Introducción a la administración de registros (SharePoint Server 2010)
Se aplica a: SharePoint Server 2010
Última modificación del tema: 2016-11-30
En este artículo:
Elementos de un sistema de administración de registros
Introducción a la planeación de la administración de registros
Elementos de un sistema de administración de registros
Un registro es un documento u otra entidad electrónica o física de una organización que sirve como prueba de una actividad o transacción realizada por la organización y que necesita ser conservado o retenido durante un período de tiempo. La administración de registros es el proceso por el que una organización:
Determina qué tipos de información deben considerarse registros.
Determina cómo los documentos activos que se convertirán en registros deben administrarse mientras están en uso y cómo deben recolectarse una vez declarados como registros.
Determina de qué manera y durante cuánto tiempo cada tipo de registro debe conservarse para cumplir los requisitos de las disposiciones regulatorias, de empresa o legales.
Investiga e implementa soluciones tecnológicas y procesos de negocio para ayudar a garantizar que la organización cumple con sus obligaciones de administración de registros de una forma rentable y no intrusiva.
Realiza tareas relacionadas con los registros, tales como la eliminación de registros expirados o caducados, o el almacenamiento y la protección de registros relacionados con eventos externos tales como demandas.
Es responsabilidad de los agentes que se encargan del cumplimiento de las regulaciones corporativas, de los administradores de registros y de los abogados determinar qué documentos y otros elementos físicos o electrónicos de la organización son registros. Al clasificar cuidadosamente todo el contenido de la empresa en la organización, ellos pueden ayudarle a garantizar que los documentos se retengan durante el período de tiempo correcto. Un sistema de administración de registros diseñado adecuadamente ayuda a proteger una organización de manera legal, ayuda a la organización a demostrar el cumplimiento de las obligaciones normativas y aumenta la eficacia de la organización al favorecer la eliminación de elementos obsoletos que no son registros.
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Un sistema de administración de registros incluye los siguientes elementos:
Un análisis de contenido que describe y clasifica el contenido de la empresa que puede convertirse en registros, proporciona ubicaciones de origen y describe cómo se desplazará el contenido a la aplicación de administración de registros.
Un plan de archivos que indica, para cada clase de registro de la empresa, dónde deben conservarse como registros, las directivas que se aplican a estos, cuánto tiempo deben conservarse, cómo deben eliminarse y quién es responsable de su administración.
Un documento de requisitos de conformidad que define las reglas que deben seguir los sistemas de TI de la organización para garantizar el cumplimiento de la normativa y los métodos que se usan para garantizar la participación de los integrantes del grupo de la empresa.
Un método para recopilar los registros que ya no están activosde todos los orígenes de registros, tales como servidores de colaboración, servidores de archivos y sistemas de correo electrónico.
Un método para auditar registrosmientras están activos.
Un método para capturar metadatos de registros e historiales de auditorías y mantenerlos.
Un proceso para suspender registros (suspender su disposición) cuando se producen eventos tales como litigios.
Un sistema para supervisar y crear informes sobre el control de registroscon el fin de asegurarse de que los empleados los están archivando, están teniendo acceso a los mismos y los están administrando de acuerdo con las directivas y los procesos definidos.
Microsoft SharePoint Server 2010 incluye características que pueden ayudar a las organizaciones a implementar sistemas y procesos de administración de registros integrados.
Información general acerca de la planeación de la administración de registros
En este tema se describen los pasos de planeación que deben seguirse para ayudar a garantizar que el sistema de administración de registros que se implemente basado en SharePoint Server 2010 logre los objetivos de la administración de registros de la organización. A continuación se ofrece una vista previa del proceso de planeación de la administración de registros:
Identificar roles de administración de registros Una administración de registros satisfactoria requiere roles especializados tales como:
Administradores de registros y agentes que se encargan de garantizar el cumplimiento de directivas para clasificar los registros de la organización y ejecutar el proceso de administración de registros.
Personal de TI para implementar los sistemas que admiten de una manera eficaz la administración de registros.
Administradores de contenido para identificar dónde se guarda la información de la organización y para garantizar que los equipos sigan los procedimientos de administración de registros.
Analizar el contenido de la organización Antes de crear un plan de archivos, los administradores de registros y los administradores de contenido realizan una encuesta sobre el uso de documentos en la organización para determinar qué documentos y otros elementos pueden convertirse en registros.
Desarrollar un plan de archivos Una vez analizado el contenido de la organización y determinadas las programaciones de retención de contenido, rellene el resto del plan de archivos. Los planes de archivos difieren en función de la organización, pero en general describen los tipos de elementos que la empresa reconoce como registros, indican dónde se almacenan, describen sus períodos de retención y proporcionan información adicional, como quién es responsable de su administración y a qué categoría más amplia pertenecen los registros.
Desarrollar programaciones de retención Para cada tipo de registro, determine cuándo va a dejar de estar activo (en uso), cuánto tiempo debería conservarse después y cómo debería eliminarse al final.
Evaluar y mejorar los procedimientos de administración de documentos Asegúrese de que se apliquen las directivas obligatorias en los repositorios de documentos. Por ejemplo, asegúrese de que el contenido se audite correctamente para que puedan conservarse las auditorías adecuadas junto con los registros.
Diseñar la solución de administración de registros Determine si se va a crear un archivo de registros, para administrar los archivos en contexto, o si se usará una combinación de los dos métodos. En función del plan de archivos, diseñe el archivo de registros o determine cómo usar los sitios existentes para que contengan registros. Defina los tipos de contenido, bibliotecas, directivas y, cuando sea necesario, los metadatos que determinan la ubicación a la que se debe redirigir un documento.
Planear cómo se convierte el contenido en registro Si usa SharePoint Server 2010 para la administración de documentos activos y para la administración de registros, puede crear flujos de trabajo personalizados para mover los documentos a un archivo de registros. Si usa SharePoint Server 2010 o un sistema de administración de documentos externo, puede planear y desarrollar interfaces que muevan contenido de esos sistemas al archivo de registros o que declaren un documento como registro, pero no lo muevan. También debe crear un plan de aprendizaje para enseñar a los usuarios a crear registros y trabajar con éstos.
Planear la integración de correo electrónico Determine si va a administrar registros de correo electrónico dentro de SharePoint Server 2010 o dentro de la propia aplicación de correo electrónico.
Planear el cumplimiento del contenido social Si la organización usa medios sociales, como blogs, sitios wiki o Mis sitios, determine cómo se convertirá en registro este contenido.
Planear la documentación y los informes de conformidad Para comprobar si la organización realiza los procedimientos de administración de registros obligatorios y para comunicar estos procedimientos, debe documentar los planes y procesos de administración de registros. Si la empresa participa en procesos judiciales relacionados con registros, es posible que necesite crear estas instrucciones de administración de registros, planes de implementación y métricas de eficacia.
See Also
Concepts
Creación de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010
Planeación de la recopilación de registros (SharePoint Server 2010)