Planeación del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones

En este artículo:

• Planeación del control de versiones

• Planeación de la aprobación de contenido

• Planeación de la protección y la desprotección

• Hoja de trabajo

Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye características que pueden ayudarle a controlar el acceso al contenido. Las opciones para las características de control de contenido descritas en este artículo se configuran en las bibliotecas de documentos. Para compartir estas opciones en las bibliotecas de la solución, puede crear plantillas de bibliotecas de documentos que incluyan la configuración de control de contenido; de esta forma se garantiza que las nuevas bibliotecas reflejarán sus decisiones de control de contenido.

Planeación del control de versiones

Control de versiones es el método mediante el cual se numeran y se guardan iteraciones sucesivas de un documento. Office SharePoint Server 2007 incluye tres opciones de control de versiones:

• Ninguna   Especifica que no hay versiones anteriores de documentos guardadas. Cuando el control de versiones no está en uso, las versiones anteriores de los documentos no se pueden recuperar. Además, se pierde el historial del documento porque no se guardan los comentarios que acompañan a cada iteración de un documento. Use esta opción en bibliotecas de documentos con contenido poco importante o que nunca va a cambiar.

• Sólo versiones principales   Especifica que las versiones numeradas de documentos se conservan mediante un esquema simple de control de versiones (como 1, 2, 3). Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuántas versiones anteriores se conservarán, contando hacia atrás desde la versión actual.

  En el control de versiones principales, cada vez que se guarde una nueva versión de un documento, todos los usuarios con permisos para la biblioteca de documentos podrán ver el contenido. Use esta opción cuando no desee diferenciar entre borradores de documentos y versiones publicadas. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que usa un grupo de trabajo de una organización, el control de versiones principales es una buena elección si todos los integrantes del equipo necesitan ver todas las iteraciones de cada documento.

• Versiones principales y secundarias   Especifica que se conservan versiones numeradas de documentos mediante un esquema de versiones principal y secundario (como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Las versiones que terminan con .0 son versiones principales y las que terminan con un valor distinto de cero son versiones secundarias. Las versiones anteriores principales y secundarias de los documentos se guardan junto con las versiones actuales. Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuántas versiones anteriores principales se conservarán, contando hacia atrás desde la versión actual. También puede especificar cuántas versiones secundarias de las versiones principales se conservarán. Por ejemplo, si se especifica que deben mantenerse las versiones secundarias para dos versiones principales, y la versión principal actual es 4.0, se conservarán todas las versiones secundarias comenzando desde 3.1.

  En el control de versiones principales y secundarias, cualquier usuario con permisos de lectura puede ver las versiones principales de los documentos. El posible especificar los usuarios que pueden ver las versiones secundarias. Normalmente, a los usuarios que pueden modificar elementos se conceden permisos para ver las versiones secundarias y trabajar con ellas, y a los usuarios con permisos de lectura se les permite ver sólo las versiones principales.

  Use el control de versiones principales y secundarias cuando desee diferenciar entre el contenido publicado que puede ser visto por una audiencia y el contenido de borrador que aún no está listo para la publicación. Por ejemplo, en un sitio web de Recursos Humanos que describe las ventajas de la organización, use el control de versiones principales y secundarias para restringir el acceso de los empleados a las descripciones de ventajas mientras se revisan las descripciones.

Planeación de la aprobación de contenido

Aprobación de contenido Es el método mediante el cual los integrantes de un sitio con permisos de aprobador controlan la publicación de contenido. Un borrador de documento que espera la aprobación de contenido está en estado pendiente. Cuando un aprobador revisa el documento y aprueba su contenido, éste pasa a estar disponible para que los usuarios del sitio con permisos de lectura puedan verlo. El propietario de una biblioteca de documentos puede activar la aprobación de contenido para una biblioteca de documentos y, opcionalmente, puede asociar un flujo de trabajo con la biblioteca que ejecutará el proceso de aprobación.

Use la aprobación de contenido para formalizar y controlar el proceso por cual el contenido pasa a estar disponible para una audiencia. Por ejemplo, una empresa que publica contenido como uno de sus productos o servicios puede requerir revisión legal y aprobación antes de la publicación del contenido.

El modo en que los documentos se envían para su aprobación varía según la configuración de versiones de la biblioteca de documentos:

• Ninguna   Si el control de versiones no está en uso y se guardan los cambios realizados en un documento, el documento pasa al estado pendiente. Office SharePoint Server 2007 mantiene la versión anterior del documento de modo que los usuarios con permisos de lectura puedan verlo. Una vez que se aprueban los cambios pendientes, la nueva versión del documento pasa a estar disponible para que los usuarios con permisos de lectura puedan verla, y se descarta la versión anterior.

  Si el control de versiones no está en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, éste se agrega a la biblioteca en estado pendiente, y los usuarios con permisos de lectura no pueden verlo hasta que se aprueba.

• Sólo versiones principales   Si el control de versiones principales está en uso y se guardan los cambios realizados en un documento, el documento pasa al estado pendiente y la versión anterior principal del documento queda disponible para que los usuarios con permisos de lectura puedan verla. Una vez que se aprueban los cambios realizados en el documento, se crea una nueva versión principal del documento y ésta pasa a estar disponible para que los usuarios del sitio con permisos de lectura puedan verla. La versión anterior se guarda en la lista de historial del documento.

  Si el control de versiones principales está en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, éste se agrega a la biblioteca en estado pendiente, y los usuarios con permisos de lectura no pueden verlo hasta que se aprueba como versión 1.

• Versiones principales y secundarias   Si el control de versiones principales y secundarias está en uso y se guardan los cambios realizados en un documento, el autor tiene la opción de guardar una nueva versión secundaria del documento como borrador o de crear una nueva versión principal, lo que cambia el estado del documento a pendiente. Una vez que se aprueban los cambios realizados en el documento, se crea una nueva versión principal del documento y ésta pasa a estar disponible para los usuarios del sitio con permisos de lectura. En las versiones principales y secundarias, ambas versiones de los documentos se guardan en una lista de historial del documento.

  Si el control de versiones principales y secundarias está en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, éste se puede agregar a la biblioteca con el estado de borrador como versión 0.1, o bien el autor puede solicitar la aprobación inmediata, en cuyo caso el estado del documento pasa a pendiente.

Planeación de la protección y la desprotección

Se puede requerir que los usuarios protejan o desprotejan los documentos de una biblioteca de documentos antes de modificarlos. Recomendamos que elija siempre esta opción. Las ventajas de requerir la protección y la desprotección incluyen las siguientes:

• Mejor control sobre el momento en que se crean las versiones de un documento. Cuando un documento se desprotege, el autor puede guardarlo sin protegerlo. Los otros usuarios de la biblioteca de documentos no podrán ver estos cambios y no se creará una nueva versión. Sólo se crea una nueva versión (visible para los otros usuarios) cuando un autor protege un documento. Esto da al autor más flexibilidad y control.

• Mejor captura de metadatos. Cuando se protege un documento, el autor puede escribir comentarios que describan los cambios realizados en el documento. Así se va creando un registro histórico con los cambios realizados en el documento.

Si la solución requiere que los usuarios protejan y desprotejan los documentos al modificarlos, los programas cliente de 2007 Microsoft Office system incluyen características que admiten estas acciones. Los usuarios pueden desproteger documentos, deshacer la desprotección y proteger los documentos desde programas de cliente de 2007 Office System.

Cuando se desprotege un documento, éste se guarda en la carpeta Mis documentos del usuario, en una subcarpeta de borradores de SharePoint. Esta carpeta se muestra en Microsoft Office Outlook 2007. Mientras el documento está desprotegido, el usuario sólo puede guardar modificaciones en esta carpeta local. Cuando el usuario está listo para proteger el documento, el documento se vuelve a guardar en la ubicación original del servidor.

En los programas cliente de 2007 Office System, los usuarios pueden optar por dejar los documentos desprotegidos en el servidor cambiando las opciones de edición de contenido.

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo como ayuda para planear el control de versiones, la aprobación de contenido y la desprotección:

• Hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0xC0A) (en inglés)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.

Vea también

Conceptos

Planeación de las bibliotecas de documentos