Desarrollo del plan de archivo (Office SharePoint Server)

En este artículo:

• Acerca de los registros, documentos activos y documentos archivados

• Determinación de qué es un registro

• Consecución del plan de archivo

El plan de archivo es el documento principal de la planeación de la administración de registros. Aunque los planes de archivo pueden variar entre las organizaciones, normalmente:

• Describen los tipos de elementos que la organización reconoce como registros.

• Describen la categoría más amplia de registros a la que pertenecen los elementos.

• Indican dónde se almacenan los registros.

• Describen los períodos de retención de registros.

• Definen quién es el responsable de administrar los distintos tipos de registros.

Acerca de los registros, documentos activos y documentos archivados

Antes de que pueda determinar el plan de archivo, debe entender las diferencias entre registros, documentos activos y documentos archivados.

• Registros   Éstos son documentos u otras entidades físicas u electrónicas que actúan como prueba de las actividades o transacciones realizadas por la organización. Se deben conservar durante un determinado período de tiempo para que se puedan presentar si es necesario, por ejemplo, en el caso de que se descubran disposiciones legales o regulatorias.

  Cuando se declara que un documento activo es un registro, se traslada o copia en un lugar protegido, como un lugar físico o un repositorio de registros electrónicos y se asigna un período de retención que especifica cuánto tiempo lo mantendrá la organización. (Tenga en cuenta que el período de retención podría ser permanente, lo que significa que el registro se conservaría de forma indefinida.) Cuando el período de retención de un registro expira, un administrador de registros lo elimina o mueve a un archivo para mantenerlo a salvo como un documento de interés histórico.

• Documentos activos   Éstos son documentos en uso, como los mensajes de correo electrónico en la bandeja de entrada de un trabajador de la información, las especificaciones impresas de un producto que están en el escritorio de alguien, los documentos de una biblioteca de documentos, o las páginas de un sitio web corporativo. Se espera que los documentos activos cambien, se copien y se compartan a lo largo del tiempo, y que normalmente se muevan en la organización.

  Los documentos activos pueden declararse como registros si sirven como prueba de una actividad o transacción realizada por la organización. Por ejemplo, si su organización proporciona un servicio que incluye el envío de contenido a un cliente, dicho contenido se convierte en un registro de la entrega del servicio y debe conservarse una copia del documento. Algunos tipos de documentos activos nunca se convertirán en registros; por ejemplo, no se puede clasificar como un registro un mensaje de correo electrónico enviado entre compañeros de trabajo para acordar dónde reunirse para el almuerzo.

  En algún momento del ciclo de vida de un documento, éste deja de estar activo. Por ejemplo, cuando se presenta a un cliente un documento que se ha de entregar, ya no sería necesario administrar este contenido como un registro activo. Pero si el documento es un registro, debe ser guardado y protegido durante un determinado período de retención.

• Documentos archivados   Éstos son documentos que ya no están activos, pero no son registros (ya sea porque ya no tienen que retenerse o porque nunca se clasificaron como registros). Los documentos archivados los conserva una empresa por razones no legales, como a modo de historial.

Determinación de qué es un registro

Determinar qué documentos activos de su organización podrían ser declarables como registros requiere la colaboración de administradores de registros, abogados, directores de cumplimiento y administradores de contenido. Tenga en cuenta que, incluso si su empresa no se encuentra en un sector muy regulado, hay leyes generales (como la Ley Sarbanes-Oxley de 2002) que deben conocer los administradores de registros que podrían obligar a su empresa a retener los registros. Junto con el derecho empresarial, debe evaluar los requisitos legales específicos de su organización.

El objetivo de este artículo sólo es proporcionar información general acerca de cómo determinar qué es un registro en la organización. Lo más probable es que su empresa ya esté llevando a cabo algún tipo de administración de registros, que haya completado la mayoría de las funciones de administración de registros que necesite y que ya tenga una taxonomía de registros.

Generalmente, para determinar qué son registros en su organización:

1. Debe conocer cuáles son las obligaciones legales de su empresa y sus necesidades profesionales.

2. En un esfuerzo de colaboración en las divisiones de su organización, debe analizar el uso de documentos activos.

3. Debe elaborar una lista de tipos de documentos activos que deben convertirse en registros. Por ejemplo, puede determinar que los siguientes elementos deben retenerse como registros:

   • Contratos para alquilar espacios corporativos.

   • Documentos relacionados con los beneficios de los empleados.

   • Documentos relacionados con la investigación y el desarrollo de productos.

4. Clasifique los registros.

Aquí se muestra una hoja de trabajo de ejemplo:

Consecución del plan de archivo

Después de determinar qué documentos deben retenerse como registros y crear un conjunto de categorías de registro, complete el plan de archivo mediante la definición de períodos de retención para cada categoría de registro, indicando cómo eliminar los registros cuando sus períodos de retención hayan caducado y proporcionando otra información como el administrador de los registros principal de cada tipo de registro y el medio en el que ha de almacenarse el registro.

A continuación se incluye un plan de archivo de ejemplo completado:

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo con este artículo como ayuda para planear la implementación:

• Hoja de trabajo de categorías de registro (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0xC0A) (en inglés)

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.