen la auditoría de las acciones relacionadas con el contrato, el período de conservación del contrato y las etiquetas que se insertarán en las versiones impresas del contrato. Después, cualquier biblioteca de documentos de la colección de sitios a la que se asocie el tipo de contenido Contrato incluirá todas estas características y permitirá a los autores crear contratos basados en la plantilla.

En los sitios basados en SharePoint Server 2010, cada elemento de lista o elemento de biblioteca predeterminado (por ejemplo, Contacto, Tarea o Documento) tiene un tipo de contenido básico correspondiente en la galería de tipos de contenido del sitio. Al planear los tipos de contenido, puede usar estas definiciones de tipos de contenido básicos como punto de partida, basando los nuevos tipos de contenido en los existentes o modificando los tipos básicos.

Los tipos de contenido se organizan en una jerarquía que permite que un tipo de contenido herede sus características de otro tipo de contenido. Esto permite que las clases de los documentos compartan características en una organización y que los equipos personalicen estas características para sitios o listas concretos.

Por ejemplo, todos los documentos para entregar a un cliente en una empresa podrían requerir un conjunto de metadatos, como son el número de cuenta, el número de proyecto y el jefe del proyecto. Al crear un tipo de contenido de nivel superior Documento de entrega al cliente del que hereden todos los demás tipos de documentos para entregar al cliente, se garantiza que la información necesaria, como los números de cuenta y de proyecto, estarán asociados a todas las variantes de los documentos para entregar al cliente de la organización. Tenga en cuenta que, si el propietario del tipo de contenido agrega otra columna obligatoria al tipo de contenido de nivel superior Documento de entrega al cliente, el propietario del tipo de contenido puede propagar los cambios a todos los tipos de contenido que hereden de él, lo que agregará la nueva columna a todos los documentos de entrega al cliente.

Integración de propiedades con la versión 2010 de Office

En Microsoft Office System, cuando un usuario edita un documento desde un servidor de administración de documentos de SharePoint Server 2010, aparece un Panel de información del documento en la parte superior del documento. El Panel de información del documento muestra un formulario editable que refleja las propiedades del documento en el servidor.

En SharePoint Server 2010 es fácil personalizar el formulario de propiedades de un tipo de contenido. Cuando se configura un tipo de contenido, se puede iniciar Microsoft InfoPath 2010, que genera un formulario de propiedades predeterminado basado en las propiedades del tipo de contenido. Este formulario predeterminado incluye los mismos controles, diseño y esquema que usaría InfoPath 2010 si no se hubiese definido ningún formulario personalizado. Después, puede personalizar e implementar el formulario como lo haría con cualquier otro formulario de InfoPath 2010. Por ejemplo, puede agregar el logotipo de la compañía, fuentes y una combinación de colores a un formulario, conectarlo a un origen de datos personalizado, agregar lógica condicional y diseñar características de formulario que estén disponibles para los usuarios según sus roles.

Además de editar las propiedades del Panel de información del documento, los autores que usen Microsoft Word 2010 pueden insertar las propiedades definidas en el servidor en sus documentos. Por ejemplo, si las propiedades del documento incluyen un nombre de jefe de proyecto, este nombre se puede insertar en la página de título, en el pie de página o en cualquier lugar del documento donde se use el nombre. Si se asigna un nuevo jefe de proyecto a un proyecto concreto, la propiedad Jefe de proyecto se puede actualizar en el servidor de administración de documentos, tras lo cual el nombre de jefe de proyecto actualizado se reflejará en cada instancia de esta propiedad que se haya insertado en un documento.

Uso de metadatos con tipos de contenido

Los metadatos, o columnas, representan información acerca de un documento que se usa para categorizar y clasificar el contenido. Los metadatos se asocian a un tipo de contenido como una columna. Los metadatos pueden proporcionar información contextual acerca de sus documentos asociándola con un autor, asunto, audiencia, idioma, etc. A diferencia de las propiedades, los metadatos se almacenan como columnas y se pueden indizar y buscar con el motor de búsqueda de SharePoint.

Los metadatos agregados en el nivel de la colección de sitios pueden asociarse a tipos de contenido. El uso de metadatos con tipos de contenido permite a todos los tipos de contenido subsiguientes heredar algunos o derivar todos sus metadatos del tipo de contenido primario en el nivel de la colección de sitios. Pueden agregarse metadatos adicionales a un nivel inferior, como un documento.

Plantillas de columna

Cada elemento de metadatos asociado con un tipo de contenido es una columna, que es una ubicación en una lista para almacenar información. Las listas o las bibliotecas se muestran, por lo general, de forma gráfica como columnas de información. Sin embargo, según la vista asociada con la lista, las columnas pueden aparecer de otra forma, como días de un calendario. En formularios asociados con una lista o una biblioteca, las columnas se muestran como campos.

Se pueden definir columnas para usarlas en varios tipos de contenido. Para ello, deben crearse en una galería de plantillas de columnas. Hay una galería de plantillas de columnas en cada sitio de una colección de sitios. Como sucede con los tipos de contenido, las columnas definidas en la galería de plantillas de columnas de un sitio estarán disponibles en ese sitio y todos los sitios de niveles inferiores.

Tipos de contenido de carpeta

Los tipos de contenido de carpeta definen los metadatos asociados con una carpeta de una lista o una biblioteca. Cuando se aplica un tipo de contenido de carpeta a una lista o a una biblioteca, el comando Nuevo de la lista o la biblioteca incluirá el tipo de contenido de carpeta, lo que permite al usuario crear carpetas de ese tipo.

Puede definir vistas en una lista o biblioteca para que estén disponibles solo en las carpetas de un tipo de contenido determinado. Esto es útil si desea que una carpeta contenga un tipo de documento determinado y que las vistas de esa carpeta solo muestren las columnas que son relevantes para el tipo de documento incluido en ella.

Mediante el modelo de objetos de SharePoint Server 2010 se puede personalizar el comando Nuevo para un tipo de contenido de carpeta de manera que, cuando un usuario cree una carpeta de ese tipo, ésta se rellene previamente con varios archivos y documentos basados en plantillas almacenadas en el servidor. Esto es útil, por ejemplo, para implementar un tipo de documento compuesto que requiere varios archivos que contribuyen a un único documento de entrega.

Conjuntos de documentos es una nueva característica de SharePoint Server 2010 que le permite usar Microsoft Office 2010 para administrar productos de trabajo que abarcan varios documentos. Los conjuntos de documentos son tipos especiales de carpetas que se usan para administrar un solo documento de entrega, o producto de trabajo, que puede incluir varios documentos en varias ubicaciones. Puede crear conjuntos de documentos usando plantillas extensibles que se suministran con SharePoint Server 2010. También puede personalizar plantillas de conjuntos de documentos para representar los productos de trabajo pertinentes para su organización. Los conjuntos de documentos también incluyen control de versiones, que permite capturar el estado de todo un conjunto de documentos en diferentes momentos de su ciclo de vida.

Planeación de tipos de contenido de documentos

Para planear los tipos de contenido de documento de la solución puede usar la hoja de cálculo Analyze document usage que rellenó según se explica en el artículo Identificación de usuarios y análisis de uso de documentos. Use la hoja de cálculo Content type (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A) para registrar las decisiones tomadas con respecto a cada nuevo tipo de contenido.

Cada tipo de contenido de documento debe heredar su configuración directamente del tipo de contenido básico Documento o de un tipo de contenido que sea descendiente del mismo. De esta forma se garantizará que las columnas básicas de los tipos de documento, como Título y Creado por, estarán presentes y que se podrá asociar una plantilla al tipo de contenido.

El primer paso para planear los tipos de contenido de documento es revisar cada uno de los tipos de documento enumerados en la hoja de trabajo de análisis de uso de documentos para determinar si un tipo de contenido existente funcionará para documentos de ese tipo. Si es suficiente un tipo de contenido básico (como Documento), escriba el nombre del tipo de contenido en la columna Tipo de contenido de la hoja de trabajo de análisis de uso de los documentos.

Después de revisar la lista de tipos de documento para determinar cuáles pueden usar tipos de contenido básicos, realice los pasos siguientes para planear los nuevos tipos de contenido de documento. Para cada tipo de contenido que planee, rellene una hoja de cálculo Content type por separado.

1. Especifique el tipo de documento a partir de la hoja de trabajo de análisis de uso de documentos.

2. Escriba la dirección URL del sitio donde se definirá el nuevo tipo de contenido. Tenga presente que los tipos de contenido están disponibles en el sitio en el que se definen y en todos los sitios de nivel inferior.

3. Determine el tipo de contenido primario   Especifique el tipo de contenido primario en el campo Parent Content Type (tipo de contenido primario) de la hoja de cálculo Content type. Será un tipo de contenido básico o un tipo de contenido personalizado que ya haya planeado.

4. Determine las columnas   En la tabla de planeación de columnas de la hoja de cálculo Content type, siga este procedimiento:

   1. Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna de procedimiento nuevo, en cada entrada, escriba No.

   2. En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que desee crear. El nombre de una columna es importante, ya que puede comunicar su finalidad. Por lo tanto, aunque una columna de un tipo que necesita ya se encuentre definida en la galería de columnas de la colección de sitios, puede definir una columna similar usando un nombre más significativo para su aplicación. Junto con los nombres de las columnas adicionales, especifique su tipo e indique si son nuevas o no.

5. Determine la plantilla En la sección Plan Template (planeación de la plantilla) de la hoja de trabajo, escriba el nombre de la plantilla que va a asociar a este tipo de contenido, su tipo (por ejemplo, .Docx) y una breve descripción de su finalidad. Si la plantilla no se hereda del tipo de contenido primario, escriba No en el campo de procedimiento nuevo.

6. Determine los flujos de trabajo   Los flujos de trabajo incorporan lógica empresarial a los documentos y elementos de lista. Puede asociar cualquier flujo de trabajo disponible a un tipo de contenido; después, el flujo de trabajo se puede iniciar en cualquier documento de ese tipo de contenido. Después de revisar los flujos de trabajo y determinar cuáles están disponibles, especifique cada flujo de trabajo que se debe asociar al tipo de contenido en la tabla Plan Workflows (planeación de flujos de trabajo) de la hoja de cálculo Content type. Si el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, especifique esa información en la columna de procedimiento New? (nuevo).

7. Determine la directiva   Una directiva es un conjunto de reglas para un tipo de contenido y se compone de características de directiva que especifican los detalles de cada regla; por ejemplo si se pueden imprimir o no los elementos del tipo de contenido o qué acciones del elemento se deben auditar. Se puede aplicar una directiva a cualquier tipo de contenido personalizado. Tenga en cuenta que no se puede aplicar una directiva a un tipo de contenido básico. Para obtener más información acerca de la planeación de directivas, vea Planeación de directivas de administración de información (SharePoint Server 2010). Después de revisar las directivas y de determinar qué características de directiva y plantillas de directiva están disponibles, haga lo siguiente en la sección Plan a Policy (planeación de una directiva) de la hoja de cálculo Content type:

   1. Si el tipo de contenido primario tiene configuración de directiva, ésta se aplicará tal cual en el nuevo tipo de contenido. Esto garantiza que, una vez establecidas las directivas, se aplicarán en todos los tipos de contenido relevantes. Si el tipo de contenido actual hereda la configuración de directiva del tipo primario, en la sección Plan a Policy de la hoja de cálculo Content type, responda que sí a la pregunta de si está definida la directiva en el tipo de contenido primario.

   2. Si el tipo de contenido actual hereda una directiva basada en el tipo de contenido primario, en el campo para registrar el nombre de la directiva de la sección de planeación de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de directiva. De forma similar, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea aplicar una plantilla de directiva, en el campo para registrar el nombre de la directiva de la sección de planeación de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de directiva.

   3. Si el tipo de contenido actual hereda una o varias características de directiva individuales del tipo de contenido primario, especifique cada una de esas características en la tabla de característica de la sección de planeación de la directiva de la hoja de trabajo. Por el contrario, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea asociar características de directiva al tipo de contenido actual, especifique esas características en la tabla de característica. Tenga en cuenta que no puede asociar características de directiva individuales y un nombre de directiva a un tipo de contenido.

8. Determine las conversiones de documentosSharePoint Server 2010 permite que se instalen en el servidor componentes de conversión de documentos para transformar el formato. Para obtener una descripción general de las conversiones de documentos, vea Planeación de conversiones de documentos más adelante en este artículo.

   Puede asociar uno o varios convertidores de documentos a un tipo de contenido. Por ejemplo, si un tipo de contenido está asociado a una plantilla de tipo .docx, puede asociar al tipo de contenido el convertidor De documento de Word a página Web que se incluye en SharePoint Server 2010. De esta forma, los autores pueden escribir documentos de ese tipo de contenido en Microsoft Office Word 2007 y después convertirlos a páginas web para publicarlos.

En la sección de planeación de conversiones de documentos de la hoja de cálculo Content type, registre cada uno de los convertidores de documentos que desee asociar al tipo de contenido, especifique si el convertidor es nuevo (y debe instalarse) y agregue notas opcionales.

Planeación de tipos de contenido de listas

Los elementos de un tipo de contenido de lista incluyen las columnas de metadatos asociados con el tipo de contenido junto con los flujos de trabajo que se pueden ejecutar en elementos de ese tipo de contenido de lista. Use un tipo de contenido de lista para definir un tipo de elemento de lista único para su solución. Por ejemplo, en una solución para el centro de llamadas de un cliente, en el que trabajan profesionales de soporte técnico para investigar y resolver problemas técnicos de clientes, se podría usar un tipo de contenido de lista para normalizar los datos de cada incidente de soporte y para realizar un seguimiento del incidente mediante un flujo de trabajo.

Planeación de conversiones de documentos

SharePoint Server 2010 permite que se instalen en el servidor componentes de conversión de documentos que transformen su formato. Las conversiones se pueden ejecutar desde la interfaz de usuario o mediante programación (por ejemplo, desde un flujo de trabajo personalizado). La relación entre los documentos de origen y los transformados se mantiene. SharePoint Server 2010 incluye convertidores que crean páginas web a partir de documentos de Microsoft Office Word 2007 y formularios de Microsoft Office InfoPath 2007.

Además de proporcionar la infraestructura de servidor necesaria para instalar y ejecutar convertidores de documentos, SharePoint Server 2010 incluye un servicio de equilibrio de la carga que se puede configurar para optimizar el uso de los recursos del servidor. Una parte de la planeación de las conversiones de documentos consiste en configurar el conjunto de servidores para que se equilibre la carga de manera óptima a medida que se convierten los documentos.

Para que esté disponible para los usuarios, un convertidor debe estar instalado en el conjunto o granja de servidores y un administrador del servidor debe habilitarlo. Una vez que un convertidor está habilitado para un servidor, está disponible para ejecutarse en los documentos de origen de ese servidor.

Para configurar convertidores de documentos, se realizan los pasos siguientes:

1. En el análisis de uso de documentos que se realiza en Identificación de usuarios y análisis de uso de documentos, identifique los documentos candidatos a conversión, es decir, los documentos que están escritos en un formato pero que se deben publicar o archivar en otro.

2. Para cada conversión que requieran sus documentos, busque los programas que puede usar para implementar la conversión en los servidores.

3. Si es necesario, instale los programas de conversión en los servidores de aplicaciones (de nivel intermedio) de la granja de servidores.

4. Configure los servicios del iniciador y del equilibrador de carga, bien en los servidores web o bien en los servidores de aplicaciones (de nivel intermedio).

5. Identifique los puntos del ciclo de vida de los documentos en los que tendrán lugar las conversiones.

6. Identifique cómo se implementarán las conversiones, ya sea manualmente o mediante soluciones personalizadas que las inicien.

Planeación de flujos de trabajo

Los flujos de trabajo implementan procesos de negocio en documentos, páginas web, formularios y elementos de lista en SharePoint Server 2010. Se pueden asociar a bibliotecas, listas o tipos de contenido.

En la administración de documentos, use flujos de trabajo para distribuir los documentos de una persona a otra, a fin de que cada una pueda completar sus tareas de administración de documentos, como revisar los documentos, aprobar su publicación o administrar su disposición. Además, puede usar flujos de trabajo personalizados para mover documentos de una biblioteca o un sitio a otros. Por ejemplo, puede diseñar un flujo de trabajo para copiar un documento de un sitio a otro cuando el documento está programado para ser archivado.

SharePoint Server 2010 incluye flujos de trabajo que responden a las siguientes necesidades de administración de documentos:

• Recopilar comentarios Envía un documento para su revisión.

• Aprobación Envía un documento para aprobación, por lo general, como requisito previo para su publicación.

• Disposición Administra la expiración y disposición de documentos.

• Recopilar firmas Distribuye un documento para reunir las firmas necesarias.

• Traducción Administra la traducción de un documento a uno o más idiomas.

• Aprobación de documentos para Asia oriental Envía un documento para su aprobación mediante el uso de marcas de firma digital y un proceso de consenso orientado al grupo.

Puede asociar un flujo de trabajo con un tipo de contenido cuando desee que el flujo de trabajo esté disponible siempre que dicho tipo de contenido esté en uso. Por ejemplo, un tipo de contenido de pedido de compra podría requerir la aprobación de un administrador antes de que se complete la transacción. Para asegurarse de que el flujo de trabajo de aprobación esté siempre disponible cuando se inicia un pedido de compra, cree un tipo de contenido de pedido de compra y asócielo con el flujo de trabajo de aprobación. A continuación, agregue el tipo de contenido de pedido de compra a cualquier biblioteca de documentos en la que se vayan a almacenar los pedidos de compra.

Para planear los flujos de trabajo para la solución de administración de documentos, analice cada tipo de contenido de documento que desea implementar e identifique los procesos de negocio que deben estar disponibles para ejecutarse en el contenido de dicho tipo. A continuación, identifique los flujos de trabajo que deberán estar disponibles para el contenido.

A continuación se incluye una tabla de ejemplo en la que se analizan los flujos de trabajo para un tipo de contenido de contrato:

Hojas de trabajo

Use las hojas de trabajo siguientes para registrar la información que se ha tratado en este artículo:

• Hoja de cálculo Content type (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A)

• Hoja de cálculo Analyze document usage (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0xC0A)