Planeación de audiencias e identificación de contenido (SharePoint Server 2010)

 

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

Las audiencias forman parte de una aplicación de servicio de perfiles de usuario que permite a las organizaciones dirigir contenido a los usuarios en función de su trabajo o tarea. Las audiencias se pueden definir por uno de los siguientes elementos:

  • Pertenencia a una lista de distribución

  • Pertenencia a un grupo de seguridad de Windows

  • Ubicación en estructura organizativa de los informes

  • Por propiedades públicas en perfiles de usuario

También puede dirigir contenido mediante grupos de SharePoint para dirigir contenido en elementos web.

En este artículo se describe la arquitectura de las audiencias y la identificación de contenido, y las decisiones clave que se deben tomar al planear el uso de las audiencias para una organización. No se explica cómo planear perfiles de usuario ni la seguridad de sitios y contenido. Para obtener más información, vea Planeación de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010) y Planeación de la seguridad de sitios y contenido (SharePoint Server 2010).

Nota de seguridadSecurity Note
No use audiencias como sustituto de la configuración de permisos para usuarios y grupos de SharePoint. Para obtener más información, vea Planeación de la seguridad de sitios y contenido (SharePoint Server 2010).

En este artículo:

  • Requisitos previos

  • ¿Qué son las audiencias?

  • Planear audiencias

  • Planear identificación de contenido

  • Ejemplo: configurar audiencias para un sitio de personalización

  • Hoja de cálculo

Requisitos previos

Los administradores deben planear audiencias como parte del sistema de administración de perfiles de usuario. Antes de planear las audiencias, deben haberse completado las siguientes planeaciones:

¿Qué son las audiencias?

Microsoft SharePoint Server 2010 admite dos tipos de audiencias:

  • Audiencias globales   Las audiencias globales se definen mediante las propiedades de una aplicación de servicio de perfiles de usuario. Las audiencias globales se definen mediante relaciones (estructura de informes) y mediante otras propiedades.

  • Listas de distribución y grupos de seguridad de Windows   Los grupos de seguridad de Windows que están disponibles al crear audiencias son los que se importan al sincronizar los perfiles de usuario con la aplicación de servicio de perfiles de usuario.

    Las listas de distribución que están disponibles al crear audiencias son las que se importan al importar perfiles de usuario en la aplicación de servicio de perfiles de usuario.

    Para obtener más información acerca de cómo incluir grupos de seguridad y listas de distribución en la aplicación de servicio de perfiles de usuario, vea Planeación de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010).

Nota

Si bien los grupos de SharePoint se pueden usar con elementos web para dirigir contenido, no pueden usarse para definir audiencias.

Una audiencia se define mediante una colección de una o varias reglas de audiencia y en función de si todas las reglas de audiencia, o solo una, deben cumplirse al evaluar la pertenencia. Una regla de audiencia puede basarse en la pertenencia a un grupo de seguridad de Windows, la pertenencia a una lista de distribución, la posición en una jerarquía organizativa o una propiedad de perfil de usuario. Para definir cada regla de audiencia, debe seleccionar un operando, un operador y un valor. A continuación se muestra un ejemplo de una regla de audiencia basada en la pertenencia a un grupo de seguridad de Windows:

Elemento Valor

Operando

Usuario

Operador

Miembro de

Valor

Ventas

Una vez definida una audiencia, debe compilarse de forma periódica debido a que las propiedades de perfil de usuario subyacentes y la pertenencia a grupos y servicios de directorio pueden cambiar frecuentemente. Un administrador debe programar el trabajo del temporizador que controlará cuándo se compilarán las audiencias.

Planear audiencias

Al planear audiencias durante la implementación inicial, el objetivo debe ser buscar el conjunto más pequeño posible de audiencias clave en función de los siguientes criterios:

  • Una evaluación de las necesidades de contenido de la organización

  • La arquitectura de la información de los sitios y las colecciones de sitios

  • Los usuarios que están asociados a cada colección de sitios

Se recomienda seguir este proceso para planear audiencias en una implementación inicial:

  1. Registre el propósito central de cada sitio y colección de sitios.

    En general, cada colección de sitios tiene un conjunto preciso de procesos de negocio asociados a determinados grupos de usuarios.

  2. Determine el menor número de audiencias que puedan permitirle dirigir contenido según sea necesario.

    Puede resultar conveniente comenzar por la identificación de los requisitos del entorno existente. Por ejemplo, en equipos de trabajo existentes, en proyectos entre grupos, en procesos de negocio clave y en la estructura del sitio puede encontrar grupos de usuarios que pueden convertirse en audiencias.

  3. Registre todas las listas de distribución y grupos de SharePoint existentes, y asígnelos según las necesidades de su audiencia.

  4. Identifique las audiencias adicionales que deben definirse.

    Es posible que pueda crear las audiencias que desea a partir de listas de distribución y grupos de seguridad de Windows. Sin embargo, es habitual que se requieran audiencias adicionales definidas mediante propiedades de perfil de usuario.

    La planeación de audiencias también puede ayudarle a encontrar diferencias en planes de perfiles de usuario y grupos de distribución. Para admitir una audiencia específica, es posible que deba agregar más propiedades de perfil o grupos de distribución.

  5. Identifique los grupos de SharePoint adicionales que deben definirse.

    Al determinar qué elementos web se dirigirán a audiencias o grupos de SharePoint, es posible que encuentre diferencias en planes de grupos de SharePoint. Para admitir un destino específico, es posible que deba agregar más grupos de SharePoint.

Al finalizar el proceso de planeación de la audiencia, debería contar con una lista de audiencias que satisfaga las necesidades de los grupos de usuarios que usan cada colección de sitios.

Planear identificación de contenido

Con el fin de usar las audiencias para dirigir contenido, los administradores del servicio de perfiles de usuario y los administradores del sitio deben decidir qué elementos de sitio se van a usar en cada sitio. Los administradores del servicio de perfiles de usuario y los administradores del sitio deben trabajar en colaboración para garantizar que se proporcione una experiencia coherente para las audiencias de los sitios y colecciones de sitios.

Una vez definidos, se pueden usar las audiencias para dirigir el contenido de los siguientes modos:

  • Para aplicaciones cliente de Microsoft Office 2010, un administrador del servicio de perfiles de usuario puede definir los vínculos que se mostrarán en las ubicaciones de SharePoint y establecer las audiencias que podrán ver cada vínculo.

  • En Mis sitios, un administrador del servicio de perfiles de usuario puede establecer las audiencias de los vínculos de navegación de Mi sitio que aparecerán en la barra superior.

  • Para escenarios de Mi sitio donde los usuarios deben tener acceso a una o varias ubicaciones de host de Mi sitio adicionales, un administrador del servicio de perfiles de usuario puede administrar una lista de ubicaciones de host de Mi sitio de confianza y, a continuación, dirigir cada ubicación de confianza a las audiencias que necesitan verla.

    En un entorno con varias ubicaciones de host de Mi sitio, las audiencias también determinan en qué ubicación de host de Mi sitio de confianza se creará un Mi sitio.

  • En un entorno con una aplicación de servicio de perfiles de usuario y audiencias configuradas, los administradores del sitio pueden usar elementos web para dirigir contenido por audiencia.

  • Los administradores del sitio pueden usar grupos de SharePoint para dirigir contenido a elementos web tanto en entornos en los que se ejecuta una aplicación de servicio de perfiles de usuario como en entornos en los que esta aplicación no se ejecuta.

Dirigir vínculos de la aplicación cliente de Office

Los administradores del servicio de perfiles de usuario controlan los vínculos que se muestran en la lista de SharePoint de las aplicaciones cliente de Office al abrir o guardar archivos y establecen las audiencias que podrán ver cada vínculo. De forma predeterminada, los mismos vínculos a aplicaciones clientes de Office 2010 aparecen para todos los usuarios de la aplicación de servicio de perfiles de usuario. Los vínculos son mucho más útiles cuando se dirigen a audiencias.

Entre los ejemplos de vínculos que pueden publicarse en aplicaciones cliente se incluyen los siguientes:

  • Sitios, incluidos sitios de grupo, sitios de portal y áreas de trabajo del proyecto.

  • Bibliotecas de conexiones de datos.

  • Bibliotecas de documentos o repositorios de documentos.

Dirigir vínculos de sitios de personalización (vínculos de navegación de Mi sitio)

Los vínculos que se muestran en las páginas de Mi sitio en la barra de navegación superior (vínculos de sitios de personalización) pueden dirigirse a audiencias específicas. Los administradores del servicio de perfiles de usuario controlan los vínculos que se muestran en la barra de navegación de Mi sitio y establecen las audiencias que pueden ver cada vínculo. En muchos casos, un vínculo puede ser relevante solo para un grupo de una organización, pero no para todos.

Dirigir ubicaciones de host de Mi sitio de confianza

En algunos casos, como es el caso de una implementación global con servicios compartidos distribuidos geográficamente, algunos usuarios pueden tener acceso a una o varias ubicaciones de host de Mi sitio. Los administradores del servicio de perfiles de usuario de cada aplicación de servicio administran una lista de ubicaciones de host de Mi sitio de confianza y, a continuación, dirigen cada ubicación a las audiencias de usuarios que deben ver esas ubicaciones. En un entorno con varias ubicaciones de host de Mi sitio, las audiencias también determinan en qué ubicación de host de Mi sitio de confianza se creará un Mi sitio para un usuario específico.

Debido a que las ubicaciones de host de Mi sitio de confianza se procesan por orden de prioridad dentro de la lista, los usuarios ven la información personalizada que es más importante para el Mi sitio que están visualizando. Además, la información de personalización está disponible aunque las aplicaciones de servicio individuales no lo estén. Las implementaciones con una sola aplicación de servicio de perfiles de usuario no necesitan esta característica.

Para obtener más información, vea Planeación de Mis sitios (SharePoint Server 2010).

Dirigir elementos web

Es posible dirigir cualquier elemento web a un conjunto específico de audiencias mediante la adición de esas audiencias al cuadro Audiencias de destino de la sección Avanzadas del panel de herramientas de elementos web.

Nota

Si bien no se pueden usar grupos de SharePoint para definir audiencias, sí pueden seleccionarse como audiencias en el cuadro Audiencias de destino.

Entre los elementos web que se suelen usan con audiencias para dirigir contenido se incluye el elemento web Contenido por consulta. El elemento web Contenido por consulta puede dirigir contenido mediante las siguientes maneras:

  • Agrupación de los resultados por audiencia.

  • Presentación de los elementos de lista de varios niveles jerárquicos.

  • Presentación de los elementos de lista a audiencias específicas.

Otro grupo de elementos web que suele usarse con audiencias son los filtros. Los filtros se pueden conectar a otros elementos web para mostrar solo los resultados en función de ciertas propiedades, como la audiencia. Los filtros normalmente se conectan a elementos web de datos profesionales para permitir que los usuarios dirijan datos profesionales en función de la audiencia.

Ejemplo: configuración de audiencias para un sitio de personalización

Varios usuarios que informan al mismo administrador usan un sitio que proporciona una vista personalizada de datos profesionales clave. Para que el sitio esté disponible en mayor medida, un administrador del servicio de perfiles de usuario definió en primer lugar una audiencia en función del operando Usuario y del operador Informa en. A continuación, el administrador creó un vínculo de sitio de personalización para el grupo que usa el sitio. A medida que se incremente el uso del sitio, el administrador del servicio de perfiles de usuario realizará los siguientes cambios (después de comprobar que la pertenencia a la audiencia esté configurada para cumplir con las reglas pertinentes):

  • Cuando otro grupo comienza a usar el sitio, se agrega una segunda regla de audiencia en función del operando Usuario y de un valor Informa en distinto.

  • Los usuarios de una lista de distribución también comienzan a usar el sitio de personalización. Para adaptarlos, se agrega una nueva regla de audiencia en función del operando Usuario, el operador Miembro de y el valor de una lista de distribución que contenga estos usuarios adicionales.

  • Más adelante, el administrador de una sucursal solicita que se otorgue a su personal acceso al sitio de personalización. El administrador crea una nueva regla de audiencia con el operando Propiedad mediante la propiedad Oficina.

  • Por último, se pide al administrador que otorgue acceso al sitio de personalización a todos los analistas financieros. El administrador crea otra regla de audiencia, en función de la propiedad Título.

Hoja de cálculo

Descargue una versión en Excel de la Hoja de cálculo de identificación de contenido y audiencia para SharePoint Products 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=214814&clcid=0xC0A). Use esta hoja de cálculo para planear la identificación de contenido y audiencia.