Planeación del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones (SharePoint Server 2010)

Se aplica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2011-05-21

En este artículo se describe cómo planear el uso de control de versiones, aprobación de contenido y desprotección en Microsoft SharePoint Server 2010 para controlar las versiones de documentos durante todo su ciclo de vida.

En este artículo:

• Control de versiones, aprobación de contenido y desprotección

• Planeación del control de versiones

• Planeación de la aprobación de contenido

• Planeación de la protección y la desprotección

• Hoja de cálculo

Control de versiones, aprobación de contenido y desprotección

Microsoft SharePoint Server 2010 incluye las siguientes características que pueden ayudar a controlar documentos de una biblioteca de documentos:

• Control de versiones es el método mediante el cual se numeran y se guardan iteraciones sucesivas de un documento.

• La aprobación de contenido es el método mediante el cual los integrantes del sitio con permisos de aprobador controlan la publicación de contenido.

• Desprotección y Protección son los métodos que permiten a los usuarios controlar mejor la creación de nuevas versiones de un documento y también hacer comentarios sobre los cambios realizados cuando un documento está protegido.

La configuración de las características de control de contenido tratadas en este artículo se realiza en las bibliotecas de documentos. Para compartir esta configuración entre las bibliotecas de una solución, se pueden crear plantillas de biblioteca de documentos que incluyan la configuración de control de contenido. Esto garantiza que las nuevas bibliotecas reflejen las decisiones de control de contenido que tomó el usuario.

Planeación del control de versiones

El control de versiones predeterminado para una biblioteca de documentos depende de la plantilla de colección de sitios. Sin embargo, puede configurar el control de versiones para un documento según sus requisitos particulares. Cada biblioteca de documentos puede tener un control de versiones distinto que se adapte mejor al tipo de documentos de la biblioteca. SharePoint Server 2010 tiene tres opciones de control de versiones:

• Sin control de versiones   Especifica que no se guarden las versiones anteriores de los documentos. Cuando no se usa el control de versiones, las versiones anteriores de los documentos no se pueden recuperar y tampoco se conserva el historial de los documentos ya que los comentarios que acompañan cada iteración de un documento no se guardan. Use esta opción en bibliotecas de documentos que tengan contenido irrelevante o contenido que nunca vaya a cambiar.

• Crear versiones principales   Especifica que se conserven versiones numeradas de los documentos mediante un esquema simple de control de versiones (como 1, 2, 3). Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuántas versiones anteriores se conservarán, contando hacia atrás desde la versión actual.

  En el control de versiones principales, cada vez que se guarde una nueva versión de un documento, todos los usuarios con permisos para la biblioteca de documentos podrán ver el contenido. Use esta opción cuando no desee diferenciar entre borradores de documentos y versiones publicadas. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que usa un grupo de trabajo de una organización, el control de versiones principales es una buena elección si todos los integrantes del equipo necesitan ver todas las iteraciones de cada documento.

• Crear versiones principales y secundarias (borrador)   Especifica que se conserven versiones numeradas de los documentos mediante un esquema de versiones principales y secundarias (como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Las versiones que terminan con .0 son versiones principales y las que terminan con un valor distinto de cero son versiones secundarias. Las versiones anteriores principales y secundarias de los documentos se guardan junto con las versiones actuales. Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuántas versiones anteriores principales se conservarán, contando hacia atrás desde la versión actual. También puede especificar cuántas de las versiones principales que se conservan deben incluir sus versiones secundarias respectivas. Por ejemplo, si se especifica que deben conservarse las versiones secundarias para dos versiones principales, y la versión principal actual es 4.0, se conservarán todas las versiones secundarias comenzando desde 3.1.

  En el control de versiones principales y secundarias, cualquier usuario con permisos de lectura puede ver las versiones principales de los documentos. Es posible especificar los usuarios que pueden ver las versiones secundarias. Normalmente, a los usuarios que pueden modificar elementos se conceden permisos para ver las versiones secundarias y trabajar con ellas, y a los usuarios con permisos de lectura se les permite ver solo las versiones principales.

  Use el control de versiones principales y secundarias cuando desee diferenciar entre el contenido publicado que puede ser visto por una audiencia y el contenido de borrador que aún no está listo para la publicación. Por ejemplo, en un sitio web de Recursos Humanos que describe las ventajas de la organización, use el control de versiones principales y secundarias para restringir el acceso de los empleados a las descripciones de ventajas mientras se revisan las descripciones.

Planeación de la aprobación de contenido

Use la aprobación de contenido para formalizar y controlar el proceso de poner contenido a disposición de una audiencia. Por ejemplo, una empresa que publica contenido como uno de sus productos o servicios puede requerir una revisión y aprobación legal antes de publicar el contenido. También se puede programar la publicación de contenido en función del estado del documento. Para obtener más información, vea Planeación de la aprobación y programación de contenido.

Un borrador de documento que espera la aprobación de contenido está en estado pendiente. Cuando un aprobador revisa el documento y aprueba su contenido, éste pasa a estar disponible para que los usuarios del sitio con permisos de lectura puedan verlo. El propietario de una biblioteca de documentos puede habilitar la aprobación de contenido para una biblioteca de documentos y, opcionalmente, puede asociar un flujo de trabajo con la biblioteca que ejecutará el proceso de aprobación.

El modo en que los documentos se envían para su aprobación varía según la configuración de versiones de la biblioteca de documentos:

• Sin control de versiones   Si se usa el control de versiones y se guardan los cambios realizados en un documento, el documento pasa al estado Pendiente. SharePoint Server 2010 conserva la versión anterior del documento de modo que los usuarios con permisos de lectura puedan verlo. Una vez que se aprueban los cambios pendientes, la nueva versión del documento pasa a estar disponible para que los usuarios con permisos de lectura puedan verla, y se descarta la versión anterior.

  Si el control de versiones no está en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, éste se agrega a la biblioteca en estado pendiente, y los usuarios con permisos de lectura no pueden verlo hasta que se aprueba.

• Crear versiones principales   Si se usa el control de versiones principales y se guardan los cambios realizados en un documento, el documento pasa al estado Pendiente y la versión principal anterior del documento queda disponible para que los usuarios con permisos de lectura puedan verla. Una vez que se aprueban los cambios realizados en el documento, se crea una nueva versión principal del documento y ésta pasa a estar disponible para que los usuarios del sitio con permisos de lectura puedan verla. La versión principal anterior se guarda en la lista de historial del documento.

  Si el control de versiones principales está en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, éste se agrega a la biblioteca en estado pendiente, y los usuarios con permisos de lectura no pueden verlo hasta que se aprueba como versión 1.

• Crear versiones principales y secundarias (borrador)   Si se usa el control de versiones principales y secundarias y se guardan los cambios realizados en un documento, el autor tiene la opción de guardar una nueva versión secundaria del documento como borrador o de crear una nueva versión principal, lo que cambia el estado del documento a Pendiente. Una vez que se aprueban los cambios realizados en el documento, se crea una nueva versión principal del documento y ésta pasa a estar disponible para los usuarios del sitio con permisos de lectura. En el control de versiones principales y secundarias, ambas versiones de los documentos se guardan en una lista de historial del documento.

  Si el control de versiones principales y secundarias está en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, éste se puede agregar a la biblioteca con el estado de borrador como versión 0.1, o bien el autor puede solicitar la aprobación inmediata, en cuyo caso el estado del documento pasa a pendiente.

Planeación de la protección y la desprotección

Puede requerir que los usuarios desprotejan los documentos de una biblioteca de documentos antes de editarlos. Se recomienda hacerlo en todos los casos. Los beneficios de requerir desprotección y protección incluyen, entre otros:

• Mejor control sobre el momento en que se crean las versiones de un documento. Cuando un documento se desprotege, el autor puede guardarlo sin protegerlo. Los otros usuarios de la biblioteca de documentos no podrán ver estos cambios y no se creará una nueva versión. Sólo se crea una nueva versión (visible para los otros usuarios) cuando un autor protege un documento. Esto da al autor más flexibilidad y control.

• Mejor captura de metadatos. Cuando se protege un documento, el autor puede escribir comentarios que describan los cambios realizados en el documento. Así se va creando un registro histórico con los cambios realizados en el documento.

Si una solución requiere que los usuarios protejan y desprotejan documentos para editarlos, las aplicaciones cliente de Microsoft Office 2010 incluyen características que admiten estas acciones. Los usuarios pueden desproteger documentos, deshacer desprotecciones y proteger documentos desde aplicaciones cliente de Office 2010.

Cuando se desprotege un documento, éste se guarda en la carpeta Mis documentos del usuario, en una subcarpeta de borradores de SharePoint. Esta carpeta se muestra en las aplicaciones cliente de Office 2010. Mientras el documento está desprotegido, el usuario solo puede guardar modificaciones en esta carpeta local. Cuando el usuario está listo para proteger el documento, el documento se vuelve a guardar en la ubicación original del servidor.

En las aplicaciones cliente de Office 2010, los usuarios pueden optar por dejar los documentos desprotegidos en el servidor cambiando las opciones de edición de contenido.

Hoja de cálculo

Use la siguiente hoja de cálculo como ayuda para planear el control de versiones, la aprobación de contenido y la desprotección:

• Hoja de cálculo Document libraries (Bibliotecas de documentos) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0xC0A)

See Also

Concepts

Planeación de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010)