Planeación de usuarios y perfiles de usuario

En este artículo:

• Acerca de los usuarios y los perfiles de usuario

• Planeación de conexiones a servicios de perfiles

• Planeación de propiedades de perfil de usuario

• Planeación de usuarios y relaciones

• Planeación de directivas

• Planeación de la búsqueda de usuarios

• Planeación de la funcionalidad de personalización adicional

• Hojas de trabajo

La información acerca de los usuarios de la organización se almacena en los perfiles de usuario, en los servicios de perfiles. Los servicios de perfiles los administra un administrador de servicios que dispone de permisos adicionales que no están disponibles para los administradores de proveedores de servicios compartidos (SSP). Los administradores de los servicios importan la información acerca de los usuarios desde servicios de directorio, tales como el servicio de directorio de Active Directory y el Protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP).

Al planear una implementación inicial de Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe planear las conexiones entre los servicios de directorio y los servicios de perfiles, planear las propiedades de perfiles de usuario, planear las directivas para mostrar y cambiar los perfiles de usuario, y planear cómo otras características de personalización tales como los sitios personalizados usarán los perfiles de usuario.

Acerca de los usuarios y los perfiles de usuario

Para poder personalizar los sitios y el contenido de la organización, primero debe saber quiénes son los usuarios que forman parte de la organización, cómo colaboran y qué información desean obtener los unos de los otros.

La información acerca de los usuarios puede proceder de productos y tecnologías de Microsoft, como Microsoft Exchange, Active Directory y Microsoft SQL Server. Puede provenir de estándares del sector para el seguimiento de personas, como LDAP. También puede provenir de aplicaciones de línea de negocio, como SAP. Esto permite reunir todas las propiedades de estos diversos orígenes para crear perfiles de usuario unificados y coherentes en toda la organización.

Las propiedades y los datos de estos orígenes se almacenan en perfiles de usuario que son administrados por servicios de perfiles. Los perfiles de usuario identifican las conexiones entre los usuarios, tales como administradores comunes, grupos de trabajo, pertenencia a grupos y sitios. De este modo, la relación entre los usuarios de la organización puede usarse para fomentar una colaboración más eficaz con los compañeros y entre los equipos. Esta colaboración incluye la capacidad de los usuarios de encontrarse mediante el uso de características de búsqueda específicas del usuario.

Los perfiles de usuario y sus propiedades sirven también para implementar características de personalización, como crear Mis sitios y la identificación de contenido. Los perfiles de usuario son algo más que simples agrupaciones de propiedades sobre usuarios de la organización que se han importado y personalizado. Las propiedades también se usan en la página pública de Mi sitio para mostrar información acerca de las relaciones de cada usuario con otros usuarios y con el contenido de la organización. También hay que mencionar la lista de documentos compartidos por cada usuario y las directivas que definen cómo se muestra y comparte la información acerca de los usuarios.

El perfil público de cada usuario incluye secciones que contienen la siguiente información:

• Propiedades   Algunas de estas propiedades son públicas y aparecen en la página de perfil público, pero muchas sólo están visibles para los administradores. Los administradores de SSP son los únicos usuarios que pueden ver y modificar todas las propiedades de perfil de usuario en el nivel de SSP. Los administradores de colección de sitios pueden ver valores de propiedades en el nivel de SSP en la lista de información de usuario de la colección de sitios, pero no pueden modificar perfiles ni propiedades de usuario reales. Pueden modificar las propiedades de nivel de sitio que se incluyan en la lista de información de usuario, pero no se agregan a los perfiles de usuario almacenados en los servicios de perfiles.

• Redes sociales   Incluye los sitios, las listas de distribución y las pertenencias a grupos de seguridad para el usuario, y una sección independiente que enumera los compañeros actuales del usuario. Al ver el perfil público de otra persona, los usuarios también pueden ver los compañeros que tienen en común con ese usuario.

• Documentos   Lista de documentos compartidos para el usuario, incluidos los documentos de todos los sitios de los que el usuario es miembro, organizados en fichas por sitio.

• Directivas   Está disponible sólo para los administradores a menos que éstos concedan a los usuarios la capacidad de reemplazar determinadas directivas. Esta sección se usa para establecer cómo se muestra la información de otras secciones y quiénes pueden verla.

Todas estas características se presentan para fomentar la colaboración y reforzar las conexiones entre los usuarios de la organización. Una revisión rápida del perfil público indica al usuario que ve la información quién es alguien, en qué están trabajando y con quién trabajan. También permite a los administradores tomar decisiones acerca de quién puede ver toda esta información y cómo se comparte. Una buena planeación para los usuarios y la personalización consiste en pensar cuál es la mejor manera de implementar Office SharePoint Server 2007 para presentar de una manera eficaz toda esta información. Esta información debe incluir:

• Una lista de los orígenes de conexión para los perfiles de usuario, incluidos Active Directory, LDAP y aplicaciones de empresa, como SAP o Siebel, que hacen un seguimiento de los usuarios. Se incluye la ubicación, el tipo de autenticación, las cuentas y cualquier otra información necesaria para conectar los servicios de perfiles con cada origen.

• Una lista de las características de los usuarios que están disponibles en los perfiles de usuario, junto con la configuración de directiva, la directiva de acceso predeterminada y las directivas de sustitución y replicación para cada característica.

• Una lista de propiedades de perfil de usuario administrada por el administrador de SSP, junto con la misma información de directiva usada para las características. Agregue columnas para cada origen de conexión para registrar las asignaciones de propiedad que desea usar.

• Una lista de sitios de portal y colecciones de sitios y una nota que registra quién planea las propiedades de la lista de información del usuario para cada colección de sitios.

• Si el administrador de SSP planea las propiedades de usuario en el nivel de colección de sitios, registre una lista de propiedades y decida si es mejor almacenarlas en el perfil de usuario de modo que estén disponibles para las colecciones de sitios a través del SSP o si se agregarán más adelante a la lista de información de usuario de una colección de sitios. Las propiedades de las listas de información de usuario de una colección de sitios se basan en propiedades replicadas de los perfiles de usuario, pero no están conectadas a los perfiles de usuario. Las propiedades agregadas a la lista de información no se almacenan en el perfil de usuario. Estas propiedades no se importan, por lo que no es necesario preocuparse de cómo planear las asignaciones de propiedades.

  Actividad de hoja de trabajo
  Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar esta información.

Planeación de conexiones a servicios de perfiles

Los servicios de perfiles se usan para conectar las propiedades de los orígenes de datos que están basadas en el usuario, tales como las aplicaciones de línea de negocio y los servicios de directorio (principalmente Active Directory y LDAP), con los perfiles de usuario y las propiedades que habilitan muchas de las características de Office SharePoint Server 2007.

Los servicios de perfiles están disponibles en las páginas de administración de SSP. Desde el vínculo Importar conexiones de la página de administración Perfiles de usuarios y propiedades, puede conectarse directamente a Active Directory o LDAP para importar los perfiles de usuario desde estos orígenes a Office SharePoint Server 2007. Los administradores de los servicios seleccionan las propiedades de servicios de directorio para importar perfiles de usuarios.

También puede agregar las propiedades de datos profesionales que contienen información acerca de los usuarios a perfiles de usuarios existentes mediante la conexión al Catálogo de datos profesionales, la selección de una entidad relevante en una aplicación de datos profesionales registrada y la asignación de esa entidad a una propiedad de perfil existente o su adición como una nueva propiedad. Estas propiedades aumentan los perfiles existentes importados desde los servicios de directorio. No puede crear ni importar totalmente nuevos perfiles de usuarios desde el Catálogo de datos profesionales.

Puede importar las propiedades de todos estos orígenes a los perfiles de usuario mediante la conexión con el servicio o la base de datos correspondiente y la asignación del identificador único de cada propiedad del servicio compartido al identificador único de la propiedad correspondiente en la aplicación de empresa. Estas conexiones pueden realizarse independientemente del método de autenticación usado por la aplicación de empresa.

El servicio mantiene las conexiones con las aplicaciones de empresa relevantes y actualiza las propiedades de perfiles de usuario durante importaciones programadas periódicamente desde todos los orígenes de datos relevantes. Sin embargo, los datos no se exportan, por lo que la base de datos de perfiles de usuarios no puede sobrescribir las bases de datos de origen.

La planeación de los perfiles de usuario consiste en comenzar con las propiedades predeterminadas de los perfiles de usuario en Office SharePoint Server 2007, identificar las conexiones a los servicios de directorio que necesite para complementar esas propiedades con la información acerca de los usuarios que ya tiene y tener en cuenta otros datos profesionales que le permitan conectar los usuarios a las aplicaciones de línea de negocio. El principio clave de la planeación es la coherencia en todos los orígenes de datos para todos los usuarios de la organización.

Los servicios de perfiles le permiten recopilar información acerca de los usuarios de la organización a través de los servicios de directorio y aplicaciones de empresa para que siempre tenga disponible información coherente cuando la necesite. La información acerca de los usuarios se sincroniza en la implementación con todos los sitios de colecciones que usan el mismo SSP. Esta información también puede ser usada por características de personalización para aumentar el valor de la colaboración y las relaciones en la organización.

Planeación de propiedades de perfil de usuario

Los perfiles de usuario y las propiedades están disponibles para los administradores en la sección Perfiles de usuario y Mis sitios de la página Administración de servicios compartidos. Los perfiles de usuario pueden verlos los demás desde la página de perfil público de Mi sitio de cada usuario.

Cada sitio que usa el mismo SSP recibe el mismo conjunto básico de propiedades del almacén de perfiles de usuario y las muestra en la lista de información sobre los usuarios del sitio. Los administradores de SSP pueden agregar propiedades adicionales a la lista de información de usuario en todas las colecciones de sitios que usan el mismo SSP. Los administradores de cada colección de sitios no pueden agregar propiedades a los perfiles de usuario, pero se puede agregar propiedades a la lista de información información de usuario para determinados usuarios en función de sus necesidades profesionales. Cuando planee los perfiles de usuario, debe tener en cuenta varios factores:

• ¿Cuáles son los servicios de directorio planeados y existentes? Estos servicios formarán la base para los perfiles de usuario. Decida qué propiedades se van a usar para los perfiles de usuario principales, basándose en aquéllas que son relevantes en toda la organización (o en el SSP de una organización que tiene varios conjuntos de servicios compartidos). Son esenciales las propiedades que se pueden usar al buscar usuarios, al crear las audiencias que permitirán orientar el contenido y al establecer las relaciones entre los compañeros y grupos de trabajo. Primero revise la lista de propiedades en los servicios de directorio, continúe con la lista de propiedades predeterminadas que Office SharePoint Server 2007 proporciona y modifique esa lista de acuerdo con estas consideraciones.

  Actividad de hoja de trabajo
  Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar las propiedades planeadas.

• ¿Qué aplicaciones de línea de negocio usa que tengan información acerca de los usuarios? ¿Qué propiedades se pueden asignar a las propiedades de los servicios de directorio?

  Actividad de hoja de trabajo

  Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar estas asignaciones y anote qué asignaciones deben tener prioridad si existe un conflicto. Asegúrese de agregar las aplicaciones de línea de negocio a la lista de aplicaciones de empresa que deben estar registradas en el Catálogo de datos profesionales e intégrelas en la planeación de la inteligencia empresarial.

• En función de su plan de inteligencia empresarial, ¿qué otras propiedades de las aplicaciones de empresa no relacionadas con el usuario pueden resultar útiles para los usuarios de la organización? Puede usar estas propiedades en elementos web personalizados para orientar los datos profesionales en función de las audiencias.

  Actividad de hoja de trabajo
  Use la hoja de trabajo de creación de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar esta información.

• ¿Cuántos registros de usuarios piensa importar desde todos los orígenes, y con qué frecuencia desea programar las importaciones? La frecuencia de las importaciones programadas dependerá del número de registros, la intensidad con la que use las características de personalización y cuándo puede programar las importaciones para tener el menor impacto en el rendimiento y la disponibilidad. Ofrezca a sus administradores de TI esta información para que puedan incluirla en su planeación de la implementación.

• ¿Qué propiedades de perfil de usuario de nivel de sitio prevé? En algunas organizaciones, esto puede dictarse de forma centralizada. En otras organizaciones, esta decisión se puede dejar al criterio del administrador de cada colección de sitios.

  Nota

  El perfil público de Mi sitio reemplaza el perfil de usuario de Windows SharePoint Services 3.0 cuando se instala Office SharePoint Server 2007. Si su implementación inicial de Office SharePoint Server 2007 se instala en una instalación de Windows SharePoint Services 3.0, tenga en cuenta que su información de perfil de usuario será reemplazada y deberá planear teniendo esto presente.

Propiedades de perfil de usuario predeterminadas

• Office SharePoint Server 2007 proporciona un conjunto de propiedades predeterminadas. Recomendamos revisar estas propiedades y las directivas que se aplican a las mismas antes de decidir qué cambios desea realizar, qué propiedades desea mantener o quitar y qué propiedades adicionales desea crear. Para obtener más detalles acerca de las directivas y propiedades de perfiles de usuario, vea Propiedades de perfil de usuario adicionales a continuación.

Propiedades de perfil de usuario adicionales

Las propiedades de perfil de usuario predeterminadas y las propiedades importadas desde conexiones a servicios de directorio y aplicaciones de empresa pueden complementarse con información adicional clave sobre el seguimiento de las propiedades que no está disponible desde otros orígenes.

Piense en agregar propiedades en el nivel de SSP o de colección de sitios en función de las necesidades profesionales que haya identificado en sus planes anteriores. Las necesidades profesionales clave a menudo pueden satisfacerse mediante la creación de nuevas propiedades que asocian usuarios con importantes procesos de negocio. Para cada concepto importante de la arquitectura de la información, piense si hay una propiedad personalizada que pueda agregarse a los perfiles de usuario con el fin de vincular a los usuarios de la organización con información acerca del concepto. A continuación, estas propiedades pueden usarlas las búsquedas para encontrar usuarios o las características de personalización para orientar el contenido a los usuarios. Las propiedades no tienen que estar visibles en los perfiles públicos o en Mis sitios, y pueden resultar útiles para la búsqueda o la personalización sin que se muestren en los perfiles públicos o en Mis sitios.

Para limitar el ámbito de su plan, dé prioridad a las oportunidades más importantes para mejorar los perfiles de usuario. Céntrese en agregar propiedades que habiliten necesidades o escenarios profesionales clave para cada colección de sitios. Si la propiedad está relacionada con un proceso de negocio menos central para la colección de sitios, o si la propiedad parece relevante pero no sirve para escenarios específicos, espere hasta que se identifique una necesidad específica durante las operaciones normales en lugar de planear agregar la propiedad durante la implementación inicial. Es posible que no necesite agregar muchas nuevas propiedades, pero vale la pena considerar esto por si existiese cualquier necesidad evidente.

Configuración de listas de opciones de propiedades

Las listas de opciones de propiedades permiten a los administradores de servicios de perfiles sugerir valores aceptables o limitar los valores de cualquier propiedad enumerando las opciones sugeridas o aprobadas, que a continuación se muestran para los usuarios en forma de una lista de valores para la propiedad. Las listas de opciones de propiedades pueden dejar la elección a discreción del usuario, o definir una lista de opciones que se pueden agregar manualmente o importarse desde (o exportarse a) un archivo delimitado por comas. Este último tipo de lista de opciones de propiedades, una lista de opciones de propiedades definida, es un modo eficaz de sugerir valores útiles para una propiedad personalizada. También puede decidir impedir la inclusión de valores irrelevantes mediante la limitación de las opciones a la lista definida.

También puede usar listas de opciones de propiedades para permitir a los usuarios que seleccionen valores para la misma propiedad. Muchos tipos de información sobre los usuarios implican más de un valor. Por ejemplo, puede usar una lista de opciones de propiedades para permitir a los empleados enumerar sus certificaciones profesionales y otras cualificaciones oficiales; todas ellas aparecerán como valores de la propiedad.

A modo de ejemplo sobre cómo usar una lista definida para facilitar la búsqueda de información y fomentar la colaboración, piense en una organización que agregue una propiedad personalizada para áreas de experiencia. El administrador del SSP identifica las 10 áreas de experiencia más importantes y que tienen una mayor relevancia para los usuarios de las colecciones de sitios que usan el SSP. Estas áreas se registran como valores en una lista de opciones de propiedades definidas para la propiedad de área de experiencia. El administrador de la búsqueda asigna las mismas propiedades a las propiedades administradas y los administradores de colecciones de sitios de cada colección de sitios pueden luego identificar los Resultados más probables asociados a las palabras clave de cada área de experiencia. Ahora cuando los usuarios buscan palabras clave habituales, los expertos de cada área relevante aparecerán en la parte superior de los resultados de la búsqueda.

Para obtener más información acerca de cómo usa la búsqueda las propiedades de perfil de usuario, vea Planeación de la búsqueda (Office SharePoint Server).

Planeación de usuarios y relaciones

Las relaciones entre los distintos usuarios de los sitios de la organización se muestran en la página de perfil público de cada usuario y también en cada página principal del sitio personal del usuario. Los administradores de SSP también pueden ver información sobre estas relaciones en los perfiles de usuario almacenados en los servicios de perfiles. La información de estas relaciones incluye:

• Pertenencia a sitios (una vista global de todas las pertenencias de cada usuario)

• Pertenencia a listas de distribución

• Pertenencia a grupos de seguridad (se incluyen de manera predeterminada sólo los grupos que tienen habilitado el correo electrónico).

• Compañeros (que usan el elemento web Mis compañeros y En común con).

Cuando estudia la estructura de las colecciones de sitios, un elemento clave para los sitios es la pertenencia. Los usuarios se pueden agregar como miembros o se pueden incluir en el grupo de miembros de un sitio. Deben proporcionarse sitios para los principales procesos y divisiones de la empresa, y estos sitios deben incluir los usuarios adecuados.

La pertenencia en las listas distribución y los grupos de seguridad existirá para todas las organizaciones excepto las más recientes. El período de planeación de Office SharePoint Server 2007 es un buen momento para revisar los permisos de usuario y grupo con el fin de garantizar que los usuarios poseen los niveles de permisos correctos para hacer sus trabajos. Es recomendable que los encargados de planear las características de personalización hablen con los encargados de planear la seguridad con el fin de incorporar cualquier cambio en su propia planeación.

Es también un buen momento para revisar las listas de distribución y reorganizarlas para reflejar la planeación de la arquitectura de la información. Se pueden dejar de usar las listas de distribución redundantes y se pueden crear listas de distribución que se ajusten a otros requisitos.

Los compañeros son automáticamente todas las personas del grupo de trabajo inmediato de cada usuario: el administrador, los usuarios del mismo nivel y los subordinados directos, por lo que no es necesaria ninguna planeación específica. En organizaciones que poseen relaciones clave que abarcan grupos de trabajo, recomendamos que los administradores u otros usuarios agreguen personas a las listas Mis compañeros para determinados grupos de trabajo. Los administradores de SSL y colecciones de sitios deben fomentar que los administradores realicen estos cambios después de la implementación inicial, o permitir a los administradores un acceso anterior a la implementación inicial para que puedan comprobar la jerarquía organizativa y realizar cambios en los servicios de directorio.

La planeación de los usuarios y las relaciones se inicia con la planeación de la pertenencia en los sitios, las listas de distribución y los grupos de SharePoint en función de las consideraciones de seguridad, su jerarquía organizativa y las funciones de las personas y equipos de usuarios en su organización.

Piense en cómo colaboran actualmente los usuarios, en función de los administradores o las tareas habituales en los grupos de trabajo, y, a continuación, considere los modos en los que puede mejorar esa colaboración mediante el uso de nuevas listas de distribución o grupos, o mediante la adición de usuarios como compañeros. Contemple cualquier otra funcionalidad que se base en la pertenencia de estos grupos. Por ejemplo, la pertenencia puede usarse para destinar contenido a audiencias específicas. A continuación, puede decidir cuál de esta información debe compartirse y cómo debe hacerse mediante la planeación de directivas.

Planeación de directivas

Cuando planee la personalización de los sitios del portal, debe considerar cuidadosamente la disponibilidad de información sobre los usuarios de su organización. No toda la información es adecuada para que todos la vean. Cierta información sólo debe estar disponible para los usuarios y administradores con el objeto de preservar la privacidad, mientras que otra información puede y debe ser compartida libremente con otras personas para fomentar la colaboración. La decisión sobre qué información se ha de compartir es una decisión importante que depende de las necesidades concretas de cada organización.

Office SharePoint Server 2007 proporciona un conjunto de directivas configurables para que los administradores de servicios de perfiles puedan disponer de la información correcta para satisfacer las necesidades de la organización. Las directivas pueden variar según cada SSP, por lo que al equipo de planeación le conviene revisar las necesidades de colaboración de la organización para desarrollar un plan que sirva para implementar la combinación correcta de directivas.

Cada propiedad y característica de personalización expuesta en los perfiles de usuario y los sitios personales posee una directiva predeterminada recomendada que puede personalizarse en función de las necesidades de cada organización. Cada directiva está compuesta por dos partes:

• Configuración de directiva   Algunas características de personalización proporcionan información que es fundamental para los procesos de negocio clave de una organización. Otra información puede ser inadecuada para compartirla en una organización. Para algunos usuarios, pero no para otros, resultará útil compartir determinada información, por lo que se necesitan diferentes directivas para los distintos usuarios. El equipo de planeación puede decidir cambiar las directivas por característica o propiedades para satisfacer las necesidades profesionales de la organización. Éstas son las opciones específicas:

  • Habilitada   La característica está visible para otros usuarios que no son el administrador de SSP, en función de la configuración de acceso predeterminada.

  • Obligatoria   Esta propiedad debe contener información, que se comparte en función del acceso predeterminado. Los formularios que contienen estas características o propiedades no pueden enviarse hasta que se proporcione la información requerida. Por ejemplo, la propiedad Administrador a menudo es obligatoria de manera que pueda usarse para proporcionar información para la característica Mi grupo de trabajo y las audiencias en función de la jerarquía de informes de la organización.

  • Opcional   La propiedad se crea y sus valores pueden o no proporcionarse automáticamente. Cada usuario decide si va a proporcionar valores para la propiedad o si va a dejarla vacía. Por ejemplo, el número de teléfono de un usuario a menudo se deja en blanco y cada usuario decide si desea o no ofrecer un número de teléfono que estará visible para otros usuarios. La característica Mis compañeros es opcional, pero, en lugar de estar en blanco, la lista de compañeros que incluye a todos los miembros del grupo de trabajo actual está visible de manera predeterminada para los usuarios que tienen acceso. Los usuarios pueden optar por quitar compañeros de la lista o ampliar la lista agregando más compañeros.

  • Deshabilitada   Nadie excepto el administrador del SSP puede ver la propiedad o característica. No se muestra en sitios personalizados ni en elementos web, y no se puede compartir.

  • /Reemplazo de usuario   Las propiedades que tienen la opción /Reemplazo de usuario seleccionada permiten a los usuarios cambiar las directivas de acceso predeterminadas para las propiedades de perfil de usuario. Con esta opción seleccionada, cada usuario puede decidir quién puede ver los valores que se especificaron para la propiedad. Si esta propiedad no se selecciona, sólo los administradores pueden cambiar la configuración de acceso predeterminada.

  • Replicable   Las propiedades y características que tienen la opción Replicable seleccionada pueden replicarse en otros sitios de SharePoint, pero sólo si tienen el acceso predeterminado establecido en Todos y la opción /Reemplazo de usuario no está seleccionada.

• Configuración de privacidad predeterminada   La configuración de privacidad determina quién puede ver información de una característica de personalización concreta. Entre las opciones de configuración disponibles se encuentran:

  • Todos   Todos los usuarios que poseen permisos de Lector para el sitio pueden ver la información relevante.

  • Mis compañeros   Todos los usuarios de la lista Mis compañeros de este usuario pueden ver la información de este usuario.

  • Mi grupo de trabajo   Todos los compañeros del grupo de trabajo del usuario pueden ver la información.

  • Mi administrador   Sólo el usuario y el administrador inmediato del usuario pueden ver la información.

  • Sólo yo   Sólo el usuario y el administrador del sitio pueden ver la información.

Planeación de directivas para las características de usuario

Algunas organizaciones permitirán que los administradores de SSP individuales configuren las directivas y otras organizaciones desearán implementar una directiva coherente en toda la organización. Establecer las expectativas para las directivas durante la planificación inicial puede evitar confusiones, sorpresas y malentendidos en el futuro. Independientemente de cuál sea su decisión, debe dejar claras las directivas a los usuarios de la organización cuando comiencen a usar Office SharePoint Server 2007, para anticiparles que cierta información sobre ellos y su trabajo estará disponible para otros usuarios.

Las directivas pueden variar dependiendo de la finalidad de los sitios en el SSP. Tenga en cuenta la planeación de la arquitectura de la información y la jerarquía de los sitios cuando decida qué directivas va a usar. Por ejemplo, un sitio basado en la colaboración es probable que tenga un conjunto de directivas menos restrictivas que un sitio diseñado como repositorio de documentos.

Considere también quién usa los sitios. Los sitios orientados a clientes tendrán consideraciones de directivas totalmente diferentes a las de los sitios de colaboración, y un sitio de portal central de una gran organización puede tener una menor necesidad de compartir información que el sitio de un departamento. Muchos de estos aspectos se tendrán en cuenta como parte de la planeación de la seguridad, pero las consideraciones sobre la seguridad y las directivas de privacidad están suficientemente relacionadas, por lo que resulta conveniente tenerlas presentes en conjunto.

Que las directivas tengan menos restricciones implica que los usuarios verán perfiles públicos con más frecuencia, lo que afecta a la frecuencia con la que se deben actualizar los perfiles de usuario y compilar las audiencias. En organizaciones con muchos usuarios, esto puede afectar a la planeación del rendimiento y de la capacidad.

Los administradores de sitios y SSP deben compartir las decisiones relativas a las directivas con los profesionales de TI de la organización. Éstos son algunos de los aspectos que pueden afectar a la planeación de TI:

• Frecuencia prevista para actualizar la información de perfil de usuario

• Frecuencia prevista para compilar audiencias

• Efecto en el rendimiento y la capacidad de los servidores en los que se ejecutan servicios de perfiles.

• Efecto en la planeación de la seguridad.

Para obtener más información acerca de las directivas predeterminadas y las opciones de configuración disponibles para las directivas, vea Directivas para servicios de perfiles.

Planeación de directivas para las propiedades de perfiles de usuario

Propiedades tales como el nombre de cuenta, el nombre preferido, el número de teléfono del trabajo, el departamento, el cargo y la dirección de correo electrónico del trabajo son obligatorias de manera predeterminada porque en la mayoría de las organizaciones son métodos clave para habilitar la colaboración y desarrollar las relaciones organizativas. Muchas de ellas también las usa Office SharePoint Server 2007 para habilitar otras características, como compañeros y audiencias.

Los usuarios no pueden invalidar de manera predeterminada estas propiedades porque es importante para los administradores de servicios de perfiles que el acceso a la información se mantenga coherente y predecible.

De forma predeterminada, la mayoría de las propiedades están visibles para todos, pero la información confidencial, como los números de teléfono que no son del trabajo, se limitan a los usuarios que se han seleccionado como compañeros. Hay un par de propiedades más que sólo son de interés privado.

Cada organización tiene distintas necesidades. Por ejemplo, una empresa con muchos empleados de campo puede que considere importante que todos sus empleados puedan ver la información de los teléfonos móviles. Otras organizaciones pueden preferir mantener una privacidad total de los números de teléfono no relacionados con el trabajo. Las organizaciones que se centran en la colaboración de equipos pequeños puede que deseen limitar más propiedades a un grupo principal de compañeros.

Al planear la configuración de directiva de una propiedad, tenga en cuenta los siguientes factores:

• Considere la posibilidad de convertir una propiedad en obligatoria si:

  • Hay características de usuario clave que usan la propiedad

  • La propiedad está asociada a datos profesionales clave para aplicaciones en el Catálogo de datos profesionales

  • La propiedad se usa para la creación de audiencias

  • Los administradores de servicios de perfiles esperan que la propiedad tenga valores coherentes y significativos.

• Considere la posibilidad de deshabilitar una propiedad si:

  • La propiedad va a usarse en pocas ocasiones.

  • La propiedad distraerá la atención de las propiedades más importantes. Sin embargo, tenga en cuenta que puede cambiar la configuración de presentación de propiedades para que se oculten ante usuarios que vean perfiles públicos, la página Editar detalles o el elemento web Mis compañeros.

  • Contemple la posibilidad de seleccionarla como opcional si decide proporcionar valores predeterminados para las propiedades pero todavía desea que los usuarios puedan quitar la información o si desea permitir que cada usuario proporcione el valor que sea relevante para la propiedad.

Al planear la directiva de acceso predeterminada, tenga en cuenta los siguientes factores:

• Si desea usar la propiedad en búsquedas de forma que los usuarios se puedan encontrar si realizan las búsquedas por propiedad, establezca la directiva de acceso predeterminada en Todos. La búsqueda no usará las propiedades que tengan un acceso más restrictivo.

• Si la propiedad resulta útil en los grupos de trabajo y otras divisiones de la organización y no contiene información confidencial, considere la posibilidad de hacerla visible para todos los usuarios.

• Si la propiedad resulta fundamentalmente útil para la colaboración dentro de un grupo de trabajo inmediato o un grupo concreto de compañeros seleccionados individualmente, contemple la posibilidad de hacerla visible sólo para los compañeros.

• Si la propiedad es de tipo privado o confidencial, considere la posibilidad de hacerla visible sólo para el administrador inmediato o, en algunos casos, sólo para ese usuario en concreto. Cada organización puede tener un concepto distinto de lo que considera información privada.

A la hora de decidir si va a permitir que los usuarios invaliden las directivas de las propiedades, tenga en cuenta los siguientes factores:

• Configure las propiedades de perfiles de usuario clave que necesiten valores coherentes y un control del administrador claro para que los usuarios no puedan invalidarlas. La invalidación sólo debe habilitarse cuando el acceso a una propiedad no sea esencial para las necesidades de la organización.

• Los usuarios deben ser capaces de reemplazar la directiva de acceso para una propiedad si el nivel de privacidad de la información puede variar entre distintos usuarios, y el administrador no puede predecir una única directiva para todos los usuarios. Por ejemplo, la fecha de contratación de un empleado puede ser considerada privada para un empleado y un motivo de orgullo para otro.

• Los usuarios deben poder reemplazar las propiedades que pueden ser relevantes para diferentes grupos de usuarios con el tiempo, cambiando la directiva de acceso predeterminada.

• Para obtener más información acerca de las directivas predeterminadas y las opciones de configuración disponibles para las directivas, vea Directivas para servicios de perfiles.

Replicación de directivas

Otro factor que debe tener en cuenta es qué información se replicará desde el SSP en las listas de información de usuario en los sitios de SharePoint. Puede limitar la replicación de información haciendo que las directivas sean más restrictivas o limitando la información que es replicable. Únicamente pueden replicarse propiedades. Las propiedades que tienen la opción Replicable seleccionada pueden replicarse en otros sitios de SharePoint, pero sólo si tienen el acceso predeterminado establecido en Todos y la opción /Reemplazo de usuario no está seleccionada.

Cada sitio que use el SSP usará las propiedades replicables en las listas de información de usuario. Las propiedades establecidas en Todos que no son replicables pueden verse en el perfil público, pero dichas propiedades no aparecen en las listas de información de usuario. Si no se replica una propiedad, los valores de la propiedad en las listas información de usuario de los sitios de SharePoint se mantienen, pero ya no se replican los cambios y debe realizarlos el administrador de la colección de sitios.

Planeación de la búsqueda de usuarios

Office SharePoint Server 2007 permite que los usuarios busquen a otros usuarios según su experiencia y función en la organización. De forma predeterminada, están habilitados los siguientes métodos de búsqueda de personas:

• Ámbito de búsqueda Personas   Se proporciona un ámbito de búsqueda que limita los resultados de búsqueda a los perfiles públicos del almacén de perfiles de usuario del SSP. Independientemente de los términos de búsqueda usados, sólo los usuarios que coincidan con estos términos aparecen en los resultados de la búsqueda.

• Ficha Personas en el sitio del Centro de búsqueda   La ficha Personas del sitio del Centro de búsqueda ofrece opciones para buscar usuarios. Puede buscar usuarios por nombre o asunto relacionado, así como por propiedades relacionadas con los usuarios tales como un cargo y un departamento.

• Búsqueda avanzada   Es posible encontrar usuarios si se realizan búsquedas avanzadas según los valores de las propiedades del perfil de usuario. Cada perfil de usuario que coincide con el valor del perfil seleccionado aparece en los resultados de la búsqueda.

• A partir de los valores de las propiedades del perfil de usuario   Puede buscar usuarios sin hacerlo de forma explícita mediante la selección de valores para los usuarios con el fin de encontrar otros usuarios que tengan el mismo valor para la propiedad. Estas propiedades se pueden mostrar en los perfiles de usuario, en listas de información de usuario, en listas de SharePoint o en los resultados de búsqueda en general.

• Búsquedas detalladas   Puede restringir los resultados de la búsqueda de personas para que se incluyan sólo los resultados de usuarios que tengan un valor específico en sus perfiles de usuario.

• Clasificación por diferencia social   De manera predeterminada, todas las búsquedas de usuarios se agrupan por diferencia social. Es decir, los usuarios que trabajan de un modo más estrecho con el usuario que ve los resultados de la búsqueda se agrupan en primer lugar, seguidos de los usuarios más distantes.

Independientemente del método de búsqueda que se use, los resultados de la búsqueda de personas contienen vínculos a los perfiles públicos de cada usuario y vínculos para ponerse en contacto con ellos por correo electrónico o programas de mensajería.

Cuando planee los usuarios, recomendamos que considere la posibilidad de complementar el ámbito de búsqueda de personas predeterminado y la ficha Centro de búsqueda con fichas y ámbitos de búsqueda personalizados para grupos de usuarios más específicos.

Es recomendable que los administradores de SSP consulten la arquitectura de la información y la jerarquía de sitios para identificar conceptos clave para la empresa que puedan estar relacionados con grupos de usuarios específicos que los ususarios de los sitios deseen encontrar. A continuación, pueden trabajar con el administrador de SSP para la búsqueda con el fin de desarrollar ámbitos de búsqueda y fichas de búsqueda de personas para esos grupos específicos. También pueden usar sus conocimientos de los perfiles de usuario que administran para identificar otros grupos de usuarios útiles y crear ámbitos adicionales específicos de la búsqueda y fichas de búsqueda para esos grupos.

Los administradores de colecciones de sitios pueden crear ámbitos de búsqueda de nivel de sitio para los usuarios que sean miembros de su colección de sitios.

La planeación de la búsqueda de personas también suministra información para la planeación de los perfiles de usuario. La planeación inicial puede revelar personas o grupos de usuarios que desearía poder encontrar con más facilidad, pero quizás no existan las propiedades correctas para poder encontrarlos fácilmente.

Planeación de la funcionalidad de personalización adicional

Los servicios de perfiles se usan para proporcionar información personalizada a Mis sitios y otras páginas mediante el uso de audiencias y elementos web de destino.

Para obtener más información acerca de la planeación de audiencias, vea Planeación de audiencias.

Para obtener más información acerca de Mis sitios, vea Planeación de Mis sitios.

Para obtener más información acerca de elementos web de destino en general, vea Planeación de elementos web personalizados.

Hojas de trabajo

Use las siguientes hojas de trabajo para planear los perfiles de usuario y los usuarios:

• Hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en inglés)

• Hoja de trabajo de creación de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en inglés)

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.