Opciones de privacidad en Office 2016

Resumen: información sobre cómo las opciones de configuración de privacidad de Office 2016 permiten controlar la divulgación de información privada.

La experiencia Bienvenido a Office permite que los usuarios habiliten o deshabiliten varios servicios basados en Internet que ayudan a proteger y mejorar aplicaciones de Office 2016. Para obtener más información sobre la experiencia De bienvenida a Office , consulte Privacidad en Microsoft Office.

Sobre la planeación de las opciones de privacidad de Office

La primera vez que los usuarios inician Office 2016, visitan Bienvenido a Office como primera experiencia de ejecución.

Si los usuarios seleccionan Instalar actualizaciones importantes y recomendadas de Office y otros productos:

• Las actualizaciones recomendadas e importantes se instalan automáticamente para el sistema operativo y las aplicaciones de Office 2016. Los usuarios reciben notificaciones sobre el nuevo software opcional.

• Las aplicaciones se pueden conectar a support.office.com para obtener contenido de ayuda actualizado y pueden recibir contenido de ayuda destinado a las aplicaciones de Office 2016 que están instaladas.

• Las aplicaciones pueden descargar regularmente pequeños archivos para determinar los problemas del sistema y solicitar a los usuarios que envíen informes de error a Microsoft.

• Los usuarios pueden registrarse al Programa para la mejora de la experiencia del usuario o al Programa para la experiencia personalizada de Office (OPEP), según el SKU que tengan instalado. Para obtener más información sobre OPEP, consulte el Programa de experiencia personalizada de Microsoft Office.

Si los usuarios eligen Instalar solo Novedades, las actualizaciones recomendadas e importantes se instalan automáticamente para el sistema operativo y las aplicaciones de Office 2016. A los usuarios se les notifica la existencia de software opcional nuevo. Sin embargo, las opciones de privacidad no se modifican en las aplicaciones de Office 2016, lo que significa que se aplican las opciones de privacidad predeterminadas. Si los usuarios eligen No realizar cambios, la actualización automática no se modifica en el centro de seguridad de Windows y las opciones de privacidad no se modifican en Office 2016. Se aplicarán las opciones de privacidad predeterminadas.

Las opciones de privacidad predeterminadas para las aplicaciones de Office 2016 son las siguientes:

• Las aplicaciones de Office 2016 no se conectan a support.office.com para obtener el contenido actualizado de la ayuda y las aplicaciones de Office no se detectan en los equipos de los usuarios. Los usuarios no experimentarán resultados óptimos cuando intenten realizar búsquedas en la ayuda.

• Las aplicaciones de Office 2016 no descargan pequeños programas que ayudan a diagnosticar problemas y la información de los mensajes de error no se envía a Microsoft.

• Los usuarios no se suscriben al Programa para la mejora de la experiencia del usuario.

Debido a que la experiencia Bienvenido a Office permite que los usuarios habiliten o deshabiliten varios servicios basados en Internet, puede que desee evitar que el cuadro de diálogo aparezca y, en su lugar, configurar estos servicios de forma individual. Si elimina el cuadro de diálogo, le recomendamos que habilite todos los servicios basados en Internet; puede hacerlo configurando las opciones de privacidad.

Eliminar la experiencia Bienvenido a Office

Puede eliminar la experiencia Bienvenido a Office habilitando la configuración Eliminar diálogo de configuración recomendado. Esta configuración de directiva de grupo se encuentra en el Editor de objetos de directiva de grupo en Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016\Varios. Esta configuración impide que la experiencia Bienvenido a Office aparezca la primera vez que el usuario inicia Office 2016. Si habilita esta opción, la función de actualización automática no se modifica y las opciones de privacidad que controlan los servicios basados en Internet no se activan.

Si elimina la experiencia Bienvenido a Office sin habilitar algunas opciones de privacidad, deshabilita varias funciones que mejoran las aplicaciones de Office 2016 y puede exponer el ordenador a amenazas de seguridad. Por lo tanto, si habilita esta configuración, se recomienda habilitar también todas las opciones de privacidad que se describen en Configurar opciones de privacidad en Office.

La mayoría de las organizaciones habilitan esta configuración, así como también las organizaciones con un entorno de seguridad altamente restrictivo o un entorno de seguridad que restringe el acceso a Internet.

Configurar opciones de privacidad en Office

Office 2016 proporciona varias opciones de configuración que permiten controlar la divulgación de información privada. Estas opciones de configuración normalmente se conocen como opciones de privacidad. Las puede habilitar o deshabilitar para adaptarlas a los requisitos de seguridad de la organización. Si elimina la experiencia Bienvenido a Office, le recomendamos que también habilite todas las opciones siguientes de configuración de directiva de grupo:

Opciones de contenido en línea Esta configuración de directiva de grupo se encuentra en el Editor de objetos directiva de grupo en Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016\ Herramientas | Opciones | General | Opciones de servicio... \ Contenido en línea.

• Descripción: esta configuración controla si el sistema de ayuda de Office 2016 puede descargar contenido de ayuda de support.office.com. Puede seleccionar una de estas tres opciones para esta configuración:

  • Nunca mostrar contenido en línea o puntos de entrada El sistema de ayuda no se conecta a support.office.com para descargar contenido. Esta es la configuración predeterminada si suprime la experiencia De bienvenida a Office o si los usuarios seleccionan No realizar cambios o Instalar solo Novedades.

  • Solo buscar contenido fuera de línea siempre que esté disponible. El sistema de ayuda no se conecta a support.office.com para descargar contenido.

  • Buscar contenido en línea siempre que esté disponible. El sistema de ayuda se conecta a support.office.com para buscar contenido si el equipo está conectado a Internet.

• Impacto: Si habilita esta configuración y selecciona Nunca mostrar contenido en línea o puntos de entrada o Buscar solo contenido sin conexión siempre que esté disponible, los usuarios no podrán acceder a los artículos de Ayuda actualizados a través del sistema de Ayuda y no podrán obtener plantillas de support.office.com.

• Instrucciones: la mayoría de las organizaciones habilitan esta configuración y seleccionan Buscar contenido en línea siempre que esté disponible. Se trata de la configuración recomendada. Pero las organizaciones con un entorno de seguridad altamente restrictivo o con un entorno de seguridad que restringe el acceso a Internet, normalmente habilitan esta configuración y seleccionan No mostrar nunca contenido en línea o puntos de entrada.

Recibir automáticamente pequeñas actualizaciones para mejorar la confiabilidad Esta configuración de directiva de grupo se encuentra en el Editor de objetos de directiva de grupo en Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016\ Privacidad\Centro de confianza.

• Descripción: esta configuración controla si los ordenadores del cliente descargan periódicamente pequeños archivos que permiten que Microsoft diagnostique problemas del sistema.

• Impacto: si habilita esta configuración, Microsoft recopila información sobre errores específicos y direcciones IP del ordenador. No se transmite información identificable personalmente a Microsoft, solo la dirección IP del ordenador que se debe actualizar.

• Instrucciones: la mayoría de las organizaciones habilitan esta configuración, se trata de la configuración recomendada. Las organizaciones con un entorno de seguridad altamente restrictivo, o un entorno de seguridad que restringe el acceso a Internet, normalmente deshabilitan esta configuración.

Habilitar el Programa de mejora de la experiencia del cliente (CEIP) Esta configuración de directiva de grupo se encuentra en el Editor de objetos de directiva de grupo en Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016\Privacidad\Centro de confianza.

• Descripción: esta configuración controla si los usuarios participan en el CEIP para mejorar Office 2016. Si los usuarios participan en el CEIP, las aplicaciones de Office 2016 automáticamente envían información a Microsoft sobre cómo se usan las aplicaciones. Esta información se combina con otros datos de CEIP para ayudar a Microsoft a solucionar problemas y a mejorar los productos y las funciones más usados por los clientes. CEIP no recopila nombres de usuario, direcciones de usuario ni otra información identificativa, solo la dirección IP del ordenador que se usa para enviar los datos.

• Impacto: si habilita esta configuración, los usuarios participan en el CEIP.

• Instruccionesla mayoría de las organizaciones habilitan esta configuración, se trata de la configuración recomendada. Las organizaciones con un entorno de seguridad altamente restrictivo, o un entorno de seguridad que restringe el acceso a Internet, normalmente deshabilitan esta configuración.

Mejorar las herramientas de corrección Esta configuración de directiva de grupo se encuentra en directiva de grupo Editor objeto en Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016\Tools\Options\Spelling.

• Descripción: esta configuración controla si la función Herramientas de corrección para mejorar la ayuda envía datos útiles a Microsoft. Esta función recopila datos sobre cómo usan los usuarios las herramientas de corrección, como adiciones al diccionario personalizado, y envía los datos a Microsoft. Al cabo de unos seis meses, la función ya no envía datos a Microsoft y elimina el archivo de recopilación de datos del ordenador del usuario. De forma predeterminada, esta función está habilitada si los usuarios acceden a participar en el programa para la mejora de la experiencia del usuario (CEIP).

  Si su organización cuenta con directivas que gobiernan el uso de recursos externos, como el CEIP, las personas que usen la función para la mejora de la experiencia del usuario puede que estén violando estas directivas. Si deshabilita esta configuración de directiva, la característica Ayudar a mejorar las herramientas de corrección no recopila información de uso de la herramienta de corrección y no la transmite a Microsoft. Si no configura esta configuración de directiva, el comportamiento es el mismo que establecer la directiva en "Habilitado".

• Impacto: si habilita esta configuración, los usuarios participan en el CEIP. Aunque esta función no recoge información personal de forma intencionada, puede que en el contenido enviado se incluyan elementos marcados como errores gramaticales u ortográficos, como nombres propios y números de cuenta. Pero los números (números de cuenta, direcciones y números de teléfono) se convierten en cero al recopilar los datos. Microsoft usa esta información solo para mejorar la efectividad de las herramientas de corrección de Office, no para identificar usuarios.

• Instruccionesla mayoría de las organizaciones habilitan esta configuración, se trata de la configuración recomendada. Las organizaciones con un entorno de seguridad altamente restrictivo, o un entorno de seguridad que restringe el acceso a Internet, normalmente deshabilitan esta configuración.

Opciones de privacidad relacionadas

Muchas otras opciones de configuración están relacionadas con la divulgación de privacidad en las aplicaciones de Office 2016. Si va a cambiar las opciones de privacidad porque tiene un entorno de seguridad especial, es posible que quiera evaluar la siguiente configuración:

• Proteger los metadatos del documento para archivos protegidos con contraseña Esta configuración determina si los metadatos se cifran al usar la función Cifrar con contraseña.

• Proteger metadatos del documento para los archivos XML abiertos de Office con derechos administrados Esta configuración determina si los metadatos se cifran al usar la función Restringir permisos por personas.

• Advertir antes de imprimir, guardar o enviar un archivo con comentarios o control de cambios Esta configuración determina si los usuarios reciben una advertencia sobre los comentarios y el control de cambios antes de imprimir, guardar o enviar un documento.

• Mostrar la revisión oculta Esta configuración determina si el control de cambios está visible al abrir un documento.

• Evitar que se ejecuten los inspectores de documentos Esta configuración le permite deshabilitar los módulos del inspector de documentos. Los módulos del inspector de documentos están disponibles en varias aplicaciones de Office desde Office 2007, y permiten que los usuarios eliminen información personal y oculta de los documentos de Office.

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